醫(yī)院人事檔案管理的重要性研究

吳正榮

【摘要】人事檔案管理在醫(yī)院管理工作中屬于人事管理工作之一，且人事檔案的管理對于醫(yī)院內(nèi)部工作有很大的幫助，還能為醫(yī)院全面發(fā)展出力，因此各醫(yī)院對人事檔案管理十分重視。當(dāng)前對醫(yī)院人事管理研究并不是很多，本文主要通過對醫(yī)院人事工作中人事檔案管理的重要性進(jìn)行分析，希望能夠拋磚引玉。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事;檔案管理

作為檔案學(xué)中比較重要的內(nèi)容之一，檔案管理一直得到各個單位高度重視，怎么在企業(yè)或者單位發(fā)展過程中將檔案管理工作做好，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)或者單位發(fā)展壯大是企業(yè)當(dāng)前不得不考慮的問題。近些年醫(yī)院在檔案管理工作方面也越來越重視，人事檔案管理工作作為醫(yī)院人事管理工作重要組成部分，對醫(yī)院各項管理工作造成了巨大影響。

一、人事檔案概念分析

人事檔案主要內(nèi)容包含個人身份、個人學(xué)歷、個人資歷、懲處情況、黨員情況等方面的具體內(nèi)容，是我國人事管理制度中一項特有特色。人事檔案記錄著我們的主要經(jīng)歷，包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎懲經(jīng)歷等，在個人職稱評定、養(yǎng)老保險辦理方面發(fā)揮著重要作用。人事檔案因為主要記錄人的一生行動軌跡，所以具備全面性、現(xiàn)實性、動態(tài)性、流動性與機(jī)密性。正是因為檔案具備上述這些性質(zhì)，所以在日常人事檔案管理中要根據(jù)人事檔案特性進(jìn)行具體管理，必須對人事檔案進(jìn)行保密與記錄，以便更好進(jìn)行人員管理。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作建議

（一）做好檔案收集工作與檔案信息核對工作。醫(yī)院人事在平時進(jìn)行人事檔案管理時要注重檔案收集工作與檔案信息核對工作。首先，醫(yī)院人事管理部門要對整個醫(yī)院工作人員進(jìn)行人事檔案記錄收集工作。對入職的工作人員及時進(jìn)行檔案整理歸檔工作，還要及時對工作情況進(jìn)行記錄。其次，要注重人事檔案信息的核對，不能出現(xiàn)錯誤信息。將已經(jīng)收上來的檔案進(jìn)行核對，避免人事檔案中出現(xiàn)錯誤影響該檔案擁有人評定職稱等。檔案中出現(xiàn)的一些人名書寫錯誤等問題必須避免，還要注重人事檔案及時更正，例如，檔案人員黨員信息變動、人事檔案調(diào)動信息等，要及時對發(fā)生的變動做好記錄。再次，注重人事檔案的規(guī)范性。注意人事檔案材料對象要明確，關(guān)注一些重要材料是否已經(jīng)得到相關(guān)部門蓋章，有些原件復(fù)印件要注意上面是否有標(biāo)明“與原件相符”，凡是發(fā)現(xiàn)人事檔案手續(xù)不完整填寫不規(guī)范一定要及時完善手續(xù)修正不規(guī)范地方。

（二）保護(hù)檔案的完整性。人事檔案作為檔案擁有人生平的一種記錄，必須要保障其檔案材料的完整性。醫(yī)院人事部門在人事檔案管理過程中要注重檔案的完整性，不能損失檔案中任何一個材料，在保管時還要根據(jù)檔案具體情況選擇相適應(yīng)的保管環(huán)境。當(dāng)下除了電子人事檔案外，紙質(zhì)版檔案是必需的，在紙質(zhì)版人事檔案管理上，醫(yī)院相關(guān)人事部門要選擇防火、防水、防潮、防蟲、防高溫等符合條件的地方對人事檔案進(jìn)行貯藏。對于電子版人事檔案，醫(yī)院也要注意建立完善的電子檔案系統(tǒng)，進(jìn)一步保障人事檔案全面性，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段建立更為安全、時效性更強(qiáng)的電子人事檔案。

（三）為符合規(guī)定者提供檔案利用。檔案的提供不是無差別的需要根據(jù)請求者是否符合相關(guān)規(guī)定來決定。檔案想要借調(diào)必須要經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)才可，并做好借調(diào)人員記錄，進(jìn)一步保障人事檔案的安全。醫(yī)院人事檔案管理者對檔案借調(diào)者做好監(jiān)督工作，不允許借調(diào)人員在未得到許可情況私自拆開人事檔案，禁止涂改。醫(yī)院人事檔案管理人員做好檔案內(nèi)容保密工作，無論是工作人員還是借調(diào)人員不得未經(jīng)許可對人事檔案內(nèi)容私自外傳，更不能在未經(jīng)許可情況下與第三人共同查看檔案內(nèi)容，更不能藏匿檔案或者檔案中的某些材料。

