淺析新時代人事檔案數(shù)字化管理

湛晶

摘 要：人事檔案是反映個人基本情況的重要憑證和依據(jù)，記錄著個人工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷、思想變化等詳細信息。依法管理人事檔案是檔案管理部門的重要工作。人事檔案數(shù)字化管理，不僅便于存儲、節(jié)省空間，還可以避免因檔案保管不當出現(xiàn)丟失或損毀的現(xiàn)象。同時，人事檔案數(shù)字化管理工作的開展也是新時代發(fā)展的必然趨勢，本文將針對現(xiàn)階段的人事檔案數(shù)字化管理進行分析和研究。

關鍵詞：新時代;數(shù)字化管理;人事檔案;資源分配

近年來，隨著科學技術不斷發(fā)展，數(shù)字化時代的到來，數(shù)字經(jīng)濟體現(xiàn)在社會生活的各個方面，我國進入了一個高速發(fā)展的信息化時代。在檔案管理方面，人事檔案數(shù)字化就是合理運用科學技術的表現(xiàn)。經(jīng)過不斷更新、發(fā)展、完善，人事檔案數(shù)字化管理方式給管理者帶來了很大的便利，提高了管理效率，節(jié)約了存儲空間等，但同時仍然存在較多弊端，本文將針對新時代發(fā)展過程中人事檔案數(shù)字化管理工作進行分析和總結。

一、人事檔案的特點

1.流動性

人事檔案與其他檔案不同，人事檔案是隨著個人的崗位流動而改變的，而個人的崗位流動性較大，其學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等都會頻繁變動，導致其檔案需要隨時更新和變動，“人檔相宜”這個說法很好的詮釋了人事檔案流動性的特點。

2.現(xiàn)實性

人事檔案是檔案管理部門通過個人的品質(zhì)、履歷以及學習、工作經(jīng)驗等匯總而成的個人檔案。它是個人的道德品質(zhì)、人格品質(zhì)、社會關系等情況的歷史記錄。各單位可以根據(jù)人事檔案直接、客觀的了解該同志的素質(zhì)和作風。

3.全面性

人事檔案包括個人在各個階段的資料，如員工的工作經(jīng)歷、學歷學位證明、技術技能的評定、黨組織關系和團關系記錄、政治審核材料、各個時期受到的表彰獎勵或者違法亂紀的處分、參加會議或者活動的證明等，這些資料全面的展示了員工的家庭情況、專業(yè)情況等等各方面的內(nèi)容。人事檔案是員工個人信息的儲存庫，包括了員工迄今為止整個的人生階段，體現(xiàn)出來了人事檔案全面性特點。

4.保密性

人事檔案內(nèi)容多，涉及面廣，其中還包括個人的家庭情況、政治面貌、先進事跡等相關信息，記錄了個人的社會關系、工作經(jīng)歷、職業(yè)道德評價等信息，其中有些信息涉及到個人隱私，依法不能隨意外傳，任何人員如不經(jīng)過法定程序或者規(guī)定不得隨意查看人事檔案，因此對于該檔案的妥善保管至關重要。

5.真實性

由于個人的人事檔案記錄了員工整個人生經(jīng)歷，因此，真實性是人事檔案建立的前提和基礎，人事檔案中的內(nèi)容應當事無巨細的記錄整個個人信息的內(nèi)容，只有當人事檔案的內(nèi)容真實可靠，才有利于幫助各個用人單位提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

二、人事檔案的作用

目前，許多高校的畢業(yè)生由于對檔案的功能不了解，導致對于個人檔案的處理，并不重視，缺乏關心。對于檔案的處理方式，有以下幾種：有的同學將檔案存放在學校，并沒有移交至專業(yè)的人力資源管理部門;有的同學將檔案存放在家中，更有甚者，由于忽略檔案的重要性檔案不知存放在何處，導致檔案早已丟失。造成這些現(xiàn)象的原因是由于畢業(yè)生對于檔案不了解，認為檔案并沒有任何作用，其實不然，在我國進行國家公務員的選拔過程中，需要檔案證明員工的學歷和身份，在國有企業(yè)單位的招聘過程中，需要通過檔案了解員工的在校經(jīng)歷，一些較為成熟的民辦企業(yè)在招聘過程中，也需要核查應聘者的檔案，并將檔案視為甄選工作人員的依據(jù)?？傊?，人事檔案在現(xiàn)實生活中，具有不可替代的作用，應當予以重視。

