清理庫(kù)存離職人員人事檔案的做法和思考

劉英 杜清玲

【摘要】由于歷史原因，遺留在單位的離職人員檔案既占用本單位資源，又影響當(dāng)事人利用，是長(zhǎng)期困擾存檔單位的問題。近幾年，在政府的積極引導(dǎo)下，人事檔案的功能在社會(huì)生活中逐漸增強(qiáng)，使清理這部分檔案變得有必要、可操作。本文結(jié)合工作實(shí)際，試圖在操作層面為單位庫(kù)存人事檔案管理提供一些借鑒。

【關(guān)鍵詞】清理;人事檔案;做法;思考

一、造成庫(kù)存離職人員人事檔案的原因

（一）改革開放以來(lái)，各地用人制度的調(diào)整減弱了人事檔案的憑證功能。許多單位和地區(qū)為吸引人才，在辦理入職手續(xù)時(shí)不再需要人事檔案，甚至打出可以為人才重新建檔的條件，致使許多人才跳槽成本降低，人員流動(dòng)無(wú)序。

（二）人員的柔性流動(dòng)，也促成了庫(kù)存檔案的情況。所謂柔性流動(dòng)，即在不改變與原單位隸屬關(guān)系的前提下，以智力服務(wù)為核心的流動(dòng)。由于不受傳統(tǒng)人事制度、戶籍、檔案、身份等的限制，極易造成人已離開多年，檔案還留在原單位，甚至原單位由于管理不善，在不知情的情況下，仍然按月為其發(fā)放工資。對(duì)原單位來(lái)說(shuō)，扣留檔案留不住人才，不扣留檔案，所造成的損失更無(wú)從追回。

二、清理庫(kù)存離職人員人事檔案的做法

接到省人社廳關(guān)于清理離崗多年、占用單位編制人員人事檔案的通知后，我們主要采取以下步驟，逐步清理庫(kù)存離職人員人事檔案。

（一）整理庫(kù)存離職人員檔案相關(guān)信息。根據(jù)本單位現(xiàn)存離職人員檔案情況，匯總整理出詳細(xì)情況表，包括：姓名、離職時(shí)間、當(dāng)時(shí)去向、聯(lián)系方式、處理方式。其中將“當(dāng)時(shí)去向”詳細(xì)分為出國(guó)（境）、國(guó)內(nèi)事業(yè)單位、國(guó)內(nèi)企業(yè)單位、自由職業(yè)、其他五種規(guī)范方式。對(duì)不同去向人員的檔案，分門別類，研究制定出不同的處理方式，如轉(zhuǎn)遞到新單位、存放人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、單位暫存等。

（二）聯(lián)系檔案當(dāng)事人，告知轉(zhuǎn)移檔案事宜。由于時(shí)間久遠(yuǎn)，查找聯(lián)系當(dāng)事人頗費(fèi)一番周折。我們根據(jù)原有檔案中記載的家庭成員情況、工作簡(jiǎn)歷證明人情況甚至采取到派出所查詢等多種途徑，與多數(shù)當(dāng)事人取得了聯(lián)系，并要求其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)?，F(xiàn)在就職高?；蚱渌麌?guó)有企事業(yè)單位人員，按照處理方案，只要對(duì)方提供調(diào)檔函，當(dāng)事人來(lái)校辦理完相關(guān)離校手續(xù)，即可轉(zhuǎn)移檔案。由于當(dāng)事人現(xiàn)在大多臨近退休，現(xiàn)單位也提出需要人事檔案辦理退休手續(xù)的要求，這部分人員大多能夠積極主動(dòng)地辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。

（三）聯(lián)系當(dāng)?shù)厝耸氯瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)。對(duì)目前在私有企業(yè)工作或自由職業(yè)者、出國(guó)未歸者等沒有人事關(guān)系單位的，就要聯(lián)系可以存放檔案的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。由于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)存放檔案的主要目的是為將來(lái)當(dāng)事人辦理退休手續(xù)、申領(lǐng)退休金提供可靠依據(jù)，所以對(duì)轉(zhuǎn)入的檔案有嚴(yán)格要求。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)存放的檔案要求主要有：人事部門形成的招聘材料、事業(yè)單位聘用合同、企業(yè)單位勞動(dòng)合同、人事部門減編證明、解除勞動(dòng)合同證明、社會(huì)保險(xiǎn)繳納證明等，特別是關(guān)系當(dāng)事人出生時(shí)間、工齡、參加工作時(shí)間等的認(rèn)定材料，更是不可或缺。存檔時(shí)為防止在新的存檔單位形成新的無(wú)頭檔案，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要求原單位工作人員和當(dāng)事人一同攜帶密封的檔案，當(dāng)事人親自與存檔單位簽訂存檔協(xié)議方可存放檔案。由于部分離職人員仍在國(guó)外，無(wú)法到場(chǎng)，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)按規(guī)定不能接收檔案，所以部分出國(guó)人員的檔案只能暫時(shí)存放在原單位。

