試論紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合

曹丙貴　羅長(zhǎng)文

摘 要：分別闡明了紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)，對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理模式的差異性進(jìn)行了研究，指出紙質(zhì)檔案與電子檔案融合中存在的問(wèn)題，從加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)、完善檔案管理制度、加強(qiáng)紙質(zhì)與電子檔案的共存性和互動(dòng)性、提升檔案管理人員的基本素養(yǎng)等方面提出紙質(zhì)檔案與電子檔案有效融合的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;紙質(zhì)檔案;電子檔案;信息化建設(shè)

前言

社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，信息化技術(shù)促進(jìn)了辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成和管理出現(xiàn)了很大的變化。其檔案管理在系統(tǒng)中，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息。必須有一個(gè)精選的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)

1.紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)

自從造紙術(shù)改良以來(lái)，信息的書(shū)寫(xiě)、傳播和存儲(chǔ)就變得十分的便利和實(shí)用。紙質(zhì)的檔案在我國(guó)已經(jīng)延續(xù)了一千多年，直到現(xiàn)在，紙張作為信息的載體，依然起著不可替代的作用。隨著工業(yè)化的發(fā)展，造紙技術(shù)和流程不斷優(yōu)化，紙張的種類(lèi)和性能上也得到了很大的提升。在社會(huì)生產(chǎn)和生活中，不管是信息的傳播、交流和存儲(chǔ)，都離不開(kāi)紙質(zhì)形式，而紙質(zhì)載體也有其鮮明的特點(diǎn)，在檔案管理中十分的便利。首先是信息明確，通過(guò)檔案的檢索，可以快捷的搜尋到需要查閱的檔案資料，無(wú)需使用其他的設(shè)備和外界輔助手段，受到外部的影響較小。在信息化技術(shù)出現(xiàn)以前，在檔案管理中就是利用這種紙質(zhì)的檢索手段，可以實(shí)現(xiàn)較為高效的檔案檢索能力。另外，紙質(zhì)的檔案存放時(shí)間較長(zhǎng)，通過(guò)一定的防腐措施可以做到長(zhǎng)時(shí)間的存放。

2.紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)

相對(duì)于信息技術(shù)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案有著一定的劣勢(shì)。比如紙質(zhì)檔案需要真實(shí)的紙張來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存、管理，需要占據(jù)很大的空間。因此一般大型的圖書(shū)檔案館都要修建大的場(chǎng)地和建筑，用來(lái)存放這些紙質(zhì)檔案。同時(shí)，還要在場(chǎng)館內(nèi)進(jìn)行防火、防腐和防盜等工作，建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的圖書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)完成。這樣會(huì)消耗一定的人力物力，造成資源的浪費(fèi)。同時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)圖書(shū)檔案的整理和編修工作，也是需要耗費(fèi)很大的工時(shí)。另外，一旦發(fā)生災(zāi)害事故，比如火災(zāi)、洪水、地震等，就會(huì)對(duì)紙質(zhì)的圖書(shū)檔案產(chǎn)生不可逆的損失。而紙質(zhì)圖書(shū)檔案的復(fù)制十分困難，工作量浩大，有些紙質(zhì)圖書(shū)檔案只有原件，一旦損毀，會(huì)造成很大的損失。

二、電子檔案管理的特點(diǎn)

在信息技術(shù)的發(fā)展下，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)功能十分的完善，無(wú)論是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)還是硬件性能，都得到了很大的提升。在企業(yè)或者組織機(jī)構(gòu)中，建立和維護(hù)電子檔案已經(jīng)成了常態(tài)化的內(nèi)容。在信息技術(shù)的環(huán)境下，電子檔案有著十分鮮明的特點(diǎn)，不僅可以與現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)無(wú)縫銜接，同時(shí)還能夠使得辦公高效化，管理精細(xì)化，有效的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺陷。

