嚴(yán)守“八防”準(zhǔn)則，維護(hù)檔案安全

摘 要：加強(qiáng)檔案庫房的安全管理是做好檔案工作的前提。近年來威脅實(shí)體檔案安全的火災(zāi)、霉變、蟲害等風(fēng)險(xiǎn)時(shí)有發(fā)生，檔案安全需要引起重視。本文從基層檔案管理的實(shí)踐出發(fā)，闡釋了檔案管理工作在實(shí)踐中的具體做法，著力推進(jìn)檔案安全管理的真正實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案安全;庫房管理;實(shí)踐

引言

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案紙質(zhì)資料因?yàn)榧垙?、墨水工藝等的局限，對存放條件要求極為嚴(yán)苛，且不動(dòng)產(chǎn)登記檔案關(guān)系千家萬戶的切身財(cái)產(chǎn)利益，在檔案管理年限的分類中屬于永久類保存的檔案。目前，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案有兩種存儲(chǔ)媒介：紙質(zhì)檔案和電子媒介，電子媒介因其不受地域限制和搜索快捷的便利性中有明顯的優(yōu)勢，所以一般情況下較多的使用電子媒介，而紙質(zhì)檔案因其唯一性彌足珍貴，且在有爭議和存在糾紛時(shí)，紙質(zhì)檔案在筆跡鑒定和真實(shí)有效性方面是絕對有效的唯一憑證。所以，如何更為完善的保存不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是我市不動(dòng)產(chǎn)登記工作中重要的部分。

一、檔案庫房硬件建設(shè)——落實(shí)“八防”新舉措

為改善不動(dòng)產(chǎn)檔案庫房環(huán)境，最大限度的延長紙質(zhì)檔案壽命，確保紙質(zhì)檔案的安全，石家莊市不動(dòng)產(chǎn)登記中心建設(shè)的新庫房于2018年初投入使用。無論是配套設(shè)施還是庫房管理方面，都本著嚴(yán)格落實(shí)防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲、防霉、防有害氣體的“八防”準(zhǔn)則，為貫徹落實(shí)不動(dòng)產(chǎn)登記紙質(zhì)檔案的保護(hù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（一）防盜。檔案資料彌足珍貴，一旦丟失后果不堪設(shè)想。因此庫房在建設(shè)時(shí)做了雙層保障模式，一是庫房所屬區(qū)域的大門口安排了保安值守，非工作人員嚴(yán)禁進(jìn)入，有安保人員24小時(shí)值守、巡查，確保庫房安全。二是配置了專業(yè)的防盜門和監(jiān)控設(shè)備。最大限度的避免其他人員進(jìn)入庫房，竊取檔案資料的風(fēng)險(xiǎn);視頻監(jiān)控設(shè)備全天候、無死角清楚記錄庫房內(nèi)外動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況，防止盜竊發(fā)生。

（二）防火。紙質(zhì)檔案屬于易燃材料，庫房消防不容小覷。檔案庫房防火建設(shè)，按照消防管理的標(biāo)準(zhǔn)配備相應(yīng)的滅火器和防火面罩，每層庫房按面積和設(shè)備安裝的情況放置了31個(gè)滅火器，一旦發(fā)現(xiàn)火情可以及時(shí)進(jìn)行人工滅火。同時(shí)，庫房內(nèi)還安裝了自動(dòng)滅火裝置，如果火勢過大會(huì)觸發(fā)庫房內(nèi)的溫感探測器、煙感探測器進(jìn)行報(bào)警，觸發(fā)消防聯(lián)動(dòng)設(shè)備實(shí)現(xiàn)自動(dòng)滅火。此外，我們與具備資質(zhì)的消防公司簽訂消防維護(hù)協(xié)議，對庫房內(nèi)消防設(shè)備定期進(jìn)行檢修，確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）防潮。潮濕環(huán)境會(huì)降低紙張強(qiáng)度，同時(shí)導(dǎo)致耐水性差的墨水?dāng)U散褪色，與永久保存登記類紙質(zhì)檔案的要求相違背。為盡可能保障檔案防潮，庫房存放檔案的密集架架空鋪設(shè)在庫房地面，從而實(shí)現(xiàn)防潮。同時(shí)，庫房配備了空調(diào)和新風(fēng)系統(tǒng)，24小時(shí)運(yùn)行，保證庫房溫度控制在14℃-24℃，濕度控制在45%-60%，在適宜的溫濕度環(huán)境中盡可能延長紙質(zhì)檔案壽命。

