加強工程建設(shè)項目檔案管理工作的探討

王紅玉

摘 要：工程建設(shè)項目檔案包括施工前的勘測、設(shè)計、招投標(biāo)階段和項目施工全過程形成的紙質(zhì)文件資料、圖紙表格、影像資料以及電子文檔，是工程建設(shè)項目質(zhì)量驗收、后期運營管理與維護(hù)的重要參考依據(jù)。近年來，隨著建設(shè)工程項目規(guī)模的不斷擴(kuò)大與工程項目數(shù)量的日漸增多，對工程建設(shè)項目檔案管理工作的要求越來越高，部分施工企業(yè)由于檔案專職管理人員欠缺、檔案信息化管理水平有限，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)程嚴(yán)重滯后，檔案利用率低、資料缺失等現(xiàn)象頻發(fā)，給施工企業(yè)各項工作的正常開展帶來諸多不利影響。因此，本文將著眼于工程建設(shè)項目檔案管理工作存在的問題，以及提升檔案管理工作績效采取的有效策略展開全面論述。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè);檔案管理;績效提升;有效策略

由于工程建設(shè)項目施工周期長、安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求高、施工工藝流程復(fù)雜、項目參與方多，以至于項目實施過程中產(chǎn)生大量的管理資料、技術(shù)資料，這些資料從收集整理到歸檔保存形成了一個科學(xué)完善的管理體系，需要工作人員嚴(yán)格掌控每一道管理工序，進(jìn)而為工程項目的順利實施提供確鑿的數(shù)據(jù)信息支持。

1 工程建設(shè)項目檔案的重要性

1.1 項目預(yù)算編制的重要依據(jù)

工程項目預(yù)算涉及的費用明細(xì)主要包括人工費、材料費、施工機械使用費、人員工資、固定資產(chǎn)使用費、各種機具、器具的購置費用等，而這些費用的發(fā)生貫穿于工程項目施工全過程。在編制預(yù)算計劃時，需要參考和借鑒各種數(shù)據(jù)信息、文件資料以及國家或行業(yè)頒布實施的最新標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)文件。因此，項目檔案在此時就扮演著重要角色，不僅為預(yù)算計劃提供了精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)參考，同時，對預(yù)算編制工作效率的提升也起到積極的輔助作用[1]。

1.2 工程質(zhì)量控制措施的重要依據(jù)

工程質(zhì)量是維系施工企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的先決保障，因此，在施工前，任何施工企業(yè)都需要制定行之有效的質(zhì)量控制措施，而建設(shè)項目檔案記錄了施工全過程的人員、機械、材料、技術(shù)工藝等方面的真實信息，為質(zhì)量控制措施的制定提供確鑿的數(shù)據(jù)與參考依據(jù)。比如施工技術(shù)檔案包括技術(shù)的可行性、技術(shù)工藝的先進(jìn)性與缺陷以及每一個施工節(jié)點應(yīng)用的技術(shù)類型等內(nèi)容，在制定質(zhì)量控制措施時，恰恰需要這些技術(shù)性資料的支持，才能制定精準(zhǔn)的質(zhì)量控制目標(biāo)，為工程建設(shè)項目全過程的質(zhì)量管理工作指明了正確方向。

1.3 質(zhì)量驗收與竣工使用維護(hù)的重要依據(jù)

在工程建設(shè)項目竣工驗收階段，施工企業(yè)需要向質(zhì)量監(jiān)督管理部門提供施工圖紙、竣工報告、施工組織設(shè)計、施工現(xiàn)場檢查記錄、材料檢測報告等材料，而這些材料都屬于項目檔案管理范疇。另外，如果在工程建設(shè)項目在投入使用階段出現(xiàn)質(zhì)量缺陷或者進(jìn)行局部維修維護(hù)，則需要一套完整的施工全過程技術(shù)、管理資料。由此可見，工程建設(shè)項目檔案在質(zhì)量驗收與后期管理維護(hù)工作當(dāng)中占據(jù)著不可替代的重要位置。

2 工程建設(shè)項目檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案內(nèi)容不完善，管理機制不健全

