探析鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的特點(diǎn)及方式

孟會(huì)貞

摘要：加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理有利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)完善基層事務(wù)、提高政府公信力。信息化時(shí)代背景下，為轉(zhuǎn)變鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式迎來了希望。本文基于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理問題進(jìn)行闡述，分析信息化背景下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的特點(diǎn)，綜合多個(gè)方面為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式構(gòu)建合理對策，旨在為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理提供新的發(fā)展思路和管理模式指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案;管理特點(diǎn);管理方式

引言：

城市化進(jìn)程加快，城鄉(xiāng)一體化建設(shè)進(jìn)程也加快了發(fā)展的腳步。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理也成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)中的重要任務(wù)。信息化時(shí)代的背景打破原有的管理模式，結(jié)合信息化的管理更有利于改善檔案管理工作的效果。現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息檔案管理水平處于剛起步階段，還需要各方企業(yè)多加完善，更科學(xué)化地使用檔案管理。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的作用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的作用主要是：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是將鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作內(nèi)容以紙質(zhì)的形式，用文字作記錄保存下來，為后續(xù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作提供依據(jù)，其內(nèi)容具有真實(shí)性。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門在工作上具有重復(fù)性，若是遇到與之前處理的工作內(nèi)容相同的工作情況時(shí)，之前的紙質(zhì)檔案就派上了用場;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案能在出現(xiàn)矛盾的時(shí)候，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門的利益提供保障，檔案存在的目的就是為鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門保存以往的工作過程，出現(xiàn)矛盾時(shí)，檔案內(nèi)的說明能有效維護(hù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門的權(quán)益，避免產(chǎn)生不必要的誤會(huì);鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理還可以為鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門后續(xù)工作提供經(jīng)驗(yàn)，檔案中記錄了鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的過程，能讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門意識(shí)到以往的不足，為今后的發(fā)展提供方向;鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息公開化，能讓居民更了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理新特點(diǎn)

（一）保存時(shí)間長

傳統(tǒng)檔案在管理方式上有一個(gè)較大的缺陷，就是諸多因素影響，無法長期保存，而信息化檔案卻不受這個(gè)問題的限制。信息化檔案管理能使檔案管理模式更清晰、更合理，對于特殊意義的檔案，還可以單獨(dú)保存，方便后期查閱。信息化檔案管理還可以開放對外平臺(tái)，給居民查看的機(jī)會(huì)，保障其知情權(quán)。

（二）管理人員素質(zhì)高

傳統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案為了節(jié)約開支，采用的都是當(dāng)?shù)鼐用?，信息化的高速發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理需要借助互聯(lián)網(wǎng)得以實(shí)現(xiàn)。這個(gè)過程就要求檔案管理人員不僅能夠熟練使用計(jì)算機(jī)，還要有對鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類事務(wù)整合的能力。

（三）信息化程度高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案主要由全宗檔案與非全宗檔案構(gòu)成，像是人口普查，就屬于全宗檔案;經(jīng)濟(jì)普查類的檔案則屬于非全宗檔案。檔案管理人應(yīng)該在每一年的年底將所需檔案收納整理，裝訂在冊?，F(xiàn)階段，信息化檔案管理，只需要將信息錄入在計(jì)算機(jī)內(nèi)，就能完成整理，還方便查閱[1]。

三、有效提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的方法

（一）管理方式升級(jí)

在檔案管理過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府需要結(jié)合信息化知識(shí)，在管理方式方面適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，以滿足 現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展需求。首先，政府有關(guān)部門需要適當(dāng)簡化檔案管理程序。減去沒有必要的環(huán)節(jié)，從而有效提高信息化管理效率;其次，在整理檔案時(shí)，管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，打破固有的管理模式，在互聯(lián)網(wǎng)普及的基礎(chǔ)上實(shí)行創(chuàng)新管理模式，以提高信息化檔案的管理效果;最后，改善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理學(xué)習(xí)模式，政府部門需引進(jìn)積極，符合當(dāng)?shù)剜l(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展實(shí)際情況的多樣化管理模式，并在應(yīng)用基礎(chǔ)上對新模式進(jìn)行深入式的探索。

