職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題與對策

于志梅

摘 要：隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的高速發(fā)展，當(dāng)前我國的教育教學(xué)管理能力也逐漸呈現(xiàn)高速發(fā)展的態(tài)勢，為了滿足不同專業(yè)學(xué)生的不同學(xué)習(xí)要求，多種類型的職業(yè)院校也隨之產(chǎn)生，在很多中職院校中，為了更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)生的綜合管理，對于人才教育模式和教學(xué)管理方式也有著不同的管理要求，為了適應(yīng)不同個(gè)性的學(xué)生，實(shí)現(xiàn)因材施教的教育方針，中職院校通過加快學(xué)生檔案的有效管理，才能更好地發(fā)揮學(xué)生的管理作用，提升學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量。但是由于在當(dāng)前的高職院校中，現(xiàn)階段的檔案管理工作仍舊存在著這樣或者那樣的問題，嚴(yán)重制約了我國中職院校的教學(xué)管理質(zhì)量，因此只有通過優(yōu)化中職院校學(xué)生檔案管理能力，才能進(jìn)一步了解學(xué)生的實(shí)際現(xiàn)狀，健全學(xué)生的人格，實(shí)現(xiàn)全面素質(zhì)教育的目的。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校;學(xué)生檔案;管理

學(xué)校內(nèi)部學(xué)生檔案的有效建立，能夠進(jìn)一步優(yōu)化學(xué)校學(xué)生的教學(xué)管理能力，充分發(fā)揮教育教學(xué)的質(zhì)量，同時(shí)檔案管理也是凸顯學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作的開展能夠有效地幫助教師進(jìn)一步了解更多的學(xué)生信息資源 ，是實(shí)現(xiàn)教師因材施教的有效依據(jù)，也是提升學(xué)生素質(zhì)教育的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。對于職業(yè)學(xué)校的學(xué)生而言，因?yàn)楸旧淼氖芙逃潭认鄬^低，只經(jīng)歷過九年義務(wù)教育的教學(xué)過程，本身的世界觀價(jià)值觀還未完整，因此教師只有通過學(xué)生檔案的觀察，才能進(jìn)一步的了解學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況和個(gè)性特征，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)步提升，推動(dòng)職業(yè)學(xué)校的專業(yè)課程教育。

1 職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

隨著教學(xué)方式的不斷創(chuàng)新優(yōu)化，當(dāng)前我國的職業(yè)學(xué)校的學(xué)生檔案管理已經(jīng)有了明確的改進(jìn)和提升。但是不置可否，現(xiàn)階段仍舊有很多職業(yè)學(xué)校對于學(xué)生基礎(chǔ)檔案的管理能力相對較低，對于檔案管理的重視程度相對缺失，雖然在前期的管理中，職業(yè)學(xué)校內(nèi)部對學(xué)生的檔案進(jìn)行了有效的收集，但是因?yàn)闆]有明確的管理制度和管理方式，很多檔案的放置和存儲(chǔ)都顯得雜亂無章，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理能力相對較弱。由此觀之，當(dāng)前我國職業(yè)學(xué)校內(nèi)部的學(xué)生檔案管理能力相對較低，檔案管理質(zhì)量相對較弱，檔案管理的具體作用發(fā)揮不明顯。

2 職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理中存在的問題

2.1 信息收集能力相對較弱

隨著信息科技的高速發(fā)展，多種信息化管理方式已經(jīng)逐漸滲透到人們生活的方方面面，對于職業(yè)學(xué)校的學(xué)生檔案管理而言，也能夠通過有效地信息技術(shù)手段對其進(jìn)行一定的管理，從而實(shí)現(xiàn)智能化檔案管理的目的。在這種形勢之下，對于檔案管理人員的綜合職業(yè)素質(zhì)也有著一定的要求。在現(xiàn)階段，我多大多數(shù)地區(qū)的職業(yè)學(xué)校中，都沒有設(shè)定專職的檔案管理人員，對學(xué)生檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，一般情況下都是由一些兼職學(xué)生或?qū)I(yè)輔導(dǎo)員來進(jìn)行學(xué)生檔案的收集管理能力。但是因?yàn)樽陨韺I(yè)知識(shí)相對缺失，學(xué)校也沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)和專業(yè)的指導(dǎo)，這就導(dǎo)致職業(yè)學(xué)校在進(jìn)行基礎(chǔ)信息收集的過程中質(zhì)量較低，即使收集完成后，對于信息資料的刪選、集中處理等都沒有完整的應(yīng)對措施，這就造成職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案的信息收集能力相對較弱。