（四）防光。光是縮短紙張壽命的主要因素之一，自然光中的紫外線對紙張和字跡破壞最大，是防光的重點(diǎn)需要防護(hù)的一方面。為做好防光工作，檔案庫房在建設(shè)過程中將原有的窗戶封堵，安裝防爆白熾燈照明，定制密閉的密集柜存放檔案資料，減少了自然光、熒光燈中紫外線對于紙質(zhì)檔案的損害。

（五）防塵和防有害氣體。檔案的防塵工作是檔案管理工作的必不可少的一點(diǎn)。北方每年春秋兩季都會(huì)出現(xiàn)沙塵暴天氣，灰塵是影響檔案制成材料耐久性的因素之一，灰塵會(huì)產(chǎn)生摩擦甚至腐蝕紙張，使紙質(zhì)檔案受損。檔案庫房在建設(shè)階段采取全密閉無窗設(shè)計(jì)，整體密閉，只留有防盜門出入，最大限度預(yù)防灰塵對檔案的污染。

（六）防有害氣體。為更好的保護(hù)檔案，減少陽光和灰塵對檔案的損傷，庫房的建設(shè)多數(shù)采取密閉式，而這無形中造成庫房內(nèi)的空氣無法流通。如果不采取有效措施，久而久之氣味難聞甚至?xí)a(chǎn)生各種有害氣體，對檔案的保管和檔案管理人員都會(huì)造成不良影響。為此，我們在庫房里配置了新風(fēng)系統(tǒng)，保證庫房良好的環(huán)境。

（七）防蟲、防霉。蟲蛀使紙張千瘡百孔，霉害污染紙張甚至使紙張粘連，這些破壞都是直觀且顯而易見的。在防蟲、防霉工作中，我們聘請了專業(yè)的蟲鼠公司定期查殺維護(hù)。在檔案柜里放置樟腦球，可以防蟲、防霉;在庫房內(nèi)地面上放置粘鼠板，消滅老鼠和其他有害生物;在庫房墻面與地面交接處噴灑防蟲劑，保護(hù)檔案遠(yuǎn)離蟲蛀。

二、庫房管理的軟建設(shè)——制度和人員方面的保障

有了良好的庫房建設(shè)基礎(chǔ)，還必須有相應(yīng)的制度和人員做為輸出管理的配套措施，才能真正把庫房安全落到實(shí)處。為此，我們結(jié)合自己的管理經(jīng)驗(yàn)，制定了《庫房管理規(guī)定》、《庫房管理人員職責(zé)》，以制度促規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案庫房的科學(xué)管理。

（一）檔案庫房實(shí)行專人管理。每個(gè)庫房設(shè)定一名經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)考核的庫房管理員，負(fù)責(zé)庫房內(nèi)安全工作。庫房管理員每隔兩個(gè)小時(shí)巡查一次庫房，查看記錄庫房內(nèi)溫濕度，認(rèn)真做好庫房檢查工作。庫房管理員要定期進(jìn)行消防培訓(xùn)，熟練使用消防器材，具備應(yīng)對火災(zāi)的基本能力，未經(jīng)專業(yè)消防員允許，不得隨意移動(dòng)庫房內(nèi)消防設(shè)備。

（二）嚴(yán)格落實(shí)《庫房管理規(guī)定》。定期做好庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，保持庫房干凈整潔;庫房內(nèi)不得辦公、會(huì)客和餐飲;嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和其他雜物。另外，除庫房管理員外，其他人員不得隨意出入庫房，必須進(jìn)入時(shí)，由庫房管理員陪同。

（三）妥善完成檔案的保管和利用。庫房管理人員要做好檔案接收、移出、保管、銷毀、利用工作，并做好記錄;要嚴(yán)格檢查新接收入庫檔案，定期檢查庫存檔案，發(fā)現(xiàn)破損、霉變檔案及時(shí)處理，修復(fù)時(shí)必須采用正確的方式方法，避免二次損壞，如受潮檔案必須陰干，霉變檔案要用軟布將霉斑擦除干凈等。

或許我們在庫房建設(shè)及管理過程中仍有不足，但庫房“八防”準(zhǔn)則，是我們一直堅(jiān)守的底線。在以后的工作中，我們將再接再厲，為保護(hù)不動(dòng)產(chǎn)檔案安全，維護(hù)廣大不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的利益繼續(xù)探索，做出更大貢獻(xiàn)。

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作者簡介：姬從敏（1973年-），女，大學(xué)本科，石家莊市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，館員，研究方向：檔案管理。