建筑工程檔案管理的重要性分析及科學(xué)化管理對策

房小明

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的建筑工程建設(shè)有了很大進(jìn)展，建筑工程檔案管理工作也越來越受到重視。建筑工程管理中比較重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容就是做好檔案的管理工作，文章主要介紹了檔案管理的重要性，并且進(jìn)一步探討了如何更好的進(jìn)行管理方面的優(yōu)化，最終達(dá)成提升管理質(zhì)量的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】建筑工程;檔案管理;重要性;管理對策

在建筑企業(yè)的管理中，檔案管理是非常重要的組成部分。檔案管理要對建筑工程所有文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，實(shí)施妥善管理，這項(xiàng)管理工作涉及的內(nèi)容較多，程序較繁，極具復(fù)雜性，要想真正做好檔案管理工作并不是一件容易的事情。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用在社會的各行業(yè)當(dāng)中，發(fā)揮了巨大的優(yōu)勢，推動了社會的更快發(fā)展。工程建筑檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，樹立起現(xiàn)代化的管理理念，及時(shí)開展檔案管理的信息化建設(shè)，發(fā)揮出數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，切實(shí)提升建筑工程檔案管理的效率和質(zhì)量。

1、建筑工程檔案資料管理的重要性

建筑工程工序復(fù)雜，建筑面積較大且時(shí)間較長，在涉及知識面較廣的長期工程施工中，會產(chǎn)生相當(dāng)大量的與建筑工程相關(guān)的檔案資料，而一般相關(guān)資料管理工作是對施工信息的保存，是保證施工質(zhì)量的基礎(chǔ)。因此，在專門的檔案保管制度建立過程中，有很多相關(guān)的問題需要注意，一個(gè)完整的檔案保管部門能夠通過完整的保管制度對檔案資料進(jìn)行總結(jié)，幫助企業(yè)提升運(yùn)行水平與管理質(zhì)量，從而提升工程質(zhì)量，最終達(dá)到創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)企業(yè)競爭力的目的。

2、當(dāng)前的建筑工程在實(shí)際開展檔案管理過程中暴露的缺陷

目前進(jìn)行建筑工程檔案管理人員的整體素養(yǎng)比較低，他們?nèi)狈Ω訉I(yè)和系統(tǒng)的技能培訓(xùn)，而且并不具備較為豐富的管理工作經(jīng)歷，所以整體的檔案管理質(zhì)量差強(qiáng)人意。其次，缺失較為科學(xué)合理的建筑工程檔案管理體系，雖然隨著時(shí)代的進(jìn)步，我國在建筑工程檔案管理方面投入了更多的關(guān)注力，但是依舊缺失更加全面合理的檔案管理體系和制度，這就不利于解決管理中暴露的缺陷和問題。而且很多的建筑施工企業(yè)并不具備科學(xué)有效的管理制度，不利于后續(xù)開展建筑工程檔案管理工作。最后，建筑企業(yè)中的管理工作人員沒有在思想上對檔案管理工作有一個(gè)足夠的重視，缺乏專業(yè)的管理思維和意識。所以，總的來說，建筑企業(yè)在進(jìn)行檔案管理方面更需要投入足夠多的人力和物力，為檔案管理工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)可靠的基礎(chǔ)，這樣才能夠不斷的提升建筑的建設(shè)質(zhì)量。

3、如何更好的在建筑工程中進(jìn)行檔案管理

3.1及時(shí)更新信息化設(shè)備

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，最常用到的是紙質(zhì)檔案，這種檔案形式具有一定的劣勢，例如，紙質(zhì)的檔案隨著使用頻率的增多，很容易造成損壞;容易受到蟲蛀，發(fā)生霉變等，將嚴(yán)重影響檔案保存的穩(wěn)定性和長久性。對于檔案管理中的落后的信息化設(shè)備，建筑企業(yè)要及時(shí)的進(jìn)行更新和升級，推動檔案管理的信息化發(fā)展，提升檔案管理工作的效果和質(zhì)量。

