科研央企后勤費(fèi)用預(yù)算管理探析

王輝

摘要：預(yù)算管理作為內(nèi)部控制的重要工具，在企業(yè)管理過程中起著舉足輕重的作用，高效、靈活的預(yù)算管理系統(tǒng)不僅可以提高工作效率，而且可以降低企業(yè)成本，達(dá)到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)要求。本文從預(yù)算管理模式、預(yù)算溝通機(jī)制、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算考評(píng)等方面對(duì)科研央企后勤費(fèi)用管理存在問題進(jìn)行分析，提出后勤費(fèi)用管理優(yōu)化措施建議。

關(guān)鍵詞：科研央企;后勤費(fèi)用;預(yù)算管理

引言

俗話說，兵馬未動(dòng)，糧草先行。后勤部門作為集團(tuán)型公司的不可缺少的重要組成部分，設(shè)置物業(yè)部、保衛(wèi)部、食堂等部門，為公司的正常經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)提供物業(yè)管理、綠植擺放、安全保衛(wèi)、宿舍管理、食堂就餐、停車收費(fèi)等服務(wù)支持。隨著央企公司化改革的推進(jìn)，后勤部門更要做好后勤費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)的管控，提高資金使用效率，更好地發(fā)揮后勤保障作用。

一、科研央企后勤費(fèi)用預(yù)算管理存在的問題及原因

（一）預(yù)算管理模式不夠合理

后勤保障涉及維修、食堂、保衛(wèi)、停車、綠化等各方面，管理面廣，管理重點(diǎn)各有不同，預(yù)算的編制應(yīng)當(dāng)反映其各自的成本控制要點(diǎn)。但實(shí)際工作中，后勤部門預(yù)算大多采用“自下而上”的管理模式，即根據(jù)預(yù)算中心統(tǒng)一表式和目標(biāo)管控原則，各下屬部門僅僅簡(jiǎn)單編制財(cái)務(wù)預(yù)算表格，后勤部門穿透式匯總后，上交預(yù)算中心，預(yù)算中心審核上交數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)科目?jī)?nèi)在勾稽關(guān)系，進(jìn)行比較分析，層層匯總后上報(bào)集團(tuán)預(yù)算決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批。這種預(yù)算管理模式造成了后勤部門在預(yù)算編制及執(zhí)行過程中，局限于形式上完成任務(wù)，業(yè)務(wù)管理并沒有下沉到基層業(yè)務(wù)部門，不清楚業(yè)務(wù)部門的具體業(yè)務(wù)特點(diǎn)和資金需求，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理更沒有標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，預(yù)算管理基礎(chǔ)不夠精細(xì)化，預(yù)算自由度較大，預(yù)算執(zhí)行偏差很大。

（二）缺乏有效的溝通機(jī)制

后勤部門的預(yù)算管理實(shí)際上是一場(chǎng)成本控制的博弈，稍不注意就會(huì)發(fā)生資源浪費(fèi)的問題。在這場(chǎng)博弈中，誰能獲得更多有價(jià)值的信息，誰就能有更多的話語權(quán)。在后勤預(yù)算管理中，由于預(yù)算中心與后勤部門、后勤部門與后勤業(yè)務(wù)部門缺乏有效的溝通機(jī)制，使得管理層在這場(chǎng)博弈中無法獲得更多的信息，缺乏有效的成本控制制度和措施，必將處于被動(dòng)的局面。目前，后勤的預(yù)算管理缺乏行之有效的溝通機(jī)制，主要體現(xiàn)以下兩個(gè)方面。

