高校業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制存在的問題及對策

陳詩嵐

摘 要：本文通過重點分析高校在預(yù)算、收支、政府采購、資產(chǎn)管理、建設(shè)項目、合同管理等六大類業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制存在的問題，并從規(guī)范內(nèi)部控制實踐提出了相應(yīng)的優(yōu)化對策，為高校內(nèi)控建設(shè)提供一些有價值的參考借鑒，使高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動在規(guī)范的流程中健康運轉(zhuǎn)。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;業(yè)務(wù)層面;高校

一、引言

隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，我國高等教育進入內(nèi)涵發(fā)展、提升質(zhì)量的新階段，迫切需要在相關(guān)管理制度、資源配置機制等領(lǐng)域進行改革，其中內(nèi)部控制建設(shè)將會促進高校構(gòu)建現(xiàn)代大學(xué)制度、完善治理結(jié)構(gòu)、規(guī)范權(quán)力運行，提高高校風(fēng)險防控能力，為高校綜合改革保駕護航。完善高校內(nèi)部控制體系，加強內(nèi)部控制制度建設(shè)，解決內(nèi)部控制實施過程中存在的問題，勢在必行。

二、高校業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制存在的問題

1.預(yù)算管理體系有待完善

首先，預(yù)算編制脫離實際。財務(wù)人員在編制預(yù)算的過程中，缺乏與高校各部門的溝通協(xié)調(diào)，缺少論證資料和分析，又無法進行詳細的實地考察，存在大量估計情況，導(dǎo)致預(yù)算編制結(jié)果往往脫離實際情況，主觀隨意性大。其次，預(yù)算執(zhí)行缺乏有效監(jiān)控，隨意調(diào)整預(yù)算，導(dǎo)致預(yù)算沒能按預(yù)期用途有效實施;預(yù)算執(zhí)行缺乏有效溝通，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行緩慢;預(yù)算執(zhí)行缺乏分析，無法發(fā)現(xiàn)存在的問題，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行出現(xiàn)較大偏差。最后，預(yù)算績效評價機制不健全。沒有對資金的使用情況、使用效益進行考核，沒有納入人員績效考核指標，沒有配套獎懲機制。

2.收入完整性管控機制的缺失

首先，收入業(yè)務(wù)未歸口財務(wù)部門統(tǒng)一收取與集中核算。由于高校收入業(yè)務(wù)范圍廣、種類多，在開展業(yè)務(wù)活動時，各部門收取的贊助費、學(xué)生活動費等未能全部納入學(xué)校財務(wù)進行統(tǒng)一核算，形成“賬外賬”。其次，資金上交的完整性方面缺乏監(jiān)督。例如：停車費、查新費、博物館門票等采取領(lǐng)用增值稅定額發(fā)票，收取現(xiàn)金的方式，容易導(dǎo)致高校收入金額不實、應(yīng)收未收、存在私設(shè)“小金庫”的風(fēng)險。最后，科研副產(chǎn)品處置收入很少上交高校，但在產(chǎn)品產(chǎn)出過程中的費用從高校支出，從而為高校帶來了經(jīng)濟上的損失。

3.政府采購管理信息系統(tǒng)有待建立

首先，采購方式傳統(tǒng)，透明度低。由于采購業(yè)務(wù)采用手工方式，導(dǎo)致采購?fù)该鞫鹊?，相關(guān)部門無法實時了解采購審批進度和采購進展，跟進采購執(zhí)行進度和采購履行情況，無法及時查詢采購合同售后服務(wù)條款。其次，采購品種多，采購周期長。高校肩負著教育、科研的多項任務(wù)，這使得其對設(shè)備的需求呈現(xiàn)多樣化，面對大量的采購業(yè)務(wù)，手工的采購方式，往往造成采購周期長，效率低。

4.固定資產(chǎn)管理體系有待完善

首先，固定資產(chǎn)信息化系統(tǒng)有待建立，對固定資產(chǎn)的業(yè)務(wù)流程沒有實行動態(tài)管理，無法及時獲取準確的信息。其次，資源共享機制有待建立。高校固定資產(chǎn)的種類多、數(shù)量大、價值高，且涉及多個部門，管理和使用都缺乏集中性，容易導(dǎo)致固定資產(chǎn)重復(fù)購置和閑置。最后，固定資產(chǎn)盤虧追責(zé)機制有待建立。存在有賬無物資產(chǎn)、資產(chǎn)損壞等現(xiàn)象，資產(chǎn)盤虧未建立責(zé)任追究機制，不利于落實資產(chǎn)管理責(zé)任，可能會造成使用單位不恰當(dāng)?shù)厥褂?、保管資產(chǎn)。

