城市給排水工程檔案資料管理探究

何芳

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，人民生活質(zhì)量日益提高的同時(shí)，對(duì)城市給排水工程的要求也越來(lái)越高，工程越來(lái)越多，工程難度也越來(lái)越復(fù)雜。眾所周知，城市給排水工程埋在地下和建筑物中，肉眼無(wú)法識(shí)別，十分隱蔽。因此，給排水工程檔案的真實(shí)記錄十分重要。城市給排水工程檔案數(shù)據(jù)的管理工作應(yīng)更加重視其檔案數(shù)據(jù)的收集。各城市要加強(qiáng)檔案資料管理，全面收集城市給排水檔案，以確保城市給排水檔案的完整性，從而實(shí)現(xiàn)城市給排水工程的資料全面覆蓋。建立規(guī)章制度，明確職責(zé)，嚴(yán)格管理，確保給排水工程檔案的有序管理和數(shù)據(jù)管理。加強(qiáng)信息化和數(shù)字化建設(shè)，提高給排水檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和可行性。加強(qiáng)給排水檔案管理人員的培訓(xùn)，進(jìn)一步提高工作人員的素質(zhì)。本文主要分析了城市給排水工程檔案數(shù)據(jù)采集和組卷要點(diǎn)，提出了如何做好城市給排水工程檔案數(shù)據(jù)整理的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)實(shí)踐具有積極的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：城市給排水;問(wèn)題;供排水工程

引言

建筑檔案管理是施工管理工作的重要組成部分，也是記錄施工人員信息、財(cái)務(wù)支出信息和工程進(jìn)度信息的重要工具。但是，由于我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展滯后以及建筑管理的不完善，建筑業(yè)的檔案管理存在很多問(wèn)題。這些問(wèn)題阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。在施工過(guò)程中大多數(shù)施工管理團(tuán)隊(duì)沒(méi)有專職的文件管理人員，即使有人負(fù)責(zé)，也只是使用傳統(tǒng)的管理方法，從而導(dǎo)致重要文件（??如重要簽名和證書(shū)）的收集不完整。傳統(tǒng)管理主要是人事管理，施工檔案管理人員通常只是兼職，導(dǎo)致檔案審查工作疏忽，無(wú)法準(zhǔn)確記錄相關(guān)數(shù)據(jù)和文件，導(dǎo)致記錄的文件內(nèi)容缺失。另外，建筑工程本身就需要大規(guī)模的人力勞動(dòng)，需要收集和存檔大量的信息。在現(xiàn)階段的發(fā)展過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理措施已無(wú)法滿足整理需求，想要繼續(xù)發(fā)展就離不開(kāi)專業(yè)人才，高素質(zhì)的管理人才能保證整個(gè)行業(yè)持續(xù)發(fā)展。從建設(shè)工程檔案管理人員的就業(yè)現(xiàn)狀來(lái)看，中小型建筑公司的檔案管理主要是企業(yè)內(nèi)部員工兼職工作。他們的本職工作可能是會(huì)計(jì)或是老板，很少有獨(dú)立的文件管理人員。有些大型建筑企業(yè)雖然有獨(dú)立的檔案管理人員，但還是缺乏專業(yè)的復(fù)合檔案管理人員。企業(yè)管理應(yīng)該以現(xiàn)代技術(shù)和經(jīng)濟(jì)為基礎(chǔ)，應(yīng)朝著科技化、信息化、精確化、快速化方向發(fā)展，但是傳統(tǒng)的檔案管理人員無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的管理要求，以往采用的傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)輸入法或紙件注冊(cè)方式的方法不能依靠互聯(lián)網(wǎng)和其他現(xiàn)代技術(shù)，因此需要現(xiàn)代科技與檔案管理相結(jié)合的新型管理方式正式納入經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大趨勢(shì)中。

一、城市給排水工程檔案資料的收集

1.施工前的資料收集

根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案整理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》等有關(guān)規(guī)定，給排水工程建設(shè)前收集的文件范圍主要包括：給排水項(xiàng)目的基本信息、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)圖集等。其中，給排水項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、變更報(bào)告、計(jì)劃下達(dá)文件等是基本信息資料。招標(biāo)文件主要包括反映整個(gè)給排水工程的招標(biāo)和投標(biāo)方面的文件材料，如招投標(biāo)備案文件、招投標(biāo)公告、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。工程設(shè)計(jì)圖集包括初步設(shè)計(jì)圖和給排水工程的施工圖設(shè)計(jì)等。

