試論基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的企業(yè)人事檔案管理策略

欒俊朋 齊莉莉 趙盼盼

摘? 要：當(dāng)前我國(guó)企業(yè)人事檔案管理普遍存在管理效率低下、管理質(zhì)量不高等問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)與傳統(tǒng)落后的人事檔案管理模式存在重要關(guān)系，要想對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行解決，離不開(kāi)人事檔案管理模式的創(chuàng)新。近年來(lái)在互聯(lián)網(wǎng)不斷深化發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)人事檔案管理也面臨著新的機(jī)遇，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，抓住互聯(lián)網(wǎng)所帶來(lái)的紅利，對(duì)自身的檔案管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)突破性發(fā)展，提升人事檔案管理的整體效果。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);人事檔案管理;創(chuàng)新;效果

企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)煩瑣卻又重要的工作，其涉及到諸多信息和內(nèi)容，不僅是對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程的重要反映，同時(shí)也擔(dān)負(fù)著對(duì)所有職工信息進(jìn)行記錄的重要職能，正是因?yàn)槠渚哂羞@些職能，所以對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。在傳統(tǒng)模式下檔案管理人員工作流程較為復(fù)雜，需要手工對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行記錄和匯總，并做好檔案資料的保存，這樣一方面會(huì)導(dǎo)致檔案管理者工作壓力大、任務(wù)重等，另一方面不利于檔案信息的傳遞和運(yùn)用，影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮，因此迫切需要對(duì)這種落后的模式進(jìn)行改革，在其中引入互聯(lián)網(wǎng)意義重大。本文就圍繞這一方面內(nèi)容進(jìn)行了分析與探究，結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況提出一些“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)人事檔案管理的優(yōu)化策略。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”與企業(yè)人事檔案管理的概述

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+”的含義

“互聯(lián)網(wǎng)+”指的是互聯(lián)網(wǎng)+各個(gè)行業(yè)或者各個(gè)產(chǎn)業(yè)，當(dāng)前在科學(xué)技術(shù)不斷加速發(fā)展的背景下，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)在很多國(guó)家得到了普及，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)用戶數(shù)量不斷增多，各個(gè)行業(yè)也開(kāi)始在發(fā)展中引入互聯(lián)網(wǎng)，因此形成了“互聯(lián)網(wǎng)+”的局面。通過(guò)在行業(yè)或者產(chǎn)業(yè)發(fā)展中引入互聯(lián)網(wǎng)，能夠促進(jìn)行業(yè)或者產(chǎn)業(yè)發(fā)展水平的提升，實(shí)現(xiàn)各個(gè)產(chǎn)業(yè)的相互聯(lián)系，推動(dòng)各個(gè)行業(yè)的有機(jī)協(xié)調(diào)，還能夠?yàn)槲覈?guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展帶來(lái)十分良好的作用。

（二）企業(yè)人事檔案管理的含義

企業(yè)人事檔案管理指的是對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、收集、保管、整理、鑒定、利用的活動(dòng)。人事檔案是企業(yè)人事有關(guān)的檔案信息，是在人事管理過(guò)程中所形成的，能夠?qū)β毠さ虏?、?jīng)歷等進(jìn)行表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位的文件資料。在企業(yè)發(fā)展中，人事檔案管理是十分重要的工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)這些資料信息對(duì)每一位員工的情況進(jìn)行了解，分析員工的經(jīng)歷以及德才等，并依據(jù)此對(duì)員工安排工作，或者做出晉升等。同時(shí)還可以通過(guò)這些資料對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷程進(jìn)行了解，明確企業(yè)在各個(gè)時(shí)期的發(fā)展情況，促進(jìn)其更好地開(kāi)展決策。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”為企業(yè)人事檔案管理帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)

1、能夠提升企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范性

在傳統(tǒng)模式下，企業(yè)在開(kāi)展人事檔案管理工作的時(shí)候往往缺乏明確的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，即便是一些企業(yè)設(shè)立了對(duì)應(yīng)的人事檔案管理規(guī)范，但是由于受到種種原因的影響，這些規(guī)范往往難以落到實(shí)處，人事檔案管理過(guò)程較為混亂，管理效果十分不理想。而通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用，則能夠構(gòu)建與檔案管理部門(mén)相符合的系統(tǒng)、體系等，這樣就能夠?qū)鹘y(tǒng)的人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，使檔案管理者嚴(yán)格依據(jù)系統(tǒng)流程來(lái)開(kāi)展工作，從而可以彌補(bǔ)人事檔案管理混亂的現(xiàn)象，使其整個(gè)管理更為規(guī)范、科學(xué)。

