淺談市政工程檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

張妍

摘 要：市政工程的規(guī)劃設(shè)計(jì)十分繁瑣，所以檔案記錄是建設(shè)和管理工作中必不可少的部分。如何構(gòu)建檔案集中高效化管理體系是需要持續(xù)研究的問(wèn)題。在實(shí)際檔案管理工作中，更能夠保證檔案信息、管理要點(diǎn)的清晰明了，強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范性和有序性，不僅有助于提高檔案管理效率，也能夠減少檔案管理過(guò)程中各類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生率，提高檔案管理質(zhì)量。市政工程檔案的管理對(duì)檔案的歸類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限都應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范處理，本文只要針對(duì)在市政工程檔案管理中存在的一些問(wèn)題以及解決策略進(jìn)行簡(jiǎn)單地分析，為如何更好的開(kāi)展檔案管理工作提出新的要求。

關(guān)鍵詞：市政工程;檔案管理;問(wèn)題策略;三合一

目前我國(guó)市政工程檔案管理工作中，已經(jīng)有了初步的檔案歸類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限集中歸納的三合一管理體系，為檔案管理實(shí)踐提供了指導(dǎo)。三合一管理體系下，要做好檔案管理工作，還需要深入理解三合一管理實(shí)施的意義和價(jià)值，并考慮檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際條件與需求，從各方面采取措施，保證檔案管理工作的開(kāi)展水平。所以分析在工作中產(chǎn)生的問(wèn)題，然后積極地解決問(wèn)題，是提高改善檔案管理工作水平的重點(diǎn)。

1 市政工程檔案管理主要工作

市政工程是一個(gè)復(fù)雜的工程系統(tǒng)，不同類(lèi)型的工程檔案需要不同的處理方法。它通常包括：設(shè)備使用檔案、市政規(guī)劃?rùn)n案、土建檔案、道路設(shè)計(jì)檔案、工程設(shè)計(jì)及其變更的相關(guān)檔案等等。同時(shí)，根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，目前中國(guó)市政工程的檔案管理項(xiàng)目也在向信息化方向發(fā)展。相關(guān)的市政工程部門(mén)已經(jīng)建立了完善的檔案管理結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，并以照片，視頻，文本等各種形式記錄了檔案的內(nèi)容，以便將來(lái)會(huì)遇到類(lèi)似的工程工作 ，就可以快速找到相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。這就是對(duì)檔案進(jìn)行利用的一種方式，相關(guān)檔案管理員需要發(fā)現(xiàn)檔案的潛在價(jià)值，并學(xué)習(xí)如何合理地使用檔案，以最大程度地利用檔案的收集，并為市政工程工作提供便利。

2 市政工程檔案收集記錄問(wèn)題

2.1 市政工程檔案收集的問(wèn)題

1）檔案收集效率低。在市政工程建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)單位有關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)積極組織工程檔案信息的記錄。在工程項(xiàng)目完成和驗(yàn)收階段統(tǒng)一整理提交給檔案部門(mén)。但是，在市政工程建設(shè)期間，工作人員往往忽略了檔案的記錄，給后期檔案收集工作造成了困難，或者沒(méi)有按照要求記錄，使檔案凌亂無(wú)章，影響檔案收集效率。

2）檔案收集內(nèi)容質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。大多數(shù)市政工程是由政府部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)的項(xiàng)目。 由于施工計(jì)劃緊，時(shí)間短，因此在工程項(xiàng)目進(jìn)行施工的過(guò)程中進(jìn)行檔案信息處理，這樣一來(lái)工程不同方面的檔案信息不能同步進(jìn)行歸檔，信息的收集時(shí)間點(diǎn)被延后。 時(shí)間的延遲更有可能導(dǎo)致信息丟失或內(nèi)容不清，從而降低了檔案收納的質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。

2.2 市政工程檔案管理的問(wèn)題

1）市政工程檔案相關(guān)工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足。目前，市政工程檔案管理的總體運(yùn)行狀況還不是很?chē)?yán)格。檔案管理者對(duì)其工作內(nèi)容不清楚，也缺乏對(duì)工作標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的認(rèn)識(shí)。這在檔案管理中造成漏洞，而且市政工程檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)滯后，計(jì)算機(jī)和數(shù)字設(shè)備不完善，檔案管理的技術(shù)方法尚未更新，在提高水平方面存在延遲。現(xiàn)代市政工程檔案管理人員的信息化建設(shè)技術(shù)需要逐步改善。

2）檔案管理規(guī)范性較差。首先，市政檔案管理部門(mén)沒(méi)有針對(duì)市政工程檔案管理工作制定相應(yīng)的管理制度規(guī)定，工作人員工作執(zhí)行缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊罁?jù)，也沒(méi)有相應(yīng)完整的流程，檔案管理存在散漫的現(xiàn)象。其次，檔案管理工作責(zé)任制沒(méi)有落實(shí)，檔案管理工作沒(méi)有具體的落實(shí)到管理人員身上，導(dǎo)致部分管理工作重復(fù)進(jìn)行，部分管理工作落空。這些現(xiàn)象都最終導(dǎo)致了市政工程檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)，規(guī)范性變差。

