新形勢下基于SWOTT分析法的公立醫(yī)院檔案建設(shè)探索

金艷

摘要：加強公立醫(yī)院檔案建設(shè)，已成為現(xiàn)階段醫(yī)院管理研究的新課題。興化市人民醫(yī)院注重檔案建設(shè)，嘗試運用SWOT分析法對檔案建設(shè)現(xiàn)狀進行系統(tǒng)分析，提出不斷加強醫(yī)院檔案建設(shè)的四種戰(zhàn)略，即：SO戰(zhàn)略（依靠內(nèi)部優(yōu)勢，抓住外部機會）、WO戰(zhàn)略（利用外部機會，彌補內(nèi)部劣勢）、ST戰(zhàn)略（利用自身優(yōu)勢，避免外部威脅）和WT戰(zhàn)略（克服內(nèi)部弱點，避免外部威脅）。

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè)；SWOT分析法；公立醫(yī)院

興化市人民醫(yī)院的前身是成立于1925年的德國教會醫(yī)院——興仁醫(yī)院，具有悠久歷史。解放后，經(jīng)過兩次興建遷移，培育厚植，目前已發(fā)展成為一所在全省縣級市醫(yī)院中領(lǐng)先的現(xiàn)代化綜合性三級醫(yī)院。1993年醫(yī)院建立了綜合檔案室，并順利通過揚州市二級檔案管理驗收，1996年順利通過了省級檔案管理驗收，2007年按照新的星級標(biāo)準(zhǔn)，又通過了省一級三星達(dá)標(biāo)驗收。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各項工作的歷史記錄，是一種重要、特殊的信息資源，可為臨床醫(yī)學(xué)提供相應(yīng)的依據(jù)[1]。興化市人民醫(yī)院運用SWOT分析法對醫(yī)院檔案建設(shè)現(xiàn)狀進行分析，并提出新形勢下加強醫(yī)院檔案建設(shè)工作的策略。

一、SWOT分析法

SWOT分析法是美國舊金山大學(xué)管理學(xué)教授韋里克（H·Weihrich）于20世紀(jì)80年代初提出的，是一種能夠較客觀而準(zhǔn)確地分析和研究一個單位現(xiàn)實情況的方法[2]。所謂SWOT分析，就是通過對組織的優(yōu)勢（Strength）、劣勢（Weakness）、機會（Opportunity）、威脅（Threat）的分析，運用系統(tǒng)學(xué)原理，將其相互匹配，由此制定或修改組織的經(jīng)營戰(zhàn)略，使組織目標(biāo)、管理意識、經(jīng)營方法等適應(yīng)組織及其變化[3]。

二、新形勢下醫(yī)院檔案建設(shè)現(xiàn)狀的SWOT分析

新形勢下基于SWOT分析法的興化市人民醫(yī)院檔案建設(shè)現(xiàn)狀如下：

1.內(nèi)部優(yōu)勢

（1）具有相對豐富的檔案原始材料

截至2020年5月，興化市人民醫(yī)院綜合檔案室室藏文書檔案1356卷、13786件，設(shè)備檔案588盒，基建檔案131盒，財務(wù)檔案13586冊，實物檔案146件，照片檔案3089張，人事檔案786份；按年編寫了《全宗介紹》《組織沿革》《全引目錄》《案卷目錄》《院級領(lǐng)導(dǎo)干部一覽表》《內(nèi)設(shè)機構(gòu)一覽表》《發(fā)文匯編》《大事記匯編》等專題匯編，隨著醫(yī)院發(fā)展和等級醫(yī)院評審的要求，檔案的類別和數(shù)量還會有較大增長。

（2）形成相對完善的檔案管理制度

興化市人民醫(yī)院檔案室按照市檔案局業(yè)務(wù)要求，根據(jù)檔案工作要求和等級醫(yī)院評審需要，建立了醫(yī)院綜合檔案室的各項工作制度和考核制度。例如《興化市人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度》《興化市人民醫(yī)院檔案整理歸檔制度》《興化市人民醫(yī)院文書、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)類檔案歸檔制度》《興化市人民醫(yī)院設(shè)備檔案歸檔制度》《興化市人民醫(yī)院檔案保密制度》《興化市人民醫(yī)院檔案借閱統(tǒng)計制度》《興化市人民醫(yī)院檔案鑒定銷毀制度》等。由于醫(yī)院搬遷不久，檔案室設(shè)備較新、環(huán)境較好。

