智慧城市背景下城建檔案管理探討

邢丹丹

【摘要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和城市建設(shè)水平的提升，智慧城市的發(fā)展建設(shè)理念正在逐步地落實，借助于廣泛的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)⒊鞘械母鞣N系統(tǒng)連接起來，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的集成利用，從而進(jìn)一步優(yōu)化城市服務(wù)和管理體系。城建檔案管理作為城市服務(wù)管理的重要組成部分，在新時期應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)工作方式方法的創(chuàng)新，提升城建檔案管理的效率和水平。本文就主要圍繞智慧城市背景下城建檔案的管理問題展開相應(yīng)的分析和研究。

【關(guān)鍵詞】智慧城市;城建檔案;管理研究

城建檔案管理主要是指對城市發(fā)展過程中的城市建設(shè)項目、工程以及規(guī)劃方案等進(jìn)行整理、歸檔和保存，方便城市管理部門進(jìn)行檔案資料信息的查詢，也為今后的城市建設(shè)提供參考和借鑒?？梢哉f，城建檔案記載了一個城市的發(fā)展歷程，因此我們必須要重視城建檔案的管理工作，全面地收集和整理檔案信息，創(chuàng)新管理手段，更好地為城市建設(shè)提供便利化的服務(wù)。智慧城市背景下，城市信息化建設(shè)步入了更高的階段，這也為城建檔案管理提供了新的思路和發(fā)展方向，本文著重探討研究了城建檔案管理的創(chuàng)新路徑。

一、智慧城市背景下城建檔案管理工作的創(chuàng)新要求

（一）實現(xiàn)城建檔案管理的信息化。智慧城市背景下城建檔案管理工作需要進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)新的基本點就在于實現(xiàn)城建檔案管理的信息化建設(shè)。也就是說，要利用先進(jìn)的信息技術(shù)搭建新的城建檔案管理平臺，實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理與存儲，同時借助于相應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)，能夠獲取更加全面和準(zhǔn)確的城建工程和項目信息，也更加方便地進(jìn)行城建檔案調(diào)閱和查詢，從而改變以往的紙質(zhì)化檔案管理模式和方法，形成更為完善的信息化管理流程。

（二）實現(xiàn)城建檔案管理的高效化。智慧城市背景下城建檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新，還應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注檔案管理的高效化和便利化。隨著城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大和城市化建設(shè)水平的提高，越來越多的城建工程項目投入建設(shè)，從審批到施工其中會涉及眾多的管理部門，會產(chǎn)生大量的檔案信息，城建檔案管理的重難點就在于對這些信息資料的收集和整理，借助于信息化的手段，能夠聯(lián)通各個負(fù)責(zé)部門，實現(xiàn)檔案資料和信息的及時上傳，給城建檔案管理工作提供了極大的便利，提高了城建檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、智慧城市背景下城建檔案管理存在的問題

（一）城建檔案管理缺乏有力的平臺支撐。智慧城市下城建檔案管理工作還存在著一些普遍性的問題，首先城建檔案管理缺乏有力的平臺支撐。當(dāng)前我們重點進(jìn)行城建檔案的信息化建設(shè)，這需要一定的技術(shù)支持，但是由于每個城市的發(fā)展情況不同，如果缺乏必要的資金投入，沒有構(gòu)建起完整的檔案管理系統(tǒng)，只是從表面上改變了城建檔案管理的記錄和保存方法，忽視了檔案資料信息的聯(lián)通和共享，那么就會降低城建檔案管理的信息化水平。

（二）城建檔案管理存在新舊交替的矛盾。智慧城市下的城建檔案管理還存在著新舊交替之間的矛盾。當(dāng)前我們提倡用電子檔案來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，但是在城市的發(fā)展歷程中，往往留存有大量的紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案中也記載著一些重要的資料和信息，我們不能完全摒棄這些紙質(zhì)檔案，而是要正確加以利用和整理。但是就目前的工作情況來看，我們將更多的工作重心偏移到電子檔案和檔案信息資料數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存儲和管理略有不足。

（三）城建檔案管理理念落后。當(dāng)前，城市管理部門在對城建檔案進(jìn)行管理的過程中，還往往存在著管理理念比較落后的問題，突出體現(xiàn)在城建檔案管理人員的主動性和服務(wù)意識都不高，檔案管理工作人員在工作中沒有積極主動地同城市其他各部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通和聯(lián)系，沒有意識到城建檔案管理工作對城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要意義，在工作中處于被動地位。另外，城建檔案管理部門服務(wù)意識不強(qiáng)，缺乏有效的電子檔案風(fēng)險管控機(jī)制，檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性有待提高。

