人事檔案材料的收集與整理

張有志

摘 要：對(duì)于人事部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案材料的收集和管理，和一個(gè)企業(yè)的建設(shè)、發(fā)展密切相關(guān)，是十分重要的組成部分。關(guān)鍵材料的收集、利用和整合，與企業(yè)的人才管理息息相關(guān)。材料的收集和整理工作是否規(guī)范有效，影響到檔案的質(zhì)量。而高質(zhì)量的檔案信息記錄，可以為人事組織部門(mén)在篩選時(shí)，給出更加有效的參考對(duì)比作用。隨著企業(yè)對(duì)用人要求的進(jìn)一步提升，從而使得人事檔案材料管理在單位中起到的作用越來(lái)越重要。

關(guān)鍵詞：人事檔案;材料收集;檔案整理

在當(dāng)今社會(huì)，人事檔案材料作為保管公眾信息的重要承載方式，作為關(guān)鍵的信息存儲(chǔ)平臺(tái)，檔案中擁有豐富的信息，其規(guī)范化、科學(xué)化整理，承擔(dān)了作為評(píng)定人才依據(jù)的重要責(zé)任，保證了人才評(píng)定，企業(yè)組織用人這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行?，F(xiàn)階段中，如何對(duì)人事檔案材料進(jìn)行歸納收集，人們?nèi)源嬖谟幸欢ㄒ苫?。?duì)檔案信息進(jìn)行完善和管理，是檔案管理工作中的關(guān)鍵一環(huán)。

1 當(dāng)今人事檔案材料管理存在的意識(shí)誤區(qū)和缺陷

1.1 缺少人事檔案材料管理的意識(shí)

首先，大部分人才的檔案材料往往在專(zhuān)門(mén)的人才管理部門(mén)，由專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人員進(jìn)行保管，不能親自長(zhǎng)時(shí)間保存自己的檔案材料。另一方面，大眾對(duì)信息檔案，人力材料的重要性缺乏認(rèn)識(shí)。因此導(dǎo)致了眾人在進(jìn)入社會(huì)后，對(duì)自身的檔案信息缺乏足夠的關(guān)注，普遍輕視了檔案材料在自己一生中起到的重要作用。從而在存放和整理保護(hù)人事材料時(shí)疏忽遺漏，不能夠準(zhǔn)確判斷自身材料檔案的實(shí)際情況，在日后的工作和生活時(shí)造成了不便和影響。

1.2 缺乏科學(xué)收集和整理材料的知識(shí)

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，信息化管理技術(shù)普及在教育，管理，金融等等行業(yè)。現(xiàn)階段，我國(guó)大部分人事檔案材料仍然沿用之前的方式，使用紙質(zhì)版的文件進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，無(wú)法像其他領(lǐng)域一樣采用高效的電子化，信息化管理方式，導(dǎo)致檔案的整理，運(yùn)用效率低下。在實(shí)際操作中，給管理人員和使用人員的檢索造成了極大的困難，給檔案材料的收集和整理工作造成了障礙。

2 完善檔案材料并管理的有效方法

2.1 加大檔案管理意識(shí)宣傳，提高檔案管理參與率

在現(xiàn)階段，許多人事管理人員和檔案材料擁有者仍然對(duì)檔案管理的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，從而在檔案材料收集過(guò)程中遭遇很多困難。要提高公眾對(duì)檔案材料管理的意識(shí)，要采用多種途徑和手段[1]。其一，要大力宣傳檔案管理的重要性，例如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上的自媒體，公眾號(hào)等媒體方式，使用趣味的科普語(yǔ)言，或是利用圖文并茂的解讀方式，廣泛地?cái)U(kuò)大宣傳力度，讓社會(huì)公眾更加了解人事檔案的具體含義，為公眾檔案管理打開(kāi)方便之門(mén)。又比如，可以在高校中應(yīng)開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理課程，普及人事檔案管理知識(shí)，從學(xué)生時(shí)期就培養(yǎng)人們對(duì)于檔案信息的關(guān)注度，從而在學(xué)生畢業(yè)，步入社會(huì)后，能夠?qū)ψ约簷n案信息的維護(hù)和管理提高重視。避免部分大學(xué)生畢業(yè)后，將自己的檔案交由學(xué)校轉(zhuǎn)出，最后不知所蹤的情況。最后，人事檔案管理的相關(guān)部門(mén)也應(yīng)該適時(shí)的開(kāi)展科普欄目，例如邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)權(quán)威人物進(jìn)社區(qū)，開(kāi)展公眾講座，提高社會(huì)公眾對(duì)檔案管理的重視。通過(guò)以上宣傳的幾種途徑和方式，提高公眾參與率。

