企業(yè)管理意識對檔案鑒定工作的影響

何軍勇 蔣明

摘 要?檔案鑒定工作就是科學(xué)合理地辨識館藏檔案的利用價值，剔除無利用價值的檔案，優(yōu)化庫存，有效降低企業(yè)管理成本。由于這項工作對檔案管理工作有著直接的深遠影響，實踐中檔案工作者對檔案鑒定工作持非常謹慎的職業(yè)態(tài)度，企業(yè)的管理意識對檔案鑒定工作起著決定性影響。

關(guān)鍵詞 管理意識 檔案鑒定 影響

中圖分類號 G272.3 文獻標(biāo)識碼 A 收稿日期 2020-02-25

★作者簡介：何軍勇，中核四川環(huán)保工程有限責(zé)任公司研究館員，本科，研究方向為檔案管理;蔣明，中核四川環(huán)保工程有限責(zé)任公司審計師，本科，研究方向為檔案管理。

Abstract Archives appraisal is to identify the utilization value of archives scientifically and reasonably， remove the useless ones， optimize the inventory of archives and effectively reduce the cost of enterprise management. Archival appraisal has a profound influence on archives management， so archivists should adopt a cautious attitude towards the work. The enterprise management consciousness plays a decisive role in archives appraisal.

Keyword management consciousness; archives appraisal; influence

檔案記載著企業(yè)經(jīng)營管理的全過程信息，有著珍貴的歷史價值和利用價值，但是隨著企業(yè)經(jīng)營年限的延續(xù)，存在著巨量無利用價值的檔案資料占據(jù)著庫存資源。企業(yè)按照國家檔案管理規(guī)定需要承擔(dān)庫房、設(shè)備、裝具、管理人員、信息存儲、復(fù)制、修復(fù)等多項費用，并且隨保存期限延長，管理成本將會呈增長趨勢。因此，企業(yè)必須考慮避免冗余檔案，保持合理的庫容量，降低管理成本。檔案鑒定工作是以科學(xué)、合理的標(biāo)準和原則判斷館藏檔案的利用價值，將無利用價值的檔案銷毀，但是此項工作存在較大誤判風(fēng)險，對檔案有著深遠影響。此時企業(yè)的經(jīng)營管理意識對檔案鑒定工作起著決定性影響[1]89。

一、企業(yè)管理意識與檔案鑒定的關(guān)系

企業(yè)通常對檔案鑒定工作持非常謹慎的態(tài)度，必須調(diào)配人、財、物等重要資源，協(xié)調(diào)多部門共同協(xié)作完成。這需要企業(yè)經(jīng)營管理高層的決策，與企業(yè)經(jīng)營管理意識息息相關(guān)。因為企業(yè)高層管理意識中是否把檔案管理作為企業(yè)管理整體中的一個環(huán)節(jié)，影響了檔案鑒定的結(jié)果。實踐中我們可以看到，絕大多數(shù)企業(yè)，特別是國企的檔案鑒定工作是以失敗告終的，因為企業(yè)高層主觀上對檔案管理工作關(guān)注度不夠，不愿意調(diào)配相應(yīng)資源制定科學(xué)、合理的檔案鑒定原則和方法，開展檔案鑒定工作。甚至為了規(guī)避檔案鑒定的管理風(fēng)險，會采用保守的方式，即無論檔案有無利用價值，一并保存，極大地浪費庫存資源，直接增大了企業(yè)的經(jīng)營成本。究其緣由，就是企業(yè)經(jīng)營管理意識中缺少對現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源的管理意識。企業(yè)需要重新認識檔案的重要性，從檔案鑒定原則、標(biāo)準、工作程序以及資源配置等環(huán)節(jié)加強管理。

二、建立檔案鑒定的原則和標(biāo)準

企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟環(huán)境、經(jīng)營范圍和行業(yè)特點，加強現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源的統(tǒng)籌管理，并將檔案資源管理升級到知識管理層面，與當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展的總要求相匹配。企業(yè)高層要對館藏情況有足夠清晰的了解，對檔案形成及類別進行分析，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營管理戰(zhàn)略目標(biāo)，確定檔案鑒的總體原則和標(biāo)準，用以指導(dǎo)檔案鑒定工作。

1.檔案鑒定原則。檔案鑒定原則是鑒定工作最根本的依據(jù)，是實現(xiàn)檔案鑒定目標(biāo)的關(guān)鍵因素，一般包括綜合性原則、衍生性原則、整體性原則、經(jīng)濟性原則。（1）綜合性原則。全面評估檔案的綜合特征及其影響因素，從檔案收集、整理、審查及組卷等歸檔工作環(huán)節(jié)入手，全面兼顧檔案的內(nèi)外重要因素，充分考慮檔案的具體內(nèi)容、責(zé)任主體、形成時間、介質(zhì)載體等要素，綜合分析鑒定檔案實物價值。（2）衍生性原則。企業(yè)檔案是記載企業(yè)過去經(jīng)營過程信息的媒介。從形成時間角度來說，它屬于企業(yè)的歷史資料，鑒定檔案的價值就必須考慮到形成時的歷史環(huán)境。但檔案在不同的時間范圍內(nèi)，會體現(xiàn)出不同的利用價值，具有廣義上的不明確性，會根據(jù)環(huán)境變化衍生出新的以往未發(fā)現(xiàn)的可利用信息。因此，判斷檔案的價值應(yīng)包括但不限于檔案形成時期價值，還要注意其后續(xù)效用及企業(yè)所處行業(yè)的長遠需要。（3）整體性原則。檔案鑒定工作中整體性原則是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。檔案的形成包含著項目或事務(wù)計劃、設(shè)計、批復(fù)、實施和竣工等全過程的信息，是相互關(guān)聯(lián)的整體。我們評估檔案價值，需要用全局視角觀察和梳理，充分考慮檔案形成時的環(huán)境和運用范圍的因素，準確辨識檔案價值。（4）效益性原則。效益包括經(jīng)濟效益和社會效益，經(jīng)濟效益可以量化，而社會效益不能完全量化，但可以定性。這可以作為企業(yè)鑒定檔案價值時的指導(dǎo)思想。企業(yè)既不能忽視冗余庫存耗費的成本，必須保持合理的效益和成本比例，還要保留曾經(jīng)對社會產(chǎn)生重大影響的重要資料。我們要充分評估保存檔案的成本與其利用價值的關(guān)系，遵循檔案利用價值大于保存檔案的成本原則。

