淺談ERP系統(tǒng)在獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)管理中的實(shí)施

葛軍 錢雯怡 沈宇娟

摘 要：ERP（Enterprise Resource Planning）系統(tǒng)又被稱為企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，在當(dāng)今信息化環(huán)境下，將ERP系統(tǒng)引入獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)管理已是勢在必行。通過ERP系統(tǒng)，可將獨(dú)立學(xué)院管理數(shù)據(jù)進(jìn)行整，在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和存儲(chǔ)，從而大幅度優(yōu)化財(cái)務(wù)工作流程，降低財(cái)務(wù)工作量，提升財(cái)務(wù)管理效率和效果。本文主要探討了如何結(jié)合獨(dú)立學(xué)院的特征，在其財(cái)務(wù)管理過程中引入ERP系統(tǒng)，分析了過程中可能出現(xiàn)的問題，并提出了解決方法。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);財(cái)務(wù)管理;實(shí)施

一、ERP系統(tǒng)實(shí)施過程簡述

（一）保證穩(wěn)定的設(shè)備支持

保證穩(wěn)定的設(shè)備支持是在獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)管理中使用ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)，設(shè)備支持包括硬件支持與軟件支持，即ERP系統(tǒng)運(yùn)行所依托的服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫環(huán)境、辦公電腦硬件環(huán)境與ERP系統(tǒng)軟件的安裝。ERP系統(tǒng)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等的籌備與安裝需要根據(jù)獨(dú)立學(xué)院的實(shí)際情況進(jìn)行。一般來說，相對(duì)于普通高校，獨(dú)立學(xué)院從業(yè)人員數(shù)量與在讀學(xué)生數(shù)量均處于一個(gè)較低的水平，可適當(dāng)縮減該部分的支出。但是，若獨(dú)立學(xué)院從業(yè)人員及學(xué)生數(shù)量較多、各項(xiàng)流程較為復(fù)雜，則需要增加預(yù)算購置更高級(jí)別的服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。目前市面上存在多種ERP系統(tǒng)軟件，對(duì)ERP系統(tǒng)軟件進(jìn)行調(diào)查與選擇時(shí)，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)綜合考慮其辦學(xué)規(guī)模、日常業(yè)務(wù)種類、平均業(yè)務(wù)量、資金量、民辦企業(yè)性質(zhì)及高等教育行業(yè)特征等因素后，方可選擇適用軟件。在選定軟件后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在事前與ERP系統(tǒng)軟件開發(fā)公司核實(shí)本單位辦公電腦配置情況，防止出現(xiàn)軟件安裝后卻無法使用的情況。

（二）財(cái)務(wù)人員支持

ERP系統(tǒng)的實(shí)際使用人員是財(cái)務(wù)人員，有力的財(cái)務(wù)人員支持是ERP系統(tǒng)有效參與獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)管理的關(guān)鍵。為方便系統(tǒng)安裝及日后運(yùn)行，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)在財(cái)務(wù)人員中選出一人作為系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員在接受軟件開發(fā)商的培訓(xùn)與考核后可以獨(dú)立處理其他用戶日常疑問及要求，在遇到問題后也可由系統(tǒng)管理員及時(shí)與開發(fā)商聯(lián)系。同時(shí)，將ERP系統(tǒng)引入財(cái)務(wù)管理流程中需要全體財(cái)務(wù)人員的參與。ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程代表著由傳統(tǒng)的手工記賬向電算化核算轉(zhuǎn)變的過程，這要求所有財(cái)務(wù)人員都要改變以前固有的思考模式和記賬模式，適應(yīng)新的核算方式。若財(cái)務(wù)人員過去沒有相關(guān)軟件使用經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)由開發(fā)商對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，以保證系統(tǒng)能被實(shí)際運(yùn)用到財(cái)務(wù)工作中。

