項目物資管理與決策

胡強(qiáng)

摘 要：項目作為協(xié)作主體，需要各項管理在工期內(nèi)通力協(xié)作，才能使各項責(zé)任目標(biāo)落實，工序的合理性會直接影響項目工期的流暢度。加強(qiáng)項目物資管理的重點(diǎn)，就是根據(jù)項目工序進(jìn)度和流程實施步驟，提供適合項目工序使用的物料，使得項目有序推進(jìn)，最終共同協(xié)作實現(xiàn)項目既定工期目標(biāo)，這樣物資管理與決策的重要性才能得到體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：物資管理;成本;采購

所謂項目物資管理，是指在企業(yè)項目生產(chǎn)過程中，對項目所需物資的計劃采購、過程使用、消耗控制及庫存管理等行為的管控。物資管理是施工項目管理中的重要環(huán)節(jié)，在全流程管理過程中，其核心任務(wù)是在確保施工進(jìn)度和質(zhì)量的前提下，通過管理決策的實施，使現(xiàn)場物資消耗狀態(tài)滿足項目生產(chǎn)對物資的需求，同時通過強(qiáng)化“價、量”控制工作，達(dá)到節(jié)約材料費(fèi)用支出的目的，努力降低項目工程成本，加速資金周轉(zhuǎn)，使項目獲得預(yù)期利潤，提升項目的市場競爭能力。

項目的物資管理包括物資計劃制定、物資采購、物資使用和物資儲備等幾個重要環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相互影響，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都將對項目的物資供應(yīng)造成不良影響。因此，在市場異?；钴S的今天，物資管理已不能用計劃、配額、定量等幾個簡單概念詮釋，它已經(jīng)成為項目現(xiàn)代化管理的重要組成部分，成為項目成本控制的利器，成為項目生產(chǎn)經(jīng)營正常運(yùn)作的重要保證，成為項目發(fā)展與壯大的重要基礎(chǔ)。

從整個項目物資管理的流程管理中可以看到，項目物資管理即對生產(chǎn)經(jīng)營活動所需的各種物資的采購、驗收、保管、發(fā)放、使用、核算、儲備、回收等一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行計劃、組織、控制等管理工作的總稱，包括精細(xì)化物資管理，也就是將以上各環(huán)節(jié)管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要盡職盡責(zé)，對工作日清日結(jié)，每天都要對當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、及時處理等。但是，因為項目的物資管理影響到項目生命周期的全過程，包括多方面的程序和環(huán)節(jié)，而各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣又各有不同，所以，為實現(xiàn)項目精細(xì)化管理目標(biāo)，達(dá)到高效、低價、及時、經(jīng)濟(jì)的物資管理能效，必須通過一定的管理控制手段，注重細(xì)節(jié)管理，努力提高物資管理水平，這樣才能實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化。綜上，做好施工項目精細(xì)化物資管理的方法和手段顯得尤為重要，通過歸集項目各項物資管理流程，總結(jié)管理效果，筆者認(rèn)為，從決策效果來說，重點(diǎn)體現(xiàn)在如下幾個方面。

一、深挖市場，超前籌劃調(diào)查詢價，確保物料性價比高

按照集團(tuán)公司物資管理文件要求和公司文件細(xì)化約束，新建項目部在開工前需有根據(jù)性地進(jìn)行項目成立前期的施工調(diào)查，包括物料市場價格摸排，提前介入當(dāng)?shù)刭Y源市場尤其是受地域限制明顯的地材資源市場，掌握一手資源信息，及時形成書面調(diào)查結(jié)果并上報上級單位。

項目進(jìn)駐駐點(diǎn)后，由項目物機(jī)部、工程部、工經(jīng)部、試驗室等部門組成前期調(diào)查組，針對項目所需主要材料對周邊市場進(jìn)行走訪調(diào)查，收集、記錄、整理和分析市場的需求狀況、單價情況，快速對比分析成本，找出價差;采取背對背多方詢價方式，確保價格的經(jīng)濟(jì)性、合理性;調(diào)查內(nèi)容的針對性、真實性、時效性要強(qiáng)，在確保質(zhì)量的前提下以最合理的價格購買最優(yōu)質(zhì)的材料。

同時，在項目施工過程中，針對項目所采購的材料需做定期、不定期的市場調(diào)查，對比、分析價格趨勢，制定有利于節(jié)約成本的采購方案。所有階段調(diào)查結(jié)果均需以書面形式報項目領(lǐng)導(dǎo)及上級公司主管部門審批。

