公立醫(yī)院合同管理實(shí)踐研究

耿雪

摘要：在合規(guī)管理的時(shí)代背景下，合同管理的重要性毋庸置疑。合同管理是醫(yī)院合規(guī)管理的重要組成部分，也是院內(nèi)風(fēng)險(xiǎn)防控常用且重要的管理手段。對(duì)合同進(jìn)行規(guī)范化管理，從而建立完善的合同管理體系，有利于協(xié)調(diào)醫(yī)院內(nèi)外部法律關(guān)系，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益;有利于規(guī)范醫(yī)院法律行為，規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)和降低法律風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率;有利于提高醫(yī)院的資源配置，提升醫(yī)院公共服務(wù)效果。本文主要對(duì)醫(yī)院合同管理的內(nèi)涵、現(xiàn)狀、問題、以及解決對(duì)策進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：合規(guī)管理;合同管理;法律風(fēng)險(xiǎn)

中圖分類號(hào)：R197 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2020.17.004

文章編號(hào)：1006-1959（2020）17-0015-03

Abstract：In the era of compliance management， the importance of contract management is beyond doubt. Contract management is an important part of hospital compliance management， and it is also a common and important management method for hospital risk prevention and control. The standardized management of contracts and the establishment of a complete contract management system are conducive to coordinating the internal and external legal relations of the hospital and safeguarding the legal rights and interests of the hospital; it is conducive to standardizing the hospital's legal behavior， avoiding compliance risks and reducing the probability of legal risks; it is conducive to improving the allocation of resources in the hospital improves the effectiveness of public services in the hospital. This article mainly discusses the connotation， status quo， problems and solutions of hospital contract management.

Key words：Compliance management;Contract management;Legal risk

根據(jù)我國(guó)《民法典》規(guī)定，合同是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。管理是一種通過建立秩序的方式以實(shí)現(xiàn)某種目的的人為、有意識(shí)的干預(yù)措施。而合同管理不僅僅是合同的簡(jiǎn)單審核，而是全過程的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)性的管理。合同管理是醫(yī)院合規(guī)管理的重要組成部分，是院內(nèi)風(fēng)險(xiǎn)防控常用且重要的管理手段。本文主要對(duì)目前醫(yī)院合同管理中存在的問題進(jìn)行總結(jié)，同時(shí)探索了加強(qiáng)合同管理的重要措施，旨在加強(qiáng)醫(yī)院合同規(guī)范化管理，建立完善的合同管理體系，規(guī)范醫(yī)院法律行為，規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)和降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提高醫(yī)院的資源配置，提升醫(yī)院公共服務(wù)效果。

1醫(yī)院合同管理中存在的問題

1.1合同管理制度不健全 ?醫(yī)院沒有規(guī)定規(guī)范系統(tǒng)的合同管理制度，具體表現(xiàn)為：合同基本管理制度不全面，合同管理基本制度之間缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一，合同管理職責(zé)交叉，合同訂立的權(quán)限范圍不明，合同管理流程混亂，存在先履行后補(bǔ)合同現(xiàn)象，合同審批程序冗繁，導(dǎo)致合同管理效率低下，信息不對(duì)稱問題。由于合同管理制度的不健全，職能部門審查合同沒有明確統(tǒng)一的審查標(biāo)準(zhǔn)，合同條款缺乏規(guī)范性表述，有歧義，雙方必須簽訂合同補(bǔ)充協(xié)議，進(jìn)一步明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任以及賠償范圍。

1.2合同審查不嚴(yán)謹(jǐn) ?合同審查不嚴(yán)謹(jǐn)，直接表現(xiàn)為合同文本質(zhì)量不高。合同主體不當(dāng)、合同不嚴(yán)謹(jǐn)、合同要件不全。不全面、不完整、有缺陷、有漏洞，常見漏洞往往是違約條款。具體體現(xiàn)在：一是合同未簽字，部分合同未加蓋騎縫章，合同未簽訂日期;二是合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。三是合同要件不全，常見的漏洞往往是違約條款和約定解除權(quán)。四是合同主體。對(duì)外代表訂立合同的負(fù)責(zé)人授權(quán)權(quán)限規(guī)定不明，以及合同專用章使用監(jiān)督不夠嚴(yán)謹(jǐn)，存在不具有訂立合同權(quán)限的部門工作人員對(duì)外訂立合同，以科室內(nèi)部專用章代替合同專用章等問題。

