加強固定資產(chǎn)檔案管理的措施研究

宮瑾

摘 要：基于分析加強固定資產(chǎn)檔案管理的措施。首先分析出固定資產(chǎn)檔案管理存在的問題，包括設備不夠齊全;無檔可查現(xiàn)象;固定資產(chǎn)檔案不完整三種問題，以及分析出問題的成因。其次分析出加強固定資產(chǎn)檔案管理的有效措施，通過建立檔案管理制度;加強檔案價值的鑒別;建設信息化檔案管理等有效途徑，來強化固定資產(chǎn)檔案管理的質量和工作效果。最后分析出加強固定資產(chǎn)檔案管理，能夠有效的保障檔案材料的完整性和安全性，為單位提供更為真實可靠的信息依據(jù)。

關鍵詞：固定資產(chǎn);檔案管理;管理措施

在我國社會時代的不斷發(fā)展階段，國民經(jīng)濟已經(jīng)得到了快速的提升。因此，一些企業(yè)和事業(yè)單位也開始進行了有序的改革，對固定資產(chǎn)管理也日益規(guī)范。由于固定資產(chǎn)是開展業(yè)務活動的物質基礎，作為國有資產(chǎn)的重要組成部分，就需要加強對固定資產(chǎn)檔案的管理，更加全面細致的記錄資產(chǎn)從購置、驗收調試、入庫到使用，調撥等信息，確保單位更為準確的掌握資產(chǎn)總量，實現(xiàn)資產(chǎn)的優(yōu)化配置。從而，在很大程度上保障了資產(chǎn)管理的持續(xù)性、可追溯性、安全性，增強資產(chǎn)的利用率。

1 固定資產(chǎn)檔案管理存在的問題

1）文件材料不夠齊全。很多單位所購置的儀器和設備，沒有注意在資產(chǎn)購置開箱驗收后收集的原始資料，使用過程中沒有將維護記錄、檢測報告等文件材料及時的收集歸檔，造成固定資產(chǎn)檔案管理過于凌亂，嚴重影響了管理工作的效率。同時，部分單位所形成的固定資產(chǎn)文件材料，不夠完整，甚至一些基建工程，在施工階段的文件材料歸檔就不齊全，在之后進行的資產(chǎn)沒有更改，無法真實正確的反映在竣工圖上[1]。另外，有的單位后續(xù)跟蹤管理力度不夠，對歸檔后的固定資產(chǎn)檔案資料，沒有及時更新記錄。

2）無檔可查。在一些單位對資產(chǎn)進行校對時，經(jīng)常會出現(xiàn)無檔可查的現(xiàn)象。比如，對于賬上有的資產(chǎn)，而清查時沒有檔案無法追根溯源;或者一些零碎的檔案，分散在各個門類文書檔案中，難以查到資產(chǎn)流向等信息。而對于賬上沒有的資產(chǎn)，在清查時出現(xiàn)的資產(chǎn)，也不能確定資產(chǎn)的來源、使用情況等，有時只能全憑工作人員的口述進行界定。

3）檔案不完整。由于一些單位的固定資產(chǎn)在登記時，比較粗略模糊，對類別沒有細分，導致檔案資料參考的價值較低，比如，對于桌椅類的資產(chǎn)，只是記錄了數(shù)量，沒有登記資產(chǎn)的規(guī)格、型號、使用部分等關鍵信息，導致很多固定資產(chǎn)無法進行全面的清查。尤其是公共設備等耗損性較強，且移動方便的資產(chǎn)，更是去向不明。更甚者沒有建立固定資產(chǎn)卡片，造成檔案缺失或不完整。

2 固定資產(chǎn)檔案管理問題的成因

1）檔案管理意識欠缺。對于固定資產(chǎn)檔案管理者來說，相對缺乏檔案管理的相關知識。尤其在管理過程中，經(jīng)常會容易遺漏重要的文件材料。比如，資產(chǎn)保管人員，認為只要是資產(chǎn)，相關的文件材料應與資產(chǎn)一起放在資產(chǎn)使用科室保存或由資產(chǎn)管理部門保存，對資產(chǎn)進出倉庫的登記不夠嚴謹，有些資產(chǎn)甚至沒有登記，就直接入庫，導致難以形成原始材料[2]。因此，資產(chǎn)管理者無法根據(jù)資產(chǎn)的生命周期，以及資產(chǎn)申購部門進行記錄，造成資產(chǎn)賬目登記不齊全，或者登記錯誤的情況出現(xiàn)。

2）不了解管理流程。資產(chǎn)管理者經(jīng)常將資產(chǎn)的相關文件材料直接交給檔案管理員，但由于檔案員對資產(chǎn)管理等相關情況不夠了解，無法進行材料的鑒別，更不熟悉資產(chǎn)管理的流程，造成檔案資料的不完整。同時，大部分單位進行資產(chǎn)管理時，主要是依據(jù)上級部門資產(chǎn)制度，對本單位的資產(chǎn)管理規(guī)定較少或不規(guī)范，導致相關人員的工作不到位，從而造成了資產(chǎn)的流失，沒有依據(jù)進行清查。

