大數(shù)據(jù)時代下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索

張偉城

摘 要：在信息技術(shù)推動下，人類開始進入信息化時代，經(jīng)濟社會的發(fā)展很大程度上取決于數(shù)據(jù)的全面掌握和應(yīng)用。大數(shù)據(jù)時代的標準特征就是摒棄以往信息的單一、片段性，實現(xiàn)信息的集成數(shù)據(jù)化建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，人事檔案管理工作也面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，即告別以往信息統(tǒng)計不及時、信息綜合應(yīng)用差、管理不科學(xué)等缺陷，探索信息化管理人事檔案優(yōu)勢，促進人員的檔案管理和人才的合理流動。本文在大數(shù)據(jù)時代背景下，以人事檔案的管理進行分析和實踐，探討在大數(shù)據(jù)時代下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題以及挑戰(zhàn)，并提出有針對性的解決措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;機關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;應(yīng)對措施

在大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)獲得了更多的發(fā)展機遇，同時也迎來了許多挑戰(zhàn)。發(fā)展是第一要務(wù)， 人才是第一資源， 創(chuàng)新是第一動力，三者密不可分。如何將合適的人才放到合適的位置，是組織進行創(chuàng)新和發(fā)展的關(guān)鍵，而完備的人事檔案管理是實現(xiàn)上述目標的關(guān)鍵基礎(chǔ)，因此重視提高人事管理的效率對各行業(yè)的發(fā)展具有重大促進作用。機關(guān)、企事業(yè)單位都應(yīng)該抓住大數(shù)據(jù)浪潮，應(yīng)用信息化管理技術(shù)提高人事檔案管理水平，充分發(fā)揮人事檔案管理的價值，爭取做到人盡其才，物盡其用。

一、大數(shù)據(jù)時代的意義

大數(shù)據(jù)時代是指現(xiàn)在社會各行業(yè)各領(lǐng)域都需要進行數(shù)據(jù)搜集、整合、管理、分析等。各種組織需要建立一個信息集中處理平臺實施數(shù)據(jù)處理與分析，及時對海量信息進行有效管理，提供準確的數(shù)據(jù)支撐，幫助決策者做出正確的判斷和決策。根據(jù)以上的概念可以得知，數(shù)據(jù)信息化管理出現(xiàn)的原因主要是因為數(shù)據(jù)信息量大且復(fù)雜，這對后續(xù)信息的存儲以及檢查質(zhì)量提出了極大的挑戰(zhàn)。隨著科技的進步和調(diào)整，計算機技術(shù)得到了普遍的應(yīng)用，這不僅大幅度的提高了存儲能力，還能將數(shù)據(jù)信息化處理的水平得到改善，提高了完整性與正確率。在信息數(shù)據(jù)多元化發(fā)展的趨勢里，計算機技術(shù)的應(yīng)用全面的滿足了各行各業(yè)的需求。它能從海量的數(shù)據(jù)信息中快速提取有效信息，提高了數(shù)據(jù)的價值。結(jié)合當前我國機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理來看，數(shù)據(jù)信息化的技術(shù)就并未及時應(yīng)用于此。據(jù)調(diào)查，我國近有70%的機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案工作還停留在紙質(zhì)檔案管理階段，人事檔案信息化建設(shè)還處在初步階段，這嚴重影響組織的人力資源管理配置和職能作用合理發(fā)揮。

二、加強人事檔案信息化管理的意義所在

機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案，是相關(guān)人才個人發(fā)展履歷的記錄，記錄著個人的事業(yè)發(fā)展軌跡、政治面貌變化及獎懲等，是人才評價和任用的依據(jù);同時，在這些記錄中，也見證著當時機關(guān)事業(yè)單位的工作事項與內(nèi)容。機關(guān)事業(yè)單位是我國形式各項事務(wù)的重要組織結(jié)構(gòu)，其人才的管理和任用必須遵照履歷、有據(jù)可依。而對人才的培養(yǎng)、選拔、考核、晉升，都需要從人事檔案中獲取信息。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的保管，從保管條件、信息更新速度、人員信息的調(diào)集查閱、范圍化信息查找等方面，都存在無法高效實現(xiàn)目標的問題。