2.2 合理采用信息化技術(shù)，構(gòu)建檔案材料收集和整理系統(tǒng)

社會(huì)發(fā)展日新月異，技術(shù)進(jìn)步更新?lián)Q代，檔案管理相關(guān)單位需要利用計(jì)算機(jī)科技構(gòu)建先進(jìn)的信息化平臺(tái)，收錄檔案信息和材料，實(shí)現(xiàn)管理無(wú)紙化，是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)的檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)全面了解本單位的實(shí)際情況，從事實(shí)出發(fā)，依據(jù)本單位的現(xiàn)實(shí)和預(yù)算，適時(shí)開(kāi)發(fā)檔案管理信息平臺(tái)。例如，檔案管理人員在經(jīng)過(guò)日常工作的調(diào)研和排查后，與平臺(tái)建設(shè)人員進(jìn)行詳細(xì)的溝通，開(kāi)發(fā)一個(gè)合理有效的信息平臺(tái)。隨后，與建設(shè)人員相協(xié)調(diào)，開(kāi)展對(duì)本單位主要信息的錄入與整理。其次，整合和檢查，檔案管理人員借助信息平臺(tái)的高效性，排查檔案信息模糊不清，信息不全的人員，并督促這些員工及時(shí)提交材料，補(bǔ)充信息。在平臺(tái)開(kāi)發(fā)和建設(shè)時(shí)，可以同時(shí)將單位人事檔案管理系統(tǒng)和公民學(xué)歷系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，從而使檔案管理人員更加方便的確認(rèn)檔案信息的真實(shí)性，使得企業(yè)在人才錄用時(shí)，依靠信息平臺(tái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更加公平，高效的選拔。

2.3 人事檔案信息管理的制度化管理

管理工作的順利進(jìn)行，迫切需要健全的管理制度來(lái)保駕護(hù)航。各單位應(yīng)當(dāng)依照國(guó)家頒布的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，開(kāi)發(fā)并健全本單位的人事檔案信息管理機(jī)制。擁有了健全的檔案管理制度，在具體執(zhí)行時(shí)也需要特別注意，因此，對(duì)檔案材料實(shí)行收錄時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照單位信息管理相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行規(guī)范的鑒定和記錄，從源頭上杜絕檔案信息的造假和紕漏。管理制度中應(yīng)詳細(xì)規(guī)定人事檔案信息的類(lèi)型，包括員工自傳類(lèi)信息，學(xué)歷信息，歷年的考核信息，政治背景審核材料，入黨材料，員工個(gè)人薪資情況等等，保障檔案信息的完整性[2]。

2.4 針對(duì)培訓(xùn)檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

在日新月異的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理技術(shù)隨著社會(huì)的發(fā)展不斷更新?lián)Q代，檔案管理相關(guān)單位應(yīng)秉持理論與實(shí)踐相結(jié)合的道理，不時(shí)對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員針對(duì)性的進(jìn)行一些培訓(xùn)，主要在于培訓(xùn)檔案管理人員對(duì)于檔案的收集和整理等知識(shí)，提升專(zhuān)業(yè)人員的技術(shù)和操作能力。除此之外，也必須認(rèn)同檔案管理的特殊性，不能忽略對(duì)保管人員的道德素質(zhì)和思想政治教育的培養(yǎng)，打造一支素質(zhì)過(guò)硬的人事檔案管理

團(tuán)隊(duì)。

3 結(jié)束語(yǔ)

公眾應(yīng)提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，在多種途徑的幫助下，配合專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員完善個(gè)人檔案信息，從而使人事檔案在日后的工作和生活中正確發(fā)揮它應(yīng)有的作用，也幫助企業(yè)和單位進(jìn)行高效的人才篩選，為自身的建設(shè)和發(fā)展提供更大的助力。

參考文獻(xiàn)

[1]陳菲菲.人事檔案材料的收集與整理[J].卷宗，2019，009（007）：136.

[2]劉春雪.人事檔案材料的收集與整理[J].人力資源管理，2018.