2.建設(shè)中的資料收集

（1）施工單位文件。給排水工程檔案館的收集主體應(yīng)當(dāng)制定歸檔范圍和收集整理的期限，并做好項(xiàng)目申請(qǐng)示、審批、征地拆遷等各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)文件和各類合同的收集工作。（2）設(shè)計(jì)單位文件。按照文件順序和專業(yè)進(jìn)行累積，并在設(shè)計(jì)完成后及時(shí)將全套檔案材料移交給施工單位，包括技術(shù)文件、設(shè)計(jì)變更文件、圖紙勘誤表目錄等。（3）建筑單位文件資料。建設(shè)部門的文件數(shù)量占據(jù)了整個(gè)項(xiàng)目文件收集的主要部分，可以根據(jù)建設(shè)文件進(jìn)程進(jìn)行收集。收集和整理時(shí)應(yīng)包括真實(shí)記錄整個(gè)施工過(guò)程的文件資料，筆跡應(yīng)清晰明了，圖紙應(yīng)整潔。（4）監(jiān)督單位文件。關(guān)鍵是檢查文件備案程序是否齊全，文件是否符合備案要求，特別是檢查施工記錄，檢查測(cè)試單位和設(shè)計(jì)部門所遞交材料的質(zhì)量是否合格。

3.竣工驗(yàn)收資料收集

給排水工程建設(shè)調(diào)試完畢后，監(jiān)察、建設(shè)等部門要根據(jù)施工情況、給排水行業(yè)的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)以及與之簽訂的合同，準(zhǔn)備施工完成的項(xiàng)目文件，這些文件都是資料數(shù)據(jù)收集的重點(diǎn)。給排水工程完工時(shí)需要收集和整理的文件材料包括施工綜合管理文件、原始記錄和質(zhì)量評(píng)估文件、工程測(cè)試記錄文件、竣工圖紙、材料質(zhì)量保證書(shū)、消防文件、計(jì)劃、設(shè)計(jì)文件、環(huán)保文件等。重要的是核實(shí)施工圖紙、設(shè)備技術(shù)文件和施工文件，以及竣工驗(yàn)收等各方參加的驗(yàn)收委員會(huì)的會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收委員會(huì)名單和簽字等的完整性和準(zhǔn)確性。

二、城市給排水工程檔案資料的組卷

1.設(shè)置用于綜合管理文件的文件

給排水工程的申報(bào)、批準(zhǔn)、可行性研究報(bào)告、征地拆遷、招標(biāo)、合同、建設(shè)、竣工驗(yàn)收等綜合管理文件的順序應(yīng)符合：組織同一問(wèn)題按年代順序;試卷集中在工程部質(zhì)量評(píng)估表和統(tǒng)計(jì)表中;子項(xiàng)目組織子項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)估表、項(xiàng)目質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試和檢驗(yàn)報(bào)告等;重大工程質(zhì)量事故另行處理;安裝、調(diào)試和隨機(jī)文件根據(jù)設(shè)備設(shè)置文件進(jìn)行分組。

2.監(jiān)督文件

監(jiān)督文件包括基礎(chǔ)文件和監(jiān)督文件兩部分。其中，基礎(chǔ)文件主要是指監(jiān)管機(jī)構(gòu)及其業(yè)務(wù)發(fā)展的權(quán)威來(lái)源。如給排水工程實(shí)施細(xì)則的監(jiān)督?；A(chǔ)監(jiān)督文件的組卷應(yīng)按專業(yè)順序排列。如施工監(jiān)督、環(huán)境保護(hù)監(jiān)督、檔案信息管理等文件。另一方面，主要是監(jiān)管文件。這種文件反映并記錄了在給排水工程的監(jiān)督過(guò)程中形成的文件和材料。對(duì)于此類文件，應(yīng)根據(jù)使用語(yǔ)言的時(shí)間來(lái)組織。

3.圖紙主要由施工圖和竣工圖組成

可以根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙目錄的順序排列。如果施工圖或完工圖的數(shù)量很少，則可以將它們組成一冊(cè)，并可以根據(jù)設(shè)計(jì)圖目錄的順序進(jìn)行組織;如果可以將它們分成幾卷，則應(yīng)根據(jù)專業(yè)進(jìn)行組織。當(dāng)竣工圖與施工圖數(shù)量不一致時(shí)，應(yīng)由改組人員填寫目錄，并保留施工圖原目錄。