1.3合同履約監(jiān)管不到位 ?合同履約監(jiān)管是合同管理的重要環(huán)節(jié)，也是合同管理中容易被忽視的環(huán)節(jié)。合同管理監(jiān)督不嚴(yán)，雖然醫(yī)院制定了較為完備的合同管理規(guī)章體系，但在合同管理落實(shí)上執(zhí)行得不夠，上級(jí)職能部門對(duì)下級(jí)職能部門沒有做到常態(tài)定期的監(jiān)督、檢查和考核。只有嚴(yán)格執(zhí)行合同監(jiān)管制定，才能更好地督促職能部門認(rèn)真審查每份合同，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，避免潛在的經(jīng)濟(jì)糾紛。

1.4合同歸檔制度不健全 ?合同歸檔管理不全面主要表現(xiàn)如下：①醫(yī)院對(duì)合同歸檔管理不夠重視，醫(yī)院常常只重視標(biāo)的額重大的合同，而忽略標(biāo)的額較小的合同的收集;②訂立合同的部門沒有及時(shí)將合同備案歸檔，造成合同文本丟失，一旦產(chǎn)生糾紛，院方由于舉證不能，造成維權(quán)困境;③未建立合同管理評(píng)估制度，或合同管理評(píng)估程序不合理，直接導(dǎo)致合同管理水平的改善和提升;④合同檔案不完整，醫(yī)院沒有把合同管理列入檔案管理的范圍，或者沒有指定專門部門管理合同檔案。往往因缺少證據(jù)而喪失權(quán)益。

2加強(qiáng)醫(yī)院合同管理的措施

2.1完善合同管理制度 ?按照合同管理全周期的要求，針對(duì)合同管理全過程的每個(gè)環(huán)節(jié)，建立和健全具體的、操作性強(qiáng)的管理制度，使合同管理有章可循。主要制度包括合同生命管理基本制度，涉及合同文本的設(shè)計(jì)、合同訂立、合同履行、合同歸檔、分析總結(jié)合同等環(huán)節(jié)的基本制度，有效規(guī)范合同標(biāo)準(zhǔn)，降低合同審批和執(zhí)行環(huán)節(jié)的法律風(fēng)險(xiǎn)，并為以后合同管理開展提供決策依據(jù)。合同管理其他制度，如嚴(yán)格執(zhí)行合同談判機(jī)制、合同擬定控制機(jī)制、合同跟蹤評(píng)估控制機(jī)制、合同結(jié)算控制機(jī)制、合同授權(quán)委托制度、合同會(huì)簽和審批制度、合同歸檔管理制度、合同專用章管理制度、合同監(jiān)督檢查制度等。合同重大失誤追究制度，問責(zé)、容錯(cuò)糾錯(cuò)、追責(zé)制度。定期開展合同管理體系定期評(píng)審，采用系統(tǒng)性方法評(píng)估合規(guī)制定執(zhí)行的有效性，要隨時(shí)做好應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的合同管理問題的準(zhǔn)備。了解和應(yīng)對(duì)國(guó)內(nèi)外在醫(yī)院合同管理方面的策略，培育醫(yī)院誠(chéng)信合規(guī)文化，明確醫(yī)院各層級(jí)的合規(guī)責(zé)任，增強(qiáng)全院合規(guī)管理意識(shí)。

2.2提高合同審查質(zhì)量 ?隨著新的法律法規(guī)的頒布，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)及時(shí)根據(jù)新的法規(guī)，調(diào)整醫(yī)院的法律行為，在訂立合同和履行合同過程要依法依規(guī)，避免合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。合規(guī)部門務(wù)必與合同訂立部門必做好充分溝通。合規(guī)部門不能因合同標(biāo)的額較小，而忽視審核合同要素是否齊全。務(wù)必熟悉合同涉及的專業(yè)領(lǐng)域法律法規(guī)，專業(yè)性較強(qiáng)的合同如建設(shè)工程合同，不僅要求審理合同的專業(yè)人員具有法律專業(yè)知識(shí)，還要求具有建筑領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)。進(jìn)一步規(guī)范合同范本，對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)建設(shè)工程合同、招投投標(biāo)合同、采購(gòu)合同等常規(guī)合同制定合同范本，統(tǒng)一類合同的使用標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)審核合同核心要素，主要包括合同主體是否適格，合同條款內(nèi)容是否合法，合同雙方當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)是否明確等要素。了解掌握各種合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域，包括醫(yī)院所處的外部合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域、醫(yī)院所處的內(nèi)部合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域、醫(yī)院醫(yī)務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、人力資源管理的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)相關(guān)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等方面，合規(guī)部審核合同過程中根據(jù)不同的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)予以重點(diǎn)關(guān)注。

