信息資源共享下檔案管理創(chuàng)新方法分析

劉麗娟 王萍

摘 要：近年來，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展對世界的發(fā)展產(chǎn)生了深刻的變革，于潛移默化中影響了人們的行為及思維方式，在政府越來越注重資源共享的大環(huán)境下，檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理方面的重要課題。就目前來看，我國的檔案管理水平有待提升，在發(fā)展過程中暴露了一系列問題，且成為制約檔案工作進(jìn)步的重要障礙。因此，筆者就信息資源共享視域下檔案管理模式的現(xiàn)存問題進(jìn)行分析，并針對性的提出了建議，旨在推動(dòng)我國檔案管理水平的有效提升，打造檔案管理新路徑。

關(guān)鍵詞：信息資源共享;檔案管理;創(chuàng)新路徑

1 信息資源共享視域下檔案管理模式的現(xiàn)存問題

1.1 管理理念相對落后

檔案管理人員作為檔案管理工作的重要主體，其自身素質(zhì)會(huì)對檔案管理效果產(chǎn)生最為直接的影響，但部分檔案管理人員的管理理念相對落后，對于數(shù)字化檔案管理缺乏清晰的認(rèn)知，對電子檔案管理的相關(guān)流程及具體要求并不熟悉。與此同時(shí)，部分檔案管理人員尚未形成以用戶需求為主的服務(wù)理念，所提供的服務(wù)與客戶的需求存在一定偏差，影響了檔案管理工作的開展。與此同時(shí)，信息資源共享視域下，對檔案管理工作的規(guī)范性提出了更高的要求，檔案管理工作的規(guī)范性主要包括以下幾個(gè)方面：任務(wù)分配者制度方面、資源集成制度方面以及信息共享制度方面，若檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)范，會(huì)使得實(shí)際檔案管理缺乏制度保障，進(jìn)一步導(dǎo)致管理混亂的局面。

1.2 檔案服務(wù)效能低

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)的發(fā)展，將信息化技術(shù)用于檔案管理工作已經(jīng)成為檔案管理的重要發(fā)展方向，且信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合程度越來越深、結(jié)合范圍越來越廣。大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)構(gòu)建起了相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)站，但由于信息化檔案管理發(fā)展時(shí)間較短，在發(fā)展過程中暴露出了一系列的問題，致使網(wǎng)絡(luò)服務(wù)效能較低，具體表現(xiàn)為網(wǎng)站檢索以及瀏覽服務(wù)的不完善。功效效率作為檔案管理的重要評價(jià)指標(biāo)，主要取決于機(jī)構(gòu)的共享意識(shí)、協(xié)同發(fā)展機(jī)制以及檔案管理技術(shù)等。

1.3 信息化管理程度不夠深入

由于信息化檔案管理發(fā)展時(shí)間較短，對于信息化檔案管理建設(shè)的資金投入力度不足，進(jìn)一步導(dǎo)致信息化基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，且檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使信息化檔案管理表現(xiàn)出了一定的局限性。與此同時(shí)，由于各檔案館之間缺乏密切的聯(lián)系，跨館共建實(shí)現(xiàn)起來具有一定的困難，從而制約了檔案信息的傳播與共享。再者，對于檔案信息的挖掘并不充分，僅僅是停留在表層，檔案數(shù)據(jù)的深層價(jià)值無法得到充分的挖掘，不利于檔案工作的開展。

1.4 檔案數(shù)據(jù)安全存在問題

在信息資源共享視域下，檔案信息的透明程度更高、傳播路徑更為廣泛，這從一定程度上增加了數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)性，因此必須注重檔案數(shù)據(jù)的安全性，一旦發(fā)生機(jī)密數(shù)據(jù)的泄露問題，很有可能會(huì)導(dǎo)致國家安全與社會(huì)安定受到威脅。此外，若個(gè)人信息被泄露還有可能會(huì)干擾人們的正常工作及生活。再者，物理存儲(chǔ)介質(zhì)也有可能發(fā)生故障，即磁盤出現(xiàn)變形以及磁粉脫落等，而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失。

2 信息資源共享下檔案管理的創(chuàng)新路徑

2.1 堅(jiān)持更新觀念，持續(xù)推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)