在現(xiàn)實生活中人事檔案在員工的工作中具有不可替代的作用，應當受到每一個人的重視。比如，當員工轉正定級時，就需要參考員工的人事檔案進行評定，因此高校的畢業(yè)生在畢業(yè)過后的兩年之內(nèi)，應將自己的個人學籍檔案郵寄到所在地的人力資源和社會保障局人事檔案管理科室去存放。在存放之后，學生的學籍檔案將轉化為個人的人事檔案。很多事業(yè)單位會根據(jù)人事檔案的內(nèi)容，對員工進行轉正定級，有的單位會根據(jù)人事檔案落在工作單位所在地的年限進行職稱評定。因此，人事檔案應當給予高度重視。

在人事檔案還未轉存到人力資源和社會保障局之前，人事檔案還是學籍檔案，學籍檔案里記錄著學生各個時期的學籍卡、成績單以及各位任課老師的評語，包括該生的黨團材料，這些內(nèi)容都屬于原始材料，不能被復制和修改。因此，員工應當保管好自己的檔案，嚴格按照規(guī)定將自己個人的檔案進行轉遞，從而使檔案得到妥善保管。

三、人事檔案數(shù)字化的作用

隨著時代的發(fā)展，先進技術的運用越來越廣泛，對人事檔案的管理也越來越嚴格。人事檔案數(shù)字化就是合理運用先進的科學技術，通過對個人檔案數(shù)字化的運用提高工作效率，節(jié)省了空間、便于管理、檢索等。

1.人事檔案數(shù)字化降低管理成本

建立完善的人事檔案管理制度，可以便于機關、事業(yè)單位和企業(yè)對個人的日常管理，各單位在檔案管理上耗費了較大的人力、物力。過去，通過紙質(zhì)檔案的方式，不僅需要耗費較大的人力資源和管理費用，同時，紙質(zhì)檔案的保管也需要占用更多的物理空間，這是一筆不小的開支。如今，通過數(shù)字化管理，不僅節(jié)省了部分的人力資源和維護費用，而且通過網(wǎng)絡空間的儲存，節(jié)約了物理存儲空間。不僅如此，通過檢索功能等類似的搜索手段，可以快速找到需要搜索的內(nèi)容，減輕工作量，從而減少管理成本。

2.人事檔案數(shù)字化能夠提高工作效率

過去利用紙質(zhì)資料存儲人事檔案，由于人員過多，人事檔案數(shù)量龐大，尋找某一個人的檔案時，不僅工作繁瑣，而且費時費力，查找起來相當麻煩。目前，通過人事檔案數(shù)字化的方式儲存檔案，人事檔案資料不僅可以及時歸檔，便于查找，而且提高了人事檔案的利用率，節(jié)約了時間成本和空間成本，大大提高了檔案管理人員的工作效率。

3.人事檔案數(shù)字化有利于保護檔案原件

通過人事檔案數(shù)字化的方式不僅節(jié)約空間，而且對于原始檔案的保護起到很大的作用。以前的人事檔案是以紙質(zhì)的形式進行存儲，不僅占用空間，而且在工作人員查閱的過程中，極有可能發(fā)生人為損壞，甚至篡改的現(xiàn)象，而通過檔案數(shù)字化的方式，對于保護檔案原件、避免篡改的現(xiàn)象有了很大的幫助。

