新時(shí)期應(yīng)如何做好人事檔案管理工作

沈超龍 章延立

摘 要：人事制度隨著我國各項(xiàng)體制的深化與改革也發(fā)生了翻天覆地的變化，人才流動(dòng)速度也隨著擇業(yè)觀念的改變而不斷加快。因此，新時(shí)期下人事檔案管理工作出現(xiàn)較多特點(diǎn)，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以現(xiàn)代化管理方式開展各項(xiàng)工作也使得人事檔案管理工作更具挑戰(zhàn)性。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;人事檔案管理

人事檔案在人事管理過程中能夠充分體現(xiàn)與反映國家機(jī)關(guān)社會(huì)團(tuán)體及企業(yè)單位的人才綜合素養(yǎng)與個(gè)人經(jīng)歷，作為社會(huì)關(guān)系、職稱評定和晉升調(diào)職等重要憑證，需要在其管理工作中保證真實(shí)性與機(jī)密性。隨著我國各項(xiàng)體制不斷深入改革，信息技術(shù)水平不斷提高，人事檔案管理工作也發(fā)生了較大的變化，以良好的資源整合功能提升人事檔案管理工作的實(shí)用性，為我國社會(huì)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案在日趨完善的體制下對于個(gè)人工作軌跡具有記錄寫實(shí)作用，但因其受傳統(tǒng)模式影響，在信息記錄工作中較為滯后，因此，以新時(shí)期為背景，與時(shí)俱進(jìn)地開展人事檔案管理工作是現(xiàn)階段的重要工作。首先，應(yīng)當(dāng)迎合時(shí)代發(fā)展需求，廣泛應(yīng)用科學(xué)信息技術(shù)，人事檔案管理工作可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建屬于自身的平臺(tái)或軟件，提升保管與管理能力，通過記錄載體的優(yōu)化，提升信息的時(shí)效性[1]。其次，應(yīng)對體制改革需要，現(xiàn)階段國家人事制度改革需要區(qū)分單位體制性質(zhì)，其與普通檔案管理相較而言具有一定的復(fù)雜性。最后，優(yōu)化人力資源。隨著人才市場規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，日益完善的人才管理制度需要檔案管理工作的正確引導(dǎo)，通過準(zhǔn)確的信息記錄與提取，為各行各業(yè)的管理者在引進(jìn)人才時(shí)提供重要參考依據(jù)。

2 新時(shí)期應(yīng)人事檔案管理工作難點(diǎn)

1）身份認(rèn)定過于復(fù)雜。由于體制改革在新時(shí)期下還需要得到加強(qiáng)與完善，因此，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新思路應(yīng)對多方挑戰(zhàn)，人事變動(dòng)是造成身份認(rèn)定復(fù)雜性的主要原因，而這種情況廣泛存在于各種性質(zhì)的單位中。例如，某單位因改革或改制不復(fù)存在，但員工的人事關(guān)系仍然存在且因牽扯甚廣而無法得到解決。另外，在單位內(nèi)部人員類別各異，在新單位的建立和舊單位的消亡中聘用、借調(diào)、人事代理、勞務(wù)派遣以及退休等人員的人事關(guān)系在人事檔案中都存在較大差異，各種各樣的問題對新時(shí)期人事檔案管理工作造成一定難度。除此之外，新時(shí)期下人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)改變原有思路，以迎合時(shí)代發(fā)展為前提開展管理工作，但現(xiàn)有管理人員未能正確認(rèn)知新時(shí)期下改革體制所帶來的契機(jī)，使其無法發(fā)揮檔案管理的實(shí)際價(jià)值。

2）政策執(zhí)行存在差異。單位體制性質(zhì)的差異在我國現(xiàn)階段基本國情下是造成政策執(zhí)行差異的主要原因，而這也充分體現(xiàn)在人事檔案中，首先，以工資待遇差異為主，行政事業(yè)、國有企業(yè)、非國有企業(yè)的人員工資待遇在人事檔案中體現(xiàn)著極大的區(qū)別;其次，在職稱評定中也存在極大的差異，因單位體制性質(zhì)不同，在職稱評定上也存在本質(zhì)上的區(qū)別。另外，現(xiàn)階段的社會(huì)焦點(diǎn)以“雙軌制”現(xiàn)象為主，通過求同存異的方式尋找差異，而這也對人事檔案管理造成較大的困難。

3）人事檔案管理混亂。黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位作為人事檔案管理的重要機(jī)構(gòu)，是傳統(tǒng)意義下的人事檔案管理主要部門，而不斷深入的體制改革，使人們的擇業(yè)觀也隨著社會(huì)大環(huán)境變化而產(chǎn)生改變，其中最為突出的特點(diǎn)就是自主擇業(yè)和人員流動(dòng)性極大，而這也使得人事檔案管理由原來記錄檔案便轉(zhuǎn)變?yōu)楸４鏅n案。