（四）城建檔案管理人員缺乏。智慧城市背景下對參與城建檔案管理工作的人員提出了更高的要求，不僅需要他們具有專業(yè)的檔案管理知識和能力，還要具備高度的信息素養(yǎng)，同時還要求城建檔案管理人員能夠參與到城市建設(shè)和服務(wù)工作中來，具備一定的管理和溝通協(xié)調(diào)能力。但是，部分城建檔案管理人員存在著思想意識落后、工作效率低下、對信息化時代缺乏正確認(rèn)知的問題，影響了城建檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。

三、智慧城市背景下城建檔案信息化管理的措施研究

（一）構(gòu)建專門的城建檔案管理機(jī)構(gòu)與平臺。智慧城市下我們要實現(xiàn)城建檔案管理的信息化和正規(guī)化，就必須要構(gòu)建專門的城建檔案管理機(jī)構(gòu)和平臺。城建管理部門要開辟出專門的城建檔案資料館，做好崗位設(shè)置和職能配置，從而實施更加規(guī)范化的城建檔案管理。在此基礎(chǔ)上，城市建設(shè)和管理部門要投入更多的資金，用于搭建專業(yè)的城建檔案管理平臺，完善內(nèi)部管理系統(tǒng)，集城建檔案的收集、整理、分類、轉(zhuǎn)遞、歸檔以及查詢等多功能于一身，利用互聯(lián)網(wǎng)的高效和便捷的優(yōu)點，真正的提升檔案管理的信息化水平。除此之外，還需要構(gòu)建相應(yīng)的檔案資料數(shù)據(jù)庫，方便集中的處理、計算和存儲大量的檔案信息數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提升城建檔案管理工作效率。

（二）做好新舊檔案之間的銜接工作。智慧城市背景下的城建檔案管理工作，并不是說要完全的排斥紙質(zhì)檔案，也不是說要用電子檔案來完全地替代紙質(zhì)檔案，而是要做好這些新舊檔案之間的銜接工作。目前，我們?nèi)匀灰咨频乇９芎糜袃r值的紙質(zhì)檔案，為了提高其安全性能，使其更具備利用價值，我們可以對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，可以利用先進(jìn)的掃描儀等設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲，為其提供雙重保障，也更加方便對紙質(zhì)檔案的查詢。

（三）轉(zhuǎn)變城建檔案管理的工作理念。當(dāng)前城建檔案管理工作在城市管理中的重要性日益凸顯，因此檔案管理部門和工作人員都應(yīng)當(dāng)放開工作理念和服務(wù)方式，切實有效地提高城建檔案管理水平。首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)更為積極主動地開展檔案管理工作，及時與城建部門和相關(guān)的政府部門進(jìn)行溝通和聯(lián)系，掌握全面的城建工程或項目信息，方便進(jìn)行后續(xù)的信息收集與資料回收。其次，城建檔案管理工作人員必須要樹立服務(wù)意識，秉持著服務(wù)優(yōu)先的理念，堅持以人為本和便民利民的原則，做好檔案信息的分類整理工作，提供便利化的查詢服務(wù)，同時做好資料信息的備份，保證檔案的安全性。

（四）大力培養(yǎng)具備綜合素質(zhì)的管理人員。智慧城市背景下的城建檔案管理工作必須要有一支具備綜合素質(zhì)的管理隊伍作為動力和保障。這就要求城建檔案管理部門要優(yōu)化人才組成結(jié)構(gòu)，完善考核與選拔機(jī)制，重點考察工作人員的綜合能力，尤其是信息技術(shù)的應(yīng)用能力。另外還要建立相應(yīng)的績效激勵機(jī)制，提高工作人員的積極性和主動性，提升檔案管理工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

在智慧城市的理念下，城建檔案已經(jīng)被看作為一種重要的城市建設(shè)資源，為實現(xiàn)資源的有效利用，就需要改進(jìn)當(dāng)前的檔案管理工作方法，實現(xiàn)平臺創(chuàng)新、理念創(chuàng)新和人才創(chuàng)新，從而充分地發(fā)揮城建檔案的作用。

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