計算機檔案管理前期基礎(chǔ)工作的重要性

【摘 ?要】檔案管理是每個企業(yè)都必不可少的部分，而檔案管理又被分為建檔、保存和管理、利用和服務(wù)三個方面，其中最為前期也最為基礎(chǔ)的工作就是建檔工作。雖然聽起來只是簡簡單單的建立檔案，但事實上這樣基礎(chǔ)工作的工作量極其巨大，不僅需要對基礎(chǔ)的信息進行核對和整理，同時還需要各部門負責(zé)人的配合和簽字，最終形成書面內(nèi)容，保存在一份完整的檔案之中。因此，檔案管理前期的基礎(chǔ)工作，建檔部分必須作為計算機檔案管理工作的核心和重點。本文將對計算機檔案管理前期基礎(chǔ)工作的重要性展開探討和研究。

【關(guān)鍵詞】計算機檔案管理;前期工作;基礎(chǔ)工作

引言：

計算機檔案管理最重要的工作是在前期向計算機輸入準確的數(shù)據(jù)信息，如果不能保證信息的準確，就會讓整個檔案體系的工作變得凌亂不堪，因此，對于計算機檔案管理的前期基礎(chǔ)工作就是輸入工作。在前期的輸入工作中，保障數(shù)據(jù)的準確以及數(shù)據(jù)輸入的速度，是保障計算機檔案管理工作正常運行的有效保障。

一、計算機檔案管理前期工作的現(xiàn)狀

計算機檔案管理的前期工作大多分為三個方面：軟件、硬件和數(shù)據(jù)。而作為軟硬件而言，準備也較為容易，并且耗時比較短，這樣的工作相對比較輕松和簡單，只需要檔案管理工作者在挑選軟硬件的時候，依據(jù)具體的工作情況進行選擇即可。但基礎(chǔ)工作中的數(shù)據(jù)部分就比較繁瑣，因為數(shù)據(jù)工作是整個基礎(chǔ)工作中耗時最長的工作，在檔案管理工作人員進行數(shù)據(jù)整理和分析的時候，必須對數(shù)據(jù)的準確性進行落實，確保其有效性。并在輸入數(shù)據(jù)的過程中進行分類和校正，以免在后期出現(xiàn)不規(guī)范、不標準的問題，如果不能正視數(shù)據(jù)信息的規(guī)范管理，會直接影響到檔案管理工作的后期運行，檔案管理人員必須要保障整個計算機系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)，同時信息輸入對計算機軟件的要求并不是很高，但對數(shù)據(jù)的要求比較關(guān)鍵，以下將對計算機檔案管理的前期基礎(chǔ)工作的問題展開具體的討論。

二、計算機檔案管理前期工作的問題

1.檔案內(nèi)容沒有規(guī)范

首先，對于紙質(zhì)版的檔案資料，很多數(shù)據(jù)都是通過人工手寫，在內(nèi)容上沒有進行具體的規(guī)范，同時檔案文件中的內(nèi)容也不夠詳盡，在進行數(shù)據(jù)錄入的時候回頭找尋相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息十分困難，并且難度極高，甚至因為年代久遠，很多數(shù)據(jù)已經(jīng)無從查證，對計算機信息錄入的工作造成了極大的困難。

2.資料整理不夠具體

另外，在進行數(shù)據(jù)整理的過程中，傳統(tǒng)的資料整理也不夠具體，因此進行計算機輸入的時候也面臨較多的困難，諸如字跡不清晰或者潦草的問題，因為沒有專門的檔案整理規(guī)范，也就直接影響計算機檔案錄入的整體效果。

3.檔案卷宗不夠統(tǒng)一

在進行計算機輸入工作的時候，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案并未對檔案進行統(tǒng)一的要求，因此在進行檔案輸入時檔案厚薄不均，最終在進行錄入的時候很容易出現(xiàn)資料丟失或者資料錄入不全的問題。