信息化人事檔案管理，利用專業(yè)的軟件進行數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計，有利于提高檔案管理效率，快速更新資料信息、便于資料查找與分析、歸納。例如在同一個單位，本科以上學(xué)歷的人員統(tǒng)計，通過信息化系統(tǒng)條件查詢便一目了然。同時，信息化檔案管理也提高了檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，防止了紙質(zhì)材料因長久保管導(dǎo)致的自然屬性被破壞或人為損壞。同時，對歷史資料的保管，信息化人事檔案處理也具有傳統(tǒng)檔案保管無法比擬的優(yōu)越性，占地小、保存時間長、無懼毀損、有利統(tǒng)計查詢，對于機關(guān)事業(yè)單位而言，很多人事檔案不僅記錄了個人履歷，也代表和證明了當時的特定事項的發(fā)展，建立信息化人事管理，是保留歷史記錄的有益途徑。

三、基于大數(shù)據(jù)背景下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理面臨的問題與困境

3.1人事檔案管理工作重視材料整理，檔案管理方式方法陳舊落后

目前，機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理理念依舊停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料管理階段，側(cè)重“三齡兩歷一身份”的機械管理。人事檔案管理工作者的工作方式基本還是以手工錄入為主，普遍缺乏對計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，或者以手工為主忽視信息化人事檔案系統(tǒng)的應(yīng)用。由此造成的登記失誤很難查詢，且工作較為繁瑣，無法高效實現(xiàn)數(shù)據(jù)的匯總、統(tǒng)計、分析。

3.2人事檔案信息管理機制不完善，新的設(shè)施和技術(shù)無法跟進落實

目前，部分機關(guān)事業(yè)單位信息管理機制還比較落后，特別是部分經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的機關(guān)事業(yè)單位因為預(yù)算不足，計算機硬件的普及工作都比較困難，專業(yè)的人事檔案系統(tǒng)管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用、包括單位內(nèi)部局域網(wǎng)的布設(shè)，更成了難題。這些單位從管理上，極易造成對人事檔案管理的忽視，導(dǎo)致檔案管理工作從人員配備和重視程度、及信息化推廣普及上都很差，進而對信息化人事檔案管理方面，從資金到設(shè)備的投入短缺，造成無法適應(yīng)和實現(xiàn)信息化人事檔案管理工作。

3.3人事檔案信息搜集渠道單一

搜集人事檔案數(shù)據(jù)是是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。目前，人事檔案主要分為“十大類”紙質(zhì)材料進行收集整理，信息搜集的渠道比較單一。但是，一方面，“十大類”檔案紙質(zhì)材料很難全面的掌握機關(guān)事業(yè)單位工作人員的整體情況，對其綜合素質(zhì)進行全面分析，導(dǎo)致個人評價體系不完整。另一方面，歸檔材料涵蓋的數(shù)據(jù)內(nèi)容受到約束。機關(guān)事業(yè)單位長期應(yīng)用傳統(tǒng)落后的管理技術(shù)就會導(dǎo)致人事檔案信息的搜集、整理以及規(guī)劃的效率低下，制約人事檔案管理水平的提高，極大的影響人事檔案信息化水平。

3.4無法實現(xiàn)信息集成及有效的分析、評價體系，信息價值發(fā)揮受到限制

如果不能將人事檔案信息充分利用起來，人事檔案中蘊含的信息數(shù)據(jù)價值就很難發(fā)揮出其真正的作用。

人事檔案的價值，不僅在于單獨的個人晉升發(fā)展提供意義，同時也為機關(guān)事業(yè)單位的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)評價、實現(xiàn)動態(tài)的人員管理和招聘、吸納、容留更多的人才擴充單位科學(xué)貢獻度做出了有益的參考。例如，測評一個機關(guān)單位的整體技術(shù)水平，為來年的高素質(zhì)人才的吸納做出預(yù)測，這些都需要對所屬單位人事檔案的綜合統(tǒng)計結(jié)果作為基礎(chǔ)。缺少信息化人事檔案管理，強大的計算機技術(shù)如果不能得以應(yīng)用，構(gòu)建高效的電子檔案管理，就很難將人事檔案的材料進行更完善的規(guī)整，以至于信息價值發(fā)揮受到限制，很難有所進步。經(jīng)常是出現(xiàn)一次統(tǒng)計，全員登記一次報表，這極大的降低了檔案管理效率，也很難實現(xiàn)檔案管理的動態(tài)準確。

3.5原始數(shù)據(jù)填報準確性不足、密級報備不準

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)填報形式，以手工記錄為主，由于缺乏對應(yīng)的數(shù)據(jù)支持和評價支持，導(dǎo)致既往數(shù)據(jù)的填報存在隨意性。同時，一些重要的人員履歷，因為長久保管，無人監(jiān)控，也容易發(fā)生資料的泄密情況，密級和查閱報備等重要規(guī)定設(shè)置形同虛設(shè)。

