單位人事檔案管理工作效率的提升策略

張瑩

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，單位人事檔案管理工作也面臨著新的問題和挑戰(zhàn)，為緊跟現(xiàn)代社會發(fā)展步伐，應(yīng)當進一步強化對人事檔案管理工作重要性和意義的認識，在實際工作中不斷反思總結(jié)，探究更加科學有效的管理策略，為事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展保駕護航。本文結(jié)合筆者實際工作研究，對此問題展開了探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理效率;策略

一、單位人事檔案管理工作的意義

單位人事檔案管理工作通常來說包含了對單位職工的考核、政審以及其他基本資料的歸檔管理，對選拔優(yōu)秀人才具有十分重要的參考作用。一方面，在開展人事檔案管理的過程中，要求對單位內(nèi)部人才予以梳理，確保各項工作的規(guī)范開展。檔案管理部門屬于協(xié)作性質(zhì)的崗位，在對單位職工信息資料進行審核時必須要如實匯報記錄，針對各個崗位之間的調(diào)整與變動，也應(yīng)當?shù)谝粫r間跟進，確保單位人員選拔任用有底可查;另一方面，整理單位職工的工作開展情況，能夠帶來準確可靠的人員信息，是單位人員管理工作的重要保障。對于人事檔案管理工作而言，需要對內(nèi)部職工的個人基本資料、工作履歷、學習經(jīng)歷、考核情況以及獎懲情況等進行全面準確的記錄，確保單位人事檔案能夠為內(nèi)部人才的優(yōu)化配置發(fā)揮出重要的輔助性作用。

事業(yè)單位領(lǐng)導和檔案管理人員必須要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，首先應(yīng)當盡快轉(zhuǎn)變思想認識，在不斷推進單位創(chuàng)新改革的過程中更加注重人事檔案管理改革，讓單位內(nèi)部的所有職工都能夠樹立檔案管理意識，參與到人事檔案管理中來;其次還應(yīng)當在實際的人事檔案管理活動中滲透現(xiàn)代化的管理理念，積極應(yīng)用信息化技術(shù)，進一步促進人事檔案管理效率的提升。單位要增加人力物力財力的投入，推動人事檔案管理工作朝著更加科學化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

二、單位人事檔案管理工作效率的提升策略

1.完善人事檔案管理制度

完善單位人事檔案管理制度，促進檔案人員工作質(zhì)量和檔案服務(wù)水平的提升，從而保障單位各項工作的有序開展。因此在實際工作中首當其沖的便是要促進檔案管理制度的完善。一方面，單位人事檔案管理制度必須要引入以人為本的理念，體現(xiàn)人性化管理，在傳統(tǒng)的檔案管理制度基礎(chǔ)上予以優(yōu)化和完善，確保人事檔案管理制度朝著標準化、規(guī)范化的方向發(fā)展。堅持以人為本的理念制定和完善人事檔案管理制度，有助于促進單位軟實力的提升，可以充分發(fā)揮出制度管理人和約束人的功能，讓更多職工能夠主動支持和配合人事檔案管理工作;另一方面，應(yīng)當積極開展宣傳教育工作，針對管理制度、相關(guān)政策法規(guī)、人事檔案工作細節(jié)等內(nèi)容進行宣傳，在單位內(nèi)部營造良好氛圍，讓各崗位職工都能夠?qū)θ耸聶n案管理工作有充分的了解，促進檔案管理人員工作積極性的不斷提升。

2.推進人事檔案信息化管理

加強單位人事檔案信息化管理建設(shè)工作，必須要靈活協(xié)調(diào)好管理成本和開發(fā)利用的關(guān)系。第一，單位要重視人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，在當前這樣一個信息化時代，大數(shù)據(jù)與云計算技術(shù)的應(yīng)用為人事檔案信息化建設(shè)帶來了更多機會。借助于大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)來促進人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，對單位內(nèi)部職工的檔案材料予以收集整合，將其都統(tǒng)一整合到信息管理平臺中，依靠數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)整合等方式，讓人事檔案管理工作效率和精確度進一步提升，為檔案開發(fā)利用工作帶來更加全面準確的數(shù)據(jù)支持;第二，應(yīng)當重視人事檔案數(shù)據(jù)的安全管理，在推進檔案信息化建設(shè)的過程中必須要強化安全管理工作，確保人事檔案數(shù)據(jù)資料不會丟失會損壞，通過設(shè)置防火墻、定期更新系統(tǒng)、安裝殺毒軟件、進行數(shù)據(jù)加密等方式來避免重要檔案泄露。

3.提升工作人員綜合素養(yǎng)

進入二十一世紀后，人才成為單位不斷發(fā)展的核心資源，重視人事檔案管理人員的培養(yǎng)，促進其專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)的提升，有助于提高單位人事檔案管理工作效率。在實際的工作中，單位領(lǐng)導應(yīng)當對人才培養(yǎng)工作引起充分重視，采取有效策略來促進檔案管理工作人員綜合素質(zhì)能力的提升。首先是應(yīng)當定期組織進行專業(yè)培訓工作，根據(jù)人事檔案管理工作的實際需求，按照人事檔案管理工作的基本特點，組織進行多角度的培訓和講座活動，讓更多檔案管理人員參與其中，借助于完善的獎懲機制來調(diào)動其學習培訓的積極性，促進其檔案專業(yè)知識、信息素養(yǎng)以及服務(wù)意識的提升;其次單位可以依靠招聘的方式來面向全社會聘請專業(yè)的認識檔案管理人員，讓更多優(yōu)秀人才為單位服務(wù)。另外檔案管理人員也應(yīng)當強化學習意識，在自主學習中逐漸提升。

三、結(jié)論

總而言之，單位人事檔案管理工作的科學規(guī)范開展，可以為單位人才優(yōu)化配置帶來重要的參考依據(jù)和信息保障，確保單位的持續(xù)健康發(fā)展。對于檔案管理人員來說，需要在實際工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，探索新的工作策略，注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升自身專業(yè)素質(zhì)能力，完善檔案管理制度，確保人事檔案管理效率的持續(xù)提升。

參考文獻：

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