2、有助于提升企業(yè)人事檔案管理的效率

人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，在傳統(tǒng)模式下，檔案管理者需要對(duì)每一位員工的資料信息進(jìn)行搜集，并花費(fèi)諸多時(shí)間對(duì)這些信息進(jìn)行分類、整理等，整體工作的效率較低，并且容易出現(xiàn)差錯(cuò)。而通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用，則能夠借助于信息系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展這些工作，比如員工可以利用系統(tǒng)對(duì)自身信息進(jìn)行上傳，人事檔案管理者可以借助于系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行搜集，整理等，系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)信息進(jìn)行匯總、分類、保存，這就能夠降低檔案管理者的任務(wù)量，使其有更多的時(shí)間來(lái)優(yōu)化檔案管理，從而可以促進(jìn)檔案管理效率的提升。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)人事檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）缺乏科學(xué)完善的人事檔案管理制度

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下企業(yè)人事檔案管理的模式與傳統(tǒng)模式有較大的區(qū)別，這就要求企業(yè)要對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度、體系等進(jìn)行改革和優(yōu)化，使其適應(yīng)信息化發(fā)展。但是當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)都僅僅是引入了信息化設(shè)備和系統(tǒng)，實(shí)施了人事檔案管理的信息化，但是卻并沒(méi)有對(duì)傳統(tǒng)的管理制度、體系進(jìn)行改善，這導(dǎo)致檔案管理者沒(méi)有明確的參考標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)來(lái)開(kāi)展工作，阻礙了檔案管理效果的提升。同時(shí)，還有很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)不重視，沒(méi)有進(jìn)行先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的引入，導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)的作用無(wú)法得到全面發(fā)揮，無(wú)法為檔案管理帶來(lái)有利作用。

（二）人事檔案管理的內(nèi)容單一

人事檔案管理的內(nèi)容指的是具體的檔案信息資料，當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)在開(kāi)展人事檔案管理的時(shí)候，所管理的內(nèi)容都是員工的年齡信息、職稱信息、工作經(jīng)歷等，并沒(méi)有對(duì)其它信息進(jìn)行管理和收集，整體內(nèi)容較為單一，無(wú)法對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更深入地了解員工帶來(lái)有利作用。出現(xiàn)這一情況的原因是較多的，不僅與企業(yè)制度和規(guī)范有關(guān)，同時(shí)也與傳統(tǒng)人事檔案管理辦法有關(guān)，在傳統(tǒng)模式下檔案管理者無(wú)法對(duì)員工更深層的信息進(jìn)行搜集，也難以對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)分類等。要想解決這一問(wèn)題，必須要對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法進(jìn)行改革，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案管理手段進(jìn)行豐富。

（三）人事檔案管理者的技能和素質(zhì)有待提升

互聯(lián)網(wǎng)對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作進(jìn)行了改革，要求人事檔案管理者也應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行新技能的學(xué)習(xí)，通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)更好地迎合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展變化。然而當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)人事檔案管理者卻存在綜合技能和素質(zhì)低下的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在無(wú)法對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，難以對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行深層次剖析和運(yùn)用、不能對(duì)人事檔案管理的職能進(jìn)行深入發(fā)揮等，這些問(wèn)題的存在都導(dǎo)致人事檔案管理的效果低下，所以對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)與教育尤為迫切。不管是對(duì)于任何工作來(lái)說(shuō)，員工素質(zhì)與技能教育都是十分重要的工作，只有員工的素質(zhì)與技能較高，才能夠以更好的姿態(tài)來(lái)開(kāi)展工作，從多方面出發(fā)對(duì)工作過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化等，我國(guó)很多企業(yè)顯然對(duì)這一工作的重視度還不夠。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的企業(yè)人事檔案管理策略

（一）結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用情況構(gòu)建科學(xué)的人事檔案管理制度

企業(yè)要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的具體運(yùn)用情況進(jìn)行人事檔案管理制度的制定，要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理制度進(jìn)行改革和完善，使其與互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)相符合，為人事檔案管理人員更好地開(kāi)展檔案管理工作提供參考依據(jù)。如果在引入互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)之后，原有的檔案管理制度難以起到良好的規(guī)范作用，還可以對(duì)其進(jìn)行摒棄，并結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行新管理制度的制定。同時(shí)，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)系統(tǒng)下原有的人事檔案管理工作分工更為詳細(xì)，所以還應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行崗位的設(shè)置，對(duì)對(duì)各個(gè)崗位職責(zé)進(jìn)行明確，做好分工，使各位人員都可以在明確的職責(zé)分工下開(kāi)展工作，提升人事檔案管理的規(guī)范性。

