疫情下的遠程辦公優(yōu)化路徑

胥日

[摘 要]2020年初暴發(fā)的新冠肺炎疫情，對企業(yè)的生產(chǎn)造成了巨大影響，在這種背景下，企業(yè)對開展遠程辦公的需求日益高漲。實際上，遠程辦公雖然具有節(jié)省通勤成本、靈活安排員工的工作時間等優(yōu)勢，但同時也存在企業(yè)管理難度增大、員工的“工作-家庭”邊界變得模糊導(dǎo)致績效下滑等風(fēng)險。因此，只有企業(yè)監(jiān)督與員工自律并重，企業(yè)強化“決策者”作用，員工主動創(chuàng)建新的“微邊界”并加強基于OKR的自我管理，才能實現(xiàn)卓有成效的遠程辦公，并為未來遠程辦公在國內(nèi)長期發(fā)展打好基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]遠程辦公;工作;家庭;目標(biāo)管理;OKR

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.053

[中圖分類號]F270.7;C931.4[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）14-0-03

1? ? ?激增的遠程辦公需求與問題

2020年初，一場突如其來的新冠肺炎疫情打亂了國人的工作和生活節(jié)奏，自疫情發(fā)生以來，全國各省市相繼發(fā)布了企業(yè)延遲復(fù)工的通知，以減少人員聚集，降低傳染風(fēng)險，再加上各地區(qū)在人員流動上的諸多限制，使全國大部分企業(yè)的生產(chǎn)運營受到重大影響。此時，對于急需恢復(fù)生產(chǎn)工作秩序的企業(yè)，遠程辦公似乎成為某種“剛需”，不少企業(yè)紛紛決定開啟“云上班”模式，讓員工在家線上辦公，以應(yīng)對隔離期。在這種大環(huán)境下，有些企業(yè)準(zhǔn)備很充分，因為遠程辦公模式早已在企業(yè)內(nèi)部推行;而有些企業(yè)則倉促上陣，“遠程辦公”對他們來說仍是一個較為陌生的概念，因此，在具體執(zhí)行過程中難免遇到各種問題，如工作效率不高、信息交流不暢等，給管理者帶來新的考驗;而員工的工作體驗各不相同，有人認(rèn)為遠程辦公中如何兼顧工作和家庭是個難題，也有人認(rèn)為遠程辦公正好工作家庭兩不誤?；诖?，本文分析了遠程辦公的優(yōu)缺點，并提出了遠程辦公的優(yōu)化路徑，旨在為相關(guān)研究提供參考。

2? ? ?遠程辦公概述

2.1? ?內(nèi)涵

“遠程辦公”（Telecommuting）指員工利用通訊和信息技術(shù)在傳統(tǒng)工作場所（如辦公室）以外的區(qū)域（如家中）完成工作的辦公模式。實際上，作為傳統(tǒng)辦公模式的一種替代方式，“遠程辦公”這一概念在國外已經(jīng)發(fā)展了40多年，最早是由美國物理學(xué)家杰克·奈爾斯于1975年提出的，產(chǎn)生背景是20世紀(jì)70年代爆發(fā)的石油危機，引發(fā)了人們對長時間通勤過程中汽油消耗的擔(dān)憂，于是，可以減少甚至避免通勤的遠程辦公方式開始進入大眾視野，而后，個人計算機的出現(xiàn)和互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的飛速發(fā)展，進一步帶來了工作方式和雇傭方式的重大變革，遠程辦公這一模式逐漸得到廣泛應(yīng)用。

2.2? ?優(yōu)勢

2.2.1? ?企業(yè)方面

采用遠程辦公模式能夠幫助企業(yè)大大降低運營成本，例如，當(dāng)員工遠程辦公時，降低了公司的房地產(chǎn)成本和辦公場所費用，尤其是在北、上、廣、深等一線城市的繁華區(qū)域;在面臨突發(fā)緊急事件，如遭遇新冠肺炎等大規(guī)模流行疾病、自然災(zāi)害、恐怖襲擊時，遠程辦公仍可幫助企業(yè)保持業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)的連續(xù)性，尤其是對于當(dāng)今絕大多數(shù)的信息化和知識型業(yè)務(wù)（如線上教學(xué)）;另外，遠程辦公還可以發(fā)揮協(xié)助企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的作用，運用遠程辦公軟件，使企業(yè)每一個工作環(huán)節(jié)都遷移到移動平臺上，并在線上留下數(shù)據(jù)痕跡，有利于企業(yè)管理層參考，及時改進工作流程和管理措施。

