基于TCO理論的人民銀行集中采購管理成本控制研究

趙守卿 李銀蘭 呂元媛

摘要：建立采購所有權(quán)總成本（TCO）模型是一項精細化管理，需要投入大量的管理資源。本文分析了人民銀行集中采購管理現(xiàn)狀及存在的問題，基于TCO模型分析和建立了人民集中采購管理成本模型，并就應(yīng)用TCO模型管理提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：采購成本? 總擁有成本? 成本分析

一、人民銀行集中采購管理現(xiàn)狀及存在問題

為規(guī)范集中采購行為，人民銀行逐步健全各項規(guī)章制度，規(guī)定了人民銀行采取的公開招標、競爭性談判、邀請招標、單一來源采購和詢價等方式的執(zhí)行規(guī)范。但基層行在實際采購工作中仍面臨一些問題。如：采購計劃和預(yù)算編制關(guān)聯(lián)偏弱，編制預(yù)算是根據(jù)以往年度的費用規(guī)?？锼泐A(yù)算金額，與采購計劃、實際執(zhí)行相脫節(jié)。機構(gòu)運行不暢職責(zé)不明，采購工作的基本原則、組織設(shè)置雖有明確規(guī)定，但由于縣支行人員業(yè)務(wù)能力不夠、專業(yè)人才匱乏，在實際工作中適用性不強。缺乏科學(xué)合理的集中采購評價體系，目前尚沒有專門的評價機構(gòu)對采購預(yù)算的編制構(gòu)成和執(zhí)行情況進行實質(zhì)性的評價和解剖，不能充分反映集中采購的績效。

二、TCO模型概述

（一）TCO的內(nèi)涵

TCO（總體成本模型）最初是指在計算機軟、硬件設(shè)備采購中所包含的所有成本，其內(nèi)涵和外延逐步擴大，廣泛應(yīng)用于其他采購項目中。它包括了質(zhì)量、服務(wù)、交貨水平和價格四項基本因素，將采購成本擴展到采購周期的各個周期中，不斷評估每項采購過程所需要考慮的相關(guān)成本，而不僅僅是采購成本和物流費用。

（二）采購TCO的總成本

各種形式的采購形式都可使用TCO，包括經(jīng)營物資的采購和生產(chǎn)物料的采購，如原材料采購、服務(wù)采購、辦公設(shè)備等物品。不同的采購形式包含的成本各不相同，且其成本受到多方面因素影響，本文將其分為顯性成本和隱性成本，如圖1。

（三）TCO計算模型

TCO使作業(yè)分析法（ABC）在采購環(huán)節(jié)有了廣泛的應(yīng)用，ABC的基本思想為TCO模型的建立提供理論支持。TCO模型分析的一般步驟是：第一步，確定參與評估的供應(yīng)商;第二步，將歸集起來的投入成本和資源分配到各個供應(yīng)商的成本庫中，采用作業(yè)成本法計算出所有權(quán)總成本;第三步，將各作業(yè)的成本分配到采購物資上，對數(shù)據(jù)進行綜合分析和評估。

三、TCO模型適用于人民銀行的可行性分析

當(dāng)前，人民銀行的集中采購類型主要是工程類、貨物類和服務(wù)類。工程類主要包括辦公樓維修和改造，貨物類主要包括一般設(shè)備和辦公消耗用品等，服務(wù)類主要涉及到交通工具的維護保養(yǎng)（車輛保險、車輛維修等）、會議、培訓(xùn)等。而TCO模型的適用范圍較廣。人民銀行的集中采購類型，與TCO模型的適用范圍一致，其具體的采購流程和規(guī)范也符合TCO模型。因此，可以確定人民銀行集中采購工作完全適用于TCO模型核算范疇。

四、人民銀行TCO模型的建立

TCO模型用于評估供應(yīng)商，需要對每一供應(yīng)商的采購總成本，利用相關(guān)信息技術(shù)對獲取數(shù)據(jù)進行比較和分析，擇優(yōu)選取供應(yīng)商，進而優(yōu)化采購行為。基于TCO模型的角度，人民銀行集中采購成本主要涉及采購前期、采購中期和采購后期的成本控制。

（一）采購前期的成本控制

一是建立完善的采購制度。完善的采購制度，能規(guī)范企業(yè)的采購活動、杜絕部門之間的“扯皮”。要明確規(guī)定采購項目的報價、方式、價格審批等環(huán)節(jié)。二是建立完善的采購監(jiān)督機制。建立專門的組織機構(gòu)，對采購決策的制定和采購環(huán)節(jié)的運行進行跨部門、跨崗位的監(jiān)督。分設(shè)采購和驗收保管部門，分離采購權(quán)、質(zhì)量驗收和保管權(quán)，支持付款和驗收入庫相分離。三是建立完善的采購約束機制。對供應(yīng)商提出采購計劃的時間，對物資質(zhì)量檢查結(jié)果進行公布，保證采購組織有效運行。