四、數(shù)據(jù)時代下提高人事檔案管理水平的策略

4.1提高全員意識，加強對信息化人事檔案管理的重要性認識

機關(guān)、事業(yè)單位要深刻認識到人事檔案對單位個人、企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要價值和作用，從根本上加強對信息化人事檔案管理工作的重視程度。從制度上，制定有效的管理方案，從人事檔案的歸納整理、到借閱層級規(guī)定、到原始資料的保管、到動態(tài)檔案的及時更新等人事檔案管理工作，都需要進行嚴密科學(xué)的規(guī)定，確保檔案及時、準確、高效的整理與運行。例如，要求進行季度一次的人事檔案更新和報表提交，就能從根本上解決檔案管理信息延遲的問題。從設(shè)備和資金投入上，要下大力氣進行信息化人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，以促進實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下信息化管理的硬件與軟件配置。

4.2完善人事檔案管理模式，將管理機制進行優(yōu)化

在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案的管理模式與機制對管理效率起著非常大的作用。機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身職能和實際情況，創(chuàng)新人事檔案管理機制，改革傳統(tǒng)的人工管理模式。首先，應(yīng)根據(jù)單位人事檔案管理工作在整體單位工作中的重要程度設(shè)置單獨的科室，明確人員編制及相關(guān)工作者的職責及權(quán)限，保證各項機制能夠在授權(quán)范圍內(nèi)得到有效的落實。在管理機制運行過程中，要在實踐中隨時對運行模式進行檢驗和數(shù)據(jù)分析測評，及時發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)存在的缺陷并優(yōu)化改革，為單位運營和決策作參考。其次，要根據(jù)單位實際進行人事檔案重點模塊的搭建和數(shù)據(jù)更新，確保機關(guān)單位人事管理方面的核心數(shù)據(jù)符合單位重點推進要求。再次，實施合理的密級設(shè)定和人員借閱、瀏覽權(quán)限。對構(gòu)成機關(guān)事業(yè)單位核心技術(shù)和核心管理層的人員進行信息保密制度，堅持按照三級密級等級，由相關(guān)人員直接對接處理，確保核心檔案不被泄露丟失。

4.3加快人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)與創(chuàng)新速度

在數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的時代，機關(guān)事業(yè)單位更應(yīng)該加強信息管理系統(tǒng)的實施。數(shù)據(jù)信息的處理建立在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上。建立數(shù)據(jù)庫，一方面可以方便整理人事檔案信息，分類設(shè)置檔案模塊進行分類、統(tǒng)計，將重要信息設(shè)置權(quán)限加強機密信息管理，有效信息及時補充，人事檔案管理員工根據(jù)機關(guān)單位人員的變動實施動態(tài)化管理，確保真實性和完整性;另一方面，還可以方便工作人員快速的查找和提取信息，設(shè)置身份管理功能，方便信息使用者能在線瀏覽。同時人事檔案管理者要保證能實時更新數(shù)據(jù)庫的信息，對管理的流程進行嚴格的把控，防止出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息盜竊的風險。為了更好的實現(xiàn)信息化人事檔案管理要求，機關(guān)單位的檔案部門，可以會同單位的人事部門、勞動部門、紀律監(jiān)察部門等進行系統(tǒng)的寫作開發(fā)，實施單位內(nèi)部人事檔案的統(tǒng)一開發(fā)和管理。各個部門可以對所屬環(huán)節(jié)進行模塊的編輯，統(tǒng)一材料報送檔案部門審核。這既快速實現(xiàn)了信息化數(shù)據(jù)系統(tǒng)的及時性，也有利于與人事檔案相關(guān)部門的業(yè)務(wù)操作處理，又提高了人事檔案部門的審核效率。同時，相關(guān)部門的經(jīng)驗交流會、聘請專業(yè)機構(gòu)的教師進行信息化人事檔案管理培訓(xùn)，都是更好的促進數(shù)據(jù)庫建設(shè)與創(chuàng)新的辦法。