4.類目分組不夠清晰

此外，在進行計算機輸入時因為紙質(zhì)檔案并未進行有效分類，因此在進行信息錄入的過程中也會出現(xiàn)不知道如果分類的情況，同時因為某些類目的內(nèi)容比較相近，沒有進行細分就會影響整個檔案數(shù)據(jù)的分類。

5.傳統(tǒng)檔案頁碼丟失

對計算機檔案信息進行管理，首要的任務(wù)就是將前期的所有數(shù)據(jù)錄入到電腦軟件之中，但因為紙質(zhì)的檔案可能因為年代久遠，導(dǎo)致部分頁碼丟失，這樣計算機檔案信息錄入就很難詳盡和完善，不完善的和頁碼丟失的檔案錄入都會成為計算機檔案信息錄入的極大障礙。

三、計算機檔案管理前期工作的策略

根據(jù)前文提到問題可以發(fā)現(xiàn)計算機檔案管理的優(yōu)勢，想要將計算機檔案管理工作做得更好，就需要對檔案的基礎(chǔ)工作做出一定的規(guī)范和章程：

1.保障數(shù)據(jù)錄入的真實性

對于計算機檔案管理的基礎(chǔ)工作，必須要保障數(shù)據(jù)錄入的真實性，對數(shù)據(jù)信息不夠完善和不夠清晰的部分，檔案工作人員必須將其進行核對并整理錄入，并保證這些數(shù)據(jù)的真實有效，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)殘缺不全的問題，相關(guān)工作人員還需要對檔案管理工作進行配合，完善數(shù)據(jù)，進而保障后期檔案管理工作的正常運作。

2.建目錄并做出檔案分類

計算機檔案管理的目的就是為了后期進行查找和調(diào)取更為方便，因此，在初期進行檔案錄入的過程中，應(yīng)該對每一份檔案的類別進行甄別和篩選，做出有效的分類，同時編撰目錄，讓檔案的每一項類目都能通過目錄和索引快速查找到，這樣的方式才能讓計算機檔案管理工作落到實處。另外，對于類目中比較相同的部分可以進行細分，做出更精細的分類，并在目錄中做出細分的部分。

3.做好檔案管理監(jiān)督工作

計算機檔案管理工作必須落實到人頭，對檔案管理工作人員進行相應(yīng)的管理和約束，對于工作人員所負責(zé)的部分應(yīng)該承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，一旦工作人員所管轄的檔案部分出現(xiàn)問題，應(yīng)該接受相應(yīng)的懲罰。同時檔案管理工作中的數(shù)據(jù)也應(yīng)該受到一定的監(jiān)督，負責(zé)人進行定期檢查，對不夠完善和不夠清晰的數(shù)據(jù)進行補充和查證。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)

作為計算機檔案管理工作人員，必須具有職業(yè)操守，對自己所錄入的每一份數(shù)據(jù)都要保證其真實有效，因此對檔案管理工作人員的素質(zhì)和專業(yè)能力必須進行培訓(xùn)和提高，切不可因為某些數(shù)據(jù)不清晰而進行自我猜測，隨意上傳和輸入數(shù)據(jù)，同時也是缺乏素質(zhì)的表現(xiàn)。因此，在進行計算機檔案管理工作之前，必須對所從事此項工作的人員進行監(jiān)督和培訓(xùn)，同時進行安全意識和端正工作態(tài)度的培養(yǎng)，以保障檔案管理工作的正常運行。

四、結(jié)束語

綜上所述，計算機檔案管理工作是當(dāng)下時興的檔案管理工作，但依然離不開與傳統(tǒng)檔案工作中相同的部分和重點，因此對檔案管理，基礎(chǔ)工作的監(jiān)督和管理、人員的配備和培訓(xùn)等，都是企業(yè)需要考慮的重點，只要能有效保障檔案管理基礎(chǔ)工作的正確運行，就能為后期的檔案管理工作奠定良好的基石。

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作者簡介：

譚貴，男，漢族，1998.08.24出生，中國人民解放軍軍事科學(xué)院系統(tǒng)工程研究院，研究方向：檔案管理、計算機操作與維護。