由于項目檔案管理牽涉范圍廣，與施工企業(yè)各個管理及技術(shù)部門息息相關(guān)，但是，各職能部門的管理人員認(rèn)為檔案管理工作與本部門的職能業(yè)務(wù)并未產(chǎn)生直接關(guān)聯(lián)，因此，忽略了檔案管理的重要性。在收集檔案資料時，只是象征性的完成上級指令，堅持避重就輕的原則，對部門內(nèi)部的一些基礎(chǔ)性文件資料視而不見，導(dǎo)致檔案資料收集不全，檔案內(nèi)容嚴(yán)重失真，這就給檔案管理部門的正常歸檔工作造成嚴(yán)重影響。此外，雖然各施工企業(yè)建立了內(nèi)部檔案管理機制，但是，針對檔案的歸檔、借閱、使用、管理、保存等方面，只是規(guī)定了一個總體框架，并未細(xì)化制度條款，以至于檔案管理人員在實際工作當(dāng)中經(jīng)常鉆管理制度的空子，使項目檔案的利用價值大打折扣。

2.2 管理方式落后，創(chuàng)新意識欠缺

部分施工企業(yè)為了節(jié)省人力資源投入，在設(shè)置檔案管理崗位時，往往堅持“一人多職”的原則，檔案管理人員既承擔(dān)檔案管理工作，同時也涉足其它事務(wù)性工作，以至于工作重心偏離，對工作當(dāng)中，常常睜一只眼閉一只眼。加之，檔案管理工作在施工企業(yè)內(nèi)部早已形成套路化的工作模式，管理人員習(xí)慣了固定模式的工作狀態(tài)，因此，在實際工作當(dāng)中，缺少責(zé)任心、上進(jìn)心以創(chuàng)新意識，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)程嚴(yán)重滯后。近年來，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，諸多施工企業(yè)已經(jīng)建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但是，部分檔案管理人員仍然沿用過去的老思想、老套路、老方法，紙質(zhì)檔案資料的比重遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于電子檔案的比重，這就給檔案信息化、現(xiàn)代化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理蒙上了一層厚重的陰影。

2.3 檔案保密意識淡薄，人員素質(zhì)亟待提升

對于施工企業(yè)而言，新技術(shù)、新工藝、新材料的應(yīng)用都屬于工程建設(shè)項目檔案管理內(nèi)容，但是，由于檔案管理人員保密意識淡薄，在操作檔案信息系統(tǒng)時，不設(shè)置安全登錄密碼，不采取安全防范措施，導(dǎo)致檔案內(nèi)容泄漏，不僅給施工企業(yè)造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失，而且也使企業(yè)的對象良好形象嚴(yán)重受損。另外，由于施工企業(yè)常年在外地施工，受到惡劣工作環(huán)境的影響，在招錄檔案管理人員時，往往降低了人員準(zhǔn)入機制，以至于一些專業(yè)不對口、責(zé)任心欠缺、文化素養(yǎng)較低的人員擔(dān)負(fù)起檔案管理工作的重任，使得檔案管理漏洞頻出，嚴(yán)重影響了企業(yè)的正常經(jīng)營活動。

3 提升工程建設(shè)項目檔案管理績效的有效策略

3.1 完善檔案管理機制，規(guī)范檔案管理流程

建章建制雖然是一個老生常談的話題，但是，始終是檔案管理工作正常開展的關(guān)鍵要素，因此，施工企業(yè)的管理層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，從制度源頭抓起，針對檔案管理崗位的職責(zé)權(quán)限，制定科學(xué)、完善的管理條款。比如歸檔資料的具體范圍、紙質(zhì)檔案的保密級別以及保存年限、電子檔案的保密措施、違反制度規(guī)定的處罰條款等內(nèi)容，都應(yīng)當(dāng)納入檔案管理制度當(dāng)中。另外，對檔案管理人員來說，在實際工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)以制度為綱，進(jìn)一步加大制度執(zhí)行力度，將制度條款的每一項具體內(nèi)容與實際工作內(nèi)容融合到一起，開辟檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的嶄新格局，為施工企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展做好鋪墊、打好基礎(chǔ)。