2.2.2? ?員工方面

遠程辦公模式最直觀的優(yōu)勢是可以幫助員工大大節(jié)省通勤時間、汽車油耗和交通路費等工作成本;使員工的工作時間、工作地點和工作任務(wù)安排得更加靈活、自主，比如，員工可以較為自由地安排自己的工作日程和工作任務(wù)的先后順序，還可以自主選擇衣著和休息時間，調(diào)整房間布置和裝飾、照明條件、空氣流通度等，使工作的完成方式變得更加可控，從而提高員工的自主感知水平和工作滿意度，并減少他們的壓力。

2.3? ?劣勢

盡管遠程辦公能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)辦公的多種需求，但也在某些方面給企業(yè)和員工帶來了新的挑戰(zhàn)。

2.3.1? ?企業(yè)方面

相比日常的集中辦公，遠程辦公帶來的第一個挑戰(zhàn)就是管理者對其接納和適應(yīng)問題，若各部門管理人員缺乏對遠程辦公的基本了解，或沒有管理在家辦公人員的經(jīng)驗，可能無法及時監(jiān)督、掌握員工在遠程辦公期間的真實工作情況，導(dǎo)致管理質(zhì)量和效率低下，甚至出現(xiàn)“管理真空”的危險局面。從信息交流和團隊協(xié)作的角度看，雖然遠程辦公能夠憑借先進的通訊技術(shù)提供便利，但團隊內(nèi)部存在成員間溝通不充分、信息共享不足的問題，反而可能因遠程辦公的距離阻隔，降低信息交流質(zhì)量，同時給工作帶來更多的模糊性和不確定性，使相關(guān)團隊協(xié)作工作變得障礙重重。此外，遠程辦公限制了組織成員間面對面互動的機會，很容易造成員工的現(xiàn)實儀式感不足，進而導(dǎo)致他們的人際感知能力下降，最終可能使企業(yè)內(nèi)的人際互信和團隊建設(shè)變得越來越困難，尤其是對于有較多新成員的團隊，這在無形中增加了企業(yè)的隱性成本。

2.3.2? ?員工方面

雖然遠程辦公可以減少通勤時間，提高工作的自由度，但是有很多員工在家工作時很難像在公司一樣高度投入。在以往的工作模式中，員工常常傾向于將生活劃分為不同的“領(lǐng)域”，并圍繞每個領(lǐng)域創(chuàng)建相應(yīng)的邊界，包括物理邊界、時間邊界和心理邊界等。創(chuàng)造和維持邊界的意義在于：使自己更好地將注意力集中于當(dāng)前占主導(dǎo)地位的領(lǐng)域，以便更好地在該領(lǐng)域表現(xiàn)，而不容易將注意力分散到另一領(lǐng)域，造成不同領(lǐng)域的資源和角色沖突，如最常見的“工作-家庭沖突”。而居家遠程辦公，將工作與家庭生活在時空上合二為一，當(dāng)員工在家辦公時，工作地點和工作時間可能不固定，物理和時間邊界減弱，且由于工作狀態(tài)與居家狀態(tài)面臨隨時切換的可能性，員工的心理邊界容易隨之受到影響，這對員工的自我管理能力提出了很高的要求。員工自身若不能合理安排規(guī)劃，隨時可能面臨時間精力、角色狀態(tài)在工作事務(wù)和家庭事務(wù)之間的頻繁切換以及工作壓力向家庭或家庭壓力向工作蔓延的風(fēng)險，反而造成更多的資源損耗，不但無法緩解以往存在的工作家庭沖突，甚至可能將其放大或產(chǎn)生新的沖突，最終既顧不好家，也做不好工作。

3? ? ?遠程辦公高效實施的路徑

通過以上信息可知，遠程辦公其實是一把雙刃劍，優(yōu)劣主要取決于員工自身的協(xié)調(diào)能力以及企業(yè)管理部門為員工提供的支持和協(xié)助。因此，要想避免遠程辦公帶來的消極影響，并取得更好的效益，就需要企業(yè)和員工的共同努力。