（三）ERP系統(tǒng)的后續(xù)運(yùn)行

保證ERP系統(tǒng)的后續(xù)正常運(yùn)行，是提高獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)管理效率的根本手段。成功購買、安裝系統(tǒng)和完成財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)后，即可將ERP系統(tǒng)正式投入使用。在ERP系統(tǒng)投入使用初期，由于先前可能存在的硬件安裝錯(cuò)誤或財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)不充分，會(huì)出現(xiàn)一系列的問題。財(cái)務(wù)部門應(yīng)要求系統(tǒng)開發(fā)公司保持兩周至一個(gè)月的跟蹤服務(wù)，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)用進(jìn)行全面測試，發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)解決。ERP系統(tǒng)全面投入使用后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)明確各自職責(zé)，在權(quán)限范圍內(nèi)使用系統(tǒng)。財(cái)務(wù)人員使用系統(tǒng)的過程，就是財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)基礎(chǔ)收集的過程。只有通過日常的使用及數(shù)據(jù)整合，ERP系統(tǒng)才能對(duì)財(cái)務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，幫助獨(dú)立學(xué)院管理人員優(yōu)化財(cái)務(wù)管理效果。

二、實(shí)施過程中的潛在問題

（一）管理層對(duì)ERP系統(tǒng)認(rèn)識(shí)不足

獨(dú)立學(xué)院管理層對(duì)ERP系統(tǒng)不夠重視，認(rèn)為ERP系統(tǒng)的安裝與使用僅僅關(guān)系到財(cái)務(wù)部門，覺得ERP系統(tǒng)單純是一個(gè)財(cái)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理的工具。實(shí)際上，ERP系統(tǒng)不僅關(guān)系到財(cái)務(wù)部門，更與全學(xué)院的人事情況、后勤保障情況、收入支出情況等息息相關(guān)。管理層對(duì)ERP系統(tǒng)片面的認(rèn)識(shí)，使得系統(tǒng)的應(yīng)用局限在財(cái)務(wù)這個(gè)單一部門，沒有基層部門整體的數(shù)據(jù)和人員支持，系統(tǒng)就無法全面了解學(xué)院資金運(yùn)用情況并參與學(xué)院財(cái)務(wù)管理。另一問題是，許多管理層人員對(duì)ERP系統(tǒng)不夠了解，甚至并不知曉系統(tǒng)如何運(yùn)行，容易產(chǎn)生財(cái)務(wù)部門“自立門戶”的情況，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)無法被有效運(yùn)用于學(xué)院財(cái)務(wù)管理。

（二）財(cái)務(wù)人員素質(zhì)較低

實(shí)際操作使用ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員缺乏相應(yīng)的技能，無法充分發(fā)揮系統(tǒng)作用。在ERP系統(tǒng)上線初期，財(cái)務(wù)人員對(duì)系統(tǒng)了解不充分或?qū)ο到y(tǒng)應(yīng)用不熟練，很容易導(dǎo)致效率低下、出現(xiàn)錯(cuò)誤等問題。若此時(shí)財(cái)務(wù)人員無法堅(jiān)持繼續(xù)使用ERP系統(tǒng)，則ERP系統(tǒng)的實(shí)施很有可能以失敗告終。會(huì)計(jì)核算部分電算化的問題也較為突出，在引進(jìn)ERP系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)人員可能無法立刻將全部工作轉(zhuǎn)為電算化核算，部分業(yè)務(wù)仍保留手工記賬方式。部分電算化可在系統(tǒng)過渡期間暫時(shí)起到輔助作用，但如在過渡期后仍采用此方法并形成固定模式，ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源將出現(xiàn)缺口，基于此數(shù)據(jù)做出的財(cái)務(wù)分析也將是片面的。財(cái)務(wù)人員順利掌握ERP系統(tǒng)操作技能后，由于工作分配及操作權(quán)限等的限制，大多數(shù)財(cái)務(wù)人員只掌握本了職工作范圍內(nèi)的系統(tǒng)操作，一旦某特定崗位員工離職或轉(zhuǎn)崗，容易出現(xiàn)工作斷層，其余財(cái)務(wù)人員無法暫代相關(guān)工作。同時(shí)，長期從事同一項(xiàng)工作會(huì)導(dǎo)致思想僵化。隨著科技的發(fā)展及會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的變化，ERP系統(tǒng)也會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的改變。若財(cái)務(wù)人員怠于學(xué)習(xí)新知識(shí)，拘泥于已掌握的固有操作方式，拒絕接受新技術(shù)，則該獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)管理方法將逐漸落后于時(shí)代。