1.電子檔案的內(nèi)容多樣化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，誕生了許多新的檔案形式，許多信息是以圖片和視頻、音頻的形式而存在的，這些資料無(wú)法有效的轉(zhuǎn)換成文字資料，只能通過(guò)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和傳播。因此，電子檔案形式的多樣性就發(fā)揮了效果，不僅可以存儲(chǔ)文字信息，同時(shí)還可以存儲(chǔ)視頻、音頻等形式的內(nèi)容，使得圖書(shū)檔案形式豐富，更加有利于信息、文化內(nèi)容的傳承。

2.電子檔案的存儲(chǔ)空間較小

電子檔案是以數(shù)字的形式來(lái)存儲(chǔ)的，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，所占據(jù)的空間很小。自電子計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展以來(lái)，數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)就相應(yīng)的也在提升。不僅在存儲(chǔ)空間上逐漸的擴(kuò)展，而且在讀取、傳輸?shù)刃阅苌弦苍谥饾u提高。數(shù)字存儲(chǔ)器最早是以千字節(jié)為單位，存儲(chǔ)的空間極為有限，后來(lái)逐漸發(fā)展為兆字節(jié)、太字節(jié)，在未來(lái)硬件技術(shù)的提升下，數(shù)字存儲(chǔ)器的發(fā)展會(huì)越來(lái)越完善，電子檔案的管理將會(huì)通過(guò)電子信息技術(shù)的發(fā)展而越來(lái)越便利和安全。

三、紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式的差異性

1.存儲(chǔ)、管理環(huán)境的差異

紙質(zhì)檔案與電子檔案的存儲(chǔ)有明顯的差別，首先紙質(zhì)檔案的主要載體是紙張，所需要場(chǎng)地和空間，都要符合紙張存放的要求，控制存放場(chǎng)地的溫濕度。電子檔案所依靠的數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)于場(chǎng)地的要求更為嚴(yán)格，雖然數(shù)字存儲(chǔ)器所需要的空間不大，但是其內(nèi)部的電子元器件的構(gòu)造，也使得對(duì)環(huán)境要求極為嚴(yán)格。除了紙質(zhì)檔案場(chǎng)地的常規(guī)要求以來(lái)，還需要防塵、防摔、防磁場(chǎng)等特殊要求。尤其是在現(xiàn)代信息環(huán)境下，各種數(shù)碼產(chǎn)品網(wǎng)絡(luò)技術(shù)層出不窮，一旦電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備受到干擾，可能會(huì)對(duì)檔案存儲(chǔ)的信息造成影響。而且數(shù)字電子存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，是很難進(jìn)行修復(fù)的。從這一點(diǎn)上看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)環(huán)境更加容易掌握。

2.信息查詢方式的差異

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的信息檢索和查詢方式是依靠人工檢索，檢索的過(guò)程相對(duì)來(lái)說(shuō)較慢，同時(shí)也需要耗費(fèi)很大的精力。而電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)進(jìn)行的，檢索的方式有很多種，可以通過(guò)時(shí)間、關(guān)鍵詞、作者等多種信息進(jìn)行檢索，既可以在范圍內(nèi)檢索，也可以做到精確檢索。通過(guò)信息查詢和檢索方式來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案會(huì)有十分明顯的區(qū)別，一般的檔案管理中，是將兩種方式很好的融合，為用戶提供線上線下的多種服務(wù)形式。

3.對(duì)管理者的職業(yè)技能要求的差異性

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，對(duì)于檔案管理者的要求不高，只要掌握檔案檢索的流程，同時(shí)能夠保證場(chǎng)館的清潔和安全就能夠滿足。但是在電子檔案的管理中，除了傳統(tǒng)管理技能的要求之外，還應(yīng)掌握基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)，以及互聯(lián)網(wǎng)能力。能夠熟練的操作計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案的建立、檢索。因此，檔案管理人員在面對(duì)信息技術(shù)下的檔案管理，要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技能的基礎(chǔ)上，重新建立起信息系統(tǒng)的思維。