人力資源管理視角下人事檔案的價值及管理路徑

李穎

摘 要：當(dāng)代人力資源管理與以往傳統(tǒng)的人力資源管理有很大的不同，為了滿足企業(yè)競爭的需要，人力資源管理視角下的人事檔案管理工作都要滿足現(xiàn)代的要求。通過改變理念、應(yīng)用科學(xué)的方法，才能夠推動管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：人力資源管理視角;人事檔案;價值;管理路徑

1 導(dǎo)言

人事檔案管理就是將人事檔案進(jìn)行收集整理，保管和鑒定，以及統(tǒng)計與提供利用的主要活動之一。其在當(dāng)代新型市場的發(fā)展模式下，因為我國社會治理與及企業(yè)整個管理內(nèi)容及要求不斷變化，而人事檔案的基本內(nèi)容也不斷發(fā)生變化，要想在新的板塊中進(jìn)行升級與創(chuàng)新，人事檔案工作在人力資源中發(fā)揮著一定的基本作用。

2 現(xiàn)代人力資源管理工作和檔案管理的關(guān)系

人力資源主要的職能與檔案管理密切相關(guān)的，建立科學(xué)人事檔案管理方式，可以更好地記錄人才各個方面的信息，企業(yè)的人事管理人員在進(jìn)行人才選拔時，就可以對人才有準(zhǔn)確的定位。對于人才而言，他們在被正確看待的情況下，就可以減少被壓制和埋沒的情況，人才工作的精神狀態(tài)也會更為良好。依靠人事檔案管理，可以健全人力資源管理工作，為人力資源管理工作提供良好的依據(jù)，配合企業(yè)的發(fā)展情況，合理地選擇人才，提升工作效率。

3 人力資源管理視角下人事檔案的價值

第一，人事檔案工作利于預(yù)測需求的科學(xué)和規(guī)范化。人事檔案作為人事信息的集合體，具有重要的決策咨詢作用以及管理咨詢作用，可以實現(xiàn)對人才需求的科學(xué)預(yù)測。通過對人事檔案進(jìn)行利用，可以提升崗位設(shè)置的科學(xué)性，降低人力資源管理的成本。首先，伴隨社會環(huán)境以及單位工作環(huán)境發(fā)生變化，單位對人力資源的需求也會隨之變化，進(jìn)而需要制定相應(yīng)的人力資源管理規(guī)劃。通過對人事檔案中的部分信息進(jìn)行集中分析，能夠掌握單位當(dāng)前的人才缺口，進(jìn)而有針對性的做好人才引進(jìn)工作。其次，立足于人事檔案中的內(nèi)容來擬定人力資源規(guī)劃，能夠有效避免人力資源管理成本的浪費，確保人力資源與單位發(fā)展目標(biāo)實現(xiàn)供需平衡。

第二，人事檔案管理有利于促進(jìn)人才培訓(xùn)以及人才整合工作。新形勢下，單位不僅要對人力資源進(jìn)行利用，也需要對人力資源進(jìn)行合理整合和配置，確保單位各項工作的正常開展。同時，隨著單位部分業(yè)務(wù)工作愈發(fā)細(xì)分和繁雜，單位對于人才的需求也呈現(xiàn)出多元化的特點。一方面，通過對人事檔案進(jìn)行深度利用，立足于本單位人力資源現(xiàn)狀來開展培訓(xùn)工作，能夠綜合提升單位的人才競爭力。尤其是對人事檔案中的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)化統(tǒng)計，更是能夠清晰直接地了解當(dāng)前單位人才的知識薄弱點以及技能薄弱點，提升人才培訓(xùn)的實效。另一方面，通過對人事檔案進(jìn)行深度利用，能夠進(jìn)一步促進(jìn)人才在組織之間合理流動，充分調(diào)動人才的主動性和積極性。總而言之，人事檔案管理有利于促進(jìn)人才培訓(xùn)以及人才整合工作，是當(dāng)前人力資源管理的重點。

4 人力資源管理視角下人事檔案管理路徑

1）更新管理觀念。有關(guān)人員要對企業(yè)人事檔案工作有重新的認(rèn)識，了解人事檔案管理并非單純地對檔案資料進(jìn)行管理，而是要立足檔案資料去反映出真實的工作人員信息。而掌握真實工作人員信息的目的在于進(jìn)行人才的優(yōu)化配置與合理利用，因此人事檔案工作資料一定要確保真實與完整性，能夠?qū)φ鎸嵡闆r進(jìn)行真實反映。為達(dá)成這一目的，工作人員需要具備歸檔意識，在入職之后應(yīng)及時的將個人檔案委托人事管理部門進(jìn)行保管;領(lǐng)導(dǎo)人員也要樹立正確的檔案意識，對人事檔案管理工作大力支持且嚴(yán)明制度保證得到落實;檔案工作人員需要具備主動意識的能力，對檔案信息資料要及時且完整地收集與分類。而人事檔案工作人應(yīng)及時的更新和認(rèn)知有關(guān)工作的管理意識，除了要重視檔案資料的真實與完整以外，還應(yīng)確保檔案能反映工作者真實的業(yè)務(wù)管理水平，并且盡量與時代特點相符。比如在大型突發(fā)安全事件中形成的檔案資料，是工作人員職業(yè)道德、技術(shù)水平、精神面貌在特定情況下的真實體現(xiàn)，同樣要在檔案中有所記錄。

