大數據時代高職院校學生檔案管理模式創(chuàng)新

林小明

摘 ?要：隨著大數據技術、人工智能的發(fā)展，高職院校學生檔案管理工作面臨全新挑戰(zhàn)。學生檔案管理工作作為學生管理和教學工作之間的重要橋梁和紐帶，高職院校必須轉變思維、創(chuàng)新機制。首先是開發(fā)平臺，依托現代科技實現檔案管理數據化管理;其次轉變思維，提高學生檔案服務工作的針對性和有效性;接著構建內容，探索全程化的學生檔案管理服務體系;最后培養(yǎng)人才，實現專業(yè)化的學生檔案管理隊伍。利用大數據技術進行學生檔案的創(chuàng)新管理，有利于及時發(fā)現學校、學生工作、教學管理等管理服務機制存在的問題，從而促進學校人才培養(yǎng)和服務育人工作的改革創(chuàng)新。

關鍵詞：大數據時代;高職院校;學生檔案;模式創(chuàng)新

新時代，數據已經滲透到當今每一個行業(yè)和業(yè)務職能領域，成為重要的生產因素。以“互聯網+”、人工智能、云計算等為代表的信息科學技術推動著各產業(yè)、各行業(yè)進行結構革新，傳統人工管理模式已經難以適應大數據、人工智能時代的發(fā)展要求。信息爆炸時代產生了海量數據，大數據具備數量大、種類繁多、速度快、時效高的特征。[1]大數據以及大數據技術給人們的認知、思維、知識、價值取向等都帶來深刻的變化。高職院校肩負培養(yǎng)創(chuàng)新型、高素質技術技能型人才的教育使命，學生管理工作和教學工作的相互配合才能促進教學和人才培養(yǎng)質量的雙提升。而學生檔案管理工作作為學生管理和教學工作之間的重要紐帶，有著記錄學生大學發(fā)展全過程、提高培養(yǎng)質量的重要作用，必須緊跟時代發(fā)展的潮流。高職院校需全面樹立大數據意識和思維，創(chuàng)新工作機制，做好學生檔案管理工作頂層設計;同時組織專業(yè)的數據分析團隊，提升大數據的利用和應用價值，最終將大數據技術合理有效應用到學生檔案管理工作中，為優(yōu)化學生管理和教學工作提供思維和技術支持。

一、學生檔案的大數據管理特征

2008年9月1日，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號），明確指出高等學校檔案，是指高等學校從事教學、招生、科研、管理等活動直接形成的對學校、學生和社會有保存價值的各種文字、音頻、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

運用大數據進行學生檔案的管理，不僅是一種技術和思維手段，更是一種新型的管理、價值理念和資源配置機制，通過政府、學?；ヂ摼W服務信息管理平臺，實現檔案管理的互聯互通、及時共享。近年來，基于檔案管理工作全程化、全員化、專業(yè)化、信息化等“四化”的要求，高職院校學生檔案管理工作逐漸從單一的紙質存檔走向了信息化的服務。數據化的檔案管理不僅僅是建立大數據檔案平臺，進行檔案的分類、收集、保管和查詢。[2] 此外，更重要的是實現一種人機結合的新型管理模式，使得學生的檔案信息精準保存、方便管理、安全指數高。這種電子化、精準化、智能化程度的提高，是運用大數據模式創(chuàng)新管理區(qū)別于傳統管理方式的最根本、最顯著的特征。數據化的學生檔案管理能使得教師及時了解學生思想、學業(yè)和職業(yè)就業(yè)能力發(fā)展動態(tài)，準確把握學生需求，分析和預測學生行為，采取有效措施。這能有效克服學生管理和教學工作的“盲區(qū)”，促進工作的實效性和時效性，提升教育育人的服務水平和質量。大數據、人工智能技術的發(fā)展，為高職院校學生檔案管理工作的理念更新和模式升級帶來機遇，建設以服務型為導向的高?！爸腔鄯罩行摹?，將呈現以“挖掘數據價值、優(yōu)化資源配置、滿足共享需求、提升便捷程度，促進有效跟蹤”的特點，將是一種管理思路的創(chuàng)新。

