事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題探微

劉曉宇

摘 要：新的歷史時(shí)期對(duì)人事人才工作提出了更高的要求，如何發(fā)揮人事檔案信息資源管理效益，推動(dòng)高素質(zhì)專業(yè)化人才隊(duì)伍中的建設(shè)是一項(xiàng)新的、緊迫的課題。但是，現(xiàn)階段事業(yè)單位的人事檔案管理仍存在種種問題，制約了人事人才工作的開展。鑒于此，本文作者結(jié)合長期負(fù)責(zé)或直接從事人事檔案管理工作的實(shí)踐，探討了事業(yè)單位人事檔案管理中的問題及對(duì)策，希望對(duì)開展相關(guān)的工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理

人事檔案是人事人才信息的主要載體，記錄著人才成長的歷史軌跡，反映著人才的政治品質(zhì)、道德品行、專業(yè)素養(yǎng)、能力水平等重要情況，具有高度的權(quán)威性和公信力，是事業(yè)單位人事人才管理工作的重要組成部分。為了更好地提高事業(yè)單位人事檔案管理的效能，有必要分析其常見問題并制定有效的解決方案。

1 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題

1.1 重視程度不夠

人事檔案工作低調(diào)且單調(diào)，是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、政治性和專業(yè)性都很強(qiáng)的工作。雖然表面上不像其他業(yè)務(wù)工作轟轟烈烈引人關(guān)注，也不一定能夠在短時(shí)間內(nèi)就可以取得顯著的成績，但卻是一個(gè)單位人力人才工作的重要基礎(chǔ)。然而在現(xiàn)實(shí)中，事業(yè)單位人事檔案管理常常處于不被重視甚至是忽視的狀態(tài)，部分同志認(rèn)為人事檔案工作很簡單，是輔助性、服務(wù)性工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也看不到直觀的業(yè)績，不能與其他工作相提并論，對(duì)人事檔案的管理常常是“說時(shí)重要，做時(shí)次要，忙時(shí)忘掉，用時(shí)需要”。

1.2 管理水平低下

一是人員問題。事業(yè)單位的人事檔案管理人員選用門檻較低，一般都不具備不可替代的專業(yè)技能，大部分都是黨辦、人事科或者辦公室的工作人員兼職，上崗前并未經(jīng)過專業(yè)檔案知識(shí)培訓(xùn)和《檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，致使部分同志對(duì)人事檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一知半解，了解不深入、掌握不全面。這種現(xiàn)象在筆者所在的單位和系統(tǒng)普遍存在，兼職管理人員在管理人事檔案的同時(shí)可能還要從事文字材料的寫作、人事工資的填報(bào)、會(huì)議的組織協(xié)調(diào)等各種工作，投入到人事檔案管理中的時(shí)間和精力十分有限，因而經(jīng)常出現(xiàn)整理歸檔不及時(shí)，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范等現(xiàn)象。

二是硬件問題。雖然近幾年因檔案管理達(dá)標(biāo)機(jī)制的建立倒逼著很多事業(yè)單位在設(shè)備配備上進(jìn)行了一些投入，但也有考慮到財(cái)力因素和單位自身?xiàng)l件的局限性，沒有將辦公、閱檔、庫房分開的情況，雖在鐵門、鐵窗、鐵柜等基本設(shè)施和防火、防潮、防盜硬軟件設(shè)施上進(jìn)行了加強(qiáng)，但是配備不足或者不規(guī)范問題仍然存在，特別是在計(jì)算機(jī)、掃描儀等必要設(shè)施上投入不夠，沒有及時(shí)更新升級(jí)，計(jì)算機(jī)版本過低，不能兼容一些必備的軟件。

三是方式問題。很多單位在管理方式上還相對(duì)落后，受制于落后的觀念和設(shè)施，人事檔案管理的信息化程度很低，在信息資源的數(shù)字化方面還有相當(dāng)?shù)牟罹?，大部分單位只是把個(gè)人信息、檔案目錄存入計(jì)算機(jī)，檔案的檢索、調(diào)閱等仍沿用手工操作，因頻繁調(diào)用原件，人為磨損、灰塵腐蝕、脂汗污損、強(qiáng)光照射等因素造成紙張變色發(fā)脆、字跡模糊消退等現(xiàn)象，甚至有被涂改造假的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)檔案的安全性、完整性、公信力和權(quán)威性造成影響。

1.3 收集整理力度不強(qiáng)

一是檔案管理制度不全、執(zhí)行不嚴(yán)。相當(dāng)一部分單位沒有建立檔案管理制度，或者制定了但內(nèi)容不完善、宣傳不及時(shí)、措施不嚴(yán)謹(jǐn)、獎(jiǎng)懲不嚴(yán)格。

