高校推行財采資一體化應(yīng)用管理研究

吳杉 韓劍鋒 薛明霞

摘 要：財采資一體化以信息網(wǎng)絡(luò)為平臺，改變傳統(tǒng)工作模式，實現(xiàn)財務(wù)、采購和資產(chǎn)管理的規(guī)范化、流程化、陽光化、精準化，全面提升服務(wù)質(zhì)量和管理水平，更是為學校的發(fā)展提供強大的助力。

關(guān)鍵詞：高校;財采資一體化;應(yīng)用實踐

隨著我國高等教育事業(yè)快速發(fā)展和各高校自身品牌化、專業(yè)特色化建設(shè)等需求，各高校每年都要投入大量資金進行教學、科研、實驗設(shè)施建設(shè)和購置數(shù)量龐大、種類繁雜多樣的教學科研儀器設(shè)備來不斷滿足學校日益增長的教學科研需求。

因此，經(jīng)過若干年學校發(fā)展下來，各高校積累了海量種類繁多、技術(shù)參數(shù)繁雜、多校區(qū)流動、多用途或?qū)I(yè)使用的資產(chǎn)。為實現(xiàn)規(guī)范化、精細化和專業(yè)化管理，分別成立了專門負責集中采購的采購部門和統(tǒng)一管理資產(chǎn)的資產(chǎn)管理部門。但這些資產(chǎn)的信息對于與之相關(guān)的財務(wù)、資產(chǎn)、采購部門卻是各自為政管理的。盡管目前各高校為進一步提高管理效能，已進行不同程度的信息化建設(shè)，財務(wù)、采購、資產(chǎn)部門分別建設(shè)了自己的信息化管理系統(tǒng)，但仍然基本是系統(tǒng)孤島，未能實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享共用。

一、發(fā)展現(xiàn)狀

1.財務(wù)信息不精準

現(xiàn)代高校經(jīng)費來源日趨多元化，不但有正常的國家財政撥款經(jīng)費和學費收入，還有社會（包括個人）捐贈、科研經(jīng)費、貸款和其他各項非稅收入等資金。這些經(jīng)費支出涉及學校各黨政機構(gòu)、群團組織、教學院系、科研機構(gòu)等部門，也包括教職工個人，因此經(jīng)費支出項目根據(jù)需求的不同也是多樣化。而且各資金歸口管理部門（個人）所管理的預算資金分配、預算執(zhí)行等情況是一個動態(tài)變化過程。但目前高校財務(wù)部門不能做到實時掌握每項預算經(jīng)費的執(zhí)行進展情況，預算項目內(nèi)容不能很好地細化和控制，只能等到經(jīng)費預算（使用）部門和個人去財務(wù)部門申請或報賬時才能獲得相關(guān)信息。由于財務(wù)部門只對首次在資產(chǎn)管理部門辦理完入庫手續(xù)的資產(chǎn)辦理入賬手續(xù)，在后期維護保養(yǎng)中的部分大型和高價值儀器的重要零部件（價值較高）新增或更換卻按照材料或者單獨資產(chǎn)入賬，導致原固定資產(chǎn)的總體價值被嚴重低估。另外，還有入賬名稱與資產(chǎn)管理部門入庫登記名稱不一致、集中報賬時零散資產(chǎn)在資產(chǎn)管理部門遺漏登記入庫而被夾雜在其他票據(jù)中完成報賬等情況，最終造成賬實不符。

2.采購管理存在漏洞

高校大部分資金都納入財政預算，用于采購（含集中采購和零散購置）的內(nèi)容除了貨物等實體，還涉及各類服務(wù)、工程等，包括儀器設(shè)備、學生實習、知識產(chǎn)權(quán)、后勤應(yīng)急維修改造、安保服務(wù)、書籍資料出版印刷、會務(wù)接待、危化品購買等。在日常工作中，經(jīng)常會發(fā)生一些采購項目因臨時性和突發(fā)性，且或多或少可能存在時間的緊迫性、種類的多樣性、需求的特殊性等因素，不能科學合理安排采購計劃，導致大項化小分拆采購、無秩序采購、同功能設(shè)備重復采購風險増大。隨著學校的可持續(xù)性發(fā)展和自身品牌化、專業(yè)特色化建設(shè)等需求，對資產(chǎn)的投入不斷增加，采購業(yè)務(wù)呈現(xiàn)多元化態(tài)勢，但很多高校還停留在傳統(tǒng)的采購模式上，需要重復性簽字審批、甚至回溯到財務(wù)部門重復簽字、流轉(zhuǎn)效率低等情況，導致采購相關(guān)工作量大大増加和重復。部分項目負責人對項目經(jīng)費來源界定不清、對采購標的性質(zhì)不能準確定位，導致采購在方式的選擇、合同的訂立方面存在合法性及規(guī)范性漏洞。采購部門只能掌握和安排大項預算采購計劃，不能全面跟蹤掌握學校各部門預算情況。