（二）改善硬件設(shè)施

想要改善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，政府部門需要拿出資金，幫助鄉(xiāng)鎮(zhèn)優(yōu)化檔案管理?？梢詾猷l(xiāng)鎮(zhèn)購買電腦等信息化設(shè)備，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理提供硬件措施。另一方面，政府相關(guān)部門進(jìn)行信息化檔案管理時(shí)，應(yīng)根據(jù)管理模式本身特點(diǎn)，為其創(chuàng)設(shè)完善檔案信息管理體系[2]。在管理系統(tǒng)內(nèi)，相關(guān)管理人員可依照自己的經(jīng)驗(yàn)或特長，合理發(fā)揮自身的優(yōu)勢管理檔案信息。此外，可以購買電子設(shè)備管理軟件，令管理人員慢慢熟悉電子文件與電子檔案，逐步實(shí)現(xiàn)對檔案的電子化管理模式。

例如，某鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府緊跟時(shí)代步伐，希望將檔案演變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?。先是為鄉(xiāng)鎮(zhèn)購買了先進(jìn)的設(shè)備，安排相關(guān)管理人員，為其培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)和知識(shí)，為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化做出充足的準(zhǔn)備。技術(shù)人員獲得信息化知識(shí)后，通過分類，將鄉(xiāng)鎮(zhèn)以往的紙質(zhì)信息整理歸納在電腦中，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化保存功能，在需要查找檔案的時(shí)候，可以在電腦中直接查找，不但節(jié)約時(shí)間，還提高工作效率。技術(shù)人員利用先進(jìn)信息技術(shù)，引進(jìn)的電子設(shè)備管理軟件，將不同特點(diǎn)的檔案歸納在檔案庫中，在公開系統(tǒng)中適時(shí)公開，提升了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政務(wù)工作的透明度，讓當(dāng)?shù)鼐用窀私庹?/p>

（三）提高管理技術(shù)

為了進(jìn)一步優(yōu)化信息化檔案管理，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門應(yīng)該為檔案管理配置優(yōu)秀、專業(yè)的管理人才。在招收條件上，適當(dāng)提高門檻，招收人員必須有過硬的專業(yè)技術(shù)和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，自身有良好的學(xué)歷背景。此外，政府部門相關(guān)管理人員應(yīng)該定期地對檔案管理人員開展培訓(xùn)，提高其對新知識(shí)的認(rèn)知，保障信息化檔案管理工作有序進(jìn)行。

（四）完善信息管理制度

政府部門為了進(jìn)一步提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理水平，應(yīng)在管理制度上入手。鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作實(shí)施監(jiān)察，將與檔案相關(guān)的工作都納入監(jiān)督制度當(dāng)中，認(rèn)真地管理。在管理的過程中，對于不同崗位，采取不同程度的管控，讓管理工作變得更加有效、科學(xué)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門領(lǐng)導(dǎo)要注意下發(fā)制度的落實(shí)性，細(xì)化全責(zé)到個(gè)人，每個(gè)崗位出了問題，都要有相對應(yīng)的負(fù)責(zé)人，切實(shí)推行管理體系。

結(jié)論：

綜上所述，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展過程，是其發(fā)展的助推器。傳統(tǒng)檔案管理，已經(jīng)不再適用于現(xiàn)階段的鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展需求。信息化檔案管理是必然發(fā)展趨勢，想要完美地實(shí)現(xiàn)，還需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)大力支持構(gòu)建新檔案管理模式的工作，用當(dāng)下新技術(shù)新知識(shí)作為管理的后盾，才能更好發(fā)揮信息化檔案的優(yōu)勢，服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]武紀(jì)領(lǐng).探析鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位檔案管理的新特點(diǎn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：137+141.

[2]劉昌勇.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理新特點(diǎn)及對策探究[J].農(nóng)民致富之友，2018（18）：6.