淺議新形勢下如何做好醫(yī)院檔案管理工作

司磊蕾

摘 要：醫(yī)院檔案對于醫(yī)院來說是一種重要的信息資源，是醫(yī)院發(fā)展的直接見證，對醫(yī)院的科學化管理有著至關重要的作用。本文旨在分析當前形勢下做好醫(yī)院檔案管理工作的重要性，探討醫(yī)院檔案管理存在的問題，以及如何解決發(fā)展瓶頸，做好醫(yī)院檔案管理工作。通過本文對各級各類醫(yī)院的檔案管理提供參考。

關鍵詞：醫(yī)院檔案;重要性;問題分析;對策建議

醫(yī)院檔案對于醫(yī)院來說是一種重要的信息資源，是醫(yī)院發(fā)展的直接見證，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程以及舉辦的各種各樣的活動，它對醫(yī)院的科學管理起著至關重要的作用。在當前形勢下，醫(yī)院檔案管理大大有利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，以提高醫(yī)院的綜合實力，提高醫(yī)院的核心競爭力，因此，醫(yī)院可以保持絕對發(fā)展優(yōu)勢醫(yī)療技術的迅速發(fā)展的時代。

一、加強醫(yī)院檔案管理的重要性

1.加強醫(yī)院檔案管理工作，有利于提升醫(yī)院的文化建設水平。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院在建設和發(fā)展的全過程，在醫(yī)院檔案中能很好的體現醫(yī)院的辦院宗旨，能夠充分反映醫(yī)院在建設和發(fā)展中的文化風貌，不僅是物質文化，還包括精神文化。做好醫(yī)院的檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的價值，用檔案中的體現的醫(yī)院的醫(yī)院風貌來凝聚全院醫(yī)院工作者的力量，提高醫(yī)務工作者的整體素質，從而努力提升醫(yī)院的文化建設水平，樹立良好的醫(yī)院形象和醫(yī)院品牌。當然，在不斷提升醫(yī)院的文化建設水平的同時，也是對醫(yī)院檔案內容進行豐富的過程，兩者相輔相成相互促進，共同促進醫(yī)院發(fā)展水平的提高。

2.加強醫(yī)院檔案管理工作，有利于提高醫(yī)院的管理水平。醫(yī)院檔案不僅僅是醫(yī)療檔案，還包含醫(yī)院管理工作中的會計檔案、人事檔案、科研檔案、基建檔案等，包含內容多，涉及范圍廣。每一類醫(yī)院檔案都對醫(yī)院相應的工作產生著重要的作用，在醫(yī)院的日常管理中，只要需要資料，相應的醫(yī)院檔案都能給予提供檔案借鑒，從歷史工作中汲取經驗，進而在此基礎上開拓創(chuàng)新。

3.加強醫(yī)院檔案管理工作，有利于保護醫(yī)患雙方的合法權益。醫(yī)院檔案除了能滿足醫(yī)院的日常工作和開拓性發(fā)展之外，還能有力地保障醫(yī)院和患者的合法權益。醫(yī)院的職責就是治病救人，以患者為中心、為患者服務是醫(yī)院工作的出發(fā)點和落腳點，努力服務好患者，讓患者能夠享受更好的醫(yī)療服務。在醫(yī)院檔案中的病歷檔案中，可以利用檔案查閱以前診治過程中出現的問題，診治方案的缺陷等，來針對性的進行完善調整，盡最大的話優(yōu)化治療效果。對于醫(yī)務工作者來說，醫(yī)院檔案中保存的一些醫(yī)療標準、技術規(guī)范等內容，都是自己可以學習的地方，有利于提高自身的醫(yī)德醫(yī)風，更好的履行好醫(yī)務工作者的職責。