1.編制過程中缺乏有效的溝通機(jī)制

首先，由于缺乏有效的溝通機(jī)制，在預(yù)算編制過程中，通常由后勤部門按歷史數(shù)據(jù)代報(bào)，各基層業(yè)務(wù)部門的參與度較低，嚴(yán)重影響了后勤各基層業(yè)務(wù)部門的主動(dòng)性。其次，預(yù)算匯總過程較短，預(yù)算中心與后勤部門無法進(jìn)行充分溝通，業(yè)務(wù)監(jiān)管力度不夠，成本控制點(diǎn)無法落到實(shí)處。第三，預(yù)算決策機(jī)構(gòu)在審批后勤部門費(fèi)用預(yù)算時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注的是費(fèi)用總額和重點(diǎn)科目的增減變動(dòng)情況，由于沒有很好的溝通機(jī)制，無法對(duì)所有事項(xiàng)作出科學(xué)的判斷。這樣，后勤費(fèi)用預(yù)算的準(zhǔn)確性受到影響，增加預(yù)算管控力下降的風(fēng)險(xiǎn)。

2.執(zhí)行過程中缺乏有效的溝通機(jī)制

后勤管理部門是預(yù)算編制的主體部門，但是往往疲于應(yīng)付財(cái)務(wù)報(bào)表要求，對(duì)預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的成本控制是否薄弱、資金效率是否低下等問題也很少顧及，沒有提升成本管控的概念和積極性。預(yù)算中心主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的合理性審核，較少參與后勤預(yù)算的執(zhí)行。定期的預(yù)算執(zhí)行分析往往只是對(duì)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行財(cái)務(wù)指標(biāo)分析，重點(diǎn)管控?zé)o預(yù)算或超預(yù)算科目，無法做到與后勤各部門進(jìn)行及時(shí)有效的溝通。因此，過程分析作用僅僅是評(píng)價(jià)，很少參與事中控制，也就無法真正起到提升預(yù)算執(zhí)行的控制作用。

（三）預(yù)算編制不夠科學(xué)合理

1.預(yù)算編制方法過于單一

后勤部門編制預(yù)算時(shí)，往往是以歷史數(shù)據(jù)資料為參照依據(jù)編制，可分為增量預(yù)算法和零基預(yù)算法。目前，大多數(shù)科研央企采用增量預(yù)算法，即以上一預(yù)算期間的預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用為依據(jù)進(jìn)行新一期的預(yù)算編制，工作量較小、編制手段單一。缺點(diǎn)也是顯而易見的，由于增量預(yù)算法針對(duì)性不強(qiáng)，沒有以業(yè)務(wù)部門的實(shí)際需求為出發(fā)點(diǎn)，造成高估預(yù)算。而為了完成預(yù)算進(jìn)度，超出實(shí)際需要部分預(yù)算必將挪為他用。

2.預(yù)算編制不夠精確（見表1）

根據(jù)國(guó)資委預(yù)算編制“二上二下”的要求，科研企業(yè)預(yù)算編制時(shí)間十分緊張，同時(shí)，后勤各部門日常管理較為粗糙，很難有足夠時(shí)間獲得有效的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。加上決算和預(yù)算在匯報(bào)時(shí)間上有交叉，無形中縮短了預(yù)算的編制時(shí)間，這也是造成后勤費(fèi)用預(yù)算不準(zhǔn)確的另一個(gè)原因，不利于后勤費(fèi)用預(yù)算管理水平的提升。

（四）預(yù)算的執(zhí)行力較差

1.后勤部員工預(yù)算管理知識(shí)欠缺

在建立健全現(xiàn)代企業(yè)管理過程中，集團(tuán)相關(guān)的培訓(xùn)主要針對(duì)后勤各部門經(jīng)理層，后勤部門對(duì)自身及基層業(yè)務(wù)部門的預(yù)算管理要求不高，培訓(xùn)投入不足。后勤部們各基層業(yè)務(wù)部門員工對(duì)預(yù)算知識(shí)的了解主要通過一些零碎的宣傳資料，缺少預(yù)算方面的系統(tǒng)培訓(xùn)和指導(dǎo)。后勤員工對(duì)預(yù)算編制欠缺系統(tǒng)的管理知識(shí)，對(duì)后勤費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行產(chǎn)生不利影響。

