高職院校檔案信息資源共享策略分析

劉驊

摘 要：在當(dāng)前信息化時代背景下，人們信息意識不斷增強(qiáng)，而且對信息需求也不斷增加，獲取信息時對準(zhǔn)確、高效和便捷具有較高的期望。在這種情況下，檔案信息資源共享成為檔案工作中較為重要的一項內(nèi)容。特別是對于高職院校檔案工作而言，通過積極推進(jìn)檔案信息資源共享的步伐，能夠更好的發(fā)揮出檔案的重要價值，并為檔案利用者提供更滿意的檔案信息服務(wù)。文中從高職院校檔案信息資源共享的內(nèi)涵入手，分析了高職院校檔案信息資源共享的意義，并進(jìn)一步對高職院校檔案信息資源共享的策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案信息資源;共享;內(nèi)涵;意義;策略

檔案作為高職院校的重要信息資源，是高職院校在教學(xué)、教研及管理等工作中的真實記錄，是高職院校寶貴的財富。因此在當(dāng)前高職院校檔案管理工作中，為了能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的有效利用，需要積極推進(jìn)檔案信息資源的共享，不僅要實現(xiàn)校內(nèi)檔案信息的共享，同時還要增強(qiáng)校際之間的共享力度，更好的發(fā)揮出檔案信息資源的重要價值，使檔案能夠為學(xué)校和社會做出更大化的貢獻(xiàn)。

1 高職院校檔案信息資源共享的內(nèi)涵分析

由于高職院校檔案信息資源形成于科研、教學(xué)和黨政管理工作中，因此在高職院校檔案信息資源共享工作中，宜重視提升檔案信息的獲取性，使檔案利用者能夠更便利的獲取到所需要的檔案信息。具體可以借助于網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，將不同媒體互聯(lián)起來，以此來實現(xiàn)資源的共享，實現(xiàn)高校檔案信息資源的充分利用，并推進(jìn)檔案信息資源共享的步伐。在具體檔案信息資源共享工作中，通過對檔案信息的數(shù)量、區(qū)域和時效進(jìn)行協(xié)調(diào)，實現(xiàn)信息的科學(xué)布局，更好的滿足用戶需求。通過實現(xiàn)高職院校檔案信息資源的共享，能夠使師生更便利的獲取所需要的檔案信息。

2 檔案信息資源共享的意義

2.1 創(chuàng)新檔案服務(wù)方式的需要

高職院校檔案信息資源共享的實現(xiàn)，檔案的服務(wù)理念和服務(wù)方式加快了向更深層次的發(fā)展，廣大師生和公眾在利用檔案信息過程中不受時空限制，能夠享受到更安全、高效和便捷的檔案服務(wù)，為檔案部門與師生之間搭建起來有效的檔案信息溝通的橋梁。

2.2 提高檔案信息資源利用率

高職院校在發(fā)展過程中形成海量的檔案信息資源，在傳統(tǒng)的檔案信息資源管理工作中，檔案信息利用率不高，這也導(dǎo)致大量檔案都處于沉睡狀態(tài)。在當(dāng)前檔案信息資源共享工作中，利用信息化手段激發(fā)出了檔案的活力，降低了檔案管理者的工作強(qiáng)度，檔案信息傳遞效率大幅度提升，為檔案利用者提供了更多便利，進(jìn)一步提升了檔案信息資源的利用率。

2.3 提升經(jīng)濟(jì)和社會效益

每所高職院校都具有自身的特色和學(xué)科優(yōu)勢，高職院校檔案是高校師生智慧的結(jié)果，作為一種優(yōu)質(zhì)資源，通過實現(xiàn)共享，可以更好的推進(jìn)檔案信息的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案的真正價值。而且在高職院校檔案信息共享過程中，還能夠促進(jìn)高校間學(xué)術(shù)和科研的共同進(jìn)步，進(jìn)一步提升高職院校檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

3 高職院校檔案信息資源共享策略分析

3.1 優(yōu)化整合高職院校檔案信息

在當(dāng)前高職院校檔案工作中，需要積極構(gòu)建一個獨具特色的檔案數(shù)據(jù)庫，具體要結(jié)合高職院校自身的發(fā)展特點，即要針對學(xué)校最有價值的檔案信息進(jìn)行深加工，并實現(xiàn)數(shù)字化存儲，基于不同檢索層次來合理進(jìn)行劃分。在具體檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中，還要遵循信息共享原則。在實際檔案信息數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中，還需要加大對檔案信息資源的整合力度，將分散和無序的信息集中在一起，進(jìn)一步豐富檔案信息資源，從而為檔案信息資源的高效利用打下堅實的基礎(chǔ)。