4.加強醫(yī)院檔案管理工作，有利于解決醫(yī)患矛盾糾紛。醫(yī)院檔案中的病歷檔案是最真實的工作記錄，不僅記載了患者詳細的診斷情況，還記載了患者接受治療的全過程，病歷檔案可以有效的還原患者接受治療整個過程的客觀情況，保護雙方的合法權益。在出現醫(yī)患矛盾糾紛的時候，醫(yī)院和患者都可以利用病歷檔案，來為自己提供客觀的證明材料，以便來查找過失方，為矛盾的化解提供有力證據。因此，要做好醫(yī)院檔案的管理工作，妥善保管好醫(yī)院檔案的完整與安全，徹底化解不必要的醫(yī)患矛盾糾紛。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題分析

1.對檔案管理工作的重視程度不夠。檔案意識的高低直接影響檔案工作的質量，隨著國家檔案局及地方檔案行政管理部門的大力推廣，尤其是“6·9國際檔案日”全國檔案系統的集中宣傳活動，使越來越多的人意識到檔案工作的重要性，全社會的檔案意識得到明顯增強。但是，在實際的工作中，各級各類醫(yī)院雖然有了較高的檔案意識，但是對檔案的重視程度依然還不夠，主要體現在檔案庫房的設置、設施設備的配備、人員的安排、資金的投入等方面都有所欠缺，與做好醫(yī)院檔案的管理要求比起來還有不小的差距，存在著重視醫(yī)療水平忽視檔案管理水平的普遍問題。這種對檔案工作不夠重視的問題存在，不僅不利于醫(yī)院檔案管理工作，也不利于醫(yī)院的長遠發(fā)展。

2.醫(yī)院檔案管理制度不夠完善。完善的規(guī)章制度是做好檔案管理工作的有效保障，各級各類醫(yī)院都會制定適合自身的醫(yī)療、行政管理、人事等方面的制度，但是在檔案管理方面制定的制度相對較少，不夠完備。國家和省級檔案管理部門均出臺過檔案方面的法律和規(guī)章制度，也有大量的業(yè)務規(guī)范，但是大多是普發(fā)性質的，沒有針對醫(yī)院檔案的專業(yè)管理制度，因此，當前大部分的醫(yī)院檔案室均是沿用統一的通用規(guī)范，并沒有結合自身的業(yè)務特點和工作實際來制定自己的管理制度，導致醫(yī)院檔案在收集、整理、保管和利用方面均做的不夠好，對檔案的管理工作帶來不利的影響。

3.檔案管理人才隊伍不健全。檔案管理人才是檔案工作的重要力量，沒有專業(yè)的檔案管理人才就沒法推動檔案工作的科學發(fā)展。大多數醫(yī)院由于管理層不重視檔案工作，在檔案管理人員的配備方面也不重視，安排的檔案管理人員大多是年齡大的人，或者只安排兼職人員從事檔案工作，導致不能很好的履行檔案管理工作職能。

4.檔案信息化進度緩慢。當前科學技術迅速發(fā)展，信息化已滲透到各行各業(yè)，檔案的信息化管理也是越來越普及，開展檔案信息化是大勢所趨，一方面可以保護檔案原件，在查閱檔案時避免接觸原始檔案，防止對檔案造成損傷，還能防止丟失現象發(fā)生;另一方面，方便查找利用，在查閱檔案時不用翻閱檢索目錄等，直接在系統中進行搜索查找，不但能夠為前來查檔人員快速提供服務，還能節(jié)省檔案管理人員時間，提高工作效率。但是，由于單位領導的不重視，導致投入資金少、購買設備少，導致信息化進展非常緩慢，不但給原始檔案帶來安全隱患，還增加了檔案管理人員的工作負擔，查檔利用服務效率低下，對檔案的價值發(fā)揮帶來影響。