3.1? ?企業(yè)高效實施遠程辦公的路徑

3.1.1? ?強化“決策者”角色

對于企業(yè)管理者，遠程辦公中的許多管理方式可能與傳統(tǒng)的管理方式不同，必須強化“決策者”角色，即管理者需要更清晰地界定問題，分配資源，發(fā)出確切的指令，最大限度地減少管理工作中的模糊性和不確定性。具體來說，管理者可以為團隊建立更加明確的時間管理體系，幫助員工調(diào)整上班狀態(tài)，包括為團隊建立統(tǒng)一的協(xié)作規(guī)律，如網(wǎng)上打卡制度，要清晰地告知員工幾點開會、幾點日報、幾點到幾點是上班時間，在這些時間段里，管理者會隨時聯(lián)系員工;還要有計劃地定期召開正式和非正式的工作會議，如制定早會和晚會制度，要求員工在視頻會議中定時匯報工作進度，以及時地跟進員工工作，了解員工工作狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時指正，但要盡量避免臨時性的會議或任務(wù)，否則可能打亂員工的工作節(jié)奏，影響其工作和家庭生活。

此外，企業(yè)還可以針對績效要求實施目標(biāo)管理。管理部門應(yīng)為在家辦公人員統(tǒng)一制訂每周的工作計劃和清晰的工作目標(biāo)，將工作任務(wù)細化分解為具體的工作流程，在每個流程中提出具體的工作要求。同時，管理者必須明確界定團隊中成員的角色和職責(zé)，對每位員工做出適當(dāng)?shù)娜蝿?wù)安排，讓每位員工都有清晰的工作分工和責(zé)任意識，更高效地完成項目任務(wù)。此外，還要根據(jù)員工在家時的工作表現(xiàn)重新調(diào)整公司的績效考核體系，或制訂專門的遠程辦公績效考核方案，這需要公司的人力資源部門細致地了解各職能部門人員每周在家辦公的具體情況，并定期開展集中考核，將遠程辦公相關(guān)行為、結(jié)果納入新的績效考核條目，作為未來發(fā)績效工資時重點參考的依據(jù)，以更好地激勵員工。

3.1.2? ?建立高頻率的溝通機制

遠程辦公期間，協(xié)作中的一對一溝通常常容易被忽視，因此管理者應(yīng)更加積極地與員工保持溝通。在實時掌握員工工作進度的同時，管理者還需要主動為員工在遠程辦公中遇到的困難提供支持，比如，主動了解員工所在的地理位置，體察其所處現(xiàn)實環(huán)境的特點，表達對員工的關(guān)切。同時，人力資源部門還可以在線上為員工開展遠程辦公期間的自我管理技能等主題培訓(xùn)，或邀請員工輪流分享自己在遠程辦公中的心得感受、與好的經(jīng)驗，以促進工作績效共同提升。另外，在遠程辦公中，管理者還需要關(guān)注員工的情緒和心理健康狀況，正面引導(dǎo)員工發(fā)泄不良情緒和緩解工作、生活壓力。因此，管理者應(yīng)在日常的遠程社交中，與員工建立及時有效的雙向溝通機制，具體做法包括在工作會議前后抽出一定的時間，和員工談?wù)摴ぷ饕酝獾脑掝};在節(jié)假日或企業(yè)的重大發(fā)展節(jié)點時，在群聊中送出祝福，并發(fā)紅包以示慶祝和鼓勵;要求部門定期舉行“云聚會”和“云活動”，如線上狼人殺、聯(lián)機手游等，通過線上互動增強員工的歸屬感和現(xiàn)實聯(lián)結(jié)感，促進企業(yè)文化建設(shè)。

3.2? ?員工高效實施遠程辦公的路徑

3.2.1? ?在家中創(chuàng)建新的“微邊界”