3 加強固定資產(chǎn)檔案管理的有效措施

1）建立檔案管理制度。固定資產(chǎn)涉及的范圍較廣，包括了辦公用房、專用設備等，且使用的年限也較長，使得固定資產(chǎn)檔案管理工作相對復雜繁瑣，管理難度也隨之增大。因此，要圍繞資產(chǎn)生命周期，來增強檔案管理的質量和工作效率。所以，單位要建立健全的固定資產(chǎn)管理制度，與檔案管理互相促進[3]。首先，根據(jù)國家、省級部門固定資產(chǎn)管理政策，結合單位資產(chǎn)管理與清查的實際情況，及時擬定或者修改適合單位操作的固定資產(chǎn)管理規(guī)定，確保固定資產(chǎn)管理能夠有章可循，逐漸形成準確可靠的資產(chǎn)資料。其次，需要完善固定資產(chǎn)的檔案管理體系，明確歸檔的范圍、保管期限等一些內(nèi)容，嚴格執(zhí)行歸檔材料的收集標準，按照各類檔案的分類方法和原則，進行有效的整理。對收集不完整的資產(chǎn)材料，及時的補充保障歸檔文件材料的完整性。逐步固定資產(chǎn)專題目錄，方便查閱，促使固定資產(chǎn)檔案管理工作走向科學化。

3）加強檔案價值的鑒別。檔案管理工作的基本前提是對文件材料的收集和鑒別?？梢哉f，鑒別是保證檔案材料歸檔質量的重要途徑，所以要加強對檔案材料價值的鑒別工作，實施動態(tài)的跟蹤管理，尤其在資產(chǎn)的購置、驗收和入賬時，要做到信息記錄的準確、清晰和規(guī)范。并且，嚴格根據(jù)資產(chǎn)流動的實際，對資產(chǎn)賬目進行更新，將資產(chǎn)調撥單、轉移單、故障維修記錄單等信息，作為重要的檔案資料統(tǒng)一保存，確保資產(chǎn)檔案的完整[4]。同時，對于收集好的檔案材料，要進行真?zhèn)魏蛢r值的有效鑒定，審查材料形成的手續(xù)，并對不符合要求的材料，采取及時的處理。另外，當清查資產(chǎn)等重點工作時，需要對每一條的資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行登記，將原始記錄性強，具有一定的考查價值材料檔案化。而且要對一些不規(guī)范的資產(chǎn)材料，進行及時的查缺補漏，重新整理。從而保障檔案文件的真實和可靠，實現(xiàn)長期有效性的保留，并能夠作為依據(jù)和證據(jù)。

4）建設信息化檔案管理。在網(wǎng)絡信息化的發(fā)展階段，電子文件的法律和憑證作用還尚未取代紙質文件的地位。根據(jù)相關要求和規(guī)定，需要導出資產(chǎn)卡片等電子版數(shù)據(jù)，建設信息化的檔案管理，對相同版本的紙質文件進行統(tǒng)一的歸檔，包括預算、審批、出庫，以及報廢等相關文件材料，將其全部數(shù)字化的處理，并自動生成電子檔案，來方便對檔案資料的查閱和保存。

固定資產(chǎn)檔案管理的一項極為重要的工作，所以要應按照檔案信息化建設標準安裝防火墻等安全措施，并及時備份檔案信息。從檔案的提取、整理，到數(shù)據(jù)的錄入、校對等環(huán)節(jié)，都應由專門人員全權負責，同時要對每次出入庫的檔案數(shù)量、時間等詳細內(nèi)容進行記載，來保障檔案在掃描過程中的保密性。檔案管理人員和相關工作人員應遵守職業(yè)操守和職業(yè)道德，確保相關資產(chǎn)檔案信息的安全和保密。另外，各級的行政事業(yè)單位，也要對固定資產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督落到實處，并對實際的運行情況展開合理的考核，促進歸檔質量和利用價值的提升。

4 結束語

綜上所述，加強固定資產(chǎn)檔案管理，能夠有效的保障檔案材料的完整性和安全性，為單位提供更為真實可靠的信息依據(jù)。因此，可以說固定資產(chǎn)檔案是一項范圍較廣，且系統(tǒng)性較強的管理工作，也是企業(yè)或事業(yè)單位的寶貴財富。所以，對固定資產(chǎn)檔案的有效管理和保存，讓單位更為準確的掌握資產(chǎn)總量，實現(xiàn)資產(chǎn)的優(yōu)化配置，增強資產(chǎn)的利用率。從而，將固定資產(chǎn)檔案的價值完整的體現(xiàn)，逐漸形成準確可靠的資產(chǎn)資料，促使固定資產(chǎn)檔案管理工作走向科學化，在很大程度上防止了資產(chǎn)的流失，推動單位的更好發(fā)展。

參考文獻

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[4]李婧.關于固定資產(chǎn)管理與財務檔案管理的研究[J].今日財富，2017（16）：117-117.