三、做好醫(yī)院檔案管理工作的對策建議

1.增強檔案意識，提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視程度。首先，醫(yī)院領導要提高對檔案工作重要性的認識，從思想上加以重視，將檔案管理工作納入重要議事日程，與醫(yī)院的業(yè)務工作同步規(guī)劃、同步實施、同步落實、同步考核，確保今后能夠在人力、財力、物力上給予檔案工作適當傾斜，保障檔案有設施設備齊全的專業(yè)庫房，配有高素質的檔案管理人員，加大檔案方面的資金投入，滿足醫(yī)院檔案工作的正常運轉。另外，作為檔案的直接管理人員和其他科室的工作人員也要提高對檔案工作的認識，只有大家都重視檔案工作，才能確保醫(yī)院檔案做到應收盡收、規(guī)范整理、安全保管、合理利用，保證從產生到收集整理再到保管利用等各個流程的順利實施。

2.完善檔案規(guī)章制度，實現醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理。醫(yī)院在制定各項規(guī)章制度時，要結合檔案工作的實際情況，統籌兼顧大局通盤考慮，不能只顧業(yè)務不顧檔案。首先，各級各類醫(yī)院要根據醫(yī)院情況設立檔案室，明確專門的職責，確保與醫(yī)院的整體發(fā)展相適應;其次，依據檔案法律和各種檔案管理法規(guī)和規(guī)范，我們應該制定自己的檔案法規(guī)，尤其是檔案收集系統，檔案安排系統，檔案安全存儲系統，檔案借貸和使用系統，確保檔案管理工作規(guī)則，實現檔案的規(guī)范化管理;最后，各醫(yī)院需要將檔案工作的考核納入評先樹優(yōu)標準，加強對規(guī)章制度落實情況的考核，從而提高醫(yī)院員工檔案意識，調動檔案管理人員做好檔案工作的積極性。

3.加強檔案人才管理，配齊配強檔案管理人才隊伍。由于檔案管理工作的專業(yè)要求比較強，醫(yī)院要做好檔案管理工作，必須在人才管理方面加強力度。一方面，對于現有檔案管理人員，要通過組織外出參加培訓或組織檔案專家來醫(yī)院講課等形式，加強對他們的經常性培訓，幫助他們及時更新檔案管理知識儲備，尤其是隨著檔案信息化的發(fā)展，對檔案管理人員提出了新要求，信息化操作技術也成為他們的必要知識，要加強檔案信息化知識的學習和交流，以便他們能適應檔案事業(yè)發(fā)展要求;另一方面，要加強檔案人才引進，尤其是既懂檔案專業(yè)知識，又懂檔案信息化知識的復合型人才，努力打造一支高精尖的專業(yè)檔案人才隊伍，切實保證檔案科學發(fā)展的需要。

4.推進檔案信息化建設，加強檔案科學管理。檔案信息化是檔案發(fā)展的大趨勢。各級醫(yī)院和各類醫(yī)院應該認識到新形勢下檔案信息化的發(fā)展，改變管理理念，加大對檔案信息化的投入力度，將檔案信息化發(fā)展資金列入年度預算，確保能加大資金投入力度。

首先，要迅速開展現有紙質檔案的數字化掃描加工;其次，要根據室藏醫(yī)院檔案的數量等實際情況，購買數字化管理需要的高性能計算機、掃描儀等先進設施設備，確保能滿足檔案信息化的需要;再次，要努力構建先進的檔案信息化管理平臺，打造操作簡單、功能齊全、系統性能高的檔案管理系統，為實現檔案的信息化管理打下良好的基礎;最后，要完善檔案信息化利用服務渠道，檔案的價值在于檔案的開發(fā)利用，要建立簡便快捷的信息化查檔服務方式，讓檔案的價值得以充分發(fā)揮。

四、總結

實現醫(yī)院檔案的科學規(guī)范管理是一項重要的任務，各級各類醫(yī)院要認真分析自身檔案管理工作中的不足之處，結合自身實際及時予以完善，使醫(yī)院檔案管理工作早日實現科學化、規(guī)范化、信息化管理。

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（作者單位：菏澤市立醫(yī)院）