2.3加強(qiáng)合同管理的監(jiān)督檢查 ?在合規(guī)管理視角下，法律與合規(guī)部對(duì)醫(yī)院合同管理情況進(jìn)行審查，對(duì)醫(yī)院合同管理的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，必要時(shí)，法律與合規(guī)部可以會(huì)同有關(guān)部門對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的合同管理工作進(jìn)行聯(lián)合監(jiān)督檢查。通過合同審批管理流程對(duì)合同管理開展全流程監(jiān)控。合同管理的監(jiān)督檢查，一定要堅(jiān)持從微觀到宏觀的原則，通過微觀和宏觀相結(jié)合。首先審查合同要素，查找本業(yè)務(wù)范圍可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、再通過本業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，通過匯總梳理合同文本，科學(xué)分析研判，精準(zhǔn)發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問題和線索，做到全面檢查和重點(diǎn)關(guān)注相結(jié)合、合同訂立和合同履約相結(jié)合。針對(duì)合同標(biāo)的額較大、重點(diǎn)項(xiàng)目的重要合同，可以針對(duì)不同合同類型的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行有針對(duì)性的合規(guī)事項(xiàng)設(shè)計(jì)，明確每類合同類型所應(yīng)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并根據(jù)新情況及時(shí)增加風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。定期對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行合規(guī)監(jiān)控，醫(yī)院合規(guī)部根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)評(píng)估等級(jí)，將排名靠前的高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)列為重點(diǎn)關(guān)注范圍。合規(guī)部門需要以多種監(jiān)控手段對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)開展定期監(jiān)控，并做好登記備案，及時(shí)總結(jié)歸納。五是針對(duì)合同管理中存在的問題，合規(guī)部門督促科室限期整改，及時(shí)補(bǔ)救，不斷優(yōu)化與提升合同管理體系。訂立合同階段的風(fēng)險(xiǎn)防控控制要點(diǎn)：①審查合同相對(duì)方的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、法定代表人及其身份證件、授權(quán)委托書等，獲取對(duì)方主體自營(yíng)業(yè)登記以來(lái)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和業(yè)內(nèi)排名等綜合實(shí)力的相關(guān)信息，分析其履約能力和償債能力，必要時(shí)對(duì)調(diào)查對(duì)象要進(jìn)行盡職調(diào)查，及時(shí)建立和更新相對(duì)方的商業(yè)信用檔案。②嚴(yán)格審核合同條款是否符合《民法典》或相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，嚴(yán)格審核合同內(nèi)容是否雙方當(dāng)事人真實(shí)意思的表達(dá)，有無(wú)存在欺詐，特別關(guān)注“另有約定除外”等需要補(bǔ)充說明的條款，如果雙方都沒有任何補(bǔ)充說明的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)刪除另有約定除外;如果規(guī)定“另有約定除外”條款，有利于維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，合規(guī)部門應(yīng)當(dāng)盡可能明確約定范圍，預(yù)防合同訂立后不必要的糾紛的發(fā)生。③合同約定的事項(xiàng)依據(jù)法律規(guī)定，需要經(jīng)國(guó)家特定部門審查批準(zhǔn)或備案的，負(fù)有履行該項(xiàng)義務(wù)的一方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)依法履行辦理審批或備案義務(wù)。合同履約階段的風(fēng)險(xiǎn)防控要素：①全流程監(jiān)控合同相對(duì)方的履約情況，如果有證據(jù)證明對(duì)方存在履行不能或者預(yù)期違約等情況，醫(yī)院要立即采取風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)案，把醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)損失降至最低。②如果當(dāng)事人在合同中約定了檢驗(yàn)期間，醫(yī)院作為買受人應(yīng)當(dāng)在檢驗(yàn)期間內(nèi)，將標(biāo)的物的數(shù)量或者質(zhì)量不符合約定的情形通知對(duì)方當(dāng)事人。如果醫(yī)院怠于通知的，視為標(biāo)的物的數(shù)量或質(zhì)量符合約定。醫(yī)院的行為法律擬定認(rèn)可對(duì)方已經(jīng)履行了給付行為。③醫(yī)院財(cái)務(wù)部門應(yīng)該嚴(yán)格按照合同約定的條款進(jìn)行形式審查，以及審核有無(wú)收、付款單據(jù)，符合合同約定并提供了收、付款憑證后才能進(jìn)行付款;財(cái)務(wù)部門在審核過程中，應(yīng)關(guān)注是否存在未按合同約定執(zhí)行或應(yīng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議而沒有簽訂的情況，若存在以上情況應(yīng)拒絕付款，并及時(shí)通知科室負(fù)責(zé)人。當(dāng)合同相對(duì)方補(bǔ)正相關(guān)證明后或恢復(fù)履行能力后，實(shí)現(xiàn)合同目的后，財(cái)務(wù)部門可以和合同簽訂部門再核實(shí)確認(rèn)無(wú)誤后，恢復(fù)付款。

