人事檔案信息化建設(shè)的重要性

姚霞

摘要：近年來(lái)我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基本實(shí)現(xiàn)了區(qū)域覆蓋，信息化技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)中得到普及應(yīng)用。伴隨著辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，將人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)已經(jīng)成為推動(dòng)人事工作進(jìn)步和發(fā)展的動(dòng)力。人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)是利用信息化手段將人事資源進(jìn)行規(guī)劃、管理以及再利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化可以更好的實(shí)現(xiàn)人事資源的再利用。本文主要通過(guò)研究企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)所存在的問(wèn)題，并且就如何提高企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行對(duì)策分析，為推動(dòng)企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)提供理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化建設(shè);重要性

1 引言

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)人事檔案會(huì)不斷的增多，因此企業(yè)需要利用信息化手段對(duì)人事檔案進(jìn)行歸納，以便更好的進(jìn)行利用。人事檔案主要包括員工在企業(yè)中所產(chǎn)生的各項(xiàng)信息，是企業(yè)發(fā)生人力變動(dòng)的根本依據(jù)，因此需要對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)久妥善保存。以往的人事檔案多以紙質(zhì)檔案形式存在，無(wú)法進(jìn)行長(zhǎng)期有效保存，同時(shí)企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)存在大量的人事檔案，這也為檔案整理工作帶來(lái)一定難度。目前絕大部分企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息化管理，然而在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中還有一定的問(wèn)題，需要引起相關(guān)部門(mén)的重視。

2 人事檔案信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)的重要性研究

有利于提升企業(yè)人事檔案管理水平。人事檔案記錄了員工的主要經(jīng)歷以及在任職期間的獎(jiǎng)懲狀況，是企業(yè)進(jìn)行人事變動(dòng)的主要參考依據(jù)，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展有重要意義，但是部分企業(yè)缺乏對(duì)其的重視，從而導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理水平較低。企業(yè)進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)一方面可以使企業(yè)人事檔案管理進(jìn)入科學(xué)合理化軌道，另一方面也有利于檔案的長(zhǎng)期保存，使整個(gè)人事檔案管理水平得到提升。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代背景下，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)程序?qū)n案進(jìn)行整合管理，為人事檔案的應(yīng)用提供了更多的可能性，讓人事檔案更加好服務(wù)于企業(yè)。

有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，資源的共享利用成為大趨勢(shì)，企業(yè)可以通過(guò)建設(shè)人事檔案信息化來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，這對(duì)企業(yè)發(fā)掘人才，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益有著重要意義。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)，有利于幫助企業(yè)更加快速全面的了解人事信息，以此來(lái)為企業(yè)進(jìn)行人事變動(dòng)提供更好的參考依據(jù)，幫助企業(yè)員工更好的發(fā)展。此外，進(jìn)行企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)可以改變傳統(tǒng)紙質(zhì)化信息檔案，傳統(tǒng)的信息檔案不利于長(zhǎng)期保存，也不利于對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，通過(guò)利用信息化可以更好的進(jìn)行檔案管理，有助于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

3 目前企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)中常見(jiàn)問(wèn)題分析

企業(yè)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)不夠重視。雖然目前大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到要進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)，但是由于建設(shè)人事檔案信息化需要足夠的人力和資金支持，因此就導(dǎo)致企業(yè)望而卻步。大多企業(yè)希望在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中占有一定地位，因此其唯一目標(biāo)是為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化，從而忽視了建設(shè)信息化檔案，導(dǎo)致了企業(yè)無(wú)法提供更好的條件進(jìn)行信息化建設(shè)。由于企業(yè)重視程度不夠，從而導(dǎo)致很多人事檔案管理以人工紙質(zhì)形式出現(xiàn)，無(wú)法推動(dòng)企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)方式單一。目前大多數(shù)企業(yè)都進(jìn)行了人事檔案信息化建設(shè)，雖然已經(jīng)取得了初步成效，但是可以發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)缺乏對(duì)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃管理，忽視了人事檔案信息化的作用，只是將其單一性認(rèn)為是保存檔案的工具，不能將其應(yīng)用推廣。部分企業(yè)雖然投入大量的資金進(jìn)行信息化建設(shè)，但是其建設(shè)完成后僅僅對(duì)檔案進(jìn)行錄入以及查詢(xún)，沒(méi)有最大限度發(fā)揮人事檔案的作用，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)性，不能更好的服務(wù)于企業(yè)。