4.提高檔案管理的應用時間

近年來，在對人事檔案進行管理的過程中，時常會發(fā)現(xiàn)部分檔案材料，由于長時間地翻閱會出現(xiàn)紙質(zhì)變黃、字跡模糊或材料丟失的現(xiàn)象，發(fā)生這些現(xiàn)象對于檔案信息的全面性和精準性造成了極大的影響。隨著科技的發(fā)展，電子信息技術逐漸融入到人事檔案管理的工作中，通過掃描儀器形成電子檔案儲存在電腦中，這種儲存方式避免了紙質(zhì)變黃、字跡模糊的現(xiàn)象發(fā)生，從而使人事檔案中所記錄的信息可以長時間的保存下來。

四、人事檔案數(shù)字化出現(xiàn)的問題

雖然通過數(shù)字化的方式，給人事檔案的管理工作提供了很大的便利，但是這種方式也存在了很多問題。

1.軟件和硬件措施不夠完善

對于人事檔案數(shù)字化的工作來說，我國采用這種方式的時間較短，很多管理經(jīng)驗不足，并且在人事檔案的運用中還延伸著過去的許多管理方式和方法。比如，我國不同地區(qū)存在著差異，很多輸入方法都有所不同，對于計算機的硬件的配置也有所差異，導致人事檔案文件的存儲規(guī)格不同。不同地區(qū)之間，對于人事檔案的讀取的通用性存在差異。很多地區(qū)科技發(fā)展比較緩慢，低配置的計算機，根本無法發(fā)揮出檔案數(shù)字化的功能和優(yōu)勢。在軟件方面，因為對于人事檔案數(shù)字化工作沒有形成統(tǒng)一的管理模式，不同地區(qū)的人事檔案不能相互轉換、使用，從而給人事管理工作帶來了很多不便。對于人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和利用率較低，不如紙質(zhì)的人事檔案查詢便利，因此一些地區(qū)對于人事檔案的利用率較低。

2.管理人員業(yè)務水平不高

人事檔案數(shù)字化對于工作人員的技術要求比較高，需要工作人員掌握一定的計算機技術，擁有較高的計算機操作水平。但是對于目前從業(yè)人員的知識水平和技術水平來說，能夠對人事檔案數(shù)字化進行熟練掌握的人員較少。人事檔案數(shù)字化的管理，需要具備檔案理論專業(yè)知識和數(shù)字化技術同時兼?zhèn)涞膹秃闲腿瞬拧５?，我國擁有高素質(zhì)復合型檔案管理人才比較匱乏，很難滿足于新時代對于人事檔案數(shù)字化建設的人才需求。

3.人事檔案的利用率較低

目前，我國對于人事檔案數(shù)字化的管理工作還沒有形成標準的管理模式，對于數(shù)字化技術的特點和發(fā)展，還需要進行多方面的考量，很多的文件資料仍然以硬盤或者光盤的形式進行儲存。現(xiàn)行的檔案分類管理方法錄入標準，以及相關規(guī)定還沒有完全適應人事檔案數(shù)字化的需求。因此，在對人事檔案數(shù)字化的開發(fā)過程中，對于人事檔案的利用率偏低的現(xiàn)象時有發(fā)生。由于個人檔案數(shù)字化在我國的利用時間較短，很多功能和資源并沒有完全的開發(fā)出來，對于空間的利用還有待開發(fā)。因此，在確保人事檔案信息安全妥善保管的前提下，加強對于人事檔案數(shù)字化的開發(fā)和利用是目前我國檔案科技發(fā)展的重要任務之一。

五、加強人事檔案數(shù)字化建設的對策

1.加強數(shù)字化檔案管理技術

隨著我國科學技術的發(fā)展，人事檔案數(shù)字化管理技術也應隨著信息技術不斷的完善和進步，在數(shù)字化管理技術取代紙質(zhì)檔案的同時，檔案管理人員應當做好兩手準備，在做好數(shù)字化人事檔案信息錄入的同時，還要保存紙質(zhì)的人事檔案信息，確保每一位委檔人員擁有數(shù)字化和紙質(zhì)兩份檔案，便于在數(shù)字化人事檔案丟失時，還有紙質(zhì)的人事檔案作為備份參考。

