供電企業(yè)電子檔案集中管理模式研究

楊利劍

【摘要】本文通過簡單介紹我國供電企業(yè)普遍存在的電子檔案管理情況，以及對電子檔案進行管理的重要性和必要性，并在此基礎(chǔ)上對電子檔案的集中管理模式進行深入的思考和研究，不斷優(yōu)化管理模式，促進管理效率的提高，并最終為供電企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟效益。

【關(guān)鍵詞】供電企業(yè);集中管理模式;電子檔案;必要性

電力是人們工作和生活中不可或缺的重要基礎(chǔ)條件，為了保證給客戶提供更加穩(wěn)定和高質(zhì)量的電力服務(wù)，現(xiàn)代電力市場競爭激烈。在眾多電力企業(yè)不斷完善自身的過程中，針對用戶的檔案管理成為管理和營銷的重要基礎(chǔ)，是供電企業(yè)得以在市場競爭中脫穎而出的關(guān)鍵。隨著網(wǎng)絡(luò)科技迅速普及，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的種種缺陷和弊端顯而易見，人們轉(zhuǎn)而尋求更加便捷、高效、易于保存和傳輸?shù)榷喙δ苡谝惑w的電子檔案。

一、電子檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）對電子檔案管理缺乏正確認(rèn)知。在電子網(wǎng)絡(luò)科技手段的驅(qū)動下，用電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案成為當(dāng)代企業(yè)進行管理的必要趨勢。但是就企業(yè)自身而言，對使用電子檔案仍然缺乏必要的正確認(rèn)知，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)點和效用未能充分發(fā)揮。很多企業(yè)檔案管理者認(rèn)為，將紙質(zhì)換成電子檔案并沒有任何實質(zhì)性的變化。因此，他們在管理上并不會花費時間學(xué)習(xí)并創(chuàng)新，沒有對電子檔案進行必要的摸索和建立管理流程。這種錯誤的檔案管理思想不僅不能讓企業(yè)在實施電子檔案管理后獲得顯著效益，同時也會因為無法適應(yīng)社會的需求而不可避免受到影響。

（二）管理流程未能規(guī)范化。電子檔案在管理的過程中必須遵循一定的規(guī)范流程才能保證管理工作的質(zhì)量，但是在實際的電子檔案管理中，從資料的搜集、整理、篩選、歸檔到其他各項步驟都存在很大的人為性，缺乏必要的統(tǒng)一管理和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。而這種做法雖然在一次兩次中不會存在很大的問題，但是久而久之就會出現(xiàn)信息管理混亂的局面。各個管理員按照自己的管理理念和喜好進行管理，容易造成一些有價值的信息被忽略，甚至被丟棄，對公司而言，損失巨大。而一些沒有價值的信息會占用有限的空間，并增加管理的難度。

（三）疏忽對風(fēng)險進行必要管理。傳統(tǒng)檔案和電子檔案存在一個巨大的差異，即電子檔案的本質(zhì)就是在數(shù)字設(shè)備下生成的數(shù)字化信息，雖然給管理帶來極大的便利，但同時也讓保管工作變得需要格外謹(jǐn)慎。因為電子檔案數(shù)據(jù)更容易因為人為操作、系統(tǒng)故障、病毒侵占等原因出現(xiàn)信息丟失的情況。在電子檔案管理過程中，對風(fēng)險管理存在疏忽的情況，不僅導(dǎo)致信息容易被惡意刪除、破壞，同時也會讓檔案信息被竊取，造成公司信息的泄露。因此，如果公司在檔案管理過程中未能注重這一點，未能提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，后果不堪設(shè)想。

二、電子檔案集中管理的必要性

（一）集中管理。對電子檔案實施集中管理，就是將電子檔案管理的各個流程都列入統(tǒng)一管理的范疇，從而讓管理的每個步驟都能很好地考慮到其他步驟，同時讓電子檔案管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化實施。無論是電子文件的采集環(huán)節(jié)、生成環(huán)節(jié)、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、歸檔和存檔環(huán)節(jié)，都是集中管理的明確規(guī)定，是必須進行規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。除此之外，對電子檔案管理的檢查與考核工作也是集中管理的重要環(huán)節(jié)，并且穿插在各個常規(guī)環(huán)節(jié)，保證管理工作萬無一失。