二是收集材料不及時(shí)、不完整。這個(gè)問題在基層單位仍有存在，一些檔案資料堆放在角落落滿灰塵，重要文件分散在不同的資料柜里，有時(shí)一個(gè)干部的檔案就同時(shí)存在考察材料、年度考核材料、入黨資料等重要材料缺失的現(xiàn)象，令人憂慮。

三是人事檔案材料制作不規(guī)范。人事檔案材料的整理和干部檔案一樣有嚴(yán)格的要求，用紙規(guī)格、排列順序、裝訂規(guī)范都有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但在實(shí)際操作中依舊存在紙張大小不一、褶皺破損未修復(fù)、編排順序、裝訂不合要求等各種現(xiàn)象，少數(shù)基層事業(yè)單位甚至出現(xiàn)年年整檔年年不規(guī)范的情況，必須引起高度重視。

1.4 利用水平較低

就目前而言，人事檔案管理服務(wù)開發(fā)意識(shí)不夠，利用效率較低，一般只是滿足了干部職工基本情況查詢方面的需要，利用的方式單一，在運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，提供人才結(jié)構(gòu)狀況查詢、統(tǒng)計(jì)分析，開展人力資源信息的挖掘和研究等方面沒有發(fā)揮出完全的作用。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的改進(jìn)對(duì)策

2.1 高度重視，加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)

新時(shí)期人事檔案的管理是服務(wù)于新時(shí)代中國特色社會(huì)主義事業(yè)的基礎(chǔ)性工作，是重要的執(zhí)政資源，必須高度重視，根據(jù)《檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)的規(guī)定，從制度層面系統(tǒng)謀劃，從人事檔案形成的初始階段，到零散資料的收集、甄別、分類、整理、組卷歸檔、分級(jí)定密、借閱、儲(chǔ)藏保管、開發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理制度并加強(qiáng)檢查和指導(dǎo)。

2.2 完善基礎(chǔ)，加強(qiáng)人事檔案管理硬件建設(shè)

規(guī)范的硬件設(shè)施是人事檔案管理的基礎(chǔ)之基礎(chǔ)，必須克服可有可無、可輕可重的思想，保障專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的庫房和閱檔室，配備足夠的符合要求的檔案柜、空調(diào)、電腦、掃描儀、除濕機(jī)、監(jiān)視器等設(shè)備，保證通風(fēng)、采光、防潮、防蛀、防盜、防火等基本的管理要求，從硬件措施的加強(qiáng)上保障檔案保管的安全和完整。

2.3 提高素質(zhì)，加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

由于人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性和保密性極強(qiáng)的工作，要求從事人事檔案管理的人員必須相對(duì)穩(wěn)定，并且要具有高度的政治責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心，受得住寂寞，耐得住平凡，傾心投入、認(rèn)真細(xì)致，并且在計(jì)算機(jī)硬件和軟件技術(shù)上有一定的造詣。因此，不僅在選人用人上要精挑細(xì)選，還要定期組織業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平。同時(shí)，建立相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于在人事檔案的管理和利用工作中取得重大成績、做出突出貢獻(xiàn)的管理人員在個(gè)人待遇和崗位晉升中給予政策上的傾斜，形成正確的導(dǎo)向。

2.4 提增質(zhì)效，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)為人事檔案的管理、人事信息的挖掘分析、人力資源的整合提供了更多的可能，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化是新的歷史時(shí)期對(duì)人事檔案工作提出的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，事業(yè)單位必須與時(shí)俱進(jìn)，積極開展信息化建設(shè)，定期做好新增紙質(zhì)檔案材料的收集、整理和數(shù)字化加工，最大程度保留檔案材料原貌，確保紙質(zhì)檔案內(nèi)容與數(shù)字化檔案內(nèi)容完全一致，推動(dòng)人事檔案工作提質(zhì)增效。

2.5 提升效能，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用和價(jià)值

人事檔案管理工作的核心在于利用，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化服務(wù)理念、嚴(yán)格利用程序、創(chuàng)新利用方法，充分發(fā)揮檔案的資政作用，體現(xiàn)憑證價(jià)值，除了查閱、復(fù)制和摘錄等方式以外，還應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)為人才資源配置、人才隊(duì)伍建設(shè)、人才工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效的服務(wù)，從而進(jìn)一步提升人事檔案管理的效能。

3 結(jié)論

如今，事業(yè)單位改革正逐步深化。改革中，人力人才資源的配置將更加優(yōu)化，人才干事創(chuàng)業(yè)的積極性將進(jìn)一步激發(fā)，因此人事檔案管理必將在改革中發(fā)揮出重大的基礎(chǔ)性作用。為了適應(yīng)改革的要求，必須高度重視人事檔案管理，從制度的完善、硬件的加強(qiáng)、人員素養(yǎng)的提升、信息化建設(shè)的探索等方面，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理質(zhì)效的進(jìn)一步提升，為新的歷史時(shí)期深化改革提供重要見證和服務(wù)。

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