三、城市給排水工程檔案資料管理工作的優(yōu)化建議

1.進(jìn)一步重視城市給排水工程檔案資料的采集

城市的給排水工程檔案是城市發(fā)展的見(jiàn)證者，作為城市發(fā)展的憑據(jù)，見(jiàn)證了城市從無(wú)到有、從小到大的發(fā)展歷程，給排水工程也隨著城市的進(jìn)步而得到了進(jìn)一步的發(fā)展，地下管網(wǎng)愈發(fā)豐富與規(guī)范。同時(shí)，也要對(duì)給排水工程的檔案資料予以重視，做好收集和管理工作，將檔案管理和工程建設(shè)同步進(jìn)行，避免在城市建設(shè)開(kāi)始階段沒(méi)有及時(shí)記錄，在對(duì)管網(wǎng)進(jìn)行維修的過(guò)程中避免因記憶而造成的粗暴式施工，保證管網(wǎng)建設(shè)能夠順利進(jìn)行。目前，城市的給排水工程檔案資料的整理并沒(méi)有及時(shí)與工程建設(shè)相匹配，同時(shí)對(duì)工程建設(shè)的重視力度也大于對(duì)檔案資料的整理，所以更應(yīng)該引起對(duì)檔案資料管理的重視。在項(xiàng)目工程建設(shè)的過(guò)程中同時(shí)開(kāi)展給排水檔案資料的管理工作，將檔案資料管理工作納入到工程建設(shè)的計(jì)劃、質(zhì)量管理體系及崗位責(zé)任。另外，還需要加強(qiáng)給排水工程建設(shè)過(guò)程中檔案資料管理的宣傳力度，提高給排水工程工作人員對(duì)檔案信息采集、整理的能力，通過(guò)培養(yǎng)學(xué)習(xí)掌握檔案資料管理的科學(xué)方法。與此同時(shí)，因?yàn)榻o排水工程包含的檔案種類繁雜，涵蓋了技術(shù)參數(shù)、硬性指標(biāo)，這就需要工作人員具備專業(yè)的技術(shù)能力，在學(xué)習(xí)專業(yè)的技術(shù)知識(shí)的同時(shí)還需要學(xué)習(xí)工程建設(shè)的有關(guān)知識(shí)，以便于分辨有用的檔案信息來(lái)指導(dǎo)技術(shù)人員進(jìn)行信息收集。另外，還需要形成人人重視檔案資料的氛圍，養(yǎng)成人人會(huì)進(jìn)行檔案信息收集的能力，切實(shí)保障城市給排水工程檔案資料管理工作順利進(jìn)行。

2.建立健全完善的責(zé)任體系，保證給排水工程檔案資料的管理工作可以穩(wěn)步開(kāi)展

在進(jìn)行檔案資料的整理過(guò)程中，如果缺乏了相應(yīng)的制度體系，就會(huì)引起檔案資料管理混亂。給排水工程的建設(shè)方，以及建設(shè)單位的檔案管理部門應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)籌部署，建設(shè)方應(yīng)該起到檔案資料管理總負(fù)責(zé)的作用，項(xiàng)目進(jìn)行中做到統(tǒng)一管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行統(tǒng)一制度。參與建筑的單位應(yīng)該做到檔案資料管理的前期控制工作，落實(shí)責(zé)任制和責(zé)任追究制，明確分工，合理調(diào)配人員、經(jīng)費(fèi)等。同時(shí)，還需要以檔案管理機(jī)構(gòu)為核心，工程技術(shù)部門、參建單位共同輔助進(jìn)行，尤其是要放大合同管理作用，在簽訂合同的過(guò)程中要明確好檔案資料管理的責(zé)任，尤其是項(xiàng)目文件的質(zhì)量要求、套數(shù)、歸檔范圍和整理標(biāo)準(zhǔn)提出的相應(yīng)條目。在進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核的過(guò)程中，要將給排水檔案資料管理工作水平也納入到考核中，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行檔案信息的收集和整理，把好出口關(guān)。根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》中 “項(xiàng)目文件是否要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件” 的要求，在必要階段，可以延緩支付合同款項(xiàng)。在建立管理責(zé)任制的同時(shí)，建設(shè)方還要根據(jù)項(xiàng)目管理的要求來(lái)制定相應(yīng)的檔案資料管理制度及分類方法規(guī)范。

3.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作素質(zhì)

給排水工程隨著社會(huì)的不斷發(fā)展而逐漸擴(kuò)大，給排水工程需要應(yīng)對(duì)的問(wèn)題越來(lái)越多，檔案資料管理工作強(qiáng)度也越來(lái)越大，如果仍然保持對(duì)檔案資料管理工作不重視的態(tài)度，隨意分配人員進(jìn)行管理，就會(huì)導(dǎo)致檔案資料管理工作步伐跟不上工程建設(shè)的腳步，導(dǎo)致工程的后期質(zhì)量方面受到影響。因此，應(yīng)該重視給排水工程檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作素質(zhì)。要通過(guò)選拔或考試，來(lái)選擇那些熟悉檔案資料管理工作和工程建設(shè)工作的人到該崗位上，通過(guò)不斷的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提升管理人員的工作水平，從而拓展他們升職加薪的渠道，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，提升管理人員的綜合能力，帶動(dòng)給排水工程的穩(wěn)定發(fā)展。