2.內(nèi)部劣勢

（1）投入不足，信息化水平較低

信息化建設(shè)是整合檔案信息資源、提高檔案服務(wù)效率的重要手段。但由于檔案信息化管理軟硬件配置不到位、格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、工作量大等原因，檔案信息化發(fā)展較為緩慢[4]。隨著電子政務(wù)的推廣，以影像資料形式保存的非紙質(zhì)檔案也越來越多，如何實現(xiàn)這些特殊載體檔案的長期保存和有序有效管理，迫切需要探索和加強。[5]目前，興化市人民醫(yī)院檔案信息化水平較低，基本以紙質(zhì)版檔案為主。未對歷年的紙質(zhì)檔案進行電子化建庫，缺少檔案利用管理系統(tǒng)，未能實現(xiàn)檔案的在線歸檔、網(wǎng)絡(luò)借閱等。在檔案利用方面技術(shù)手段缺乏，以人工檢索為主，效率低。原始檔案的利用率、周轉(zhuǎn)率低。

（2）檔案管理意識淡薄，缺乏專業(yè)的檔案管理人才

醫(yī)院現(xiàn)有職工1347人；專業(yè)技術(shù)人員1137人，高級技術(shù)人員223人；兼職教授12人，碩士生導(dǎo)師16人；碩士研究生121人，在讀博士4人?！夺t(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》中明確規(guī)定，設(shè)檔案科室的，應(yīng)配備工作人員3—6人。但是，醫(yī)院檔案室目前只配備了兩名專職檔案工作人員（其中一名為退休返聘人員），人力資源配備明顯不足，并且因檔案工作人員年齡老化，未能系統(tǒng)了解和掌握信息知識與技術(shù)。醫(yī)院對檔案管理工作缺乏足夠的重視，未能深入認(rèn)識到檔案工作對醫(yī)院發(fā)展的促進作用，檔案管理觀念淡薄，缺乏對檔案管理工作的設(shè)計和規(guī)劃，更沒有在醫(yī)院醫(yī)療信息化建設(shè)如火如荼的進程中，注意到檔案信息化工作的短板。

（3）檔案管理體系不夠完善

醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組以及檔案網(wǎng)絡(luò)化管理等的職能未發(fā)揮，未定期召開領(lǐng)導(dǎo)小組會議研究檔案工作，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理框架多年未調(diào)整，也未覆蓋至各科室。未成立檔案鑒定、銷毀等工作小組。

3.外部機會

（1）政策支持為醫(yī)院建設(shè)提供了指引

2014年，興化市人民醫(yī)院成功跨入三級醫(yī)院行列，實現(xiàn)了二晉三的突破，醫(yī)院發(fā)展邁入新時代。等級醫(yī)院評審細(xì)則對三級醫(yī)院檔案建設(shè)提出了更高的要求，醫(yī)院已于2018年12月順利接受等級醫(yī)院評審，被納入三級乙等醫(yī)院管理。醫(yī)院的發(fā)展平臺更廣闊，檔案建設(shè)與管理工作大有可為。

（2）信息化水平提升為醫(yī)院檔案建設(shè)提供了保障

5G、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、文書掃描、文檔OCR、網(wǎng)絡(luò)存儲、客戶端BS架構(gòu)、服務(wù)器虛擬化等信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，為醫(yī)院檔案信息化水平提升提供了可能和保障。隨著信息化整體水平的提高，存檔歸檔的醫(yī)院檔案內(nèi)容和形式趨向多樣化、豐富化，這更需要醫(yī)院對原有的品種單一的紙質(zhì)檔案進行擴展，以形成存儲音頻、視頻等多種類檔案的新時代綜合檔案室。

4.外部威脅

（1）存儲介質(zhì)存在不穩(wěn)定性

現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案在存儲、保管、利用的過程中，存在著很大的破損、缺失風(fēng)險，易導(dǎo)致原始檔案的滅失，信息化建設(shè)過程中需要存儲介質(zhì)，而存儲介質(zhì)存在一定的不穩(wěn)定性，易導(dǎo)致信息泄露。

（2）檔案信息化建設(shè)與管理法律法規(guī)尚不健全

信息化技術(shù)發(fā)展迅速，但是相關(guān)法律法規(guī)的制定存在一定的滯后性，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與管理的各項規(guī)章制度相對滯后。

三、醫(yī)院檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略與對策措施

基于以上分析，遵循“發(fā)揮優(yōu)勢，克服劣勢，把握機會，化解威脅，揚長避短，趨利避害”原則，基于SO戰(zhàn)略（依靠內(nèi)部優(yōu)勢，抓住外部機會）、WO戰(zhàn)略（利用外部機會，彌補內(nèi)部劣勢）、ST戰(zhàn)略（利用自身優(yōu)勢，避免外部威脅）和WT戰(zhàn)略（克服內(nèi)部弱點，避免外部威脅）四種戰(zhàn)略，興化市人民醫(yī)院對檔案建設(shè)與管理提出了對策措施。