（二）確定采購目標成本

將人民銀行集中采購物資涉及貨物類、服務(wù)類和工程類，無法對所有的采購物資給予相同重視。而將物資進行分類，對重要的采購物資給予重點管理，進行控制。本文將采購物資分為三類。第一類是對采購成本管理影響較大的采購物資，應(yīng)選擇數(shù)量準確，信譽好的供應(yīng)商;第二類是需要從成本和時間等因素進行次要管理的采購物資;第三類是當(dāng)物資出現(xiàn)采購時間延誤時，只會部分影響采購成本，甚至影響甚微，應(yīng)允許一定時間的延遲采購。

根據(jù)采購計劃確定采購成本目標，將目標成本按照采購商品不同按分類逐漸分解，確定各采購成本的目標成本。根據(jù)預(yù)算價格、歷史采購數(shù)據(jù)和市場分析狀況，確定采購的目標成本。

（三）采購中期的成本控制

人民銀行集中采購中期的成本控制主要體現(xiàn)在多方暢通與供應(yīng)商的溝通渠道。建立信息溝通渠道，保證庫存需求信息的一致性和穩(wěn)定性，減少由于多重預(yù)測導(dǎo)致的需求信息扭曲，應(yīng)增加供應(yīng)商對需求信息獲得的及時性和透明性。建立信息溝通的渠道或系統(tǒng)，以保證需求信息在庫存雙方的暢通和準確性。

（四）采購后期的成本控制

從所有權(quán)總成本的構(gòu)成可以看出，采購物資的質(zhì)量成本是重要的成本之一。考慮到人民銀行集中采購的實際情況，本文將采購質(zhì)量成本分為三類：預(yù)防成本、鑒定成本、外部損失成本。預(yù)防成本涉及到供應(yīng)商的評價和供應(yīng)商質(zhì)量體系的認證，采購人員的質(zhì)量培訓(xùn)，質(zhì)量規(guī)劃。鑒定成本主要是評價供應(yīng)商供貨的適時性、準確性和響應(yīng)率所需的成本。外部損失成本供應(yīng)商交貨后，因采購物資質(zhì)量問題引起的，因發(fā)貨后的物資進行的工程改造，技術(shù)改造和貨物退回對實際工作所造成的成本損失。

五、應(yīng)用TCO模型管理的建議

（一）加強采購人員素質(zhì)

基于TCO模型的人民銀行集中采購管理成本需要復(fù)合型人才，既需要掌握計算機理論和技術(shù)，更需精通采購模塊的相關(guān)知識。一是加強人員的采購專業(yè)知識培訓(xùn)，掌握與采購流程相關(guān)的招標、投標、談判、締約、履約技能和提高市場分析能力;二是開展關(guān)于TCO模型應(yīng)用的相關(guān)知識，使具體的采購人員能夠熟悉其模型的構(gòu)建，以及如何能實現(xiàn)采購前期、采購中期和采購后期的成本控制，從而有能力選擇總體低成本的供應(yīng)商。三是加強人員交流，在工作初始和推進過程中，先進單位可推廣其工作經(jīng)驗，也可派遣管理人員到專業(yè)機構(gòu)學(xué)習(xí)，確保TCO模型能與基層央行的實際采購相結(jié)合，并真正產(chǎn)生實際的效益。

（二）優(yōu)化采購流程

TCO模型在人民銀行集中采購中管理成本控制的目標是通過對供應(yīng)商的評估，選擇低成本的供應(yīng)商，對各供應(yīng)商在采購前期、中期和后期的成本以及各供應(yīng)商經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量等信息進行有效評價。在此基礎(chǔ)上，完成集中采購的供應(yīng)商評價、選擇和后續(xù)管理。為了進一步保證TCO模型的可行性，建議按照模型建立需求，優(yōu)化集中采購流程，完善業(yè)務(wù)管理、細化采購計劃、提高采購計劃的可執(zhí)行度，從而提高TCO模型數(shù)據(jù)的可行性和準確性，使其能節(jié)約采購成本、優(yōu)質(zhì)高效的完成基層央行集中采購工作。

（三）完善制度和監(jiān)督管理

規(guī)范集中采購行為是提高TCO模型在基層央行集中采購管理成本控制中可適用性的重要保證。建立明晰的采購管理規(guī)章制度，對集中采購的計劃編制、談判詢價、合同訂立、資金結(jié)算等加以規(guī)范和約束，確保整個采購工作高效運行。加強采購工作的監(jiān)督管理環(huán)節(jié)，發(fā)揮紀檢、內(nèi)審部門在整個環(huán)節(jié)中的監(jiān)督作用，以充分發(fā)揮采購責(zé)任制度的約束作用。

參考文獻：

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作者單位：中國人民銀行朔州市中心支行