4 企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策分析

企業(yè)加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的投入。企業(yè)加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的投入不僅僅是在資金上給予投入，更要投入人力資源，人力和物力的相互配合才能夠建設(shè)更加系統(tǒng)化的人事檔案信息化系統(tǒng)。企業(yè)要做好人事檔案信息化建設(shè)就必須將人事檔案信息化建設(shè)融入到企業(yè)管理體系之中，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享，讓其能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供一定的幫助。企業(yè)在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)時(shí)需要計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)施，同時(shí)也需要專(zhuān)業(yè)人才利用符合企業(yè)實(shí)際情況的軟件進(jìn)行檔案管理，讓信息化建設(shè)更加全面系統(tǒng)。與此同時(shí)，企業(yè)還需要加大對(duì)信息化建設(shè)軟件投入，讓企業(yè)上下一心共同為人事檔案信息化建設(shè)出力。

健全企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)體系。企業(yè)要完成人事檔案信息化建設(shè)，就必須各個(gè)部門(mén)相互配合協(xié)調(diào)，單單依靠某一個(gè)部門(mén)是不能夠?qū)崿F(xiàn)的，因此企業(yè)需要健全人事檔案信息化建設(shè)體系，讓各個(gè)部門(mén)相互配合，確保信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。構(gòu)建信息化建設(shè)體系，首先需要設(shè)立協(xié)調(diào)機(jī)制，企業(yè)需要建立以檔案管理部門(mén)為主導(dǎo)，其他部門(mén)相互協(xié)調(diào)的機(jī)制，這樣能夠更好的明確各個(gè)部門(mén)的責(zé)任以及目標(biāo)，更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理。其次企業(yè)還需要加大建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，以便于公司能夠利用分析結(jié)果進(jìn)行決策，讓企業(yè)人事檔案真正的服務(wù)于企業(yè)，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

構(gòu)建人事檔案信息化建設(shè)機(jī)制。構(gòu)建人事檔案信息化建設(shè)機(jī)制可以更好的推動(dòng)信息化建設(shè)，同時(shí)制度的設(shè)立也可以讓企業(yè)的人事檔案信息化建設(shè)更加的規(guī)范合理。企業(yè)需要對(duì)自身的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行了解，在此基礎(chǔ)之上結(jié)合目前企業(yè)進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的狀況進(jìn)行進(jìn)度分析，進(jìn)一步構(gòu)建人事檔案信息化建設(shè)機(jī)制，以便更好的進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)。企業(yè)構(gòu)建人事檔案信息化建設(shè)機(jī)制主要包括信息化建設(shè)目標(biāo)、程序、應(yīng)用等，這些計(jì)劃的設(shè)立要具有一定的合理性。制度的設(shè)立也是為了規(guī)范員工行為，檔案從錄入系統(tǒng)到后續(xù)的利用這一系列過(guò)程都需要依據(jù)制度要求進(jìn)行，這不但有利于保護(hù)員工信息，還有利于人事檔案信息化建設(shè)更加標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)建立人事檔案信息化建設(shè)機(jī)制，可以更好的發(fā)現(xiàn)檔案建設(shè)中存在的問(wèn)題，并且能夠及時(shí)地給予解決措施，確保信息化系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

企業(yè)實(shí)行人事檔案信息化建設(shè)，不僅有利于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，也有利于企業(yè)員工長(zhǎng)期發(fā)展。建設(shè)信息化人事檔案管理，可以提高人事檔案管理水平，擴(kuò)大人事檔案的應(yīng)用范圍，使企業(yè)能夠更好地發(fā)現(xiàn)人才。

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