事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探討

張麗霞

【摘要】檔案管理對于任何一個事業(yè)單位而言都至關(guān)重要，其不僅能夠體現(xiàn)單位發(fā)展和事務(wù)處理過程，而且還能為未來發(fā)展與創(chuàng)新提供依據(jù)和借鑒。目前，事業(yè)單位檔案管理方面存在一些“短板”，制約著單位的高效發(fā)展，為此有必要對事業(yè)單位檔案管理工作進行改革與創(chuàng)新。本文從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀入手，剖析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的一些問題和應(yīng)當(dāng)堅持的基本原則，在此基礎(chǔ)上對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑提出一些建議。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;路徑

檔案的建立能夠有效記錄社會發(fā)展的主要歷程。將檔案資料建立好、維護好，對于社會發(fā)展大有助益，而要達到這一目標，就要加強檔案管理，通過改革、創(chuàng)新、優(yōu)化等手段，不斷實現(xiàn)對檔案的有效管理。事業(yè)單位作為經(jīng)濟社會發(fā)展的一支重要建設(shè)力量，其檔案管理工作也同樣至關(guān)重要。目前，我國事業(yè)單位正處于改革階段，在該階段，對事業(yè)單位檔案進行有效的管理和維護，能夠促進事業(yè)單位高效發(fā)展。然而從現(xiàn)狀來看，傳統(tǒng)的檔案管理方式方法已滿足不了當(dāng)前社會和事業(yè)單位自身發(fā)展需要。對此，事業(yè)單位檔案管理工作亟須改革與創(chuàng)新，緊隨時代發(fā)展的步伐和對檔案管理工作提出的新要求，對檔案管理方式方法進行創(chuàng)新，以此實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案的有效管理。

一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分。從整體上看，事業(yè)單位檔案管理工作依法依章有序進行，但在管理過程中仍然存在不少的問題，制約著事業(yè)單位的發(fā)展。具體而言，體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）制度流于形式。目前，事業(yè)單位檔案管理相關(guān)制度較為混亂，不夠統(tǒng)一，一些單位甚至根本不重視檔案管理工作，未能意識到檔案管理工作的重要性，因此也未能及時學(xué)習(xí)和了解《檔案法》《檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，加之單位內(nèi)部管理制度上也未結(jié)合自身單位特點制定相應(yīng)的檔案管理制度，致使檔案管理工作制度與實際工作脫節(jié)，流于形式，執(zhí)行不力，管理混亂，影響事業(yè)單位整體發(fā)展。

（二）信息化程度低。加快檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的一個重要方向。隨著時代的發(fā)展和信息技術(shù)的進步，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用越來越普遍，發(fā)揮的作用也越來越大。然而，還存在少部分的事業(yè)單位未能及時跟上時代的發(fā)展，在檔案管理工作上依舊采用傳統(tǒng)的管理方式和管理手段，未能及時有效地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案管理信息化水平較低，管理效率不高。

（三）檔案管理專業(yè)人才缺乏。目前，在我國大多數(shù)事業(yè)單位中，從事檔案管理的人員并非專業(yè)的人才，也缺乏必要的檔案管理知識和技能，其中少部分人員甚至根本未曾接受過任何的檔案管理培訓(xùn)，自身不具備檔案管理意識，未能有效意識到檔案的價值和檔案管理工作的重要性，在日常工作中，僅限于對檔案的收集、裝訂和管理，對此項工作背后的含義和價值未曾深究，還有一部分單位內(nèi)部從事檔案管理工作的人員同時身兼數(shù)職，經(jīng)常出現(xiàn)人員變動，造成檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和連續(xù)性。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化原則

（一）差異化與統(tǒng)一化兼顧原則。事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循差異化與統(tǒng)一化兼顧的原則，在制定相關(guān)管理制度時，要將國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)作為依據(jù)，在此基礎(chǔ)上結(jié)合單位實際制定單位內(nèi)部的檔案管理制度，使各單位間的檔案管理存在一定的統(tǒng)一性，也體現(xiàn)一定的差異性，使檔案管理制度更加科學(xué)、合理，更富有可行性。

