文書檔案價值鑒定若干問題探討

賀迎暉

摘 要：文書檔案價值鑒定是文書檔案管理的一項重要基礎(chǔ)性工作，通過對文書檔案內(nèi)容、來源、時間、完整等方面進行價值鑒定，以決定存毀，及留存時間長短等。本文在分析了文書檔案價值鑒定原則、方法基礎(chǔ)上，針對文書檔案價值鑒定難點，提出全過程、全環(huán)節(jié)、全生命周期做好文書檔案鑒定對策，對做好文書檔案價值鑒定具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案;檔案價值鑒定;問題

文書檔案是機關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位在行政管理過程中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案總稱。包括決定、請示、報告、會議記錄、計劃和總結(jié)等。文書檔案涉及面廣、類型多樣、內(nèi)容龐雜，需要通過對文書檔案內(nèi)容、來源、時間、完整等方面進行價值鑒定，以決定存毀，及留存時間長短等。

1 文書檔案價值鑒定原則

1）全面原則。“全面原則”，包括文書檔案價值鑒定需要從文書檔案形成時間、內(nèi)容信息等不同方面、不同層次進行系統(tǒng)價值分析;把握文書檔案資料間的關(guān)聯(lián)性，既包括與已鑒定的文書檔案間的關(guān)聯(lián)性，也包括非鑒定文書檔案間的關(guān)聯(lián)性，還包括文書檔案滿足社會發(fā)展進步的某一方面現(xiàn)實需要的價值判斷等等。

2）歷史原則?！皻v史原則”，是將所要鑒定的文書檔案放至歷史發(fā)展進程之中，采用唯物主義歷史觀進行價值鑒定。文書檔案承載著不同時期重要歷史信息，反映歷史上曾經(jīng)發(fā)生的具體事情，需要用歷史的眼光去判斷存毀及留存時間長短等。

3）發(fā)展原則?！鞍l(fā)展原則”，無論是文書檔案鑒定方法，還是鑒定內(nèi)容，以及鑒定標(biāo)準(zhǔn)和要求都是不斷發(fā)展變化著的，這就要求從事文書檔案價值鑒定應(yīng)用發(fā)展的觀點與研判文書檔案價值，既要認識到眼前的價值，也要從社會發(fā)展的視角預(yù)測其未來產(chǎn)生新價值的可能性。

總之，文書檔案價值鑒定應(yīng)以辯證唯物主義和歷史唯物主義思想為指導(dǎo)，兼顧全面、歷史、發(fā)展的原則，充分認識和評估文書檔案價值，提出具體鑒定結(jié)果，夯實文書檔案歸檔工作基礎(chǔ)。

2 文書檔案價值鑒定因素

1）來源。從文書檔案來源，即“形成者”這一因素鑒定文書檔案價值，作出存毀決定。本機關(guān)單位形成的文書檔案價值要高于外單位形成的文書檔案，有上下級機構(gòu)的內(nèi)部關(guān)系文書檔案價值要高于非上下級機構(gòu)內(nèi)部關(guān)系文書檔案。

2）內(nèi)容?！皟?nèi)容”因素是文書檔案價值鑒定的首要考慮因素，通常從文書檔案內(nèi)容的“重要性”和“獨特性”兩個方面作出鑒定結(jié)論。所謂“重要性”通常指反映機關(guān)、事業(yè)單位主要業(yè)務(wù)工作的文書檔案價值要高于一般性、事務(wù)性工作形成的文書檔案。所謂“獨特性”則是指反映機關(guān)、事業(yè)單位中新經(jīng)驗、新政策、新成果，以及反映行業(yè)特點類文書檔案具有重要保存價值。

3）名稱?！懊Q”也是判斷文書檔案價值的又一重要因素，不同名稱的文書檔案具有不同的性質(zhì)及價值用途，也反映出文書檔案承載著的歷史或現(xiàn)實價值。如，“命令”“紀(jì)要”“決定”類文書檔案往往反映的記掛、事業(yè)單位的重要政策，其價值要顯著高于一般事物性文件，如“通知”“報告”類文書檔案。

4）文本?！拔谋尽笔侵改撤N文件。一份文件從撰稿、印制過程中會產(chǎn)生出草稿、草案、定稿等不同形式的文本。文本不同，其形成時間、格式及價值都有著明顯的差異通常正式文本價值要高于一般性文本，法規(guī)性、重要性文本的形成過程都應(yīng)納入歸檔收集范疇。

5）時間。“時間”也是文書檔案價值鑒定的重要參考性因素之一。通常。文書檔案產(chǎn)生的時間越久，所保存下來的數(shù)量會越少，在價值上也顯示的更為珍貴。如，機關(guān)、事業(yè)單位機構(gòu)剛設(shè)立時保存下來的文書檔案價值較高，也是展現(xiàn)其形成的歷史標(biāo)志，具有重要保存價值。

