大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化研究

吳涵

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在工作生活中的融入度越來(lái)越高，檔案管理也要能夠緊跟時(shí)代步伐，及時(shí)引入大數(shù)據(jù)理念，使檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，一定程度上方便了檔案管理工作的開(kāi)展，同時(shí)也為檔案管理工作帶來(lái)了諸多新挑戰(zhàn)。我們要進(jìn)一步完善檔案管理工作的開(kāi)展模式，優(yōu)化大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的新思路，使檔案管理工作可以重新煥發(fā)生機(jī)與活力。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案;管理;模式;變化

隨著大數(shù)據(jù)理念在生產(chǎn)生活中的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作開(kāi)展方面，可用的數(shù)據(jù)資源越來(lái)越多，涵蓋的內(nèi)容也更加廣泛，因此檔案管理工作收集整理的方式也需要隨之發(fā)生調(diào)整。檔案管理工作服務(wù)的對(duì)象越來(lái)越廣泛，這就需要答案管理推進(jìn)過(guò)程中引入更多精細(xì)化管理模式，優(yōu)化檔案管理的保存方式，創(chuàng)新檔案管理資源的呈現(xiàn)內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理工作高效便捷開(kāi)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的新變化

（一）檔案存儲(chǔ)手段的變化

傳統(tǒng)模式下，答案管理的存儲(chǔ)模式一般以手工操作，紙質(zhì)整理，影像存儲(chǔ)等為重點(diǎn)，雖然其中很多工作也借助計(jì)算機(jī)來(lái)完成，但是很多檔案都沒(méi)有上傳到網(wǎng)絡(luò)，只在內(nèi)部小范圍內(nèi)輸出和共享。大數(shù)據(jù)理念的引入，使得云存儲(chǔ)成為檔案管理工作的一項(xiàng)新技術(shù)，有效彌補(bǔ)了檔案不易長(zhǎng)期保存，紙質(zhì)檔案發(fā)黃，字跡易變色等的影響。檔案管理的技術(shù)手段發(fā)生了本質(zhì)變化，云存儲(chǔ)本身具有容量大，共享性強(qiáng)，提取方便等多重優(yōu)勢(shì)，使得檔案更加容易保存，而且調(diào)閱檢索也更加靈活。

（二）檔案管理體系發(fā)生改變

傳統(tǒng)的檔案管理開(kāi)展開(kāi)展過(guò)程中，一般檔案館就都會(huì)將檔案分成諸多細(xì)致的類(lèi)別，有專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)分管和統(tǒng)計(jì)，如財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、生產(chǎn)檔案、行政檔案等，分門(mén)別類(lèi)有序存放，需要的存儲(chǔ)空間較大，而且檔案檢索的過(guò)程難度比較高。大數(shù)據(jù)理念的引入使得檔案編排的方式發(fā)生了本質(zhì)變化，占用空間較大的檔案都被電子檔案所取代，大數(shù)據(jù)理念之下，借助現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理，檔案存儲(chǔ)可以更加細(xì)致化，而且實(shí)現(xiàn)了跨庫(kù)選擇、關(guān)聯(lián)檢索等功能，檔案管理體系發(fā)生有效改變。

二、當(dāng)數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的優(yōu)點(diǎn)不言而喻，無(wú)論是當(dāng)保存的質(zhì)量與數(shù)量都得到了很大的提升，提取也變得更加方便。同時(shí)，電子化條件之下，檔案的磨損情況可以有效消除，檔案的查詢(xún)?nèi)傄沧兊酶臃奖?。但是，這種管理模式之下的弊端也逐漸暴露。首先，電子信息檔案存儲(chǔ)的隱私性與安全性受到了很大的挑戰(zhàn)。由于檔案管理單位自身沒(méi)有充足的技術(shù)人才，多與一些外部的云服務(wù)商合作，這就是的檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)大大增加，一些核心檔案極易受到黑客的攻擊，因此對(duì)于檔案管理的技術(shù)要求進(jìn)一步提升。其次，檔案存儲(chǔ)易出現(xiàn)斷層。在由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，需要工作人員做大量檔案信息的分類(lèi)，保存數(shù)據(jù)等工作，這個(gè)過(guò)程工作量非常大，一些檔案管理人員本身對(duì)于電子技術(shù)的掌握不是非常熟練，這就導(dǎo)致信息轉(zhuǎn)換過(guò)程中極易出現(xiàn)銜接不及時(shí)，信息斷層或部分文件丟失等情況，對(duì)于一些重要文件的整理與修復(fù)工難度大大增加。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理優(yōu)化的積極建議