3.2 完善檔案信息管理平臺，推進(jìn)檔案數(shù)字管理進(jìn)程

近年來，計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)的高速發(fā)展為各行各業(yè)提供了強大的技術(shù)支持，尤其對于施工企業(yè)的檔案管理工作，不僅建立了較為完善的信息管理平臺，而且也培養(yǎng)了一大批專業(yè)技術(shù)型與管理型人才。因此，在這一利好形勢下，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大檔案信息化管理投入力度，建立檔案信息管理的專項資金機制，通過?？顚Ｓ?，購置運行速度快、性價比高、配置齊全的硬件設(shè)備。比如計算機、掃描儀、數(shù)碼攝像與照相設(shè)備等[2]。

與此同時，施工單位應(yīng)當(dāng)聯(lián)合建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等工程建設(shè)參與方，通過互聯(lián)網(wǎng)與內(nèi)部局域網(wǎng)建立一個檔案資料共享平臺，各參與方可以根據(jù)共享資源，隨時對工程項目管理提出意見與建議，如果涉及工程項目變更資料，設(shè)計方能夠第一時間獲取到相關(guān)信息，進(jìn)而為設(shè)計變更節(jié)省大量時間。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案利用價值

創(chuàng)造與創(chuàng)新始終是提升檔案管理工作績效的強大動力保障，因此，檔案管理人員在保留現(xiàn)有檔案信息管理平臺各項功能的同時，應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新管理模式，拓展信息系統(tǒng)的功能權(quán)限。比如信息系統(tǒng)的檔案資料檢索功能，過去，在查詢檔案資料時，往往需要輸入完整的檔案名稱或者卷宗，不但嚴(yán)重影響了查詢進(jìn)度，同時，也給檔案管理人員增加了工作量。面對這種情況，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與技術(shù)人員對查詢功能進(jìn)行創(chuàng)新與簡化，使查詢?nèi)藛T在檢索檔案資料時，只需要輸入一些關(guān)鍵詞便可以快速獲取所需的檔案資料。

此外，為了提高檔案資料的利用價值，檔案管理人員可以通過現(xiàn)場講述或者集中培訓(xùn)的方式，向企業(yè)各級管理人員與各部門講解檔案信息平臺的操作使用規(guī)范，使全體人員轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的態(tài)度，并在開展各項工作當(dāng)中，能夠經(jīng)常查閱檔案資料，避免出現(xiàn)工作失誤。

3.4 拓展人才招聘渠道，加大教育培訓(xùn)力度

優(yōu)秀人才企業(yè)發(fā)展壯大的頂梁柱，雖然檔案管理工作屬于施工企業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，但是，卻在各項工作的開展當(dāng)中占據(jù)著舉足輕重的位置。因此，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步拓寬人才招聘渠道，利用互聯(lián)網(wǎng)招聘平臺、社會第三方招聘機構(gòu)或者與專業(yè)對口的高等院校之間建立長期的合作往來關(guān)系，為優(yōu)秀的應(yīng)屆畢業(yè)生提供廣闊的發(fā)展平臺。另外，針對現(xiàn)有的檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一個科學(xué)系統(tǒng)的內(nèi)部教育培訓(xùn)體系，制定針對性的年度、季度或者月度培訓(xùn)計劃，將檔案管理流程、職業(yè)素養(yǎng)、信息化管理等內(nèi)容納入培訓(xùn)計劃當(dāng)中，并通過集中授課、遠(yuǎn)程線上授課、專家講堂等方式，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，為了驗證培訓(xùn)效果，企業(yè)管理層與人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)建立完善的工作考核機制，通過對檔案管理人員日常工作的監(jiān)督檢查，查找出不足之處，并及時予以糾正，使檔案管理工作步入規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化軌道。

4 結(jié)束語

工程建設(shè)項目檔案與項目施工全過程有著千絲萬縷的關(guān)聯(lián)，因此，檔案管理人員在實際工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)及時轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立高度的主人翁責(zé)任意識與大局意識，通過精細(xì)化、信息化、制度化管理模式，構(gòu)建一個現(xiàn)代化的檔案管理體系，為施工企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

[1]吳鏡鏡.加強工程建設(shè)項目檔案管理工作的探討[J].科技風(fēng)，2020（9）：123.

[2]周創(chuàng)志.關(guān)于建設(shè)項目工程檔案管理的思考[J].卷宗，2019，9（36）：65.