煙草企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理探討

李琴

摘要 煙草企業(yè)在經(jīng)過一系列的改革后，雖然綜合實(shí)力和市場競爭力有所增強(qiáng)，但是隨著宏觀經(jīng)濟(jì)形勢的發(fā)展特點(diǎn)來看，依舊需要改革傳統(tǒng)的運(yùn)行及管理模式，來獲得發(fā)展活力。會(huì)計(jì)檔案電子化管理就是煙草企業(yè)深化現(xiàn)代化管理中的重要一環(huán)，隨著最新版《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，煙草企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理顯得更為迫切。本文主要分析煙草企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)，闡明目前遇到的主要問題，并就問題給出針對(duì)性建議。

關(guān)鍵詞 煙草企業(yè);會(huì)計(jì)檔案電子化;特點(diǎn);問題及建議

一、引言

財(cái)政部于2016年開始實(shí)行新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，該辦法允許符合條件的會(huì)計(jì)資料以電子檔案的形式保存，而且不需要再另外打印成紙質(zhì)檔案歸檔。隨著煙草企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)核算的需求也隨之增加，因此會(huì)計(jì)歸檔涉及的檔案資料也越來越多，充分利用會(huì)計(jì)檔案電子化管理技術(shù)，可以最大限度地提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)財(cái)務(wù)管理的支持作用。

二、煙草企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特征

（一）會(huì)計(jì)檔案電子化依附的載體不同

在煙草企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的傳統(tǒng)管理方式下，紙質(zhì)檔案的存檔不僅要占用較大的空間還需要專門的保管與維護(hù)人員進(jìn)行日常的歸檔與保存，在取用會(huì)計(jì)檔案時(shí)，還要去實(shí)地進(jìn)行查看，尤其是規(guī)模較大的煙草企業(yè)，檔案數(shù)量極其龐大，有些早期年份的檔案可能已經(jīng)調(diào)存到其他辦公地點(diǎn)，這就需要去別的地方取用會(huì)計(jì)資料之后再原樣送回，這使得檔案的管理、取用、歸還等工作變得十分麻煩。而在電子化管理中，這些檔案都以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在硬盤或者云端數(shù)據(jù)庫等媒介上。電子媒介載體使得檔案的管理與調(diào)用更為便捷，也不需要占用實(shí)際的存儲(chǔ)空間。

（二）電子檔案的維護(hù)在某種程度上更具脆弱性

由于電子檔案的依附媒介是存儲(chǔ)媒介，一旦發(fā)生媒介損壞或者是計(jì)算機(jī)病毒入侵，那么在沒有提前備份的情況下，這些電子檔案就會(huì)被永久性破壞且無法恢復(fù)。而且由于數(shù)據(jù)的電子化特征，使得這些信息在被篡改后，不容易留下痕跡，容易造成電子會(huì)計(jì)檔案的失真。

（三）會(huì)計(jì)檔案的電子化使得會(huì)計(jì)信息更具擴(kuò)展性、共享性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案主要是原始憑證、記賬憑證和報(bào)表，但是隨著電子化管理的興起，會(huì)計(jì)檔案不再局限于這些形式，可以根據(jù)煙草企業(yè)管理的需求來進(jìn)行擴(kuò)展，甚至一些非財(cái)務(wù)信息也可以作為會(huì)計(jì)信息加以存儲(chǔ)，為財(cái)務(wù)管理提供了更為豐富的決策依據(jù)。另外，電子檔案的數(shù)字化形式?jīng)Q定了其可以通過簡單的計(jì)算機(jī)調(diào)用或者系統(tǒng)共用實(shí)現(xiàn)信息共享，極大地提高了會(huì)計(jì)檔案的整合與管理效率。網(wǎng)絡(luò)共享性是會(huì)計(jì)檔案電子化相比于傳統(tǒng)的管理方式最為顯著的特征。

三、目前煙草企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在的現(xiàn)實(shí)問題

目前，我國的煙草企業(yè)很多都在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案從紙質(zhì)化到電子化的轉(zhuǎn)變，在積累經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了一些不足。

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的意識(shí)不強(qiáng)，不夠重視

很多煙草企業(yè)雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，但是依舊處于形式化的工作狀態(tài)，按部就班地進(jìn)行檔案儲(chǔ)存與管理。很多企業(yè)的檔案管理只是為了應(yīng)付外部審計(jì)或者是上級(jí)部門的檢查，很少將檔案電算化管理的價(jià)值與財(cái)務(wù)部門管理結(jié)合起來。財(cái)務(wù)部門自己不重視會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要性，就很難說服其他部門配合執(zhí)行電子信息的共享或者上傳，也很難說服上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)引導(dǎo)整個(gè)公司加強(qiáng)檔案信息化管理。

（二）企業(yè)工作人員缺乏進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理的專業(yè)技能

由于企業(yè)的員工大多是從傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理向信息化的檔案管理轉(zhuǎn)變，有很多人還不能適應(yīng)或者掌握該項(xiàng)技能，也不容易發(fā)現(xiàn)信息化管理中可能存在的漏洞和問題。會(huì)計(jì)檔案的電子化管理的實(shí)施時(shí)間相對(duì)來說還較短，尚不成熟，所以很多煙草企業(yè)的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)也較為缺乏，需要借助于培訓(xùn)、招聘等手段來補(bǔ)足這方面的人員專業(yè)技能缺陷。在具體的工作實(shí)踐中還可能存在著故意破壞或者是人為疏忽等問題，這也可能造成會(huì)計(jì)電子檔案真實(shí)性的缺失。