2.2 檔案管理制度相對欠缺

當(dāng)前很多職業(yè)學(xué)校的檔案管理制度相對缺失，這就導(dǎo)致學(xué)生檔案的管理能力相對較低。一方面職業(yè)學(xué)校本身對于學(xué)生的檔案管理認(rèn)識(shí)不足，對于檔案管理的重視程度相對較低，很多學(xué)校甚至沒有設(shè)置專業(yè)的檔案管理辦公室，也沒有設(shè)置專門的檔案室，這就造成檔案管理的安全性和完整性不能得到有效的保證。另一方面很多職業(yè)學(xué)校的都認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)相對較為簡單的工作，因此沒有設(shè)定專門的檔案管理實(shí)施規(guī)范，也沒有設(shè)置專門的檔案管理實(shí)施辦法，這就造成檔案管理的混亂，檔案管理的質(zhì)量相對較低。

2.3 各類檔案的劃分管理相對混亂

學(xué)校的檔案分為學(xué)生檔案和學(xué)校資料檔案兩個(gè)方面，但是因?yàn)槿鄙僖欢ǖ墓芾碇贫群凸芾矸椒?，這就造成職業(yè)學(xué)校內(nèi)部的檔案劃分管理相對較為混亂，很多檔案的安置都沒有按照既定的工作規(guī)范完成。一方面，很多檔案只實(shí)現(xiàn)了線下檔案的收集處理，無論是歸檔還是整理，不僅難度大，且較為混亂，這就造成了檔案管理的基礎(chǔ)成本逐漸增大。查找難度也相對叫法。另一方面，由于職業(yè)學(xué)校本身的專業(yè)課程相對較多，因此在教學(xué)過程中所使用的教學(xué)資料和課件內(nèi)容也相對較為復(fù)雜，因?yàn)闆]有明確的歸類方式對所有的檔案進(jìn)行整改收集，這就造成學(xué)科資料的尋找難度增大，尋找時(shí)的準(zhǔn)確性降低。

3 提升職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理的對策

3.1 大力推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)

為了適應(yīng)現(xiàn)代化的教學(xué)方式，不斷提升職業(yè)學(xué)校的學(xué)生檔案管理能力。學(xué)校首先要認(rèn)識(shí)到檔案管理的極端重要性，通過信息系統(tǒng)建設(shè)的方式，將傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代化的技術(shù)手段相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理的方式。同時(shí)通過有效的手段和方式，設(shè)置專門的檔案管理人員，以系統(tǒng)培訓(xùn)的方式，加深檔案管理的認(rèn)識(shí)，以此有效地促進(jìn)學(xué)生檔案的管理能力。

3.2 建立健全檔案管理實(shí)施細(xì)則

檔案管理不是一個(gè)人的工作，作為學(xué)校而言，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理的相關(guān)制度政策，通過有效的措施及手段，強(qiáng)化檔案管理能力，有效地規(guī)范檔案的收集方式、歸檔方式、借閱方式和管理方式，讓檔案管理的所有過程都能夠按照既定的工作任務(wù)推進(jìn)工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。

3.3 規(guī)范檔案內(nèi)容有效劃分

檔案管理工作中最為重要的環(huán)節(jié)就是對檔案的內(nèi)容進(jìn)行有效的劃分，通過劃分方式的轉(zhuǎn)變，讓所有的檔案內(nèi)容都能夠及時(shí)有效地找到。同時(shí)學(xué)生的檔案與教育教學(xué)內(nèi)容檔案之間全方位的區(qū)分開來，同時(shí)設(shè)置不同的系統(tǒng)進(jìn)行不同檔案資料的有效收集，以此更好地凸顯檔案管理的能力，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的有效實(shí)現(xiàn)。

4 總結(jié)

教育教學(xué)工作的而開展是引導(dǎo)學(xué)生提升自身素質(zhì)教育，讓其更快融入社會(huì)的重要舉措。在此基礎(chǔ)之上，為了更好地發(fā)揮職業(yè)學(xué)校的教學(xué)作用，職業(yè)學(xué)校的教師以檔案管理為雞翅，在此過程中對學(xué)生進(jìn)行一定的觀察，從而達(dá)到教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步提升的根本目的。當(dāng)前職業(yè)學(xué)校的學(xué)生在開展檔案管理的過程中仍舊存在的這樣或者那樣的問題，為此對職業(yè)學(xué)校的教學(xué)造成了一定的制約。為此本文通過對職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合當(dāng)前職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理過程中存在的多種問題，通過提出針對性的解決措施，以此更好地提升學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量，促進(jìn)教學(xué)水平的穩(wěn)步增長。

參考文獻(xiàn)

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