3.2優(yōu)化管理人員配置

首先，基于信息安全的前提下，對管理人員進(jìn)行第一道篩選，進(jìn)入公司時(shí)間較短的不在考慮范圍。企業(yè)應(yīng)該基于對員工信任度和工作方面的基礎(chǔ)上對員工進(jìn)行選擇。其次，因?yàn)闄n案資料設(shè)計(jì)方面較廣，涉及時(shí)間較長，工作量較大，相關(guān)數(shù)據(jù)和文本內(nèi)容都十分復(fù)雜，因此需要在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)管理之上對于相關(guān)工作進(jìn)行配置優(yōu)化，在內(nèi)部管理人員中以責(zé)任心和工作經(jīng)驗(yàn)為前提進(jìn)行選拔，對于之前從事各種崗位的內(nèi)部人員（例如從事施工管理崗位），讓其留在施工崗位進(jìn)行施工進(jìn)度相關(guān)數(shù)據(jù)的收集，同時(shí)可以定期外聘相關(guān)專業(yè)人才開展培訓(xùn)，提升管理人員的整體水平，并且進(jìn)行定期的多方面綜合考核，使其在相關(guān)管理工作過程中更加得心應(yīng)手。

3.3強(qiáng)化和各方溝通交流，做好組織協(xié)調(diào)工作

保證工程技術(shù)資料的完整性、真實(shí)性、精準(zhǔn)性的前提就是施工企業(yè)在項(xiàng)目施工前就需要加大和企業(yè)外部的第三方監(jiān)管人員、小區(qū)業(yè)主、設(shè)計(jì)師等相關(guān)人員的溝通交流，合理完成組織協(xié)調(diào)工作。同時(shí)企業(yè)高層決策者要在企業(yè)內(nèi)部明確告知各部門要一致配合管理部門的工作，提高資源管理人員收集和整理工作的效率。同時(shí)項(xiàng)目施工管理人員要結(jié)合實(shí)際施工流程和施工環(huán)節(jié)合理安排施工人員，并記錄好施工環(huán)節(jié)或施工內(nèi)容提前或延后的原因，以免出現(xiàn)記錄工程資料與實(shí)際施工情況不統(tǒng)一，造成工程資料填寫錯(cuò)誤。

3.4不斷豐富檔案信息服務(wù)的形式

其一，利用微縮技術(shù)服務(wù)。在工程檔案管理中，必然會有一些非常重要或者非常珍貴的檔案資料，對這些資料的保管要非常謹(jǐn)慎，既要防止損壞，也要防止丟失或者被盜。這時(shí)可以利用微縮技術(shù)，將這些資料進(jìn)行縮減，進(jìn)而妥善保管。另外，在工程檔案管理中，資料信息非常多，而且繁雜，加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)的強(qiáng)大功能，能夠極大的提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.5做好檔案管理人才的培養(yǎng)

隨著信息化技術(shù)的普及，建筑工程的檔案管理更應(yīng)該緊隨時(shí)代的腳步，慢慢的實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的管理，在新的時(shí)代背景下，建筑工程也迎來了新的機(jī)遇，與此同時(shí)，也帶來了更多的挑戰(zhàn)，這就對相關(guān)的管理工作人員提出了更高的要求，需要不斷的學(xué)習(xí)新型的技術(shù)和掌握更多的技能，而且也要積極的解決管理中的各種問題。所以，在未來的管理工作中，企業(yè)要做好管理人才的培養(yǎng)，不斷的提升管理人員的綜合素養(yǎng)，確保掌握更多先進(jìn)的技術(shù)和專業(yè)的知識，提升個(gè)人的創(chuàng)新水平。

結(jié)語：

綜上所述，在實(shí)際建筑工程建設(shè)的進(jìn)程中，通過建筑檔案可以更好的反映出實(shí)際的狀況，這也是進(jìn)行工程質(zhì)量分析的重要途徑。所以，建筑工程的檔案管理工作在實(shí)際的企業(yè)管理和發(fā)揮中都占據(jù)著十分重要的作用。為了確保企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，企業(yè)一定要做好對于檔案的管理工作，要緊隨時(shí)代的發(fā)展腳步，結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理，進(jìn)而更好的保障建筑檔案管理的指令，確保其具備更強(qiáng)的科學(xué)性、合理性、完善性，為建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，這也有助于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，以便在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地。

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