（一）要進(jìn)一步完善檔案管理的安全體系

多年來(lái)，檔案管理工作都是有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)來(lái)統(tǒng)籌負(fù)責(zé)，信息技術(shù)融入由于外部管理機(jī)構(gòu)的介入，一定程度上增加了檔案管理的危險(xiǎn)性。因此，探索如何優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理的安全系數(shù)，成為檔案管理工作下一步開(kāi)展的重點(diǎn)。無(wú)論是國(guó)家、單位還是個(gè)人，都必須要加強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)。首先，可以進(jìn)借助信息加密手段，進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)答案存儲(chǔ)和提取的有效控制，另外，對(duì)于主觀性的檔案泄密工作要有效追蹤，嚴(yán)懲不貸，嚴(yán)肅制裁損害檔案信息安全的管理人員。規(guī)范檔案管理，安全存儲(chǔ)的條例、規(guī)章、法規(guī)等，對(duì)于檔案管理工作的保密工作要上下一心，嚴(yán)格控制，謹(jǐn)防一切安全隱患的發(fā)生。對(duì)于可公開(kāi)的檔案，也要進(jìn)一步做好篩查工作，防止被不法分子惡意篡改或非法挪用出現(xiàn)一系列衍生問(wèn)題。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理工作面臨新技術(shù)和新方法，因此，各個(gè)地區(qū)檔案管理工作要進(jìn)一步增強(qiáng)模式創(chuàng)新意識(shí)。積極借鑒不同地區(qū)，不同行業(yè)檔案管理創(chuàng)新的新模式和新方法。加強(qiáng)區(qū)域規(guī)劃意識(shí)，建立數(shù)字城市共享平臺(tái)，互動(dòng)空間等，增強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。另外，還需要加強(qiáng)對(duì)于人員創(chuàng)新的培訓(xùn)和監(jiān)管工作。培養(yǎng)一大批具有專(zhuān)業(yè)意識(shí)的新型檔案管理人員，要求他們既能夠靈活運(yùn)用現(xiàn)代化的管理工具，完成檔案管理工作，更需要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，能夠?yàn)榭蒲袡C(jī)構(gòu)，政府及社會(huì)不同部門(mén)提供完善的檔案查詢(xún)服務(wù)工作。另外，還需要具備較強(qiáng)的檔案信息安全意識(shí)。能夠完成一些重大檔案的存儲(chǔ)，更新等工作。對(duì)于一些涉密文件，要規(guī)范落實(shí)，人性化服務(wù)，既能夠滿(mǎn)足不同群體的調(diào)用需求，同時(shí)還要完善信息的保障和安全存儲(chǔ)工作。

（三）全社會(huì)要建立完善的檔案安全體系

目前，大數(shù)據(jù)理念已經(jīng)深入到各行各業(yè)，因此全社會(huì)都要建立起較強(qiáng)的檔案信息安全意識(shí)。首先，國(guó)家可以通過(guò)完善的規(guī)章制度，約束檔案管理的大環(huán)境，逐步建立起完善的檔案信息服務(wù)體系，對(duì)于基礎(chǔ)內(nèi)容采取公開(kāi)發(fā)布，透明管理的方式。對(duì)于一些機(jī)密信息還需要做好保密工作，防止不法分子鉆空子，產(chǎn)生一些安全隱患。另外，社會(huì)各行各業(yè)也需要增強(qiáng)檔案信息安全管理意識(shí)，改變以前不合理的管理方法。檔案管理工作者也要增強(qiáng)自身職責(zé)意識(shí)，盡最大努力保證檔案信息安全規(guī)范。

總之，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)期，檔案管理方式也得到了很大的創(chuàng)新。但與此同時(shí)，檔案管理面臨更大的安全問(wèn)題與存儲(chǔ)挑戰(zhàn)，需要全社會(huì)積極行動(dòng)起來(lái)，健全檔案管理的法律法規(guī)，優(yōu)化檔案管理的服務(wù)模式，增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，以更加完善的檔案管理流程，滿(mǎn)足社會(huì)和公眾對(duì)檔案查閱的需求。

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