二、高職院校學生檔案管理現狀分析

（一）檔案管理流程松散、查詢效率較低

高職院校學生數量龐大，由于大學生每年入學、畢業(yè)、退學、升學、就業(yè)等客觀因素的存在，學生檔案數據都會發(fā)生調整與改變。[3]高職院校學生檔案管理工作是學校非常重要的基礎性工作，學校應當納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃，其管理應該是制度化、規(guī)范化和科學化的。但經過調查，事實上大部分的高職院校學生檔案管理工作被“邊緣化”，究其原因是學校需要花大量的精力、人力、財力等促進專業(yè)轉型發(fā)展，提升辦學質量，提高學校知名度。而由于學生檔案管理工作很難產生較為明顯的、直接的辦學效益，學生檔案管理工作流程松散，大部分的高職院校學生檔案管理程序如圖1所示：

此管理程序存在以下問題：一是紙質檔案材料容易弄丟;二是學生在校期間不知道自己的檔案具體內容，無法動態(tài)知道自己的情況;三是保管工作量大，人手不足情況下會讓檔案疏于管理。面對數量龐大、工作量大、類型多樣的學生檔案，人工管理速度慢、效率低、耗時長。[4]這并不能有效地對有價值的信息數據進行提取、分析和預測。因此，高校迫切地需要大數據思維和技術的引入，對學生檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新，提高學生和教學管理工作時效性和有效性。

（二）檔案管理人員專業(yè)化欠缺、保障機制不足

大數據意識是衡量學生檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)的一個重要方面，大數據技術應用能力的高低直接影響學生檔案管理工作的質量和效果，管理人員的業(yè)務管理水平直接關系到高職院校工作的正常開展及發(fā)展?，F階段，高職院校學生檔案管理人員的業(yè)務水平參差不齊，非專業(yè)背景出身、管理人員流動大、管理人員身兼多職、業(yè)務培訓不系統、管理模式陳舊、計算機操作水平偏低等問題是檔案管理隊伍走向專業(yè)化、職業(yè)化建設的最大“攔路虎”。另外，高職院校的學生檔案管理部門大部分為就業(yè)指導中心或者學生工作處，場地、隊伍、經費投入以及重視度等嚴重不足，而且相關的技術和設備也比較落后。這極大程度上限制了檔案管理數據化的發(fā)展，經費、制度等保障機制的不到位也讓學生檔案管理工作無法進行有效改革和創(chuàng)新。

（三）檔案管理過程全程化不足、管理模式單一

大數據背景下，高職院校作為知識最密集、思想最活躍、創(chuàng)新力最強、網絡信息技術充分應用的前沿陣地，學校的教學、教育、科研、管理和服務模式以及師生的思想意識、學習方法、職業(yè)夢想和行為方式等必受到大數據的深刻影響。實際上，大部分的高職院校僅僅是通過紙質化的人工模式對學生檔案進行分類、整理、歸檔以及查檔，學生檔案的必備材料包括大學入學前學籍檔案、學業(yè)成績單、畢業(yè)生登記表、黨籍團籍資料、實習鑒定表等七大內容，學生在大學期間的獎懲材料等因數量大而當做選裝材料裝訂，而且基本是等到學生畢業(yè)年度才著手準備和裝訂。缺乏全程化管理的模式使得檔案管理工作者工作量較大，時間與人力成本較高。此外，這種欠缺全程化的紙質化檔案存儲管理模式無法讓學生及時全面掌握自己的思想、學業(yè)、素養(yǎng)、職業(yè)能力等情況，也讓學生很難根據實際情況作出應對之策，可能會錯失良機。

目前，高職院校存在招生生源類別多樣（有學考、普招、五年一貫制、“3+證書”、三二分段等）、學生流動速度較快等特點。這使得高職院校學生檔案工作內容繁多且復雜，管理上存在困難。利用大數據思維和技術進行學生檔案的管理創(chuàng)新，既能提高工作效率，同時降低了紙質檔案的存儲面積和損耗度。

三、高職院校學生檔案全程化管理的創(chuàng)新模式

習近平同志指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”職院校的學生管理工作是一項全過程、全方位、全員育人的系統工程，學生檔案管理是其基礎性的重要工作。它是記載大學生學習生涯整體過程的重要材料，也為學校人才培養(yǎng)質量的研究提供基礎保障。

客觀、動態(tài)和多維度大數據庫，是實施“精準施測和幫扶”的基礎。基于大數據、新一代人工智能技術，探索構建學生檔案數據化、全程化管理的模式，旨在利用大數據和信息技術，提高各部門協同配合的力度，整合資源，將紙質化檔案信息轉化為數據信息進行保存整理，降低紙質檔案丟失的比例，以保障檔案的真實性、完整性及保密性。同時，利用大數據和智能推薦、匹配功能，及時反饋學生的學習能力、專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)規(guī)劃和就業(yè)能力培養(yǎng)情況，幫助學生及時全面掌握自身的實際情況。這有利于為每一位學生提供個性化的管理服務，為學生的規(guī)劃自我、研判決策和優(yōu)化行動的能力提供重要依據。實現高職院校不同類別學生檔案內容的差異化、全程化管理，可有效提高學生和教學工作管理質量。