4.4實行健全的人事檔案信息化管理體系

目前，部分機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理機制不科學(xué)合理，管理不規(guī)范，導(dǎo)致單位沒有建立合理的人才評價體系，管人用人不合理。機關(guān)事業(yè)單位在加大財力物力投入的同時，還應(yīng)向具備先進經(jīng)驗的單位學(xué)習(xí)，引進信息管理技術(shù)理念和專業(yè)人才，將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)為數(shù)字信息化管理，保證檔案的利用價值，著力提高數(shù)據(jù)初始輸入的準確性與完整性，為后續(xù)管理提供保障。對于大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位而言，人事檔案管理數(shù)據(jù)是比較龐大復(fù)雜的，需要在單位內(nèi)部各部門之間做好溝通和完善，保證基礎(chǔ)信息及時有效完整的錄入，保障整個人事檔案管理體系健全實施。

4.5提高人事檔案管理人員工作水平

這里包含三方面內(nèi)容。首先，要加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)重視程度。要明確人事檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位關(guān)于人員發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的核心要素，是體現(xiàn)公平正義及帶動機關(guān)單位發(fā)展的動力。同時，高素質(zhì)人才的引進、容留和隊伍的擴大，是保障機關(guān)單位發(fā)展的關(guān)鍵，因此，必須加強人事檔案管理，同時嚴守保密規(guī)定。對涉及人員的重要資料，將作為公司機密，不外傳不外發(fā)。其次，低素質(zhì)的檔案管理隊伍將嚴重影響檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案管理人員要積極參與內(nèi)部培訓(xùn)，做好系統(tǒng)軟件的實操，并針對公司業(yè)務(wù)需求進行檔案管理工作優(yōu)化。再次，檔案管理人員要嚴格按照單位人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行，管理中各司其職，做好環(huán)節(jié)監(jiān)督與流程控制。保障工作能力與崗位職責相匹配，提高自身服務(wù)意識。重視自身工作能力水平，不斷提高自身的認知能力，同時也要關(guān)注人事檔案管理對組織發(fā)展的重要性和關(guān)鍵性。管理者要增強人事檔案管理人員的使命感，帶動他們的工作積極性與熱情。

4.6優(yōu)化人事檔案管理的工作環(huán)境

在機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，各個管理層次都應(yīng)該積極的應(yīng)用新技術(shù)，提高各項工作的質(zhì)量與效率。對于人事檔案管理來說，其工作量大，紙質(zhì)版分類、提取與保存都要全面的重視。而應(yīng)用計算機管理技術(shù)能極大的減輕工作量，方便工作人員進行更高層次的管理。因為我國地區(qū)經(jīng)濟水平不一致，部分落后區(qū)域的檔案管理辦公環(huán)境比較差，單位應(yīng)該適當調(diào)整資金進行人事檔案管理環(huán)境的改善，加大管理模式的研究，在良好的環(huán)境下提高工作效率，減輕工作強度。

結(jié)語

當今數(shù)據(jù)時代，如何充分利用數(shù)據(jù)信息帶來更高的價值是各行業(yè)都要積極探索的關(guān)鍵內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時代背景下，如何充分發(fā)揮機關(guān)事業(yè)單位人才和機構(gòu)整體的行政效能尤其是技術(shù)推動力，人才是核心關(guān)鍵。構(gòu)建科學(xué)合理的人事檔案管理體系，采用信息化系統(tǒng)作為人事檔案管理的手段，才能不斷優(yōu)化人事檔案管理工作體系，提高人事檔案管理數(shù)據(jù)使用效能，實現(xiàn)更好的招人、管人、用人，留人，實現(xiàn)人才發(fā)展戰(zhàn)略，發(fā)揮單位職能。

參考文獻：

[1]楊碧倩.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及策略[J].管理觀察，2018

[2]王月霞，韓世明.大數(shù)據(jù)時代西部高校人事檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)探究一以六盤水師范學(xué)院為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[3]鄭瑋瑋.大數(shù)據(jù)時代下的高效人事檔案管理面臨的機遇、挑戰(zhàn)及應(yīng)對途徑分析[J].現(xiàn)代化管理與創(chuàng)新，2018

[4]金滿銀.大數(shù)據(jù)視域下高校人事檔案信息化建設(shè)的思與行[J].機電兵船檔案，2019

[5]趙子葉.基于大數(shù)據(jù)思維下對高校人力資源管理的人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].品牌研究，2018

[6]劉艷輝.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019

[7]曹 航，楊智勇.檔案管理模式改革：困境與對策——從和縣模式的現(xiàn)狀說開去[J].檔案學(xué)通訊，2010

[8]王仁邦，張有明，徐金華.檔案信息化建設(shè)的重要一環(huán)——檔案信息資源的有序整理[J]. 山東檔案，2001

[9]趙 明.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問題及對策研究[J].黑龍江科技信息，2017

（作者單位：廣東實驗中學(xué)）