大數(shù)據(jù)背景下電子檔案精準管理模式創(chuàng)新

宋曉彬

【摘要】大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案海量衍生，筆者在檔案工作中創(chuàng)立了“廣收精管預(yù)立卷”工作法，采取廣泛收集、精準管理、預(yù)判立卷等方法，突破管理瓶頸，使檔案資源被深度開發(fā)利用，取得巨大社會效益。通過利用檔案，學(xué)校先后獲得全國文明單位、全國文明校園等榮譽，成為全省唯一“雙文明”單位，連年業(yè)內(nèi)績效考核優(yōu)秀，廣大師生和查檔者從中獲益。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);電子檔案;精準管理;批處理

一、實施背景

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代應(yīng)運而生，融入我們的日常工作學(xué)習(xí)中，它所具有的海量性、多樣性和高效性等多種特征，為檔案工作重新界定了工作范疇。檔案管理在原有檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，還面臨著大量數(shù)據(jù)資源衍生的電子檔案管理問題。主要表現(xiàn)在：

（一）缺乏相應(yīng)制度，“收”“歸”難以考核。檔案收集工作重心由原來的主要行政業(yè)務(wù)部門擴展覆蓋到學(xué)校方方面面，如何使“歸檔范圍”落地，“收什么、怎么收、收多少”等考核難題，成為首先需要考慮解決的問題。

（二）“信息孤島”林立，資源流失嚴重。隨著檔案意識的增強和大數(shù)據(jù)的興起，各部門都有意識地對所做的工作留存資料，但是這些資料又往往僅局限于學(xué)科群、班級群、家長群或某項工作的業(yè)務(wù)群，在這些小圈子里，信息資源豐富完整，但是缺乏系統(tǒng)的收集管理，久而久之形成了一個個的“信息孤島”，時間一長就可能因為學(xué)生畢業(yè)、工作變動、微信清理等導(dǎo)致檔案資源流失。

（三）“數(shù)據(jù)倉庫”雜亂，難以深度利用。各部門收集的電子文檔格式混雜無序，信息資源過于單薄，原始檔案與電子文檔脫節(jié)現(xiàn)象時有發(fā)生。文檔價值甄別困難，完整性差，簡單命名、堆砌管理致使檢索困難，把檔案室變成雜亂的“數(shù)據(jù)倉庫”，非常不利于后期的深度開發(fā)利用。

（四）缺乏條件保障，檔案人才缺失。學(xué)校因校舍緊張，庫房面積即將達到飽和，專業(yè)檔案軟件因預(yù)算、采購程序等原因，一時無法到位。學(xué)校一直由文書兼任檔案員，應(yīng)付“井噴式”檔案信息增長，感覺力不從心。

（五）服務(wù)范疇擴大，檔案利用頻繁。隨著日常考核的細化要求，學(xué)校檔案室漸漸變成日常工作“留痕”的“百寶囊”，服務(wù)范疇不斷擴大?！吧厦媲l線，下面一根針”，面對各級各類評優(yōu)考核，如何“讓數(shù)據(jù)多跑路”，精準對標，體現(xiàn)學(xué)校工作業(yè)績，已經(jīng)成為學(xué)校檔案室日常服務(wù)量最大的工作。

（六）大數(shù)據(jù)成雙刃，安全漸成隱患。信息化建設(shè)的大力推進，大數(shù)據(jù)背景下如何處理好電子檔案的“高利用率”和“易修改性”等關(guān)系，在開發(fā)利用的同時，保證其完整性、真實性和安全性，成為檔案安全管理的新隱患。

二、“廣收精管預(yù)立卷”工作法探究

為了合理高效地解決檔案工作中遇到的上述問題，學(xué)校檔案室進行大膽嘗試，創(chuàng)新做法如下：

（一）建立健全制度，加強“收”“管”考核。修訂完善檔案管理制度，制定了電子檔案管理制度和檔案管理系統(tǒng)操作制度等。打破原有的“分層式”收集框架，建立“扁平化”檔案收集模式，減少了分級收集環(huán)節(jié)，直接接收各分檔案端口的“原生電子檔案”。各分管檔案端口以“歸檔范圍”為綱目，以媒體宣傳、校報?？?、學(xué)校網(wǎng)站、官方微博、官方微信、大事記等信息資源為抓手，對分管工作檔案“溯源”收集，基本形成一個“螺旋形”迭代增量收集模型。檔案室每一季度都會對照歸檔范圍和宣傳信息渠道等對檔案資料收集情況進行考核，形成積分，并遞交行政會通報。