2.檔案鑒定標(biāo)準。檔案鑒定人員從不同的專業(yè)角度考慮檔案的價值，難免會存在主觀意識，因此確定檔案鑒定的標(biāo)準是保證符合客觀實際和鑒定質(zhì)量的關(guān)鍵?？梢罁?jù)保存從寬、銷毀從嚴，孤本從寬、復(fù)本從嚴，本單位文件從寬、外單位文件從嚴，年久的從寬、近期的從嚴的思路，以經(jīng)營管理的發(fā)展為目標(biāo)，分析檔案的實質(zhì)內(nèi)容，結(jié)合檔案形成單位行文時的目的、范圍和最終實施結(jié)果，考慮全宗的完整程度、責(zé)任者、產(chǎn)生時間、可靠程度、名稱和外形特征等因素，確定檔案鑒定標(biāo)準的量化和定性指標(biāo)。（1）檔案實質(zhì)性標(biāo)準。檔案實質(zhì)內(nèi)容是鑒定檔案價值的基本標(biāo)準。檔案內(nèi)容直接記錄著企業(yè)項目或主營業(yè)務(wù)活動的全過程管理重要信息。企業(yè)檔案實際利用的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，檔案的借閱需求很多集中在檔案的前期立項、批復(fù)和設(shè)計等文件中的具體數(shù)據(jù)內(nèi)容，可以將檔案需求作為鑒定檔案價值的量化指標(biāo)，例如借閱人次、關(guān)注的具體內(nèi)容以及調(diào)卷次數(shù)等。（2）檔案實用性標(biāo)準。企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)和范圍不同，檔案的具體需求和利用就有所不同。特別是國企，在注重效益的同時，還賦予了特定的社會效益。應(yīng)重點保存記載重大政策（事件）、重要人物、特殊產(chǎn)品及成果等方面的檔案。應(yīng)充分了解自身館藏總體格局和特色，在準確掌握各類檔案案卷的調(diào)閱次數(shù)、利用需求量基礎(chǔ)上，將具體檔案案卷標(biāo)記出來，篩選后作為實用性量化指標(biāo)，并結(jié)合檔案形成的時間、單位的具體目的等要素制定定性指標(biāo)，例如具體案卷（件）題名、行文單位性質(zhì)及目的、頁數(shù)、保管期限等。（3）檔案保管期限標(biāo)準。在實際工作中，通常會在檔案到期時重新鑒定保管期限，這也是檔案鑒定的工作之一。關(guān)于檔案的保管期限，國家檔案相關(guān)管理制度以及行業(yè)標(biāo)準（T28）等都明確規(guī)范了保管期限，即永久、30年和10年，可以作為量化指標(biāo)[2]。

三、檔案鑒定工作程序

1.專設(shè)檔案鑒定管理組?？蓺w口管理或獨立;檔案鑒定工作需要跨部門聯(lián)合工作，建議由企業(yè)副總經(jīng)理級別的人分管，其權(quán)限有利于調(diào)動多部門協(xié)作工作;檔案鑒定管理組負責(zé)協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)和督促鑒定工作;負責(zé)鑒定工作的資源配置;負責(zé)編制檔案鑒定工作方案及實施;明確相關(guān)配合部門的責(zé)任等。

2.編制檔案鑒定工作方案。編制工作方案時必須明確鑒定工作基本原則、工作計劃、具體范圍、鑒定工作程序和方法、鑒定后的預(yù)處理、檔案銷毀審批以及完成的時間節(jié)點等要素。

3.合理規(guī)劃鑒定資源配置。檔案鑒定工作涉及企業(yè)組織機構(gòu)、經(jīng)營范圍、專業(yè)技術(shù)、經(jīng)營管理、財務(wù)狀況、人力資源、行業(yè)環(huán)境等方面資源，必須在鑒定工作啟動前提前進行規(guī)劃管理、資金預(yù)算和人力調(diào)配，以保證資金充沛和人員到位[3]。

檔案鑒定工作直接影響企業(yè)檔案館藏整體結(jié)構(gòu)，也關(guān)系檔案的最終歸宿。此項工作也存在較大風(fēng)險，每個企業(yè)對檔案鑒定工作基本上是慎之又慎，但是冗余庫存形成的管理成本將會逐年呈倍增長，我們往往容易忽略這部分的成本因素。因此，企業(yè)必須站在生產(chǎn)經(jīng)營管理的大局高度，開展檔案鑒定工作，提高檔案利用價值，有效控制檔案保存成本與經(jīng)營管理成本的比例。這也是企業(yè)檔案總體管理水平乃至綜合管理水平的體現(xiàn)。

參考文獻

[1]王傳寧，張斌.科技檔案管理學(xué)[M]. 北京：中國人民大學(xué)出版社，2009.

[2]科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2008）[S].北京：國家檔案局，2009.

[3]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M]. 北京：中國人民大學(xué)出版社，2005.