（四）完善人事檔案規(guī)范化管理制度。醫(yī)院需要在人事管理中完善相應(yīng)的人事檔案管理制度，把人事檔案管理工作變成一件有序科學(xué)化的管理工作，避免在人事檔案管理中出現(xiàn)各種問題。有了相關(guān)規(guī)范制度制約，一方面方便醫(yī)院人事管理人員根據(jù)規(guī)范制度對檔案進(jìn)行規(guī)范管理;另一方面一旦有人在檔案管理工作中出現(xiàn)錯誤能第一時間找到解決方式，并且可以根據(jù)相關(guān)規(guī)范對人員錯誤做出適當(dāng)處罰，進(jìn)一步保障醫(yī)院人事檔案管理工作有序進(jìn)行。

三、醫(yī)院人事活動中進(jìn)行人事檔案管理的重要意義

（一）醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院服務(wù)水平的體現(xiàn)。醫(yī)院作為一種服務(wù)型單位，其服務(wù)水平直接影響著醫(yī)院發(fā)展，人事檔案管理是否全面完善影響著醫(yī)院服務(wù)水平提高。通過完善科學(xué)人事檔案管理，相關(guān)部門可以第一時間發(fā)現(xiàn)服務(wù)方面存在的不足，并根據(jù)工作人員具體工作情況與醫(yī)院實際發(fā)展情況制定更為合理解決方案，進(jìn)一步提高醫(yī)院服務(wù)水平。通過人事檔案也能很好發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理上存在的一些不足，針對不足專項整改進(jìn)一步完善醫(yī)院管理制度，促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展。

（二）人事檔案管理為醫(yī)院選拔人才提供依據(jù)。人事檔案記錄是員工全面信息，對這些信息進(jìn)行管理有利于醫(yī)院工作人員職稱評定，為醫(yī)院選拔人才提供依據(jù)。醫(yī)院人事檔案是對醫(yī)院工作人員信息進(jìn)行歸檔得來，檔案中有關(guān)于相關(guān)人員工作情況記錄，包括該人員工作表現(xiàn)、工齡情況、學(xué)歷情況、業(yè)務(wù)水平等，這些記錄全部通過文字記錄下來，當(dāng)對員工進(jìn)行評定時有關(guān)單位便可以調(diào)取人事檔案進(jìn)行評定，為人員評定提供依據(jù)。醫(yī)院需要更多高素質(zhì)綜合能力過強(qiáng)的人才，做好人事檔案管理工作可以從檔案中篩選出高素質(zhì)人才，并且可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)院中潛力比較大的人才，對潛力大的人才進(jìn)行專項定向培養(yǎng)，不斷提高醫(yī)院工作人員的整體業(yè)務(wù)與素質(zhì)水平。

（三）人事檔案管理是醫(yī)院人事管理工作的重要部分。人事檔案管理是醫(yī)院人事檔案管理的重要組成部分，能夠促進(jìn)人事管理工作的順利進(jìn)行。首先，完善的人事檔案管理工作能夠進(jìn)一步保障醫(yī)院人事管理工作的進(jìn)行，通過人事檔案管理記錄，方便管理者可以更全面掌握醫(yī)院工作人員的具體情況，為人事管理決策提供科學(xué)現(xiàn)實依據(jù)，避免人事決策出現(xiàn)問題。其次，人事檔案管理工作方便醫(yī)院進(jìn)行人事調(diào)動，根據(jù)人事檔案記錄可以查看工作人員的具體情況，將這些工作人員調(diào)到更適合他們的部門，更好的救死扶傷，實現(xiàn)醫(yī)院的社會功能。再次，人事檔案管理工作可以順利與國家人事檔案管理工作接軌，按照國家人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，盡早實現(xiàn)與國家標(biāo)準(zhǔn)一致，促進(jìn)醫(yī)院管理水平提高。

（四）人事檔案管理是醫(yī)院人事工作的重要依據(jù)。人事檔案的存在能為人事工作提供重要依據(jù)。人事檔案不僅能夠真實反映相關(guān)工作人員的經(jīng)歷與工作情況，同時還可以為醫(yī)院人事管理部門提供人事決策依據(jù)。醫(yī)院可以根據(jù)人事檔案記錄上的個人表現(xiàn)情況，對相關(guān)工作人員做出升職與降職決定。根據(jù)人事檔案記錄，醫(yī)院可以留下高技術(shù)人才剔除一些好吃懶做的閑人，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院良性發(fā)展。另外，一旦醫(yī)院工作人員發(fā)生緊急事件時，也可以通過人事檔案記錄第一時間找到發(fā)生意外人員的家屬，盡快對緊急事件進(jìn)行處理。

四、結(jié)束語

總而言之，伴隨著人事檔案管理逐漸被重視，醫(yī)院人事管理中不得不注重人事檔案管理工作的推進(jìn)，要在實際工作中真正發(fā)揮人事檔案的作用，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院邁上新臺階。醫(yī)院在人事管理工作中不可忽視人事檔案管理工作。對人事檔案做好收集檢查工作，保障人事檔案完整，為有需要的人員提供人事檔案，進(jìn)一步提高自身人事檔案管理水平。

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