2）建立人事檔案信息管理體系，提升人力資源的管理工作效率。數(shù)字信息化時代，單位有必要建立現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理。第一，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，搭建相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析模型，實現(xiàn)對人事檔案中信息資源的分類處理以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計，強(qiáng)化人事檔案在決策咨詢以及管理咨詢領(lǐng)域的作用。第二，綜合利用云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云儲存技術(shù)來強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)，探索人事檔案資源共享，確保人事檔案能夠服務(wù)于上下級單位之間的人才流動工作。第三，進(jìn)一步利用數(shù)字掃描技術(shù)以及數(shù)字微縮技術(shù)對人事檔案要做好數(shù)字化體系處理，保證人事檔案中的管理內(nèi)容要真實與準(zhǔn)確性，提升人力資源管理效率。

3）建立人事檔案專門的管理機(jī)構(gòu)。當(dāng)前人事檔案管理工作人員面臨著專業(yè)性不足等不良情況，為此需要建立人事檔案專門的管理機(jī)構(gòu)，才能保證檔案有更高的質(zhì)量，以及推動人事檔案管理制度的執(zhí)行。為此，企業(yè)需要做好人才培養(yǎng)工作，選拔具有專業(yè)檔案管理背景的人才從事人事檔案的管理工作。對于人事檔案相關(guān)管理機(jī)構(gòu)，也需要通過定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)保證工作人員可以具備足夠的素質(zhì)。企業(yè)需要加強(qiáng)對人事檔案管理人員在文化和業(yè)務(wù)知識上的培訓(xùn)，不僅要做好技能的訓(xùn)練工作，同時也要通過道德教育，讓人員具有更強(qiáng)的保密意識和服務(wù)意識，讓他們能夠具備良好的綜合素質(zhì)，解決人事檔案工作中所遇到的問題。

4）豐富人事檔案管理內(nèi)容，提升人事檔案的利用價值。新形勢下，單位既要注重對人事檔案進(jìn)行管理，也要強(qiáng)化對人事檔案進(jìn)行利用，堅持“藏用并舉”的基本原則。第一，隨著單位選人標(biāo)準(zhǔn)不斷提高，人事檔案的內(nèi)涵相應(yīng)也要得到豐富和優(yōu)化。單位要進(jìn)一步豐富人事檔案的內(nèi)容，增加一些具有傳承性、價值性以及個性的檔案內(nèi)容，確保人事檔案能夠全面反映人才的履職經(jīng)歷、思想政治素養(yǎng)、專業(yè)能力素養(yǎng)以及心理健康狀況。第二，人事檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思路，摒棄過去“坐、等、靠”的服務(wù)理念，主動為企業(yè)人力資源有關(guān)管理部門提供更高質(zhì)量的人事檔案管理數(shù)據(jù)信息及服務(wù)。

5）創(chuàng)建檔案文化?，F(xiàn)階段，需要高速重視人事檔案文化創(chuàng)建工作，以此去優(yōu)化人事檔案工作環(huán)境，自上而下去營造人事檔案良好的管理工作氛圍。通過人事檔案管理文化的創(chuàng)建，能夠?qū)⑷肆Y源管理文化和人事檔案文化進(jìn)行融合，將兩者同步納入有關(guān)部門將精神文明建設(shè)體系當(dāng)中去，然后由傳統(tǒng)媒體與網(wǎng)絡(luò)媒體渠道對相關(guān)文化展開大力宣傳與教育，從而在檔案文化加強(qiáng)創(chuàng)建的同時，營造更好的人力資源開發(fā)氛圍。

6）科學(xué)進(jìn)行人事檔案的管理工作。為了保證人事檔案管理的現(xiàn)代化，就需要引進(jìn)先進(jìn)的管理工作理念和方法。為了提升管理的效率，企業(yè)需要充分利用計算機(jī)技術(shù)開展管理工作，促進(jìn)錄入信息的完整程度，并且做好信息的分類。另一方面，對于人事信息，企業(yè)需要做好備份，避免信息出現(xiàn)遺失的情況。建立人力資源信息數(shù)據(jù)庫，做好對人才的評價，方便人力資源管理人員對人才進(jìn)行選拔。紙質(zhì)信息需要通過掃描來進(jìn)行數(shù)字化保存，資料本身也要做好日常的保養(yǎng)和維護(hù)，方便人力資源管理者擁有足夠的依據(jù)，選拔優(yōu)秀的人才。

5 結(jié)束語

總之，人力資源與當(dāng)前人事檔案的管理工作是密切相連的，為了能夠提高人力資源管理工作，就需要人事檔案工作可以同步提高。通過建立合理的檔案管理機(jī)制，提升部門人員的水平，使用有效的方式進(jìn)行人力資源檔案管理，才能夠促進(jìn)人力資源檔案水平的提升。

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