2.4健全合同歸檔制度 ?合同歸檔管理屬于合同的后期管理，涉及合同檔案的整理和保存，主要包括合規(guī)部門、合同訂立部門和合同歸檔部門。各部門的職責(zé)分明，不可互相替代。合同管理部門、合同簽訂部門和合同歸檔部門都各自加強(qiáng)本部門合同管理工作，借助醫(yī)院合同管理信息化平臺(tái)，對(duì)不同合同事由根據(jù)合同特征進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)及歸檔，根據(jù)時(shí)間周期表，建立合同管理目錄簡(jiǎn)表，目錄簡(jiǎn)表詳細(xì)且準(zhǔn)確地記錄合同的訂立、履行、變更、中止及終止等情況，合同順利履行完成后要及時(shí)辦理合同歸檔手續(xù)，形成有效的閉環(huán)管理。另外，合同歸檔管理要遵守科學(xué)管理、統(tǒng)一分類、連續(xù)編號(hào)的原則。合同歸檔管理中，合同編號(hào)應(yīng)當(dāng)連續(xù)，如果合同編號(hào)存在不連續(xù)情況，要及時(shí)查找原因，根據(jù)原因，制定相應(yīng)的補(bǔ)救措施。其次要明確合同流轉(zhuǎn)、借閱、歸還的范圍和職責(zé)權(quán)限，對(duì)合同歸檔管理部門外借的合同，歸檔部門要嚴(yán)格執(zhí)行合同外借登記管理手續(xù)，登記內(nèi)容應(yīng)包括合同借用的科室、借用人姓名、借用用途、借用日期，歸還日期、借用人和科室的聯(lián)系方式、合同回收人員簽名確認(rèn)等內(nèi)容。當(dāng)借用期限屆滿，借閱人經(jīng)催告仍未歸還合同的情況時(shí)，合同歸檔管理部門應(yīng)當(dāng)立即與該科室負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，督促科室盡快歸還借閱的合同。還要對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，合同履約完畢后，結(jié)合合同文本和實(shí)際履行情況，客觀評(píng)價(jià)合同執(zhí)行有無(wú)違規(guī)之處。如果合同執(zhí)行中存在違規(guī)現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)及時(shí)改定，并在今后發(fā)生類似情況。最后是合同管理的總結(jié)與改進(jìn)，法律合規(guī)部對(duì)醫(yī)院合同管理情況按季度、半年或一年進(jìn)行總結(jié)、分析，查找合規(guī)管理中存在的漏洞，及時(shí)督促整改，并確定下一階段合同管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，將合同管理中應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)形成年度合規(guī)評(píng)估報(bào)告向醫(yī)院管理層進(jìn)行匯報(bào)。對(duì)合同管理工作中成績(jī)突出的部門以及避免或?qū)ν旎蒯t(yī)院經(jīng)濟(jì)損失者予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)違反合同管理制度的人員，依照法律法規(guī)及醫(yī)院相關(guān)規(guī)章制度追究責(zé)任。

3總結(jié)

公立醫(yī)院在建立健全合同管理，一定要遵守法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)章制度，主要指《民法典》中合同編的內(nèi)容，以及有關(guān)合同相關(guān)司法解釋、醫(yī)院合同規(guī)章制度以及涉及到合同的管理制度。合同管理不能等同于合同審核，合同管理是全流程管理，既要審查每份合同，也要注重合同在履約管理中存在的漏洞?？傊岣哚t(yī)院的合同管理能力，有利于提升醫(yī)院的整體運(yùn)營(yíng)效能，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

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收稿日期：2020-08-15;修回日期：2020-08-22

編輯/錢洪飛