3.資產(chǎn)管理信息不完整

高校因教學專業(yè)眾多，又需兼顧科研工作，且學生要集中學習和生活，因此所涉及包括的資產(chǎn)種類繁多、涉及面廣、數(shù)量龐大。資產(chǎn)管理系統(tǒng)是學校、使用部門兩級動態(tài)管理，分為固定資產(chǎn)、低值耐用、易耗品等管理等系統(tǒng)。在對資產(chǎn)進行入庫和管理時，會出現(xiàn)因教育部標準（16大類）和財政部標準（6大類）對資產(chǎn)的分類不同導致與財務(wù)部門入賬分類不同、入庫登記名稱與財務(wù)部門入賬名稱不一致、入庫信息不完整、驗收不全面、核準數(shù)據(jù)錯誤和部分資產(chǎn)遺漏登記等問題，不能全方面、準確地反映出資產(chǎn)在財務(wù)、采購與資產(chǎn)管理部門的數(shù)據(jù)信息一致性。同樣，資產(chǎn)管理部門對于學校各部門財務(wù)預算執(zhí)行情況和采購計劃執(zhí)行情況缺乏全面、及時有效的信息跟蹤和掌握，使得資產(chǎn)管理工作相對被動和滯后。

為提高高校經(jīng)費使用效能和資產(chǎn)信息一致性、完整性和連貫性，規(guī)范和完善立項、審批、預算、采購、簽訂合同、驗收、資產(chǎn)入庫、財政入賬、資產(chǎn)管理、資產(chǎn)處置銷賬等一系列流程，消除財務(wù)、采購、資產(chǎn)部門之間的信息壁壘，借助數(shù)字化校園平臺，將財務(wù)系統(tǒng)、招標采購系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)深度融合和互聯(lián)互通，推行財采資一體化應(yīng)用，通過系統(tǒng)間信息相互自動流轉(zhuǎn)推送，實現(xiàn)高校資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息共享共用，構(gòu)建貫穿高校資產(chǎn)全生命周期的管理體系，實現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路，教職工少跑腿”的目的。

二、推行財采資一體化應(yīng)用重要意義

1.實現(xiàn)資產(chǎn)信息全程一致性和完整性

推行財采資一體化應(yīng)用，采購系統(tǒng)中的資產(chǎn)參數(shù)、資產(chǎn)名稱、價值、供應(yīng)商、合同等相關(guān)信息會自動推送到財務(wù)系統(tǒng)和資產(chǎn)系統(tǒng)中，避免了資產(chǎn)系統(tǒng)入庫登記和財務(wù)系統(tǒng)入賬時重復相關(guān)工作，資產(chǎn)系統(tǒng)確定的資產(chǎn)分類、入庫時間、使用部門和保管人員等信息也會實時反向推送到采購系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)中，實現(xiàn)系統(tǒng)間資產(chǎn)數(shù)據(jù)的共享，從而使資產(chǎn)在名稱、分類、入賬（庫）時間、型號參數(shù)、合同、采購信息等等信息一一對應(yīng)，保證實現(xiàn)了資產(chǎn)信息全程一致性、完整性和連貫性，即方便資產(chǎn)部門與財務(wù)部門的對賬工作，又對之后的資產(chǎn)計提折舊有很大幫助。

2.實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和提速

推行財采資一體化應(yīng)用，通過系統(tǒng)銜接、開發(fā)手機端應(yīng)用、信息推送、校驗核準、流程優(yōu)化，實現(xiàn)信息自動流轉(zhuǎn)推送，大大減少人工紙質(zhì)審批的流轉(zhuǎn)周期和重復性簽字審批，改變原有采購、入庫、報賬入賬登記方式，相關(guān)職能部門和有關(guān)人員不受時間和地點限制，在各環(huán)節(jié)上在線審批流轉(zhuǎn)，保證了項目連貫性，及時快速推進，提高工作效率。全流程所有相關(guān)數(shù)據(jù)皆保存在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺數(shù)據(jù)庫中，提升整個過程的透明度，以便審計紀檢部門調(diào)閱和分析統(tǒng)計。