（二）拓展人事檔案管理的內(nèi)容，提升人事檔案管理的深度

企業(yè)人事檔案管理的作用是較大的，原有的人事檔案管理內(nèi)容往往較為單一，無(wú)法為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供更為高效的作用，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行拓展，促進(jìn)檔案管理深度的提升。第一，要在對(duì)原有檔案管理內(nèi)容進(jìn)行秉承的基礎(chǔ)上，對(duì)員工的家庭信息、心理意向信息以及需求信息等進(jìn)行了解，提升員工的信息全面性，這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)T工進(jìn)行更為深入地了解，在對(duì)員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或者鼓勵(lì)的時(shí)候，可以結(jié)合員工的需求來(lái)，促進(jìn)員工滿意度的提升，使其感受到企業(yè)的人性化程度，從而更好地開(kāi)展工作。比如，企業(yè)人事檔案管理者通過(guò)信息搜集了解到企業(yè)中的某員工具有住房方面的急切需求，并將其計(jì)入到了員工檔案中，而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在為該員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)的時(shí)候就可以以住房分配為獎(jiǎng)勵(lì)內(nèi)容，使獎(jiǎng)勵(lì)與員工的需求更符合。第二，要借助于各種互聯(lián)網(wǎng)途徑進(jìn)行人事檔案信息的搜集，盡量拓寬人事檔案管理信息收集的渠道，將傳統(tǒng)單一的收集途徑和方式突破。比如可以借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等對(duì)員工的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，對(duì)員工有關(guān)的多樣化信息進(jìn)行搜集等。同時(shí)還可以構(gòu)建公眾號(hào)，或者構(gòu)建私人窗口，員工可以進(jìn)入到窗口中匿名與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，說(shuō)出自身的想法、需求等，檔案管理者對(duì)這些信息進(jìn)行記錄，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更好地運(yùn)用提供良好環(huán)境。

（三）不斷提升人事檔案管理者的綜合素質(zhì)與技能

企業(yè)要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理者綜合素質(zhì)與技能提升的重要性，結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)與教育，為其灌輸新知識(shí)和新技能，使其更好地開(kāi)展工作，迎合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展變化。比如要及時(shí)為人事檔案管理者培訓(xùn)專業(yè)化技能知識(shí)，使其以發(fā)展的眼光來(lái)看待問(wèn)題，以更為專業(yè)的技能知識(shí)來(lái)解決人事檔案管理中的問(wèn)題。還可以為人事檔案管理者提供國(guó)際化專業(yè)技能培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使其能夠參與到國(guó)際培訓(xùn)中，掌握國(guó)際人事檔案管理技能，實(shí)現(xiàn)自身人事檔案管理與國(guó)際接軌。同時(shí)還要對(duì)其加強(qiáng)職業(yè)道德教育和綜合素質(zhì)教育，使檔案管理者有良好的心理態(tài)度、職業(yè)操守，在工作中能夠嚴(yán)格要求自己，真正做到嚴(yán)于律己、精益求精。另外，企業(yè)在招聘人事檔案管理者的時(shí)候也要做好考核，盡量招聘專業(yè)化技能強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人員，適當(dāng)對(duì)自身的錄用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行提升。并構(gòu)建科學(xué)的人事檔案管理者交流平臺(tái)，定期在平臺(tái)中發(fā)布一些專業(yè)知識(shí)、綜合素質(zhì)有關(guān)的文章等，鼓勵(lì)人事檔案管理者進(jìn)行閱讀，并進(jìn)行溝通交流等。

四、結(jié)語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)為企業(yè)人事檔案管理提供了較大的契機(jī)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行運(yùn)用，在人事檔案管理中有效引入互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，促進(jìn)自身人事檔案管理工作水平的提升，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理與國(guó)際接軌。同時(shí)，還要加強(qiáng)人事檔案管理者的教育與培訓(xùn)，為其提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使其不斷提升專業(yè)化技能，以更好地適應(yīng)時(shí)代和企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。本文結(jié)合實(shí)際情況提出一系列“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，企業(yè)人事檔案管理工作的策略，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供一些幫助。

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