2.后勤職工的參與度不高

由于對(duì)預(yù)算管理的認(rèn)識(shí)欠缺，后勤各業(yè)務(wù)部門員工在預(yù)算執(zhí)行過程中，認(rèn)為自己只是一個(gè)普通職工，預(yù)算中心或后勤部門領(lǐng)導(dǎo)主管預(yù)算，與本人并無關(guān)系，長(zhǎng)期以來，形成思想覺悟低、溝通不到位的局面，造成后勤成本控制無法達(dá)到預(yù)期效果。另外，在后勤費(fèi)用預(yù)算的調(diào)整和下達(dá)過程中，預(yù)算中心與后勤部門也無法達(dá)成有效溝通，使得后勤職工主動(dòng)參與預(yù)算剛性管理受到打擊，甚至產(chǎn)生抵觸情緒，不利預(yù)算的編制和執(zhí)行。

（五）預(yù)算的考核指標(biāo)較為單一

由于關(guān)注點(diǎn)不同，預(yù)算中心側(cè)重對(duì)后勤部門費(fèi)用總額和科目的控制，而后勤部門對(duì)內(nèi)部費(fèi)用單元的預(yù)算考核也是簡(jiǎn)單采用財(cái)務(wù)指標(biāo)或沒有考核，并沒有針對(duì)基層費(fèi)用單元制定有業(yè)務(wù)特色的考核指標(biāo)。長(zhǎng)此以往，后勤費(fèi)用預(yù)算管理的考核指標(biāo)僅關(guān)注后勤整體費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)是否完成，不太關(guān)注具體事項(xiàng)的費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)完成情況，后勤部門不會(huì)更多地考慮集團(tuán)編制預(yù)算真正的目的，缺乏成本管控的一致性，同時(shí)也使得后勤費(fèi)用預(yù)算的考核十分粗略。

二、科研央企后勤費(fèi)用預(yù)算管理的改進(jìn)建議

（一）優(yōu)化預(yù)算管理模式

由于“自下而上”的管理模式，以及后勤部門、預(yù)算中心管理點(diǎn)缺位，很容易造成在編制及執(zhí)行過程中的自由度過大，成本控制具有很大的不確定性，故本文提出科研央企采用“自上而下”與“自下而上”相結(jié)合的管理模式。

在“自上而下”階段，主要是下達(dá)后勤部費(fèi)用總體目標(biāo)。決策機(jī)構(gòu)根據(jù)集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)總體要求，向預(yù)算中心下達(dá)后勤部費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)，預(yù)算中心根據(jù)往年實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，將最終的費(fèi)用預(yù)算控制目標(biāo)下達(dá)到后勤部。

在“自下而上”階段，后勤部根據(jù)預(yù)算中心下達(dá)的控制目標(biāo)，要求各基層業(yè)務(wù)部門結(jié)合本部門實(shí)際情況開展費(fèi)用預(yù)算申報(bào)，后勤部匯總各業(yè)務(wù)部門費(fèi)用編制《后勤部門費(fèi)用預(yù)算及說明》上報(bào)預(yù)算中心，預(yù)算中心根據(jù)后勤部以往年份實(shí)際費(fèi)用支出數(shù)據(jù)對(duì)當(dāng)年預(yù)算進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)分析判斷，并給出審核建議后形成《后勤部門費(fèi)用預(yù)算及說明》匯總，上報(bào)決策機(jī)構(gòu)審批，審批完成后成為正式的后勤部門費(fèi)用預(yù)算（見圖1）。

（二）增加月度《后勤部門資金需求計(jì)劃》管理

為加強(qiáng)對(duì)后勤部費(fèi)用的管控，及時(shí)掌握后勤部預(yù)算執(zhí)行情況，現(xiàn)增加月度《后勤部門資金需求計(jì)劃》管理辦法。每月月底，后勤部各基層業(yè)務(wù)部門對(duì)下月即將發(fā)生的費(fèi)用事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)測(cè)并匯總，填制《后勤部門資金需求計(jì)劃》，后勤部管理會(huì)計(jì)對(duì)《后勤部資金需求計(jì)劃》進(jìn)行審核，經(jīng)后勤部門主任審核簽字后，上報(bào)預(yù)算中心，預(yù)算中心根據(jù)后勤費(fèi)用年度預(yù)算給出相應(yīng)的建議。最后報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后，成為后勤部下個(gè)月預(yù)算執(zhí)行的依據(jù)。