（1）在思想上要高度重視城市給排水的工作意義，這項(xiàng)工作既是一項(xiàng)民生工程，也記載了一座城市的發(fā)展歷程。給排水工程的檔案資料收集整理工作同樣需要記錄到重要議事的日常上，將其與工程建設(shè)同步進(jìn)行，保證給排水工程建設(shè)到什么程度，檔案資料收集和整理工作就要進(jìn)行到什么程度。同時(shí)，也要著力實(shí)施“一把手”工程，將給排水檔案整理工作也安排到工程項(xiàng)目建設(shè)的整體工作中來(lái)，建立檔案整理工作小組，保證工程建設(shè)中的監(jiān)理、施工、建設(shè)等多個(gè)負(fù)責(zé)人共同參與其中，遇到不同的問(wèn)題時(shí)，及時(shí)向各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人盡心咨詢，形成定向收集的方法，并要保證檔案資料整理工作嚴(yán)格落實(shí)。

（2）在內(nèi)容上要嚴(yán)格依照城市給排水檔案資料管理要求的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范執(zhí)行，根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》等規(guī)范來(lái)保證內(nèi)容上收集到的檔案資料能夠盡可能的全面覆蓋，沒(méi)有遺漏，保證但按資料的全面性和整體性。

（3）在制度上，要根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等相應(yīng)的規(guī)章制度，結(jié)合實(shí)施的給排水工程項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格執(zhí)行給排水檔案的收集整理。其他參與部門也要做到檔案資料的收集與質(zhì)量把控，根據(jù)相應(yīng)的項(xiàng)目文件要求，嚴(yán)格控制和收集信息，并將相關(guān)資料交至建設(shè)部門。

4.加強(qiáng)信息化、數(shù)字化建設(shè)，提高給排水檔案資料的規(guī)范性和可行性

傳統(tǒng)的給排水檔案管理模式已經(jīng)在時(shí)代的飛速發(fā)展中成為了前浪。更新、完善、增添信息化技術(shù)，利用工程圖紙掃描儀等各類先進(jìn)的掃描設(shè)備可以建立一套完整的聲像控制、播放設(shè)施、媒質(zhì)管理系統(tǒng)。不光可以利用先進(jìn)的掃描設(shè)備，還可以將信息化工作運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行進(jìn)一步的改進(jìn)和優(yōu)化，使其更加符合工作實(shí)際，并應(yīng)用到各辦公環(huán)節(jié)中。全面提升檔案資料管理信息化水平，將數(shù)字化信息化技術(shù)應(yīng)用到傳統(tǒng)的檔案資料管理工作中，不斷通過(guò)電子信息實(shí)現(xiàn)給排水工程檔案信息系統(tǒng)的資源整合與共享。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，城市給排水工程也越來(lái)越多，工程越來(lái)越復(fù)雜。城市供水網(wǎng)絡(luò)是城市市政基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，是城市居民生活和工業(yè)生產(chǎn)的基本條件。但是，給排水工程基本都是埋在地下和建筑物的實(shí)體中，具有隱蔽的特征，僅憑肉眼無(wú)法識(shí)別。同時(shí)，各種通訊電纜、天然氣管道和下水道管道都緊密纏繞，縱橫交錯(cuò)形成了城市地下蜘蛛網(wǎng)。因此，給管道爆炸和漏水事故的處理以及管網(wǎng)的更新、規(guī)劃、改造和新建構(gòu)成了相當(dāng)大的困難。在某些地方，施工人員在不參考供水網(wǎng)絡(luò)檔案材料的情況下，盲目地規(guī)劃和開(kāi)挖，經(jīng)常出現(xiàn)挖了再建，建了再挖的情況，這就給居民的生活和城市管理帶來(lái)了很多不便，并浪費(fèi)了很多人力、物力資源。另一方面，由于以前的給水管道和煤氣管道都是鑄鐵管道，沒(méi)有任何標(biāo)識(shí)，所以施工期間給水管道和煤氣管道難以區(qū)分，施工錯(cuò)誤會(huì)造成危險(xiǎn)后果。因此，在城市建設(shè)和管理中，要注意供水管道檔案的管理，真正記錄給排水工程檔案尤為重要。簡(jiǎn)而言之，城市給排水工程檔案數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量與企業(yè)發(fā)展的未來(lái)息息相關(guān)，必須給予重視。

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（作者單位：寧海縣水務(wù)集團(tuán)有限公司）