新時期高校校友信息管理工作探究

肖皓天

摘? 要：伴隨著我國高等學(xué)校發(fā)展速度越來越快，同時和外界互動的也越加頻繁，因此，高校的建設(shè)必定離不開廣大校友資源的支持，其是建設(shè)高校的中堅力量，擁有著十分關(guān)鍵的作用。基于此，筆者將結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，就新時期高校校友信息管理工作進行分析，希望可以為大家提供一定的幫助和參考，也能為教育事業(yè)貢獻自己的力量。

關(guān)鍵詞：高校;校友;信息管理工作

早在2011年，“校友捐贈”就被記錄在了中國大學(xué)評價體系之中。而優(yōu)秀校友的總量及層次等等標準就逐漸納入了高校畢業(yè)學(xué)生“社會評價”的重要指標體制內(nèi)。除此之外，我國高等學(xué)校辦學(xué)的自由性也慢慢隨之提升，社會資源特別是校友資源在各大高校不斷發(fā)展的過程中所體現(xiàn)的能力也更加大，其是高校取得外界各個人力資源、物質(zhì)資源、經(jīng)濟資源、信息資源等等支持的關(guān)鍵途徑，是學(xué)校當(dāng)中最為珍貴的社會資源。所以，切實借助當(dāng)代信息技術(shù)，研發(fā)和使用好校友資源，增強校友管理合理化水平，對全方位呈現(xiàn)出校友資源在提高辦學(xué)能力，推動高校迅速發(fā)展上擁有非常關(guān)鍵的意義。

一、高校校友信息管理的重要性

（一）校友為高校提供了珍貴的信息資源

如今國內(nèi)發(fā)展早已全面邁入了信息化時代，在此種發(fā)展情況下，高校校友也一定要緊跟時代發(fā)展的步伐，真正進入到信息化社會，借助優(yōu)秀的信息技術(shù)與良好的人際關(guān)系甚至是豐富的實踐經(jīng)驗，散布在全球各行各業(yè)的校友們把自己所知曉的先進的授課觀念以及較強的前瞻性或者是科研成果貢獻給學(xué)校。同時按照學(xué)校的實際發(fā)展情況闡述自己的想法，為蕓蕓學(xué)子們的將來提供自己的支持。

（二）校友為高校提供了充足的教育資源

校友是各大高校培育出的高素質(zhì)、高能力人才，其不僅能夠創(chuàng)造出大量的物質(zhì)財富，還可以為社會帶來寶貴的精神財富，他們不管是在國家上還是在科研層面都有著無法估量的貢獻，在理論知識以及技術(shù)技能上都為高校提供了很多的指導(dǎo)與支持，為自己的學(xué)校帶來了連綿不絕的思想資源。同時他們還會不求回報的為母校提供大量的創(chuàng)造力，為學(xué)校貢獻豐富的社會資源。他們將自己所積累的所有知識與實踐成果為每一名在校學(xué)生都進行了展示，更是廣大畢業(yè)生的榜樣與要追求的目標。

（三）校友為高校提供了豐富的就業(yè)途徑

經(jīng)過了各種挫折、成功與失敗后，大多數(shù)校友都早已變成了著名企業(yè)家。此時他們最先想到的就是自己的母校，在剛剛?cè)雽W(xué)時提供給他們各式各樣的幫助，為其制定獎學(xué)金以及助學(xué)金等等項目，在即將畢業(yè)的時候還為其供應(yīng)大量的就業(yè)途徑，體現(xiàn)能力的空間，給予就業(yè)的機會。因此，這些校友也都會更加無私的回報母校，為下一代優(yōu)秀學(xué)子提供更多的可能。畢業(yè)生在走出學(xué)校大門切實進入社會以后，就會散布在全球的各個地方、各個企業(yè)之中，在不一樣的行業(yè)中接觸到各種類型的人，體現(xiàn)著自己的能力，創(chuàng)造出得到社會肯定的價值。他們代表著母校向社會上傳遞名片，是各大高校和社會之間的銜接，借助自身存在的價值向社會體現(xiàn)出母校的精神與風(fēng)采，從而推動高校的迅速發(fā)展與不斷進步。