由前文可知，無論辦公地點在公司還是家里，維持“工作-家庭”邊界都是十分重要的，而在遠程辦公的情境中，由于缺乏實地的管理約束，傳統(tǒng)的邊界管理策略顯然已不再適用，因此員工應(yīng)有意識地在家中創(chuàng)建新的“微邊界”，以營造認(rèn)真工作的儀式感。首先，創(chuàng)建物理微邊界。通過在家中劃分相對獨立的工作區(qū)域和休息區(qū)域，可以大大減輕工作與家庭之間的“邊界重疊”，員工可以在家中選擇一個固定的房間或房間的某個角落，將其布置為專用的工作區(qū)域，其余空間則為休息區(qū)域，并告訴家人，當(dāng)自己身處工作區(qū)域時，是在嚴(yán)肅認(rèn)真地處理工作，請他們不要輕易進入該區(qū)域打擾自己。其次，創(chuàng)建時間微邊界。結(jié)合當(dāng)天的工作內(nèi)容和家庭生活安排調(diào)整時間微邊界，具有較大的靈活性，但是在執(zhí)行中，要盡量保證在工作時間和休息時間都各自有完整的時間段投入，避免兩個時間段之間頻繁切換。既可以遵循傳統(tǒng)的“朝九晚五”時間邊界，也可以按照自己的家庭情況以及個人習(xí)慣進行調(diào)整，例如，按照家里小孩的作息時間，在孩子玩耍時陪他做親子活動，其他時間則用于工作和休息。最后，創(chuàng)建心理微邊界。在工作區(qū)域盡量將精力集中投入到工作中，同樣，在休息區(qū)域盡量將精力集中投入休閑娛樂和照顧家庭中，如看電影、做家務(wù)、陪家人聊天等，同時，也要把工作角色和工作壓力都留在工作區(qū)域中，不將其帶入休息區(qū)域，反之亦然，以減少工作和家庭生活之間的相互干擾。這些做法可以幫助員工實現(xiàn)在家辦公的秩序化，不僅能使自己擁有更適合工作的環(huán)境條件，提高工作效率，也能幫助自己調(diào)整、放松身心，避免資源的無謂消耗和健康問題。

3.2.2? ?強化自律意識和自我管理

遠程辦公中要防止工作懈怠問題，最好的方法就是自我驅(qū)動、自我管理，因此員工還應(yīng)增強自律意識，提高自我管理技能。在遠程辦公期間，員工可以采用“OKR”（Objectives and Key Results，目標(biāo)與關(guān)鍵成果法）進行自我考核。OKR是一種近年來新興的基于每天工作內(nèi)容完成情況的過程性、自我驅(qū)動式管理模式，主要步驟是明確自己所需完成的任務(wù)目標(biāo)以及每個目標(biāo)實現(xiàn)后可衡量的“關(guān)鍵成果”，在目標(biāo)時期結(jié)束時，特別注意評估這些關(guān)鍵成果。具體而言，在家辦公人員應(yīng)每天堅持制訂當(dāng)日的工作計劃，例如，在公司早會期間詢問自己：“我今天一天的OKR是什么？”這樣做的目的在于確定當(dāng)天工作的方向和范圍，進一步明確任務(wù)目標(biāo)，并將大目標(biāo)碎片化，拆分為多個小任務(wù)，以每日可視化的方式完成，最終實現(xiàn)關(guān)鍵成果的最大化;還要及時總結(jié)和整理自己在遠程辦公實踐中獲得的優(yōu)良經(jīng)驗，不斷提高后續(xù)的工作效率;與團隊整體保持一致的工作節(jié)奏，通過語音、視頻會議等途徑與團隊成員交流工作信息，及時反饋工作進展與問題，更好地與團隊進行協(xié)同。

4? ? ?面向未來的思考

遠程辦公在一定程度上為工作提供了便利，但也容易模糊工作和家庭的邊界，不過，企業(yè)及員工可以發(fā)揮主觀能動性，謹(jǐn)慎對待。在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，距離早已不再是企業(yè)運營的阻礙，而對遠程辦公這一新興模式，與其消極地說是企業(yè)在特殊時期應(yīng)對疫情的無奈之舉，倒不如積極地將其視為互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展背景下企業(yè)參與歷史的必然進程。在疫情背景下樹立對遠程辦公的正確認(rèn)知，有助于幫助員工調(diào)節(jié)情緒，積極工作，共克時艱。從長期看，遠程辦公未來具有較好的發(fā)展前景。目前，企業(yè)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為業(yè)界的基本共識，企業(yè)運用信息技術(shù)加強企業(yè)資源管理已經(jīng)成為常態(tài)，而隨著5G等新一代通信技術(shù)的普及應(yīng)用，國內(nèi)網(wǎng)絡(luò)帶寬越來越大，網(wǎng)絡(luò)時延將大幅降低，屆時遠程辦公模式將進入發(fā)展的快車道，由此可以預(yù)見，未來的工作與家庭之間可能形成“大合小分”的局面，即工作與家庭在總體時空上將更加融合，但是在具體事項上仍存在清晰的邊界。當(dāng)然，還要根據(jù)企業(yè)的實際情況調(diào)整邊界。無論如何，企業(yè)必須相信，順應(yīng)遠程辦公的趨勢，抓住遠程辦公的機遇，是一個正確的選擇。

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