（一）開發(fā)平臺，依托現代科技實現檔案管理數據化

構建“數據化檔案管理”服務平臺，將學生在校期間的相關文件、音頻、圖像、視頻等轉化為數字化信息進行收集歸檔，形成高校檔案管理的大數據集。平臺框架包括個人查閱系統、信息公開、服務指南、資料收集與上傳、數字化檢索系統、信息下載、常規(guī)管理、智能化推薦等功能。當前，部分高職院校已經建立了“智慧校園”網絡服務系統，服務系統每天針對學生的實際情況收集大量信息數據。高職院校學生管理工作的核心方法是整合優(yōu)化與學生相關的資源信息，打破各系統之間的數據壁壘，深入挖掘數據間的聯系，構建統一的大數據學生管理工作體系，促進資源的互聯互通共享。因此，高職院?？梢詳U展“智慧校園”的服務欄目，增加“數據化檔案管理”服務平臺。平臺的開發(fā)有三種模式：一是合作開發(fā)模式，即授權給科技企業(yè)開發(fā)和維護技術平臺，職能部門負責平臺的運營和管理。二是協作開發(fā)模式，即由內部的信息中心或數據管理部門負責平臺的開發(fā)，學校相關職能部門負責平臺的管理和運營。三是獨立開發(fā)模式，即平臺完全由院校自主獨立開發(fā)，職能部門運行管理。三種模式各有優(yōu)勢和不足，高職院?？梢愿鶕嶋H情況選擇適合的模式來進行技術平臺的開發(fā)和運營。但無論哪種模式，都是需要足夠的政策支持、經費支持和專業(yè)化的隊伍管理，才能真正發(fā)揮數據化的學生檔案服務育人的功能。

（二）轉變思維，提高學生檔案服務工作的針對性和有效性

大數據作為信息社會認知世界的新方法，意識到大數據思維和技術對高職院校學生檔案管理的重要意義，必須從頂層設計入手，創(chuàng)新工作機制，建立統一的學生檔案管理體系。利用大數據和信息網絡技術使紙質檔案轉向檔案數據化的管理，廣泛、快捷地提供檔案信息，滿足各單位、企業(yè)、學生的要求。這在很大程度上有利于轉變工作思維和服務觀念，變被動應付為主動應對，變被動干預為主動引導，變碎化管理為系統服務，大大提高服務質量和水平。高職院校學生檔案管理平臺以“智慧校園”網絡為依托，對教師和學生開放。這樣既確保了學生檔案的安全性，又增強了檔案工作的開放性。運用大數據思維進行管理，根本在于客觀、動態(tài)和全方面把握和預測高職院校學生成長成才過程中存在的問題，學生可登錄檔案檢索系統定期上傳和不定期查看檔案，結合智能化的推薦平臺進而進行有針對性的分析和提升;教師及時了解學生的動態(tài)并做出分析預判;檔案管理平臺的數據分析可為高校的教學管理工作提供數據性的意見支持。通過網絡檔案管理平臺明晰問題性和差異化，高?？蔀閷W生提供動態(tài)化和個性化的精準管理服務，從而提升其管理和服務育人的針對性、時效性和實效性。

（三）構建內容，探索全程化的學生檔案管理服務體系

運用管理服務大數據的本質在于客觀、全面和動態(tài)把握高職院校學生成長成才存在的問題，建立客觀、動態(tài)、全程化和多維度的學生檔案管理服務指標體系，是學生檔案實現“精準施策”育人管理的基礎。[5]在內容構建上，學生檔案管理服務體系可以從以下八項一級指標來評價，分別是：思想素質、專業(yè)能力、科研競賽、職業(yè)規(guī)劃、榮譽表彰、校園文體、社會實踐和教育提升。以學期或者年級為時間階段，根據高職院校的人才培養(yǎng)方案要求，充分利用大數據對學生的情況進行分析和挖掘，對八項一級指標建立不同的算法、函數關系或者數據評價模型。通過大數據的互聯互通、精細化的管理和智能化的匹配與推薦，高職院校需要努力地把大數據嵌入學生檔案管理服務育人環(huán)節(jié)，構建基于學生德育、知識、能力、人格和職業(yè)發(fā)展“五位一體”的大數據“學生自我成長管理與服務”系統。此外，運用大數據技術，能夠及時發(fā)現學校、學生工作和教學管理等服務機制存在的問題，從而促進學校人才培養(yǎng)和服務育人工作的改革創(chuàng)新。