3.便于預算控制和實時跟蹤掌握

推行財采資一體化應(yīng)用，在進行資產(chǎn)購置預算申請的時候，就能從全校層面進行預算控制和跟蹤，在全校范圍內(nèi)查詢相關(guān)聯(lián)資產(chǎn)，便于定性采購方向和用途。在執(zhí)行過程中，財務(wù)部門、采購部門和資產(chǎn)部門也能實時掌握各環(huán)節(jié)信息，有效跟蹤每項預算執(zhí)行情況、采購進展情況、履約驗收情況、資產(chǎn)入賬報賬等情況，從而有效整合資金流、采購流、資產(chǎn)流，極大提高核算工作的效率，幫助高校降低管理成本。在年末或下年初，對已完成和未完成預算項目情況進行歷史數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)，作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，留在下一年度部門預算時參考使用，從而真正實現(xiàn)對預算、采購、資產(chǎn)管理的滾動式管理。

三、財采資一體化具體應(yīng)用

財采資一體化應(yīng)用致力于財務(wù)、采購和資產(chǎn)相互深度融合，打通財采資數(shù)據(jù)信息通道，實現(xiàn)資產(chǎn)信息共享共用。

年初高校各部門根據(jù)學校批準的采購項目和日常開支經(jīng)費項目在財務(wù)部門申請預算經(jīng)費，財務(wù)部門提請學校審核核定后在財務(wù)系統(tǒng)中給各個部門相應(yīng)的項目設(shè)置批準的預算經(jīng)費額度，并預留臨時項目應(yīng)急經(jīng)費額度，對于各個臨時突發(fā)性項目根據(jù)當時實際情況和項目特點劃轉(zhuǎn)相應(yīng)經(jīng)費即可。

部門（個人）根據(jù)預算項目在采購平臺上提交采購申請（包括所需經(jīng)費數(shù)額、目標用途、商務(wù)條件、技術(shù)參數(shù)等信息），財務(wù)系統(tǒng)向采購系統(tǒng)推送申請采購項目的資金性質(zhì)、余額等信息，同時凍結(jié)本次采購所需使用經(jīng)費的數(shù)額。在采購系統(tǒng)中根據(jù)項目情況確定采購方式，經(jīng)過學校相關(guān)領(lǐng)導和部門在線審批后，生成采購文件在學校網(wǎng)站發(fā)布公告采購或與當?shù)毓操Y源交易中心辦理相關(guān)招標采購手續(xù)。確定中標供應(yīng)商后，根據(jù)中標報價簽訂合同并上傳采購系統(tǒng)。而無須資產(chǎn)系統(tǒng)入庫的所購買貨物或服務(wù)等只在財務(wù)系統(tǒng)直接報賬完成或財務(wù)系統(tǒng)和采購系統(tǒng)中完成即可。

采購手續(xù)完成后，所采購標的物內(nèi)容及其他相關(guān)信息推送至資產(chǎn)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)標的物內(nèi)容及其他相關(guān)信息自動進行標的物內(nèi)容拆分和資產(chǎn)分類（人工修正）并在資產(chǎn)系統(tǒng)中建立標的物明細資產(chǎn)入庫的基礎(chǔ)登記信息。項目的部門（個人）在合同履約結(jié)束驗收完畢后，將合同標的物照片、各類票據(jù)、驗收報告等上傳至資產(chǎn)管理系統(tǒng)，補全入庫資產(chǎn)全部信息。系統(tǒng)根據(jù)入庫資產(chǎn)的詳細信息生成資產(chǎn)標簽（二維碼、條形碼、電子標簽），下載并打印資產(chǎn)標簽，粘貼在該標的物表面。

資產(chǎn)管理系統(tǒng)在資產(chǎn)入庫登記完畢后將入庫資產(chǎn)信息反推送回采購系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)，對該項目所使用的凍結(jié)資金進行解凍，自動完成財務(wù)部門資產(chǎn)入賬登記，財務(wù)系統(tǒng)根據(jù)采購合同、入庫信息、發(fā)票、支付方式等信息自動生成財務(wù)報賬憑證。財務(wù)部門只需審核報賬憑證，無誤后將合同資金直接支付到合同約定賬戶，并完成該預算項目的核算工作。

在高校的信息化建設(shè)過程中，財采資一體化以信息網(wǎng)絡(luò)為平臺，改變傳統(tǒng)工作模式，實現(xiàn)財務(wù)、采購和資產(chǎn)管理的規(guī)范化、流程化、陽光化、精準化，全面提升高校服務(wù)質(zhì)量和管理水平，更是為學校的發(fā)展提供強大的助力。

參考文獻

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