5.建設(shè)項目管理體系有待完善

第一，工程項目臺賬及變更管理臺賬有待完善。不利于對工程項目進行統(tǒng)一管理及查找，不利于學(xué)校從總體層面把控項目管理情況;缺少對變更項目的統(tǒng)計，導(dǎo)致難以掌握工程項目變更的總體情況。第二，工程項目檔案管理有待完善。缺乏具備專業(yè)檔案管理知識人員進行收集管理，難以及時追蹤和歸檔工程檔案文件，可能造成部分檔案資料遺失，無法保證工程檔案管理質(zhì)量。第三，工程項目資料歸檔存在不及時、不完整情況，工程項目檔案資料缺失，可能導(dǎo)致工程項目無法及時進行竣工驗收及資產(chǎn)移交。第四，工程項目管理信息系統(tǒng)有待建立?；惷總€項目均會產(chǎn)生大量文檔及數(shù)據(jù)，大多數(shù)文檔均采用紙質(zhì)形式保存，使得查找保存較為不便，不利于學(xué)校及時掌握動態(tài)數(shù)據(jù)并對目標成本與實際發(fā)生成本進行分析。

6.合同管理信息系統(tǒng)有待建立

首先，信息缺乏共享，人工管理的方式已難以滿足高校合同管理需求。目前，高校通過OA系統(tǒng)履行合同審核審批流程，但是合同管理部門與財務(wù)處并未實現(xiàn)合同編號、合同文本等信息共享，合同付款核對信息等工作采用的是人工操作的方式處理。其次，進度控制困難。人工管理，全面掌握合同履行進度和履行情況存在很大障礙，合同變更或終止記錄不完整，合同收付款進度控制不便。最后，檔案管理煩瑣。紙質(zhì)合同不宜保存，合同檔案收集困難，合同檔案管理責(zé)任不明，快速查找困難。

三、高校業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制的優(yōu)化對策

1.完善預(yù)算管理體系

首先，加強預(yù)算管理的重要性宣傳，細化預(yù)算管理。定期組織預(yù)算管理專題培訓(xùn)，提高各部門人員對預(yù)算管理制度的認識和理解，將預(yù)算管理細化到各部門，讓各部門對于自己申報的預(yù)算項目內(nèi)容和資金金額有著更深入的了解。其次，加強信息化建設(shè)，實施預(yù)算執(zhí)行動態(tài)監(jiān)控。高校應(yīng)建立以財務(wù)處為中心的預(yù)算執(zhí)行信息傳遞與反饋系統(tǒng)，可隨時了解預(yù)算執(zhí)行的實際情況，能及時發(fā)現(xiàn)問題并予以糾正;預(yù)算下達后，不能隨意調(diào)整，如迫不得已要追加經(jīng)費，必須填寫申請，領(lǐng)導(dǎo)審批，預(yù)算工作會議審核通過，才能追加調(diào)整預(yù)算經(jīng)費;年度終了，應(yīng)對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進行分析總結(jié)。最后，引入預(yù)算績效評價機制。將預(yù)算執(zhí)行進度納入績效考評指標，確保預(yù)算執(zhí)行責(zé)任人重視預(yù)算的編制、執(zhí)行;將預(yù)算考評結(jié)果納入學(xué)校獎勵績效，并根據(jù)年度預(yù)算考評結(jié)果實施獎懲。