在全程化管理上，從新生入學到畢業(yè)，高職院?？山ⅰ耙簧粰n案”、“一生一跟蹤”的管理模式。每個階段的函數或者模型緊扣學生成長與發(fā)展需求，同時緊密結合高職院校以“就業(yè)為導向，培養(yǎng)高素質技術技能型人才”的目標，秉承“為了一切學生和學生發(fā)展的一切”的宗旨，將大學生職業(yè)規(guī)劃與就業(yè)指導融入學生檔案管理的全過程，為每位學生提供個性化、人性化和專業(yè)化的管理服務。大一階段突出“適應與啟蒙”、大二階段強調“學業(yè)與提升”、大三階段深化“就業(yè)與實踐”。通過對每一階段的學生檔案的數據化管理和提取，班主任、輔導員、任課老師等能及時掌握學生的思想、學習、實踐和職業(yè)就業(yè)需求等動態(tài)，進而采取有效的幫扶措施，給予學生正確的引導，可避免因為困惑而發(fā)生意外等潛在的問題。另外，針對不同類別的學生檔案內容可進行差異化的設計與管理，以反映學生最真實的大學狀態(tài)。

（四）培養(yǎng)人才，建設專業(yè)化的學生檔案管理隊伍

“數據化檔案管理”服務平臺本身并不會產生“價值”，“價值”的真正產生是人類將研究成果賦予服務體系所呈現出的理論或實踐成果，依托大數據技術和智能化服務把高職院校學生檔案管理職能部門的工作人員從繁重、繁瑣的業(yè)務中解放出來，從而為學習型、創(chuàng)新型團隊的打造提供時間和空間。學生檔案數據來源廣泛且類型多樣，有文字、文本、音頻、視頻等，如何開發(fā)利用這些類型繁多、形態(tài)各異的大數據之間的相關性和提取分析共性、差異性，是當前大數據時代的技術難題。此外，構建學生檔案的大數據平臺，匯聚學生學業(yè)能力、科研競賽、職業(yè)測評、思想教育、校園文體、社會實踐等各個層面的綜合大數據，需要構建各種數據模型、函數關系、指標體系等，快速篩選和過濾無效信息，探尋數據信息與學生個體的匹配等，這些技術難題不是任何一個非專業(yè)的高職院校學生檔案管理團隊能夠勝任的。要充分利用大數據思維和技術做好學生檔案管理工作，使其能有效發(fā)揮其服務管理和育人的功能，必須培養(yǎng)和打造一支懂技術、善開發(fā)、能運營與維護的專業(yè)技術團隊。專業(yè)的管理團隊能夠熟練使用各種軟硬件，能夠執(zhí)行檔案管理部門的工作模式和制度，滿足高職院校學生檔案管理數據化校園建設的需求。管理隊伍專業(yè)水平的提升離不開系統和專業(yè)的培訓，高職院校要定期組織檔案部門管理和工作人員參與信息技術培訓、專題講座、交流會議等，為相關工作人員的專業(yè)知識、技能水平提升提供渠道。

利用大數據思維和技術創(chuàng)新高職院校學生檔案管理的新模式，高職院校不能簡單對現有的學生檔案管理模式進行全盤否定或者一刀切，而應該是轉變工作的思維和觀念，緊跟時代發(fā)展潮流和學生需求特點，將現有的工作經驗與大數據、人工智能技術結合起來，創(chuàng)新學生檔案管理模式，以促進學生更好更高質量的成長成才，實現學校人才培養(yǎng)質量和育人管理質量的雙提升。

參考文獻：

[1]孟新娟.大數據時代高職院校檔案管理的優(yōu)化策略分析[J].傳媒論壇，2019，2（21）：147-148.

[2]鄧婷.基于大數據的高校學生檔案管理模式研究[J].蘭臺內外，2019（10）：26-27+21.

[3]王偉.基于信息化時代下高職院校學生檔案管理工作研究[J].電子世界，2019（23）：101-102.

[4]李文穎.關于高職院校檔案管理信息化的可行性分析[J].才智，2019（36）：216.

[5]申小蓉.運用大數據 助力學生管理服務精準化[N].光明日報，2016-12-26（011）.

責任編輯 ?韓謙