（二）打破“信息孤島”，杜絕資源流失。各分檔案端口以主管工作為基礎(chǔ)，在工作開始就注意留存過程性材料，避免重要的檔案資源滯留，形成 “信息孤島”。依據(jù)“誰主辦誰收集，誰收集誰整理”的原則，確保每個事件都能信息溯源，從通知、布置、過程、結(jié)果、總結(jié)等一系列的文字、圖片、音像等資料 應(yīng)收盡收、當歸必歸。在收集電子文件的同時，也將相關(guān)原始的紙質(zhì)檔案、實物檔案、音像檔案一并收集，避免檔案資源流失。

（三）上報規(guī)范命名，“倉庫”秒變“中心”。1.板塊分類。學(xué)校檔案室根據(jù)歸檔范圍和學(xué)校工作需要，對自然年度內(nèi)預(yù)計收集的內(nèi)容進行板塊分類。分類分級建立電子案卷，如2019管理類、2019實物類、2019照片類、2019聲像類等文件夾，其下又根據(jù)該類檔案的特點進行再分類。固定板塊下可根據(jù)當年工作需要進行填充，并可作為下一年度檔案歸檔范圍修訂的參考性意見。如2020增加“校慶籌備”板塊，2014年后新增并固定“績效考核”板塊。2.規(guī)范上傳。各分管部門收集完成資料后，按照“一事一收”的原則，對原始、專業(yè)數(shù)據(jù)等都需要先進行數(shù)字化，與其他過程性電子文件、專業(yè)讀取軟件合成一個文件夾，規(guī)范命名為“時間[八位數(shù)字+事情緣由+涉校因素（地點、人物等）]”，例如“20180202 全省精神文明表彰大會發(fā)言 濟南 袁國彬校長發(fā)言”。規(guī)范命名后，通過辦公OA辦公系統(tǒng)，一鍵傳輸給檔案室，并在文件夾內(nèi)形成一個工作備忘txt文檔，注明該項活動的原始資料清單，現(xiàn)保管人員、地點等。3.鑒定價值。學(xué)校檔案室對收到的電子文件價值進行甄別鑒定，根據(jù)歸檔范圍和影響因子對其分類，而對工作備忘中提及的重要原始資料，則會主動上門收集，從根本上減少了原始檔案的流失，做好電子案卷完整性的最后檢查。對暫時不符合歸檔范圍的電子文件則單獨保存在本年度的“資料庫”文件夾內(nèi)，以備后用。4.預(yù)立加工。匯總上報的電子文件，經(jīng)過預(yù)判分門別類放入其歸屬的文件夾，電腦會按照時間自動排序，使案卷內(nèi)主要項目一目了然。因為每個事件都包括各環(huán)節(jié)的過程性完整資料，跨界跨類別的原始檔案數(shù)字化后，歸入管理類檔案統(tǒng)一保存，由此一個“小型的數(shù)據(jù)中心”初見規(guī)模。電子案卷的預(yù)立和數(shù)字化的推廣，使檢索更加優(yōu)化，利用更加便捷。

（四）軟硬件分步走，管檔也能“智能”。檔案人員自學(xué)信息系統(tǒng)相關(guān)知識，通過編研小程序，使普通電腦升級成為管檔的“AI”高手，把檔案人員從編碼、錄入等重復(fù)性勞動中解放出來，批量導(dǎo)入專業(yè)管理軟件。1.配套設(shè)施到位。2015年我校多方比較后采購了專業(yè)檔案軟件，2019年，58中高新校區(qū)簽約啟動，新校區(qū)的建立將一次性建設(shè)現(xiàn)代化綜合檔案室500平方米，滿足學(xué)校未來20年檔案工作需要，并可實現(xiàn)異地保管。2.dir+bat。學(xué)校檔案室對電子檔案進行“深加工”，筆者通過“dir（DIR *.* /B > 文件名稱列表.txt）”bat操作，使文件夾內(nèi)的文件名批處理成txt文件。再用Excel打開該txt文件，通過“數(shù)據(jù)分列”，把txt文件轉(zhuǎn)換成一個分列好時間、題名的電子目錄，直接導(dǎo)入檔案管理軟件。3.提高人員素質(zhì)。在分檔案端口安排責任心強、精通電腦技術(shù)的老師負責分級檔案的管理。積極為檔案員提供繼續(xù)教育機會，多次組織檔案人員赴北京、濟南等地參加業(yè)務(wù)研討會、黨史學(xué)習(xí)等。2018年，學(xué)校1位檔案員自學(xué)通過全國高級信息系統(tǒng)管理師考試。