2.提高人事檔案管理人員的業(yè)務能力

對于人事檔案數(shù)字化管理工作的從業(yè)人員來說，擁有專業(yè)的檔案管理知識和優(yōu)秀的計算機操作技術，是人事檔案數(shù)字化管理工作人員的必備技能。因此，定期對檔案管理的工作人員進行培訓是十分重要的。應當提高對檔案管理人員的培訓力度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使每一位檔案管理的工作人員成為一名既了解檔案管理知識又了解計算機技術的復合型人才，根據(jù)新時代的要求，及時改變?nèi)耸聶n案的管理方法，順應時代潮流。

3.加強軟硬件設施的完善

人事檔案數(shù)字化管理工作的推進及完善離不開軟件和硬件設施的完善。因此，對于檔案管理部門的數(shù)字化建設應列入部門預算當中，通過資金上的支持保證檔案管理部門在技術上的需要，通過先進的器材保證人事檔案的妥善保管。根據(jù)《檔案法》《人事檔案管理制度》《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》等相關規(guī)定，建立符合新時代人事檔案數(shù)字化管理需要的數(shù)據(jù)庫，做好人事檔案數(shù)字化的利用、檔案的轉接以及檔案的保密工作。并且加強對于檔案管理工作人員的培訓，加強人才管理，從硬件設施到軟件配置對人事檔案管理工作做好完善措施。

4.完善人事檔案數(shù)字化流程

采用合理的工作流程和科學的管理體系，有利于人事檔案數(shù)字化管理這項工作長期、可持續(xù)的發(fā)展。對于新時代的人事檔案數(shù)字化管理工作應該采取以下幾點：

（1）查漏補缺，根據(jù)目前保存的人事檔案進行篩查，對于缺頁、漏頁的檔案進行排查，并且逐一核實。確保人事檔案資料的完整性;

（2）編碼排序，對于篩查完成的檔案進行編碼分類，并根據(jù)規(guī)定進行整理和排序;

（3）建立目錄，根據(jù)已經(jīng)篩選好的檔案進行目錄錄入，確保目錄好檔案內(nèi)容一致;

（4）錄入電腦，根據(jù)已經(jīng)核查完畢的人事檔案進行數(shù)據(jù)掃描，掃描圖像，并做好圖像的糾偏工作，確保電腦錄入的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。

5.強化人事檔案管理思想意識

目前，人事檔案的管理工作開展的比較困難的主要原因是因為員工對于人事檔案不夠重視。造成這種現(xiàn)象的主要原因是因為員工在高校學習的過程中，在校老師并沒有針對學籍檔案做出明確的講解，只是將檔案轉接工作作為一項任務交代給學生，讓學生去完成，但并沒有講解具體的原因，從而致使部分學生忽略檔案的重要性。因此，加強檔案管理思想意識，需要從改變學生對于學籍檔案的重視程度開始，通過詳細的描述，讓同學們意識到檔案對于今后的工作、學習的重要性，從而培養(yǎng)同學們妥善處理檔案的意識。在畢業(yè)之后，應當積極督促高校畢業(yè)生盡快完成學籍檔案的轉遞工作，并與當?shù)氐娜肆Y源和社會保障局人事檔案管理科的工作人員進行核實，從而達到順利轉遞學籍檔案的目的。

六、結語

隨著時代的進步，對于人事檔案的管理也逐漸趨于數(shù)字化，通過數(shù)字化的技術不僅降低了人事檔案管理工作的管理成本，提高了工作效率，而且大大保護了檔案的原始樣貌。但是，無論是傳統(tǒng)的個人檔案管理模式，還是數(shù)字化的個人檔案管理模式，相關的工作人員都需要不斷完善自身能力，加強業(yè)務水平，增強責任意識，才能真正發(fā)揮人事檔案數(shù)字化管理工作的有效性與實效性。

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（作者單位：湖南省長沙市長沙縣人力資源公共服務中心）