3 文書檔案價值鑒定難點

文書檔案價值鑒定是一項基礎(chǔ)性、重要性工作，《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的頒布和實施，為文書檔案鑒定提供了根本遵循，也使文書檔案價值鑒定更加科學(xué)化、規(guī)范化。但，目前文書檔案價值鑒定工作還存在一些難點，需要在鑒定過程中積極對待，認真解決。

1）數(shù)量龐大。文書檔案是機關(guān)、企事業(yè)單位日常行政管理過程中形成的具有保存價值的文件資料。文書檔案包括制發(fā)通知、決定、函、請示等各種文書，還包括單位年度工作計劃、總結(jié)，經(jīng)驗材料等等，每年由此產(chǎn)生的需要歸檔前進行價值鑒定文書檔案成千上萬份，鑒定工作花費周期長、難度大。

2）程序復(fù)雜。由于文書檔案主要采用的是案卷裝訂模式，既有子母卷小卷皮，也有厚卷兩大類。在文書鑒定環(huán)節(jié)一旦發(fā)現(xiàn)某一不符合歸檔要求的文件時，后續(xù)處理手續(xù)繁瑣。包括拆卷、檔號調(diào)整和檢索工具調(diào)整等，流程多，鑒定工作要求高。如，拆卷后剔除無需歸檔文件的，又需要重新抄寫卷內(nèi)目錄，重新組卷;調(diào)整保管期限的，又需要重新編排檔號等。

3）標(biāo)準(zhǔn)差異。與科技檔案、專業(yè)檔案鑒定相比，文書檔案內(nèi)容雜、涉及面廣，價值確定難度大，文書檔案鑒定主要依據(jù)《文書檔案保管期限表》《歸檔文件整理規(guī)則》《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，但在具體文書保管期限劃分過程中還存在規(guī)定不夠明確、具體，實際操作難度大等。

4 文書檔案價值鑒定對策

文書檔案鑒定貫穿于收集、歸檔、到期環(huán)節(jié)等，關(guān)乎文件能否轉(zhuǎn)化為檔案，以及到期檔案是否需要銷毀或繼續(xù)留存等，做好文書檔案鑒定工作意義重大。應(yīng)堅持從全過程、全環(huán)節(jié)做好文書檔案價值鑒定：

1）收集節(jié)點。文書檔案收集環(huán)節(jié)的價值鑒定重點是要做好全面地前端鑒定。所謂全面，就是要從文書檔案前的文件形成者、使用者及檔案管理者三個方面，按照文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)和要求做好文書檔案價值鑒定，以作出“應(yīng)歸檔”或“無需歸檔”的結(jié)論。文件制作者、使用者要擁有一定的檔案意識和知識儲備，就文件資料是否需要歸檔作出初步判斷。檔案管理者要利用其掌握的專業(yè)知識，深入文件制作一線做好指導(dǎo)，并加蓋歸檔印章，做好歸檔標(biāo)記。做好文件歸檔的前端控制，才能有效確保收集環(huán)節(jié)文件價值鑒定的準(zhǔn)確性和全面性，確保文件資料應(yīng)檔盡檔。

2）歸檔節(jié)點。文書檔案進入歸檔環(huán)節(jié)的價值鑒定，需要依據(jù)文書檔案性質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)作出相應(yīng)的鑒定結(jié)論。符合文書檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)的，予以接收，反之，則要求整改后再歸檔或剔除。應(yīng)嚴格按照《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》標(biāo)準(zhǔn)和要求，首先確定文件是否屬于歸檔范疇，是否符合立卷標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容是否完整，移交手續(xù)是否完備，并要同步做好密級、價值鑒定和電子文件的技術(shù)鑒定等，歸檔環(huán)節(jié)鑒定的重點是要把好檔案質(zhì)量關(guān)和數(shù)量關(guān)。

3）到期節(jié)點。文書檔案保管期限屆滿前需要對到期檔案進行價值鑒定，以作出延長保管期限、解密降密或銷毀決定。需要從歷史、發(fā)展的視角，既要對文書檔案的現(xiàn)有價值進行鑒定，也要著眼長遠價值，既要考慮文書檔案形成機關(guān)的價值，也要把握文書檔案對其他部門或人員的價值。根據(jù)鑒定，以決定到期檔案或未到期但失效檔案是否延長保管期限;保密檔案到期作出降密還是解密決定。到期檔案鑒定應(yīng)由檔案管理部門邀請文書檔案形成者及利用者共同參與;經(jīng)鑒定后需要銷毀的文書檔案，應(yīng)及時銷毀，優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)。

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