（五）“數(shù)據(jù)”帶路領(lǐng)跑，檔案服務(wù)“精準”。以電子檔案為基礎(chǔ)，各級各類檔案目錄為綱目的“檔案數(shù)據(jù)中心”，大到學(xué)校校慶、全國信息化大會分會場、城市“友城”信息征集、全市教育教學(xué)工作會等布展和各級檢查，小到老師人事檔案資料查詢、校友師生民生檔案佐證等，都可以通過一鍵查詢，調(diào)閱使用，真正實現(xiàn)了檔案查閱的精準便利。

（六）檔案管理專業(yè)，安防手段多樣。在建立健全保密管理制度的同時，做好風(fēng)險預(yù)防工作。及時轉(zhuǎn)發(fā)學(xué)習(xí)關(guān)于檔案安全的相關(guān)文件，在常規(guī)安全舉措的基礎(chǔ)上，做到“工作需要、最小范圍、嚴格管理”，檔案涉密的計算機進行嚴格的物理隔離，定期更新防病毒軟件，不定期開展辦公系統(tǒng)默認密碼與弱密碼檢查，對重要檔案進行雙套制保存。

三、效果及影響

隨著檔案工作理念的不斷提升，“廣收精管預(yù)立卷”工作法的進一步完善，各部門征集檔案的熱情不斷高漲。學(xué)校各項各類工作中，都彰顯檔案利用的效果。

（一）勇奪全國“雙文明”。在參加全國文明單位、全國文明校園的申報、迎檢和復(fù)評工作中，提供的佐證材料要求精準，注重日常工作的考核。例如“我們的節(jié)日”“文明禮儀教育”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”等考核項目，既有明確要求，又不拘泥于材料形式。學(xué)校檔案室通過歷年檔案收集，能夠精準對標，找到規(guī)定時間段內(nèi)最能體現(xiàn)學(xué)校工作的要點、亮點檔案，快速組卷編研成迎檢資料，贏得專家和同行的高度表揚，先后榮獲“全國文明單位”和“全國文明校園”稱號，帶來巨大影響和經(jīng)濟效益。

（二）歷次績效考核“勇拔頭籌”。自2014年青島市教育局對直屬學(xué)校進行績效考核以來，我校連續(xù)5年獲得“優(yōu)秀等級”，并且多次排名第一。此項檢查由青島市教育局邀請第三方專家進行測評，是對學(xué)校全面綜合量化評價，測評項目靈活多變，側(cè)重點每年度都有所不同，學(xué)校檔案室對標考核要點，規(guī)范高效地提供佐證材料，為學(xué)校贏得榮譽，多所兄弟學(xué)校到校學(xué)習(xí)。

（三）檔案測評連年優(yōu)秀。自2016年青島市檔案局、青島市教育局對局屬學(xué)校進行檔案工作檢查以來，我校均被評為優(yōu)秀單位，檔案員個人獲得通報表揚兩次，其根據(jù)參與全局測評撰寫的調(diào)研報告《新形勢下對青島市基層學(xué)校檔案工作的調(diào)查與思考》在《山東檔案》發(fā)表，引起廣泛關(guān)注。

（四）“老”檔案重獲“新生”。對室藏檔案進行搶救性保護和數(shù)字化，同時積極開發(fā)室藏檔案資源，拓展民生檔案服務(wù)領(lǐng)域，讓“數(shù)據(jù)”跑路，為廣大群眾服務(wù)。每年提供人事檔案、村干部競選、退休待遇、遺產(chǎn)繼承、出國留學(xué)等查檔服務(wù)，“快全準”的服務(wù)特點使每年有百余人次受益，受到社會各界的一致好評。

（五）“室藏”深編成“寶藏”。通過對學(xué)校檔案不斷深層次開發(fā)及向社會各界和校友進行征集，整理編研成《一路走來》，并籌建學(xué)校校史館。目前校史館面積118平方米，包括歷史足跡、組織沿革、校友風(fēng)采等板塊，逐年對學(xué)校榮譽和校友信息等進行補充。現(xiàn)已成為學(xué)校對外宣傳、學(xué)生德育教育、校友參觀留念等校園人文景觀。

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