3.2 創(chuàng)建檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系

高職院校檔案信息共享的實現(xiàn)，需要建立一個完善的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系，以此來推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系作為檔案信息化的頂層建設(shè)內(nèi)容，其是針對檔案信息標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和采集標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行完善。在具體工作中，高職院校要基于自身的實際情況出發(fā)，積極創(chuàng)建與自身的相符保的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系，具體還可能借鑒各種成功的經(jīng)驗，從而為本校的檔案信息資源建設(shè)提供重要的參考。

3.3 構(gòu)建數(shù)字檔案云計算平臺

由于高職院校數(shù)字檔案具有自身的特殊性，因此需要結(jié)合高職檔案自身特點及檔案管理工作要求，積極構(gòu)建一個智能化和個性化的檔案云計算平臺，并在建設(shè)過程要根據(jù)用戶需求不斷對其進(jìn)行完善，有效的保證數(shù)字檔案信息的安全性和私密性，為高職院校師生提供更具個性化的檔案信息服務(wù)。另外，對于建立的數(shù)字檔案云平臺，還需要建立相慶的協(xié)調(diào)機(jī)制和管理體系與其相配合，這樣才能夠在實際工作中做到職責(zé)分明，并協(xié)調(diào)好信息在各個平臺之間的有效流動。高職院校還要重視將辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，全面提高數(shù)字檔案管理水平，更好的推進(jìn)檔案云計算平臺的應(yīng)用效果。

3.4 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在當(dāng)前高職院校檔案信息共享實現(xiàn)過程中，數(shù)據(jù)庫建設(shè)是關(guān)鍵所在。具體在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫過程中，需要基于用戶需求來構(gòu)建專題檔案數(shù)據(jù)庫。由于高職院校檔案信息資源分類十分廣泛，利用需求也呈現(xiàn)出多元化的特點，因此宜對各類檔案信息資源進(jìn)行深入挖掘和加工，打造更具特色的專題檔案資源庫，更好的滿足多元化的利用需求。另外，在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，還要重視異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的整合，由于這些檔案信息具有分散性的特點，共建共享難度較大，因此要通過云計算平臺來針對不同系統(tǒng)中的異構(gòu)檔案信息進(jìn)行采集、編目和存儲，實現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一管理，為檔案信息共享目標(biāo)的實現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。

3.5 構(gòu)建云計算服務(wù)平臺

在當(dāng)前高職院校檔案信息資源共享建設(shè)過程中，需要加快推進(jìn)檔案服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變。在實際工作中，可以通過構(gòu)建統(tǒng)一的云計算服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的跨庫訪問和利用。并利用云計算服務(wù)技術(shù)來連接不同數(shù)據(jù)庫中的檔案資源，構(gòu)建一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)對云計算平臺的有效銜接，從而使用戶能夠享受到更便捷的檔案信息服務(wù)。另外，還要基于云技術(shù)特點來選擇相應(yīng)的檔案服務(wù)模式。在實際工作中，高職院校檔案管理人員要需要重視對檔案信息的深層次分析和加工，借助于云計算的查詢功能，針對用戶關(guān)心的熱點問題進(jìn)行檢索，并及時向用戶推送相關(guān)的檔案信息，更好的滿足檔案用戶個性的信息需求。

4 結(jié)束語

基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高職院校檔案信息資源共享工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和系統(tǒng)性特點，在實際工作中，需要結(jié)合自身的發(fā)展情況和檔案工作的需求，積極打造適合高職院校自身發(fā)展的檔案信息資源共享模式，實現(xiàn)檔案信息資源的高效利用，更好的發(fā)揮也檔案在高職院校發(fā)展中的重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1]徐茵.基于數(shù)字化校園環(huán)境的高職院校檔案信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（5）：45-46.

[2]戴婷婷.信息化環(huán)境下高職院校檔案安全保障體系建設(shè)研究[J].成才之路，2017（29）：24-25.

[3]沈?qū)W雁.高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的問題和策略研究[J].神州，2017（6）：221-222.