3 新時(shí)期應(yīng)做好人事檔案管理工作的有效措施

3.1 精細(xì)化管理檔案

在大多數(shù)情況下人事檔案內(nèi)容受體制影響，只有立足于當(dāng)前體制才能保證管理工作的有效性。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)以創(chuàng)新思路優(yōu)化框架內(nèi)容，首要工作即是依據(jù)現(xiàn)有體制性質(zhì)進(jìn)行分類，依據(jù)實(shí)際情況對人事檔案中所記錄的各類人員進(jìn)行類別劃分[2]。人事檔案中應(yīng)當(dāng)要充分體現(xiàn)當(dāng)事人職稱、工資、工作經(jīng)歷及其他個(gè)人信息，為后續(xù)人事管理工作提供有效參考依據(jù)，必要時(shí)可科學(xué)應(yīng)用法律條文及相關(guān)政策能夠降低單位和個(gè)人損失。除此之外，采用合理的分類管理方式提升行政編制與事業(yè)編制人員管理質(zhì)量與效率，通過以崗定位方式合理區(qū)分和管理各類人員，充分發(fā)揮人事檔案管理的實(shí)質(zhì)性價(jià)值?，F(xiàn)階段，以良好的優(yōu)化整合手段提升人力資源利用率，在檔案中展現(xiàn)個(gè)人業(yè)務(wù)能力，進(jìn)一步提升用人單位決策的科學(xué)性。唯才是舉作為社會(huì)發(fā)展過程中的必要措施，通過人事檔案查詢的方式展現(xiàn)其實(shí)質(zhì)效用。在人才交流中心中保管人事檔案時(shí)依據(jù)專業(yè)分類跨編制性質(zhì)，以立足實(shí)際內(nèi)容為基礎(chǔ)進(jìn)行分類，通過合理調(diào)度人力資源為單位引進(jìn)人才提供指導(dǎo)性建議，充分了解單位自身的實(shí)質(zhì)性需求合理安排崗位，任人唯賢。

3.2 實(shí)現(xiàn)共性集中管理

以人為核心是作為人事檔案管理工作的關(guān)鍵，在人事檔案管理與其他行業(yè)的日常經(jīng)營管理存在較多共性，因此，人事檔案管理者應(yīng)當(dāng)深入研究行業(yè)共性，通過對人事檔案的整合與分析簡化管理流程。首先，共性一般體現(xiàn)在管理法規(guī)政策中，管理者應(yīng)當(dāng)切實(shí)了解各類性質(zhì)的人事檔案，因?yàn)槠渌裱蓛?nèi)容也基本一致，所以在整合人事檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)立足于法律法規(guī)，降低管理失誤，提升整體工作的權(quán)威性。其次，共性還可以體現(xiàn)在工作年限中，結(jié)合國家規(guī)定的相關(guān)工齡年齡標(biāo)準(zhǔn)分類管理人事檔案，通過工齡年齡的時(shí)間劃分，體現(xiàn)共性管理的有效性，節(jié)約管理資源。共性也體現(xiàn)在性別中，通過性別分類依據(jù)法律條文進(jìn)行處理，體現(xiàn)性別優(yōu)勢。隨著機(jī)構(gòu)改革進(jìn)一步深化發(fā)展，單位職工不再只僅限具有一種身份，身份共存現(xiàn)象已經(jīng)極為常見，逐步轉(zhuǎn)變的管理模式在認(rèn)定職工身份時(shí)應(yīng)采用“新人新法，老人老法”的方式進(jìn)行。除此之外，行業(yè)中也存在共性，分類管理行業(yè)中存在的共性，能夠依據(jù)行業(yè)動(dòng)態(tài)發(fā)展發(fā)揮其實(shí)質(zhì)效應(yīng)，培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才，以宏觀政策調(diào)整相關(guān)制度，落實(shí)管理實(shí)踐，發(fā)揮人事檔案管理工作的價(jià)值。

3.3 建立專項(xiàng)檔案管理機(jī)構(gòu)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國體制也迎合社會(huì)需求而發(fā)生改變，快速發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)使得各行各業(yè)越發(fā)重視人才培養(yǎng)與引進(jìn)，而這也促使人力資源的應(yīng)用范疇不再局限于黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部。時(shí)代的發(fā)展影響著人們的價(jià)值觀念，現(xiàn)階段人們越發(fā)重視能力培養(yǎng)與資源平臺(tái)，人事檔案的應(yīng)用范圍也逐漸擴(kuò)大到為非國有組織與企業(yè)提供幫助。政府部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，以其自身所具有的社會(huì)公信力管理人事檔案，以非營利目的，充分發(fā)揮自身職能，無償提供檔案服務(wù)[3]。在建立人事檔案管理機(jī)構(gòu)時(shí)能夠有效解決虛假檔案、棄案等問題，最大程度利用人力資源。管理工作人員應(yīng)以社會(huì)快速發(fā)展的形勢為前提，積極行動(dòng)，以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)化解檔案管理工作的滯后性，有目的有計(jì)劃地開展人事管理工作，以極具前瞻性的規(guī)劃內(nèi)容提升整體配置，整合現(xiàn)有資源。檔案管理人員還應(yīng)提升自身專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，通過學(xué)習(xí)研究相關(guān)的專業(yè)學(xué)科知識(shí)，結(jié)合工作實(shí)際需要，順應(yīng)時(shí)代需求，在工作中充分體現(xiàn)自身價(jià)值。

4 總結(jié)

新時(shí)期下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展對各行各業(yè)都有著較為嚴(yán)格的要求，只有以新標(biāo)準(zhǔn)開展各項(xiàng)工作才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。因此，以現(xiàn)有的管理制度背景制定適應(yīng)符合社會(huì)發(fā)展的管理辦法，滿足市場需求，以動(dòng)態(tài)化管理模式開展人事檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[3]袁歆.新時(shí)期做好干部人事檔案管理工作之我見[J].中國多媒體與網(wǎng)絡(luò)教學(xué)學(xué)報(bào)（中旬刊），2018（09）：59-60.