二、高校校友工作現(xiàn)狀

（一）缺少相應(yīng)制度，組織機構(gòu)不完善

伴隨著各大高校彼此間的角逐逐漸激烈，高校的管理階層通常把學(xué)校的大多數(shù)資源向可以對學(xué)校迅速發(fā)展具有一定幫助作用的科研項目、人才培育等等方向進行傾斜。近些年以來，盡管校友工作已經(jīng)得到了廣泛的注重，然而大部分高校校友工作都并不具備制度化，校友辦公室時常是一組人員多個牌子，校友工作人員也大部分都是兼職的。此種組織管理單位致使大部分高校排除在開展校慶階段會短時間進行校友工作以外，其余時間校友工作就大多處在并未實行或者是被動搪塞的情況。借助對全國四十多所高校校友會的所有人員開展調(diào)查，四十多所高校校友會專職人員平均算下來就只有三人，而兼職人員大致有兩人。所以相對比來說，西方國家各個高校校友會所擁有的組織管理單位就十分完善。比如，哈佛大學(xué)總共就有著二百七十余名的校友工作人員，霍普金斯高校是有一百七十余名人員，加州高校有著八十余名人員等等，同時組織校友進行捐贈還是國外高校管理階層一項非常關(guān)鍵的工作。

（二）校友資源開發(fā)沒有整體規(guī)劃，信息管理能力不高

“校友資源是所有校友自己身為優(yōu)質(zhì)人才資源的實際價值甚至是校友所具備物質(zhì)資源、經(jīng)濟資源、信息資源、文化資源以及社會影響力等等的整合?！逼鋵τ诟咝Ｋ鶐戆l(fā)展價值就包含有：“擴大學(xué)校聲譽、供應(yīng)信息服務(wù)、創(chuàng)造育人服務(wù)、帶來物質(zhì)支持?！比缃駠鴥?nèi)各大高校內(nèi)部管理體系大多會分成教學(xué)、科研以及學(xué)生管理等等多種子系統(tǒng)，每一種子系統(tǒng)都包含著不一樣的工作流程，這部分子系統(tǒng)就會對各個校友資源的研發(fā)以及使用有著不一樣的標準，同時這部分需求不僅會有共同的內(nèi)容，還具有比較獨立的內(nèi)容。但是因為大部分高校仍舊把所有工作實行分系統(tǒng)進行，致使校友資源研發(fā)并不具備一個整體規(guī)劃，每一個系統(tǒng)都是各行其是，所以資源就會被重復(fù)性的研發(fā)與使用。

三、新時期高校校友信息管理新途徑

（一）更新校友信息采集方式，創(chuàng)設(shè)校友信息網(wǎng)絡(luò)

首先，校友會就需要加強所有校友自身的工作理念，創(chuàng)建出綜合性校友工作體系，構(gòu)建一個人人關(guān)心、積極參與的優(yōu)質(zhì)氛圍。學(xué)校應(yīng)該將實地走訪、看望本地校友，和校友開展聯(lián)誼與座談，為校友傳遞母校實際建設(shè)以及發(fā)展情形的信息，獲取校友對于母校后續(xù)辦學(xué)的想法和建議當(dāng)作日常工作，同時逐漸制定校管理階層分管制度，從每一次走訪過程中獲得校友所需要的各種信息以及個人信息。其次，各大高校與學(xué)校都要切實借助新生入學(xué)的教育、畢業(yè)學(xué)生的教育等等途徑，利用組織舉辦各式各樣的活動，來逐漸提高所有在校學(xué)生自身的愛校理念與母校情懷。最后，則應(yīng)該主動為校友供應(yīng)更多的幫助和服務(wù)，為校友處理在學(xué)習(xí)、工作上的各種困難和遇到的問題，輔助與鼓勵校友發(fā)展自己的事業(yè)。對于年齡并不高的畢業(yè)生校友，高校則要舉辦校友墻簽名、畢業(yè)照創(chuàng)意比拼、畢業(yè)生藏書義賣、輔導(dǎo)員聘請等等一連串畢業(yè)生活動。而對于早已畢業(yè)的校友，高校就可以舉辦各種制作校園卡活動，校友經(jīng)驗座談活動等等。校友們在加入活動、感受校會為大家?guī)砀喾?wù)的時候順其自然的就會闡述自己的信息并會及時更新這部分個人信息。