（二）電子檔案集中管理的必要性。首先，電子檔案管理中存在的管理意識不足、管理流程不規(guī)范和對識別風(fēng)險的疏忽都會對企業(yè)造成難以估量的損失。通過集中管理的方法能夠有效解決上述幾個嚴(yán)重問題，并讓混亂的管理格局重新得到規(guī)范，從而為供電公司的正常運營提供重要的信息依據(jù)。通過將管理引至正軌的過程能為企業(yè)樹立良好的形象。其次，對電子檔案進行集中管理能夠很便捷地進行異地業(yè)務(wù)的辦理。電子檔案的優(yōu)勢在于能夠很好地彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在時間和空間上存在的缺陷，能夠?qū)崿F(xiàn)異地傳輸，保證工作得以迅速進行。通過集中管理能更好地便捷各項業(yè)務(wù)在異地的正常進行，不用再擔(dān)心工作中因為種種原因存在信息交接出現(xiàn)問題，以及管理模式不統(tǒng)一造成的信息無法合理使用。同時，電子檔案集中管理能夠促使各個硬件設(shè)備得以統(tǒng)一搭建，從而實現(xiàn)降低成本的目的，為客戶檔案資源的合理利用奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。在統(tǒng)一管理后，不需要單位進行重復(fù)建設(shè)，不需要每個部門都進行單獨的檔案管理，而是在需要時從企業(yè)的數(shù)據(jù)平臺中調(diào)取即可。這種統(tǒng)一管理的方式，在帶來巨大的經(jīng)濟利益的同時，也讓環(huán)境效益得以體現(xiàn)。

三、供電企業(yè)電子檔案集中管理模式研究

（一）電子文件采集步驟。電子文件的采集步驟一般通過現(xiàn)代傳感設(shè)備將各種紙質(zhì)檔案以掃描、拍照和其他形式進行獲取，并轉(zhuǎn)化為各種模式進行存儲。因此，在文件采集步驟中針對不同類型的紙質(zhì)文件應(yīng)該采取與之相適應(yīng)的采集方式，從而保證采集的質(zhì)量和轉(zhuǎn)化的效果。對于需要耗費較多傳輸時間的電子文件，可以采取異步并發(fā)存儲技術(shù)，避免時間有限造成的傳輸失敗。同時，針對容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障的情況，可以采取斷點續(xù)傳的方式，避免每次故障后都需要重新上傳。

（二）電子文件生成步驟。在電子文件生成步驟進行的集中管理，首先應(yīng)該對電子文件的檔案類型進行格式、大小和名稱上的區(qū)分，文本、圖像、音頻或者視頻等類型未進行標(biāo)準(zhǔn)化不能流轉(zhuǎn)。需要注意的是，在使用圖像文本識別技術(shù)時，應(yīng)該對文檔內(nèi)容的正確性進行嚴(yán)格檢查，對于出錯率高的設(shè)備應(yīng)該及時進行更換，避免信息傳輸錯誤給后續(xù)工作造成負(fù)擔(dān)。

（三）電子文件流轉(zhuǎn)步驟。在流轉(zhuǎn)過程中需要保證用戶檔案的安全性，避免出現(xiàn)用戶信息被盜用和泄露的情況。因此，在這一步驟中主要通過數(shù)字水印的方式進行防范。

（四）電子文件歸檔步驟。電子文件歸檔作為基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的最后一個環(huán)節(jié)，同樣不能掉以輕心。在文件整理過程中，雖然可以通過批量整理和自動分類的方式加快歸類的速度，但是系統(tǒng)分類同樣存在錯誤，因此需要進行后續(xù)的檢查，并進行必要的人工調(diào)整。同時，供電公司需要制定統(tǒng)一的電子文件封裝，要求檔案管理者必須對文件進行規(guī)范化裝封，并生成統(tǒng)一的文件格式。而在最后的歸檔步驟中，不僅需要將時間、人員、檔案編號都進行正確填寫，同時更不能輕易變更檔案號。

（五）電子文件的檢查與考核。為了保證電子檔案集中管理，在科學(xué)合理的管理理念下進行，需要進行必要的檢查和考核工作。首先，供電企業(yè)需要定期委派具體負(fù)責(zé)人對檔案進行隨機抽查，并保證隨機抽查的數(shù)量至少在5個以上。同時需要對設(shè)備儀器進行外觀檢查，保證設(shè)備的清潔狀態(tài)和正常使用。其次，需要通過同時調(diào)取紙質(zhì)檔案和電子檔案的方式檢查檔案內(nèi)容的一致性。最后，每個季度或者年度要對檔案管理者進行必要的理論知識和實際操作考核，并將考核結(jié)果作為績效考核的重要依據(jù)，不斷提高管理人員的工作積極性。

四、結(jié)語

總而言之，通過對供電企業(yè)電子檔案的集中管理模式進行深入研究，我們能夠清楚知道供電企業(yè)作為用電客戶的電力支持渠道，其檔案中不僅包括各種交易往來的相關(guān)憑證，同時，是為用電客戶提供高品質(zhì)服務(wù)的重要保障。因此，對供電企業(yè)的電子檔案采取必要管理手段成為促進供電企業(yè)運營的重要步驟。而作為企業(yè)的檔案管理者，更應(yīng)該對自己進行嚴(yán)格要求，以更加豐富的理論知識和實踐經(jīng)驗指導(dǎo)管理工作。

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