三、對(duì)人事檔案功能回歸的思考

清理庫(kù)存離職人員人事檔案工作變得必要和可行，與人事檔案功能的回歸分不開。人事檔案功能的回歸主要依賴于政府的政策引導(dǎo)、行政管理、法律監(jiān)督以及檔案管理者的不懈努力。

（一）人事檔案在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位中的憑證功能越來(lái)越重要。人事檔案是企事業(yè)單位工作人員辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)、評(píng)定職稱、保險(xiǎn)以及報(bào)考公務(wù)員等的重要憑證，保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在建立參保人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，也要相應(yīng)采集參保人員的姓名、性別、出生日期、民族、身份證件號(hào)碼、參加工作時(shí)間、聘用崗位等基本信息。退休待遇申領(lǐng)時(shí)人事檔案的作用主要體現(xiàn)在兩方面：一是申領(lǐng)資格問題，即工作人員是否符合退休條件、是否能夠享受養(yǎng)老金，這一方面取決于檔案記載的出生日期，同時(shí)取決于本人所從事的工種、崗位級(jí)別。二是待遇水平問題，工作人員退休后能享受多少養(yǎng)老金，取決于養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)年限、工作年限等。保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在審查參保人員退休條件、核算待遇時(shí)，必須依據(jù)人事檔案的原始記載和繳費(fèi)記錄，對(duì)當(dāng)事人出生日期、參加工作時(shí)間、工作年限、工作崗位級(jí)別等做好審查。如果參保人員人事檔案材料不完整，無(wú)法滿足退休條件和養(yǎng)老金計(jì)算，申報(bào)單位必須按照檔案管理規(guī)定完備相關(guān)材料后重新審查確定。

（二）干部人事檔案不僅是組織選拔任用干部的依據(jù)，而且是干部解決個(gè)人切身利益問題、維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益的重要憑證。2018年11月28日，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第三十一條明確規(guī)定“干部本人……可以按照有關(guān)規(guī)定提請(qǐng)相應(yīng)的組織人事等部門查閱檔案”。近年來(lái)，干部人事檔案越來(lái)越多地服務(wù)于干部個(gè)人及其親屬，在解決干部個(gè)人職稱職務(wù)晉升、攻讀學(xué)位、辦理財(cái)產(chǎn)公證、確定離退休待遇等有關(guān)工作中，起到重要的憑據(jù)作用。在實(shí)際工作中，為了子女出國(guó)（境）、財(cái)產(chǎn)交易、財(cái)產(chǎn)糾紛、親屬隨遷落戶、就醫(yī)醫(yī)保、退役人員兵役登記等事項(xiàng)，幾乎每天都有人來(lái)查閱人事檔案。利用者的合理需要得到合法滿足，發(fā)揮了檔案的作用，擴(kuò)大了檔案的影響力，對(duì)檔案管理者和利用者就是雙贏。

（三）個(gè)人的動(dòng)態(tài)信息及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)人事檔案，維護(hù)人事檔案信息的時(shí)效性。人們不重視檔案是認(rèn)為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)，檔案越?jīng)]用。人事檔案應(yīng)該根據(jù)時(shí)代的變化有選擇地補(bǔ)充新產(chǎn)生的人事信息內(nèi)容，比如反映當(dāng)事人綜合素質(zhì)能力和有權(quán)威機(jī)構(gòu)認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核等材料，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)人事檔案在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下被拋棄的尷尬。簡(jiǎn)化人事檔案中的靜態(tài)信息內(nèi)容，提高這類信息的準(zhǔn)確性和完整性。檔案信息價(jià)值的權(quán)威性、服務(wù)性是人事檔案賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。讓利用者從檔案的利用中嘗到甜頭，從而發(fā)自內(nèi)心地重視檔案工作。

【基金項(xiàng)目：山東省社會(huì)科學(xué)規(guī)劃研究項(xiàng)目《高校青年教師支持計(jì)劃績(jī)效評(píng)價(jià)及實(shí)證研究——以山東S大學(xué)為例》（19BJCJ19）;山東理工大學(xué)高等教育研究項(xiàng)目《高等學(xué)校青年學(xué)者支持計(jì)劃探析——以山東理工大學(xué)為例》（2020GJY02）】

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