（三）系統(tǒng)軟件選擇錯(cuò)誤，缺乏后續(xù)優(yōu)化

目前市場上的ERP系統(tǒng)軟件種類繁多，財(cái)務(wù)管理效果也不盡相同。未經(jīng)過市場調(diào)查或未考慮獨(dú)立學(xué)院實(shí)際情況隨意選擇一款ERP系統(tǒng)軟件，安裝后很可能發(fā)現(xiàn)該軟件無法順利運(yùn)行，有些軟件雖能夠順利運(yùn)行但軟件功能無法達(dá)到獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)管理目標(biāo)效果，造成人力物力的浪費(fèi)。有的獨(dú)立學(xué)院將ERP系統(tǒng)的安裝及使用當(dāng)成“一次性”交易，系統(tǒng)投入使用后沒有對(duì)系統(tǒng)缺陷提出優(yōu)化要求，或者未能及時(shí)將系統(tǒng)軟件更新到符合最新技術(shù)和現(xiàn)行會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的軟件版本，使得ERP系統(tǒng)無法有效地參與到獨(dú)立學(xué)院的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中來。

（四）網(wǎng)絡(luò)信息安全問題

ERP系統(tǒng)中儲(chǔ)存了獨(dú)立學(xué)院的重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，若缺乏網(wǎng)絡(luò)信息安全管理，導(dǎo)致學(xué)院信息流失，將對(duì)學(xué)院帶來無法估量的損失。有的獨(dú)立學(xué)院使用廣域網(wǎng)，未設(shè)置學(xué)院內(nèi)部局域網(wǎng)，開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使網(wǎng)絡(luò)中的計(jì)算機(jī)更容易受到病毒的攻擊。有的獨(dú)立學(xué)院設(shè)置了局域網(wǎng)，將ERP系統(tǒng)與局域網(wǎng)連接，用戶在使用局域網(wǎng)訪問互聯(lián)網(wǎng)時(shí)很可能不小心將病毒下載至計(jì)算機(jī)。移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的使用也可能威脅到ERP系統(tǒng)的安全，病毒可能存在于存儲(chǔ)設(shè)備中的文件里，隨著文件傳輸進(jìn)入計(jì)算機(jī)，并入侵ERP系統(tǒng)。

三、改進(jìn)措施

（一）樹立全局觀念，提高員工素質(zhì)

獨(dú)立學(xué)院實(shí)際上為民辦企業(yè)，缺少政府財(cái)政補(bǔ)助收入，通過財(cái)務(wù)管理對(duì)有限收入進(jìn)行高效分配的重要性顯而易見。ERP系統(tǒng)被引入財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)并不僅僅關(guān)系到單一財(cái)務(wù)部門，獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)樹立全局觀念，認(rèn)識(shí)到實(shí)施ERP系統(tǒng)的重要性，通過管理層對(duì)ERP系統(tǒng)的重視來帶動(dòng)普通教職工對(duì)系統(tǒng)的重視。將財(cái)務(wù)部門的ERP系統(tǒng)關(guān)聯(lián)至學(xué)院其他工作流程，從各個(gè)基層部門收集數(shù)據(jù)，使獨(dú)立學(xué)院日常營運(yùn)與ERP系統(tǒng)運(yùn)行聯(lián)系起來，將ERP系統(tǒng)功效最大化，達(dá)到財(cái)務(wù)管理目標(biāo)。

在學(xué)習(xí)中不斷提高自身素質(zhì)，在掌握財(cái)務(wù)技能的同時(shí)提升計(jì)算機(jī)技術(shù)，是ERP系統(tǒng)主導(dǎo)下的財(cái)務(wù)管理模式對(duì)財(cái)務(wù)人員最基本的要求。財(cái)務(wù)人員在掌握自身本職工作所需技能的同時(shí)，也需要對(duì)ERP系統(tǒng)的操作和ERP系統(tǒng)能完成的工作有基本的了解。財(cái)務(wù)部門可采取輪崗方式，定期調(diào)整財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容，擴(kuò)大財(cái)務(wù)人員工作范圍的同時(shí)，加強(qiáng)其對(duì)ERP系統(tǒng)運(yùn)用的熟練程度，加深其對(duì)學(xué)院整體財(cái)務(wù)工作的認(rèn)知，從而樹立其財(cái)務(wù)管理意識(shí)。只有接觸到學(xué)院各類數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)人員將財(cái)務(wù)管理的思維方式貫穿日常工作，才能提高財(cái)務(wù)工作效率及準(zhǔn)確性，為學(xué)院統(tǒng)籌管理提供寶貴數(shù)據(jù)支持。

（二）理性選擇，不斷更新優(yōu)化系統(tǒng)