（三）會(huì)計(jì)檔案電子化后可能存在著失真、被破壞等風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的篡改很容易被發(fā)現(xiàn)，原始憑證上的字跡、印章、紙張材質(zhì)等都可以用于判斷會(huì)計(jì)檔案有沒有被篡改。但是電子檔案由于其存在形式與具體內(nèi)容是相互獨(dú)立的，這就使得會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容容易被篡改或替換，且形式上也失去了固定的形式，失去了“原始狀態(tài)”的會(huì)計(jì)檔案，很難對(duì)其“原始性”進(jìn)行認(rèn)定，容易出現(xiàn)失真風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于電子檔案的儲(chǔ)存媒介較為單一，依托于數(shù)據(jù)庫或者是硬盤等媒介，一旦這些媒介遭受破壞，所有的數(shù)據(jù)都可能丟失。且電子檔案的易更改、易銷毀特征也給非法操作提供了便利，直接損害了會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

四、解決當(dāng)前煙草企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理現(xiàn)實(shí)問題的對(duì)應(yīng)方法

（一）企業(yè)管理層要充分重視會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要意義，尤其是其對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略管理的重要意義

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定，要求各單位務(wù)必加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，確保其內(nèi)部的會(huì)計(jì)檔案能夠被妥善保管、有序存放，杜絕可能存在的“毀損、散失和泄密”問題。由此可見，會(huì)計(jì)檔案的管理工作必須被各個(gè)單位加以重視，而且要以嚴(yán)肅的制度要求行為。煙草企業(yè)的性質(zhì)決定了其應(yīng)當(dāng)高度重視會(huì)計(jì)檔案管理辦法，切實(shí)將會(huì)計(jì)檔案的電子化管理納入各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)工作的重要議程當(dāng)中。所有的工作只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能有條不紊地在單位內(nèi)部加以推進(jìn)與改善。會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，對(duì)于規(guī)范企業(yè)的日常管理，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理的戰(zhàn)略性指導(dǎo)意義有著不可替代的作用。

（二）完善企業(yè)的硬件與軟件設(shè)施，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，為電子化、信息化管理提供良好的運(yùn)營環(huán)境

盡管煙草企業(yè)是注重生產(chǎn)與銷售的企業(yè)，但是也應(yīng)當(dāng)充分重視計(jì)算機(jī)硬件與軟件設(shè)施系統(tǒng)的鋪墊，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息管理時(shí)代的到來，與計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)的硬件和軟件設(shè)施直接決定了其能否很好地融入信息化管理時(shí)代。硬件設(shè)備如電計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)井設(shè)備、掃描儀、打印機(jī)等等，軟件系統(tǒng)如ERP管理系統(tǒng)等，企業(yè)要構(gòu)建完善、高效的會(huì)計(jì)電子信息化管理系統(tǒng)，充分實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的文檔能夠在系統(tǒng)中被一體化管理，并且在檔案從紙質(zhì)向電子化轉(zhuǎn)化的過渡期，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔與電子文檔的有效索引。會(huì)計(jì)電子信息化系統(tǒng)要能自動(dòng)記錄會(huì)計(jì)信息的各類背景元素及原始數(shù)據(jù)來源，有效地控制會(huì)計(jì)文件等生產(chǎn)廣域的運(yùn)行處理，實(shí)現(xiàn)其向會(huì)計(jì)電子檔案的轉(zhuǎn)變。除了高效、準(zhǔn)確的信息系統(tǒng)，還需要一批專業(yè)的操作人員或者管理人員，不僅要能確保會(huì)計(jì)文件能夠準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)化為可以有效保存的有價(jià)值的信息，還要保證這些信息不會(huì)被隨意篡改或刪除，尤其是要加強(qiáng)人員對(duì)電子檔案管理過程中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的排查與控制。最后，管理人員應(yīng)當(dāng)研究如何才能確保獲得高效、實(shí)用的會(huì)計(jì)文件，并將其轉(zhuǎn)換為可用于深入戰(zhàn)略管理的會(huì)計(jì)信息與檔案，只有這樣，會(huì)計(jì)檔案電子化的戰(zhàn)略意義才得以突顯。

（三）制定完善的內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督與管理，明確權(quán)責(zé)制度，確保會(huì)計(jì)電子檔案真實(shí)完整

會(huì)計(jì)檔案電子化管理能否實(shí)現(xiàn)其管理意義，最終取決于其形成的會(huì)計(jì)檔案是否有效，如果會(huì)計(jì)檔案被隨意篡改、刪除，則會(huì)給企業(yè)管理帶來非常嚴(yán)重的損失，也會(huì)形成監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)與審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。所以企業(yè)內(nèi)部有必要建立內(nèi)部控制制度，并在參照管理過程中出現(xiàn)的問題不斷地完善已有的內(nèi)部控制制度，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力度，要求明確相關(guān)責(zé)任，做到獎(jiǎng)懲有據(jù)，明確對(duì)造成會(huì)計(jì)檔案損壞的人員與管理不盡責(zé)的人員進(jìn)行嚴(yán)厲的處罰，只有這樣才能在源頭上杜絕會(huì)計(jì)電子檔案的失真。

五、結(jié)語

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案的日常管理已經(jīng)逐漸向形式虛擬化方向發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案電子化管理能夠有效地提高煙草企業(yè)信息管理與查詢的便捷度，也能夠?yàn)楣芾韺討?zhàn)略管理調(diào)取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)提供便利。各個(gè)企業(yè)務(wù)必要注重提高會(huì)計(jì)檔案電子化管理質(zhì)量，充分發(fā)揮其應(yīng)有的管理作用，推動(dòng)企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位為邵陽市煙草公司）

參考文獻(xiàn)

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