2.加強收入業(yè)務(wù)歸口管理

第一，實行高校所有收入由財務(wù)處歸口管理的統(tǒng)一核算模式，其他部門和人員未經(jīng)批準不得擅自辦理收入業(yè)務(wù)，嚴禁設(shè)立“賬外賬”。第二，開通線上繳費方式，取消現(xiàn)金收付，防范資金安全風(fēng)險。第三，崗位職責(zé)分離。票據(jù)管理、開票、收款、與會計記賬等崗位相分離，對關(guān)鍵重要崗位要選擇具有良好職業(yè)操守和過硬的專業(yè)業(yè)務(wù)水平的人員勝任。第四，建立監(jiān)督檢查及懲罰機制。高校紀檢及審計等部門通過定期檢查收入執(zhí)行單位的廉政風(fēng)險防控情況及收入上繳完整性情況，一旦發(fā)現(xiàn)資金截留、私設(shè)“小金庫”、資金坐收坐支等情況，立即對相關(guān)人員進行責(zé)任追究及處罰。第五，建立科研副產(chǎn)品管理制度，設(shè)置科研副產(chǎn)品庫存臺賬。科研副產(chǎn)品收入應(yīng)納入高?？偸杖?，實行收入的歸口管理、票據(jù)管理、合同管理。

3.建設(shè)采購信息管理系統(tǒng)

首先，建設(shè)一個功能完善、資源共享、規(guī)范透明、安全高效的采購管理信息系統(tǒng)，使相關(guān)部門均可全程跟蹤采購的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)網(wǎng)上申報、審批、執(zhí)行、監(jiān)督、監(jiān)管、統(tǒng)計等信息化管理。其次，信息管理系統(tǒng)取代了傳統(tǒng)手工方式，對簡化采購環(huán)節(jié)和手續(xù)、節(jié)省采購時間、提高采購效率、提升采購服務(wù)質(zhì)量具有重要作用。

4.優(yōu)化固定資產(chǎn)內(nèi)控體系

第一，建設(shè)固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。對固定資產(chǎn)進行動態(tài)管理與監(jiān)控，加快固定資產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的無縫對接，借助系統(tǒng)實現(xiàn)資產(chǎn)賬賬相符。第二，科學(xué)配置資源，實現(xiàn)資源共享。開放共享機制，建立共享平臺，有效提高學(xué)校大型儀器設(shè)備的使用效率，對提供的共享服務(wù)可以收取一定的費用，達到以機養(yǎng)機的目的。第三，盤活閑置固定資產(chǎn)。鼓勵各個部門實現(xiàn)固定資產(chǎn)的內(nèi)部調(diào)撥，借助共享平臺，發(fā)布閑置固定資產(chǎn)的信息，需求方和閑置方可快速進行調(diào)撥，達到物盡其用。第四，建立固定資產(chǎn)損壞、丟失的賠償制度，將資產(chǎn)管理責(zé)任切實落實到各有關(guān)部門和個人。第五，定期對學(xué)校資產(chǎn)開展全面盤點清查工作，實現(xiàn)固定資產(chǎn)的賬實相符。

5.完善建設(shè)項目工程檔案管理制度

第一，建立工程項目管理臺賬、工程項目變更臺賬，做好工程項目管理與統(tǒng)計分析工作，優(yōu)化相應(yīng)的管控措施，不斷提高工程項目管理水平。第二，加強檔案管理責(zé)任意識。建設(shè)部門必須有專人負責(zé)從項目立項申請起到工程竣工驗收結(jié)算為止形成的相關(guān)文件材料，做好檔案管理工作;對于檔案信息安全管理，要加強對檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)，提升檔案信息安全管理效率和水平。第三，建設(shè)項目的檔案管理工作要與建設(shè)項目工程進度同步，項目立項時即應(yīng)開始進行文件資料的收集、整理，項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作，建設(shè)部門在取得工程檔案認可文件后，方可組織工程竣工驗收。第四，推進建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)。對建設(shè)項目檔案進行信息化收集和管理，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)文件的數(shù)字化，有效保護紙質(zhì)檔案避免反復(fù)利用折疊造成損毀，方便打印、查找和調(diào)閱項目檔案文件資料。

6.建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)，規(guī)范合同管理

第一，建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)，實行對合同的全過程管理，實現(xiàn)合同數(shù)據(jù)在合同管理部門與財務(wù)部門的信息共享，準確掌握合同付款情況，防范了合同風(fēng)險。第二，建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)，可以及時跟進合同履行進度，實現(xiàn)對合同履行的全過程進行監(jiān)控與評價。第三，建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)，可以加強對合同登記的管理，定期對合同進行統(tǒng)計、分類、歸檔和編號，方便后期監(jiān)督調(diào)閱。

參考文獻

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