（二）制度與執(zhí)行并重原則。制度建立的最終目的在于執(zhí)行，事業(yè)單位在建立合理制度的基礎(chǔ)上，也要強調(diào)制度的落實和執(zhí)行。這是事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)的出發(fā)點和落腳點。對此，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強監(jiān)督，特別是加強對檔案管理制度制定與執(zhí)行環(huán)節(jié)的監(jiān)督，不斷優(yōu)化管理制度，促進檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)。

（三）檔案管理人員權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則。檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的主要執(zhí)行者，是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理人員對工作的認知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質(zhì)量。為此，要加強對檔案管理人員的管理，做到權(quán)責(zé)明確、統(tǒng)一，使其充分意識到自身工作的職責(zé)和所享受到的權(quán)益，并在具體工作中予以保障，以此來激發(fā)他們的工作熱情和積極性，從而保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探究

（一）觀念創(chuàng)新，樹立現(xiàn)代化管理理念。造成一些事業(yè)單位檔案管理工作方式、手段滯后的主要原因在于管理觀念的落后，特別是單位主要領(lǐng)導(dǎo)的思想未能跟上時代的發(fā)展變化，未能充分意識到單位檔案管理工作的重要性，因此導(dǎo)致單位內(nèi)部檔案管理工作質(zhì)量不高，效率低下。針對此，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，樹立現(xiàn)代化的管理理念，將現(xiàn)代信息技術(shù)有機地融合到檔案管理工作中去，以此促進檔案管理工作的優(yōu)化，提高其管理質(zhì)量。

（二）制度創(chuàng)新，加強法規(guī)與制度層面保障。當(dāng)前在很多事業(yè)單位內(nèi)部，還沿用過去一些較為陳舊、刻板的管理制度，特別是在檔案管理制度上，未能及時、有效地更新，出現(xiàn)管理制度與實際工作脫節(jié)的情況。在信息化時代，隨著時代與單位自身的發(fā)展，信息量快速增大，檔案管理工作量也急劇增加。在此背景下，事業(yè)單位內(nèi)部很多文件、文書資料等，開始使用電子形式進行歸納和保存。電子化形式成為檔案管理的一大趨勢，在提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的同時，也帶來了檔案管理安全性方面的問題。如何保障電子檔案安全則是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作面臨的一項重要問題和挑戰(zhàn)。針對該問題，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身發(fā)展實際，及時制定合理的管理制度，做到與時俱進且嚴格執(zhí)行，以法規(guī)和制度作為檔案管理工作有效進行的重要保障。

（三）方式創(chuàng)新，實施檔案現(xiàn)代化管理。檔案現(xiàn)代化管理不僅指運用現(xiàn)代化管理設(shè)備，而且也體現(xiàn)在應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方式和手段。目前，對于不斷發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)，事業(yè)單位要將其科學(xué)、合理地融入檔案管理工作中去，以促進檔案管理工作不斷完善。眾所周知，在過去，大多數(shù)檔案以紙質(zhì)方式保存為主，如今傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式逐漸被數(shù)字檔案所取代，數(shù)字檔案可以說是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。但在具體實行過程中，也存在一定的問題。對此，各事業(yè)單位可以探討將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代數(shù)字檔案兩種形式相結(jié)合，共同運用這兩種方式，以此促進檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新。

（四）人員創(chuàng)新，加強檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)。要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位要加強對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過開展定期或者不定期的培訓(xùn)，來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓(xùn)的機會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責(zé)，更好地履職，以此促進檔案管理工作科學(xué)、順利地開展。

四、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位要實現(xiàn)對檔案管理工作的創(chuàng)新，首先應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)代化管理理念的指導(dǎo)下，及時轉(zhuǎn)變檔案管理方式、方法和手段，在實際工作中，科學(xué)運用各類信息技術(shù)、設(shè)備、手段等進行檔案管理，同時結(jié)合時代發(fā)展和單位發(fā)展實際需要，打破傳統(tǒng)落后的檔案管理機制，建立更加科學(xué)、完善的檔案管理制度，從而使檔案管理更加科學(xué)合理，更加適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展和社會發(fā)展需要。

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