1. SO戰(zhàn)略

SO戰(zhàn)略是在整個戰(zhàn)略分析中想要達(dá)到的最理想的態(tài)勢。要充分發(fā)揮醫(yī)院具有相對豐富的紙質(zhì)檔案、相對完善的檔案管理制度、檔案室設(shè)備較新、環(huán)境較好等內(nèi)部優(yōu)勢，抓住政策支持、新醫(yī)改和等級醫(yī)院評審等機遇，利用信息化技術(shù)應(yīng)用完善等外部機會。興化市人民醫(yī)院逐步提升檔案信息化水平，為檔案室配備先進的掃描設(shè)備，同時將前期紙質(zhì)檔案的電子化外包給業(yè)務(wù)公司，在醫(yī)院檔案工作人員的指引下，實現(xiàn)檔案的電子化。在文字資料電子化存檔的同時，醫(yī)院印發(fā)了《興化市人民醫(yī)院關(guān)于進一步規(guī)范公文收文辦理工作的通知》，要求各科室規(guī)范提供音頻、視頻、圖像等多媒體數(shù)據(jù)信息的記錄，通過升級檔案管理信息系統(tǒng)，大力推動在線數(shù)據(jù)電子化自動歸檔。為提高檔案人員的工作效率，避免重復(fù)勞動，運用檔案管理信息系統(tǒng)的云存儲功能提供快速、可靠的查詢等共享服務(wù)，實現(xiàn)檔案利用效益最大化。

2. WO戰(zhàn)略

WO戰(zhàn)略是指在醫(yī)院檔案建設(shè)過程中，充分利用政策支持和等級醫(yī)院評審需要等外部機會，彌補檔案信息化水平較低、缺乏專業(yè)的檔案管理人才、管理意識不強等內(nèi)部劣勢。一是爭取資金支持。利用政府支持信息化進程的外部機遇和等級醫(yī)院評審亟需信息化建設(shè)等情況，爭取更多的政府資金支持，醫(yī)院目前已獲得了院部的資金支持。二是引進檔案專業(yè)管理人才。提請院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，積極上報年度檔案人才需求計劃，適當(dāng)引進專業(yè)檔案管理人員，充實信息化從業(yè)人員到檔案管理人才隊伍中。目前，興化市人民醫(yī)院檔案室工作人員招聘已得到批準(zhǔn)，正在實施。三是未雨綢繆，高度重視檔案信息安全管理。大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理需要重視信息安全，既要具備完善的醫(yī)院檔案信息硬件設(shè)施，配備檔案掃描設(shè)備及電腦，又要強化醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全保護，升級檔案管理信息系統(tǒng)。

3. ST戰(zhàn)略

ST戰(zhàn)略是指在現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理中，具有相對豐富的紙質(zhì)檔案、相對完善的檔案管理制度、檔案室設(shè)備較新、環(huán)境較好等自身優(yōu)勢，要避免原始檔案滅失、信息泄露等外部威脅。在日常檔案管理中，興化市人民醫(yī)院不斷健全檔案管理工作制度和必要的監(jiān)督機制，成立了醫(yī)院檔案鑒定、銷毀等工作小組，以制度約束檔案工作人員的行為。同時，嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院現(xiàn)有的各項檔案管理制度，提高檔案管理者的安全防范意識，及時做好檔案的整理、歸檔、借閱的登記，檔案庫房嚴(yán)格按照“防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲”的“八防”要求[6]，確保檔案實體完好無損，未發(fā)生涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為，保護好原始檔案的安全。

4. WT戰(zhàn)略

WT戰(zhàn)略是指在醫(yī)院檔案建設(shè)與管理的過程中，克服投入不足、檔案的信息化水平相對較低、對檔案管理的重視程度不足、人力資源配置不足、缺乏專業(yè)的檔案管理人才等內(nèi)部弱點，避免檔案信息泄露、相關(guān)法律法規(guī)相對滯后等威脅。興化市人民醫(yī)院將進一步推進檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，通過更新升級檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)與全院各部門各項業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；進一步提高各種類型檔案的智能化、規(guī)范化管理程度，特別要加強對電子類、數(shù)碼影像類等新型檔案載體保存規(guī)范的研究探索，保障新型檔案保存的長久性和安全性[7]；充分利用檔案信息資源，切實推進院務(wù)公開、黨務(wù)公開等信息化工作，利用信息技術(shù)，發(fā)揮檔案對黨務(wù)、政務(wù)工作的指導(dǎo)作用。通過信息化技術(shù)工具的運用實現(xiàn)檔案管理水平的提升，通過相關(guān)信息安全及隱私保護的培訓(xùn)增強醫(yī)院檔案信息的安全性。

在國家大力推進縣級基層醫(yī)院綜合能力提升的大形勢下，興化市人民醫(yī)院面臨著巨大的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。醫(yī)院的檔案管理工作必須適應(yīng)新時代的要求，更好地滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，這要求醫(yī)院檔案管理者和相關(guān)從業(yè)人員轉(zhuǎn)變管理觀念，在進一步完善醫(yī)院檔案制度的基礎(chǔ)上，切實做好統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步推進醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，切實提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作有條不紊地進行，推動醫(yī)院快速、高效發(fā)展。

注釋與參考文獻(xiàn)

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