二、規(guī)范采購程序，確保物資材料進(jìn)場合理合規(guī)

按集團(tuán)公司物資精細(xì)化管理要求，項目部負(fù)責(zé)編制項目物資采購申請計劃并上報公司物資管理部。公司物機(jī)部依據(jù)采購權(quán)限，確定采購模式，涉及大宗集中采購的，由公司實施魯班平臺集中采購，本著應(yīng)招盡招的原則，實施線上集中采購，而對于二三項料實行阿里巴巴網(wǎng)絡(luò)競價采購。通過陽光采購降低采購成本，保證工程物資質(zhì)量，規(guī)范項目采購行為。

三、嚴(yán)格實行采購計劃管理制度，禁止超計劃采購

項目工程部向物機(jī)部提供項目材料總需求計劃，分工號核算表，年度、季度、月度計劃，物機(jī)部則以需用量為依據(jù)形成采購計劃，按時在電商平臺上提交項目物資總控計劃及月度采購計劃，建立項目總控臺賬及分工點(diǎn)（工號）消耗控制臺賬，嚴(yán)格控制項目材料成本。

依據(jù)期間各計劃要求，項目部將各類需集采物資匯總，實施集中采購，確保工期內(nèi)各類物資如期到場。針對二三項料類采購，由工程部分工點(diǎn)提報計劃，項目物機(jī)部匯總后統(tǒng)一在阿里巴巴平臺分期分批實施網(wǎng)絡(luò)集中采購。

四、實施合格供應(yīng)商管理，確保物資材料供應(yīng)渠道通暢

項目部對合格供應(yīng)商的使用管理，應(yīng)嚴(yán)格從集團(tuán)公司發(fā)布的合格供應(yīng)商名錄里挑選。根據(jù)集團(tuán)公司要求的“誰使用誰評價”原則，每年復(fù)評一次，對供應(yīng)商一年中的綜合實力變化、技術(shù)、質(zhì)量、服務(wù)、價格、信譽(yù)等方面進(jìn)行綜合評定和評價，以年度為單位，將統(tǒng)計結(jié)果上報上級物資管理部門，對不合格供方經(jīng)集團(tuán)公司物設(shè)部批準(zhǔn)后從合格供方目錄中剔除，形成合格供應(yīng)商動態(tài)管理機(jī)制，確保項目材料施工的供應(yīng)渠道合法、通暢。

五、確保物資使用有據(jù)可查，執(zhí)行月末盤點(diǎn)制度

項目嚴(yán)格執(zhí)行進(jìn)場材料的用量把控，要求進(jìn)場材料先驗收再進(jìn)場，依據(jù)工程物資計劃用量卡控現(xiàn)場物資的采購量，建立分工號需用量計劃消耗臺賬，主要物資限額供應(yīng)實行限額發(fā)料。在材料供應(yīng)量達(dá)到比例時，物機(jī)部將進(jìn)行材料動態(tài)預(yù)警，書面通知施工隊伍材料領(lǐng)用情況。在材料達(dá)到計劃用量時，物機(jī)部將停止對其發(fā)料，如有圖紙變更或計劃調(diào)整，工程部將以書面形式告知物機(jī)部，寫明超出原因和所調(diào)整的數(shù)量，經(jīng)總工審核、項目經(jīng)理批準(zhǔn)后，物機(jī)部才能繼續(xù)發(fā)料。嚴(yán)格執(zhí)行月末盤點(diǎn)制度，每月末物機(jī)部管理人員會同工程部技術(shù)員、施工隊伍負(fù)責(zé)人對材料進(jìn)行月末盤點(diǎn)，并當(dāng)場簽字確認(rèn)，物機(jī)部將盤點(diǎn)表作為月度核算依據(jù)，對材料進(jìn)行季度物資成本分析。

六、落實分析核算制度，實施成本節(jié)超控制

項目部對主要物資消耗情況堅持“月核算、季分析”原則，定期開展材料核算工作。每月進(jìn)行一次詳細(xì)的量、價核算分析，工程部對當(dāng)月勞務(wù)隊伍實際已完工工程量提報“勞務(wù)隊伍分包主要物資應(yīng)耗量計算表”，物資消耗損耗率按照勞務(wù)分包合同的約定執(zhí)行，物機(jī)部編制勞務(wù)隊伍扣款清單，經(jīng)財務(wù)部、工程部及項目經(jīng)理審核，勞務(wù)隊伍簽認(rèn)后提交財務(wù)部執(zhí)行扣款。