樹立信息化檔案管理理念是推進(jìn)檔案管理工作的基礎(chǔ)，可以有效指導(dǎo)檔案管理工作的開展，這也就對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員首先需要樹立檔案共享的理念，從心底認(rèn)可這一管理模式，此外，檔案管理人員還需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的理念，逐步形成電子檔案管理意識(shí)，大幅度提升檔案管理的效率。再者，管理人員還需要注重責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，積極與其他檔案館之間的溝通及信息共享，實(shí)現(xiàn)對檔案館資源的合理配置。

2.2 堅(jiān)持重點(diǎn)推進(jìn)，不斷提高檔案館保管利用能力

首先，檔案管理工作的初衷在于實(shí)現(xiàn)對檔案的安全存儲(chǔ)以及對檔案信息的合理利用，為有效提升檔案館保管利用能力，需要做好館藏豐富工作，為檔案數(shù)據(jù)的利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，還需要注重對檔案原有內(nèi)容的深入挖掘，通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，可以使內(nèi)容服務(wù)層級(jí)更加深入，從而大幅度提升服務(wù)的質(zhì)量。再者，要注重服務(wù)方式的創(chuàng)新，為幫助檔案管理人員能夠較快的熟悉電子化檔案管理，需要不斷拓寬服務(wù)路徑，在傳統(tǒng)面對面培訓(xùn)、紙質(zhì)查閱和上門服務(wù)的基礎(chǔ)上借助于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開展檔案服務(wù)。其次，還需要提升對檔案數(shù)據(jù)的保管能力，隨著信息與檔案管理的結(jié)合日益密切，管理人員為實(shí)現(xiàn)對檔案的高效管理，可以根據(jù)檔案的重要程度進(jìn)行分類，并注重電子檔案的備份，以提升電子檔案的安全性。此外，還需要加強(qiáng)對檔案信息的處理能力，將檔案信息以圖像、視頻等直觀的方式展示給用戶。

2.3 堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

為加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，主要可以從以下幾個(gè)方面著手，一方面需要積極構(gòu)建檔案資料的信息化管理系統(tǒng)，首先檔案館應(yīng)加大投入資金力度，更新硬件設(shè)備以滿足電子檔案管理的需求。其次，需要對管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)水平。另一方面需要借助云技術(shù)完善“共享式”檔案管理模式，檔案管理人員應(yīng)注重與其他檔案館的協(xié)同合作，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對檔案信息資料的擴(kuò)充。

2.4 堅(jiān)持服務(wù)為先，不斷優(yōu)化檔案服務(wù)大局

為實(shí)現(xiàn)對檔案服務(wù)大局的優(yōu)化，可以從以下幾個(gè)方面著手：首先需要落實(shí)各項(xiàng)管理機(jī)制，結(jié)合檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需求，積極推進(jìn)管理機(jī)制的形成，有效規(guī)避檔案發(fā)展中的一些消極因素。其次，在對各項(xiàng)管理機(jī)制進(jìn)行完善時(shí)，檔案管理人員應(yīng)重視對檔案信息資源集成體制的構(gòu)建?？茖W(xué)創(chuàng)建檔案信息資源集成體系，加強(qiáng)各個(gè)檔案館之間的聯(lián)系與合作。再者，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重服務(wù)水平的提升，進(jìn)一步推動(dòng)檔案服務(wù)價(jià)值的提高，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。

3 結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的飛速發(fā)展從一定程度上推動(dòng)了資源共享這一模式的形成，但目前我國檔案管理工作一直存在條塊分割現(xiàn)象，嚴(yán)重限制了檔案信息資源的交流，制約了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。因此，基于信息資源共享這一背景，各檔案局應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建新型的檔案管理模式，滿足共享管理模式的發(fā)展需求，更為深層的挖掘出檔案資源服務(wù)價(jià)值，推動(dòng)我國檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]姚仲宇.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].管理觀察，2018，000（007）：78-79.

[2]李曉霞.信息資源共享下高校檔案管理模式創(chuàng)新思考[J].中國市場，2018，000（020）：185，189.

[3]賈曼.大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式創(chuàng)新分析[J].山西檔案，2019.

[4]霍麗杰.流動(dòng)人才檔案管理模式的構(gòu)建與創(chuàng)新方式的探索與分析[J].才智，2019，000（005）：221-221.

作者簡介

劉麗娟（1980-），女，漢族，山東高密人，科員，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。