（三）增加預(yù)算編制過程的溝通環(huán)節(jié)

后勤部門匯總、審核各基層業(yè)務(wù)部門《后勤部資金需求計(jì)劃》后，預(yù)算中心如提出預(yù)算調(diào)整修改建議，應(yīng)與后勤部門領(lǐng)導(dǎo)及后勤部各業(yè)務(wù)部門經(jīng)理及時(shí)溝通，后勤部對(duì)不合理的調(diào)整建議可進(jìn)行申訴;預(yù)算中心將調(diào)整修改后的《后勤部門費(fèi)用預(yù)算及說明》及后勤部在調(diào)整上存在異議的部分同時(shí)上報(bào)決策機(jī)構(gòu)，最終由決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批。

決策機(jī)構(gòu)審批《后勤部資金需求計(jì)劃》后，后勤部領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)召集各業(yè)務(wù)部門經(jīng)理及后勤部主管會(huì)計(jì)，明確后勤部費(fèi)用總體預(yù)算目標(biāo)，并分配到各業(yè)務(wù)部門，避免各業(yè)務(wù)部門和相關(guān)個(gè)人對(duì)預(yù)算目標(biāo)認(rèn)識(shí)含糊不清。

（四）定期召開后勤部費(fèi)用分析會(huì)議

對(duì)后勤部門費(fèi)用預(yù)算管理實(shí)行月度資金需求計(jì)劃制度后，每月底預(yù)算中心及后勤部門對(duì)當(dāng)月預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，找出執(zhí)行過程中的問題，及時(shí)完善規(guī)章制度，落實(shí)節(jié)約降耗措施。通過定期召開后勤費(fèi)用分析會(huì)議，后勤部門預(yù)算管控部門可以及時(shí)了解各業(yè)務(wù)部門費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差和預(yù)算中不合理的部分，并就相關(guān)問題與預(yù)算中心進(jìn)行討論，共同找出切實(shí)可行的解決措施。由于預(yù)算中心與后勤部門共同參與，相關(guān)決議可以得到更好地貫徹執(zhí)行。

（五）提高報(bào)銷流程信息化管理水平

傳統(tǒng)的后勤費(fèi)用報(bào)銷是經(jīng)辦人提供經(jīng)審批的紙質(zhì)版的原始憑證（發(fā)票、合同等）來財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，主管會(huì)計(jì)根據(jù)本部門的具體事項(xiàng)預(yù)算合計(jì)及執(zhí)行情況進(jìn)行審核，同時(shí)對(duì)相關(guān)票據(jù)進(jìn)行查驗(yàn)，經(jīng)以上確認(rèn)無誤后，主管會(huì)計(jì)在財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行記賬，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，確認(rèn)報(bào)銷完成。從以上流程，我們不能看出，該報(bào)銷流程雖比手工記賬提高不少效率，但仍存在效率低下、工作重復(fù)進(jìn)行的問題，而且不利于預(yù)算的執(zhí)行和考核。建立全面預(yù)算系統(tǒng)體系，構(gòu)建后勤費(fèi)用信息共享平臺(tái)。

（六）增量預(yù)算與零基預(yù)算相結(jié)合

大多數(shù)科研央企后勤費(fèi)用的預(yù)算編制采用增量預(yù)算法，由于預(yù)算中心與后勤各業(yè)務(wù)部門缺乏行之有效的溝通，造成決策機(jī)構(gòu)審批后勤部預(yù)算時(shí)缺乏依據(jù)，也就形成不少后勤預(yù)算費(fèi)用不盡合理，但卻長(zhǎng)期存在;同時(shí)，后勤專項(xiàng)費(fèi)用每年的實(shí)際費(fèi)用支出不高，但預(yù)算卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過實(shí)際支出，導(dǎo)致后勤費(fèi)用管控過于粗糙;后勤專項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算不精確，為預(yù)算執(zhí)行過程中“拆東墻補(bǔ)西墻”的行為創(chuàng)造了可能性。因此，改變后勤費(fèi)用預(yù)算單一的現(xiàn)狀是解決后勤費(fèi)用預(yù)算編制不合理問題的有效路徑。