同時，每季度按時召開經(jīng)濟(jì)活動分析會，深入分析項目經(jīng)營情況、工程進(jìn)度、產(chǎn)值完成及資源配備情況、實際成本與預(yù)算成本對比情況，分析責(zé)任成本盈虧原因，找出原因所在，制定整改措施，有效控制成本。

針對分析過程中所發(fā)現(xiàn)的問題，涉及價差方面的，在組織項目部實施市場價格復(fù)核的同時，結(jié)合當(dāng)?shù)厥袌龈潘銉r格和期初的投標(biāo)價格進(jìn)行比對，如涉及價差較大且無法通過調(diào)差減虧的方式減少損失時，需立即開展變更索賠和后期價差彌補(bǔ)相關(guān)工作，將損失減少。如因現(xiàn)場施工原因或設(shè)計變更等原因形成量差為負(fù)，項目部需立即組織工程、工經(jīng)、物資設(shè)備、財務(wù)等職能業(yè)務(wù)部門開展經(jīng)濟(jì)活動分析，查找在施工過程中出現(xiàn)量差的原因，如因管理方面形成量差，應(yīng)責(zé)任到人實施管理糾偏，如因協(xié)作單位等形成扣款不及時，需及時補(bǔ)扣，最大限度減少項目施工過程中的成本損失，對項目過程中的成本卡控形成有力保障。

七、規(guī)范廢舊物資處理程序，降低成本消耗

項目部按照公司文件要求成立廢舊物資處理領(lǐng)導(dǎo)小組，并制定管理辦法，落實責(zé)任到人。根據(jù)一定時間內(nèi)對庫房廢舊物資如鋼筋頭、短鋼絞線等鋼材產(chǎn)品的清點(diǎn)，了解現(xiàn)場廢舊料的實際庫存情況，然后尋找周邊可回收廢舊料的企業(yè)資源，進(jìn)行市場價格評估，尋求價格最優(yōu)轉(zhuǎn)讓，在明確轉(zhuǎn)讓單價和處理范圍后，形成處理報告報上級公司審批，待審批后再做處理。

物資部門對廢舊物資讓售處理的數(shù)量、金額必須與財務(wù)賬面數(shù)量、金額一致，過磅單要粘貼完整，同時要求原始單據(jù)中工程部、物機(jī)部、財務(wù)部、勞務(wù)班組等人員必須簽字齊全，確保項目廢舊物資處理過程全程有人監(jiān)督。

八、利用信息化管理優(yōu)勢，確保物資材料資料留存

公司目前已經(jīng)針對項目物資管理實施中國中鐵工程項目成本管理信息系統(tǒng)V2.0平臺管理，對物資收、發(fā)、存，周轉(zhuǎn)材料，物資成本進(jìn)行分析管理，充分利用信息系統(tǒng)進(jìn)行物資合同審批、結(jié)算和支付。足不出戶就可以完成相關(guān)的結(jié)算、審核、上報工作，既滿足了工作需要，減少了人力成本投入，又規(guī)范了資料管理，方便資料留存、查驗，夯實了管理基礎(chǔ)。

九、建立監(jiān)督檢查機(jī)制，實施責(zé)任追究制度

建立監(jiān)督制衡機(jī)制，實施權(quán)限采購管理，物資管理程序需各個環(huán)節(jié)相互約束，執(zhí)行物資從采購進(jìn)場到驗收發(fā)放流程的相互監(jiān)督機(jī)制，各崗位之間保持既相互銜接又相互分離的協(xié)作機(jī)制，同時穿插進(jìn)度控制管理和績效考核實施，借助行政聯(lián)席監(jiān)督，最大程度杜絕違規(guī)違紀(jì)問題，對存在相關(guān)問題的責(zé)任人實施責(zé)任追究制度，使違規(guī)行為人受到應(yīng)有懲罰，也對廣大物資管理人員起到一定的警示作用。

綜上所述，要做好施工項目物資決策管理工作，就必須做到崗位分工明確、過程全面把控、落實管理制度、突出管理效能。只有做到施工項目物資管理工作的精細(xì)化，物資管理水平才能得到提高，企業(yè)成本才能得到有效控制，企業(yè)才能積累更多的利潤，在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

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