關于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考認識實踐

馬延軍

摘要：隨著經濟和社會的發(fā)展，事業(yè)單位的業(yè)務范圍和職能范圍在不斷的擴大，事業(yè)單位也需要創(chuàng)新人事檔案管理的手段和方法，通過強化信息化管理，促使事業(yè)單位的各項人力資源不斷地優(yōu)化，以更好地適應發(fā)展的需求，提供更優(yōu)質的管理與服務。本文主要分析了事業(yè)單位人事檔案信息化管理中存在的問題，探討如何有效的提高人事檔案信息化管理的水平，希望對事業(yè)單位的管理工作有所幫助。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

事業(yè)單位的人事檔案對事業(yè)單位優(yōu)化人力資源配置、強化人才管理、開發(fā)和使用人才有重要的作用。在社會經濟發(fā)展和信息化技術推廣與應用過程中，事業(yè)單位也需要不斷地提高人事檔案管理的水平，開展檔案管理信息化建設，促使檔案管理向現代化、信息化、網絡化方向發(fā)展，更好地為事業(yè)單位的業(yè)務開展、整體發(fā)展提供服務。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理中存在的問題分析

1.管理模式滯后

事業(yè)單位發(fā)展的過程中在不斷地更新人事檔案管理的觀念和手段，但是現有的人事檔案信息化管理模式還存在一定程度的滯后性，影響了檔案管理的效果，影響了檔案信息獲取的及時性，從而無法滿足逐漸增大的人事管理工作的實際需求。

2.軟硬件設施基礎不平衡

本市各事業(yè)單位間比較分散，協調合作水平不高。各信息化人事檔案軟件開發(fā)水平也不相同，大多數事業(yè)單位不能獨立開發(fā)適用于自身需求的軟件，大多數軟件都是引進的，因此管理的過程中針對性不強。也缺乏標準的硬件設備。硬件設施不齊全、軟件設施不先進，仍然采用手動模式和信息化管理模式相結合的方式進行管理。這些都影響了人事檔案信息化建設和發(fā)展。

3.缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性

事業(yè)單位在人事檔案管理中缺乏統(tǒng)一的、規(guī)范的標準，存在自己建立管理標準的現象，管理過程還會受到較大的權限的限制，從而影響了檔案信息資源的共享程度。

4.開發(fā)水平偏低

事業(yè)單位人事檔案信息化管理系統(tǒng)不夠完善，信息化開發(fā)水平偏低，管理人員缺乏足夠的檔案信息化管理的經驗，高水平和管理人員相對比較缺乏，人才儲備嚴重不足，從而影響了人事檔案信息化管理與開發(fā)的水平。

5.管理人員信息化水平不高

事業(yè)單位的檔案管理人員整體年齡結構偏大，對計算機操作和信息化管理的掌握程度不夠，不能熟練的運用各類信息化平臺，從而影響的人事檔案信息化管理的實施和工作效率。管理人員的信息化水平和業(yè)務操作能力需要進一步的提高。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的措施

1.健全人事檔案管理機制

事業(yè)單位需要借助信息化技術和網絡技術，構建更加科學的，更加完善的人事檔案管理機制。一是，建立更加完善的檔案管理制度，強化對紙質檔案和電子檔案的管理，做好硬盤、磁盤等的保管工作，做好防潮、防火、防磁工作。二是，定期的對電子檔案進行備份，防止各種設備損害、故障等造成的電子檔案損壞、丟失。三是，構建更加完善的、更加科學檔案管理信息化使用制度，嚴格規(guī)范檔案的借閱和使用，做好審批登記工作，確保檔案信息完整性，提高檔案管理的安全性。

2.加快硬件建設

加強計算機系統(tǒng)的硬件建設和網絡的硬件建設，不斷地完善相關的硬件設施。強化對事業(yè)單位的各項人力資源的整合，以實現事業(yè)單位的薪酬、績效、激勵、職稱等管理工作的高度共享，從而提高人事管理效率。

3.完善軟件系統(tǒng)

事業(yè)單位找開發(fā)更具有針對性的專用的信息化軟件平臺，以滿足自身需求。一方面，各事業(yè)單位需要強化溝通與協作，提高資源和信息的共享程度;另一方面，積極引進信息技術，并根據事業(yè)單位自身的需求和自身人事管理的特點，開發(fā)更具有針對性的信息平臺。此外，建立和完善安全防護系統(tǒng)，做好機密檔案信息的保護工作。

4.完善信息管理安全機制

一是，建立健全人事檔案信息化管理的相關規(guī)章制度，并嚴格的依照該項制度進行管理活動。二是，不斷的完善安全保障系統(tǒng)，做好檔案信息的及時備份與存儲工作，建立恢復介質，確保檔案信息的安全性。檔案的使用要嚴格地依照相關規(guī)范進行，確保檔案使用的安全性。三是，提高相關管理人員的素養(yǎng)，強化信息化管理安全意識，學習安全管理相關技能和手段。四是，要確保網絡的安全，嚴防系統(tǒng)攻擊，有效的規(guī)避檔案信息篡改、遺失的情況。五是，檔案信息的數字存儲和使用要盡量與紙質存儲分開，提高檔案信息完整性、安全性。

5.提高信息化工作人員的素質

為有效地提高事業(yè)單位人事檔案信息化管理的水平，需要不斷地提高相關工作人員的整體素質和能力。設立專門的管理人員，負責檔案管理工作，管理人員也要充分的認識到信息化人事管理的重要性，主動的學習相關的技術和手段，不斷地提高信息化設施的應用能力和水平。要熟練的掌握檔案信息化平臺的應用，促使人事檔案信息化管理更加高效。

三、結論

綜上所述，做好人事檔案管理工作，有助于推動人力資源工作更加有序的進行。隨著事業(yè)單位的業(yè)務范圍的不斷擴大，事業(yè)單位需要做好人事檔案管理工作，以有效地發(fā)揮人事檔案的效用。信息化發(fā)展推動著事業(yè)單位人事檔案管理逐漸的向信息化管理發(fā)展，事業(yè)單位需要為人事檔案信息化建設創(chuàng)造更加有利的條件，促使人才的管理更加高效。