為實(shí)現(xiàn)國(guó)資委預(yù)算“二上二下”總體要求，后勤部門根據(jù)集團(tuán)公司整體戰(zhàn)略部署，前移預(yù)算編制基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作，加強(qiáng)預(yù)算中心與后勤部門溝通協(xié)調(diào)，統(tǒng)一目標(biāo)，優(yōu)化流程，共同協(xié)商。

（七）增強(qiáng)后勤部全體人員預(yù)算管理意識(shí)

一方面，作為后勤部門管理層應(yīng)該明白，后勤部作為集團(tuán)不可缺少的一部分，為集團(tuán)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了有力的后勤保障;從集團(tuán)的整體發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā)，及時(shí)加強(qiáng)費(fèi)用預(yù)算管理，深化后勤部門費(fèi)用預(yù)算管理可以提高后勤資金利用效率，促進(jìn)成本費(fèi)用控制，杜絕浪費(fèi)，是集團(tuán)“節(jié)流”的重要部分。

另一方面，加大對(duì)后勤職工進(jìn)行預(yù)算管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)部門預(yù)算的編制、執(zhí)行、考核與每個(gè)人高度相關(guān);此外，還應(yīng)鼓勵(lì)預(yù)算中心和后勤部門對(duì)后勤費(fèi)用預(yù)算管理的改進(jìn)提出有價(jià)值的建議。

（八）完善相關(guān)的考核和激勵(lì)制度

首先，建立財(cái)務(wù)指標(biāo)與非財(cái)務(wù)指標(biāo)相結(jié)合考核制度。財(cái)務(wù)指標(biāo)主要考慮預(yù)算的完成情況及費(fèi)用的控制情況。非財(cái)務(wù)指標(biāo)主要考慮后勤部日常服務(wù)質(zhì)量及與其他部門的配合情況。

其次，建立獎(jiǎng)勵(lì)制度。對(duì)完成預(yù)算目標(biāo)的部門及個(gè)人進(jìn)行物質(zhì)及精神獎(jiǎng)勵(lì)，雙管齊下，同時(shí)，還可以將相關(guān)人員在后勤費(fèi)用預(yù)算管理中的表現(xiàn)作為晉升的考核指標(biāo)。

最后，建立問責(zé)制度。對(duì)于不按規(guī)定時(shí)間提交預(yù)算數(shù)據(jù)的后勤相關(guān)人員進(jìn)行警告批評(píng)。對(duì)于后勤費(fèi)用未經(jīng)批準(zhǔn)另作他用，后勤部領(lǐng)導(dǎo)及部門管理人員進(jìn)行罰款。對(duì)于后勤相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)在相關(guān)費(fèi)用超出預(yù)算或者未申報(bào)年度預(yù)算，在未報(bào)決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)情況下依然審核簽字，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，除給予罰款外，年終考核實(shí)行一票否決，情節(jié)嚴(yán)重的，直接給予免職。

結(jié)語

在公司化改革背景下，科研央企后勤部門在提供后勤保障的同時(shí)，加大費(fèi)用預(yù)算管控，降低成本，助力公司高質(zhì)量發(fā)展顯得尤為重要。由于本人知識(shí)水平有限，對(duì)后勤費(fèi)用預(yù)算管理的分析不盡透徹深入，缺少對(duì)相關(guān)公司對(duì)標(biāo)比較，仍然存在著一些不足之處，相關(guān)的后勤費(fèi)用預(yù)算管理改進(jìn)的建議可能不是最優(yōu)，有個(gè)別在實(shí)際工作中可能不適合科研央企;另外，各種建議之間的協(xié)調(diào)性也需加強(qiáng)，相關(guān)的改進(jìn)建議有待付諸實(shí)施驗(yàn)證。

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