每一個(gè)獨(dú)立學(xué)院都有其特殊情況，對(duì)ERP系統(tǒng)的選擇需要事先做好市場調(diào)查并結(jié)合該獨(dú)立學(xué)院實(shí)際情況，而不是一味跟風(fēng)或是認(rèn)為“越貴越好”。在安裝好ERP系統(tǒng)后，應(yīng)要求系統(tǒng)開發(fā)商根據(jù)學(xué)院自身情況對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行微調(diào)。為保證ERP系統(tǒng)被順利用于財(cái)務(wù)管理中，系統(tǒng)管理員起著至關(guān)重要的作用。系統(tǒng)管理員應(yīng)該同時(shí)具備計(jì)算機(jī)技術(shù)和財(cái)務(wù)管理能力，如學(xué)院內(nèi)沒有符合要求的人選，則建議對(duì)外招聘該類型人才。系統(tǒng)管理員和其他財(cái)務(wù)人員都需要用創(chuàng)新及發(fā)展的態(tài)度面對(duì)工作及ERP系統(tǒng)，在使用系統(tǒng)的過程中如若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)如實(shí)向系統(tǒng)開發(fā)商反應(yīng)，提出優(yōu)化和改進(jìn)要求。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員需要關(guān)心最新會(huì)計(jì)法律法規(guī)和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則變化，以此調(diào)整系統(tǒng)中的程序設(shè)置，使獨(dú)立學(xué)院的財(cái)務(wù)工作更合法合規(guī)。如若開發(fā)商對(duì)ERP系統(tǒng)有大規(guī)模升級(jí)及調(diào)整，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)向管理層匯報(bào)，經(jīng)過管理層商議，綜合考慮獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)管理目標(biāo)，決定是否將ERP系統(tǒng)升級(jí)到最新版本。

（三）加強(qiáng)信息安全管理

第一，設(shè)置本學(xué)院的專用局域網(wǎng)并進(jìn)行加密。對(duì)于部分沒有條件設(shè)置ERP系統(tǒng)專用網(wǎng)絡(luò)的獨(dú)立學(xué)院，可設(shè)置經(jīng)過加密的局域網(wǎng)，對(duì)用戶進(jìn)行篩選。第二，設(shè)置ERP系統(tǒng)專用網(wǎng)絡(luò)。有條件的獨(dú)立學(xué)院應(yīng)設(shè)置ERP專用網(wǎng)絡(luò)，將ERP系統(tǒng)單獨(dú)裝載在固定計(jì)算機(jī)上，該計(jì)算機(jī)無法接入其他網(wǎng)絡(luò)，真正將系統(tǒng)與外網(wǎng)的威脅“隔離”開來。第三，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員信息安全意識(shí)。對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行信息安全教育，在計(jì)算機(jī)中裝載殺毒軟件，對(duì)接入計(jì)算機(jī)的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期殺毒。設(shè)置復(fù)雜密碼并定期更改密碼，從而增加計(jì)算機(jī)及ERP系統(tǒng)的保密性，為系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性提供保障。

結(jié)束語：

獨(dú)立學(xué)院性質(zhì)的特殊性及資金來源的單一性決定了財(cái)務(wù)管理在獨(dú)立學(xué)院營運(yùn)活動(dòng)中的重要地位，使用ERP系統(tǒng)則是一種有效的財(cái)務(wù)管理方法。ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行，需要基礎(chǔ)設(shè)備和財(cái)務(wù)人員的支持。只有獨(dú)立學(xué)院管理人員樹立全局觀念，獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)人員不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，在保障信息安全的環(huán)境中，ERP系統(tǒng)的實(shí)施才能幫助獨(dú)立學(xué)院提高財(cái)務(wù)管理效率，達(dá)到財(cái)務(wù)管理目標(biāo)。

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作者簡介：葛軍（1970.1-），男，漢族，江蘇省蘇州市人，蘇州大學(xué)文正學(xué)院，助理研究員，本科。研究方向：財(cái)務(wù)管理;錢雯怡（1992-），女，漢族，江蘇省蘇州市人，蘇州大學(xué)文正學(xué)院，研究實(shí)習(xí)員，碩士。研究方向：財(cái)務(wù)管理;沈宇娟（1987-），女，漢族，江蘇省蘇州市人，蘇州大學(xué)文正學(xué)院，研究實(shí)習(xí)員，碩士。研究方向：財(cái)務(wù)管理。