（二）探究校友信息的深度與廣度，讓學(xué)校與校友互惠共贏

以往傳統(tǒng)的觀念覺得，校友信息大致包括有自己的基本信息、電話號碼、在校檔案、工作情況、人際關(guān)系等等。而國內(nèi)高校校友隊伍通常在工作中只是注重校友自身的真實信息，尤其是通訊方面的信息。然而在分析了西方高校的校友信息收集工作以后就可以看出，西方國家高校校友會在對信息開展收集的環(huán)節(jié)中，更加重視的是校友本身的個性喜好以及生活需要。由于為校友供應(yīng)更加全面的服務(wù)是每一個校友工作的基本服務(wù)原則，所以通訊信息僅僅稱其是必要，更為關(guān)鍵的是要深層次探究校友信息的主要深度與廣度。具備一定深度與廣度的校友信息需要從多種方面來呈現(xiàn)出校友的實際生活需要、工作需要、學(xué)習(xí)需要、個性喜好以及服務(wù)偏好等等，這部分信息在借助匯總以后就需要把校友當(dāng)時的背景、自身的能力以及具體需求真正的體現(xiàn)出來，同時可以利用對信息的研究和對校友的情況開展評估，然后就可以對后續(xù)一段時間內(nèi)所有校友的真實需要做好預(yù)判。

（三）優(yōu)化校友管理信息系統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容

首先，校友管理信息體系必須要擁有完整的校友檔案，以方便整個校友辦公室和其余各種系部、校友組織及時進行聯(lián)系與交流。其次，校友管理信息體系需要借助服務(wù)的模式把所有的資源呈現(xiàn)出來，方便每一名校友和所有單位的使用。比如，email服務(wù)就是由高校的校網(wǎng)中心來為所有校友供應(yīng)的。書籍、雜志甚至是信息技術(shù)查詢工作則是由高校圖書館為所有校友供應(yīng)的。而科技部門提供的每一種科研成果，則有助于校友和母校在整個科研成果轉(zhuǎn)讓、研發(fā)使用或者是經(jīng)營活動等等方面的默契配合。高校宣傳單位在每一個月都會為所有校友供應(yīng)電子期刊，讓校友切實知曉母校的實際發(fā)展情形，讓校友從內(nèi)心深處生出對學(xué)校的自豪感，從而拉近校友和母校之間的距離，增進彼此之間的感情。高校內(nèi)的研究生部需要和教務(wù)處共同上傳每一年畢業(yè)生的最新消息，而就業(yè)信息就讓校友組織和招生部門共同完成提供，真正推動高校招生以及就業(yè)崗位的不斷發(fā)展。并且還應(yīng)該設(shè)立一個能夠供所有校友一起溝通對話的窗口，用微信公眾號或者是微博平臺的形式開放。最后，伴隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在校友管理信息體系中就能夠創(chuàng)建一個虛擬性的學(xué)校。這是一個借助信息技術(shù)三維虛線而創(chuàng)造出的一個虛擬的校園環(huán)境，其可以讓校友在隨時隨地都能夠不受空間與時間的制約開展跨越式的溝通與工作。因為高校本身工作具有一定的特殊性，所以不止需要在高校內(nèi)部創(chuàng)建行政單位，還需要組建校友理事會又或者是校友總會，讓其擁有一定的社會組織性，在高校外還需要創(chuàng)建此校友理事會的一個分會，在高校內(nèi)根據(jù)學(xué)院又或是年級階段構(gòu)建出校友分會以及聯(lián)絡(luò)會等等。如此一來就能夠把行政單位與社會機構(gòu)相聯(lián)系，整合在校學(xué)生所有資源以及畢業(yè)校友的所有資源，切實借助高校內(nèi)外的每一種空間資源，讓其獲得最大程度的體現(xiàn)。在行政單位出現(xiàn)后就要以此制定出有效的章程與制度，從而保障校友工會可以順利快速的發(fā)展。

四、結(jié)語

總而言之，如今，國內(nèi)各大高校正處在創(chuàng)新發(fā)展的重要階段，競爭和機會并存，切實研發(fā)與使用校友資源，是高校拓展辦學(xué)資源、增強教育品質(zhì)、擴大高校影響力的有效手段之一。所以，高校一定要更新校友信息采集方式，創(chuàng)設(shè)校友信息網(wǎng)絡(luò);探究校友信息的深度與廣度，讓學(xué)校與校友互惠共贏;優(yōu)化校友管理信息系統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容，只要真正完成這部分任務(wù)，就必定會讓高校校友工作獲得明顯提升。除此之外，國內(nèi)社會科技與經(jīng)濟的發(fā)展十分迅速，高校教育作為我國時代進步的一個關(guān)鍵組成內(nèi)容，切實具有十分重要的作用，所以，一定要重視高校校友工作對于各個資源的充分研發(fā)與使用，增強辦學(xué)品質(zhì)，擴充就業(yè)途徑。

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