3）檔案管理的創(chuàng)新性不足。隨著科技的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)信息化管理概念都有了進(jìn)一步的認(rèn)知。目前市政工程檔案管理也采用計(jì)算機(jī)輔助管理，大多數(shù)市政工程單位還沒(méi)有專(zhuān)用的檔案管理軟件。尤其在文書(shū)檔案方面，檔案部門(mén)盡管已經(jīng)認(rèn)識(shí)到數(shù)字化、電子化轉(zhuǎn)化的重要性，但因缺少相應(yīng)的軟硬件設(shè)備和人員不足，大部分的紙質(zhì)文書(shū)檔案還沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化處理，管理手段、方式相對(duì)落后。大多數(shù)市政工程檔案管理系統(tǒng)都在逐步引入現(xiàn)代信息管理平臺(tái)來(lái)轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)，但是由于對(duì)管理軟件程序和硬件基礎(chǔ)設(shè)施，計(jì)算機(jī)化的投資不足，實(shí)現(xiàn)過(guò)程的總體進(jìn)度低于預(yù)期目標(biāo)。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式不統(tǒng)一，文件格式不一致，也不利于數(shù)據(jù)的收集記錄。對(duì)數(shù)據(jù)傳輸、共享功能的發(fā)揮產(chǎn)生了不利的影響，阻礙了市政工程檔案網(wǎng)格化、系統(tǒng)化管理平臺(tái)的建立。在信息化建設(shè)的進(jìn)程中，文書(shū)檔案缺乏統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，這在一定程度上提升了市政檔案規(guī)范管理與改革創(chuàng)新的難度。

3 強(qiáng)化市政工程檔案管理的策略

3.1 加強(qiáng)檔案收集質(zhì)量

市政工程檔案的收集和整理需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在工作過(guò)程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在市政工程檔案的收集過(guò)程中還要明確檔案的收集類(lèi)型和整理順序，并且做好標(biāo)記以便日后查找，積極避免檔案缺失遺漏的情況發(fā)生。在檔案收集過(guò)程中還應(yīng)做到準(zhǔn)確化、及時(shí)化。在整體工程項(xiàng)目中的施工變化也應(yīng)及時(shí)整理收集，以此來(lái)提高檔案的收集質(zhì)量。在日常工作中不僅要做好檔案基礎(chǔ)信息的明確歸納，還要從檔案管理的細(xì)節(jié)著手，引入精細(xì)化管理思維，實(shí)施精細(xì)化管理策略，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)把控，從具體環(huán)節(jié)和影響因素著手，確保管理的針對(duì)性。檔案精細(xì)化管理應(yīng)當(dāng)與檔案管理制度緊密協(xié)調(diào)，在制度制定上就要考慮精細(xì)化管理的需要，保證制度的精細(xì)化水平。在管理實(shí)踐中，也要加強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)要素的關(guān)注，充分考慮影響檔案管理工作的各方面因素，對(duì)檔案分類(lèi)管理要保證細(xì)化規(guī)范，尤其是在電子類(lèi)檔案和紙質(zhì)類(lèi)檔案共同使用的情況下，更要避免管理疏漏導(dǎo)致的資料丟失、缺漏、混淆等問(wèn)題發(fā)生，以精細(xì)化保證檔案管理質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

在市政工程檔案管理工作中，工作人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理意識(shí)。同步收集、保管項(xiàng)目資料避免延遲。在接收檔案時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格審核工程進(jìn)度數(shù)據(jù)是否與實(shí)際情況相統(tǒng)一，減少工程設(shè)計(jì)檔案的缺漏和不真實(shí)現(xiàn)象的發(fā)生。及時(shí)準(zhǔn)確的將檔案進(jìn)行歸檔不僅可以提高檔案工作的效率，還可以培養(yǎng)相關(guān)工作人員的責(zé)任感。增加職業(yè)道德感、自信心以及奉獻(xiàn)的工作精神，深化檔案管理的理論知識(shí)。是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的有力保證。

3.3 推進(jìn)市政工程檔案的創(chuàng)新管理模式

為了確保檔案材料管理和使用的安全性和有效性，應(yīng)在引入和加強(qiáng)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理與創(chuàng)新信息技術(shù)的有效結(jié)合。樹(shù)立起現(xiàn)代信息管理以及開(kāi)發(fā)理念，構(gòu)建起涵蓋檔案收集、分類(lèi)、處理、存儲(chǔ)與調(diào)用全過(guò)程的監(jiān)督機(jī)制，為信息資源的高效整合奠定基礎(chǔ)，發(fā)揮現(xiàn)代信息管理技術(shù)在檔案資源開(kāi)發(fā)工作中的優(yōu)勢(shì)作用;另一方面，電子文件易于復(fù)制和修改，許多需要保留其原件的文件可能面臨篡改的風(fēng)險(xiǎn)。基于安全考慮對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件進(jìn)行雙重管理。同時(shí)，為了確保檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的效率，管理部門(mén)加大了對(duì)管理機(jī)制信息化改造項(xiàng)目建設(shè)的投入，定期優(yōu)化，維護(hù)和升級(jí)硬件系統(tǒng)，有必要改善標(biāo)準(zhǔn)化和改進(jìn)歸檔系統(tǒng)的軟件編程功能。為現(xiàn)代檔案系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化建設(shè)奠定有力的基礎(chǔ)。

4 總結(jié)

市政工程檔案管理是十分重要的工作，為了強(qiáng)化檔案的準(zhǔn)確定、規(guī)范性、有效性，就要在工作中不斷分析問(wèn)題加以改善，并且與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用科技手段增加工作效率。

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