信息時代檔案管理的幾點思考

郭劍

摘? ? 要：信息化理念的到來為人民的生產(chǎn)生活帶來了新的機遇和新的挑戰(zhàn)。尤其對于檔案管理工作來說，如何利用好信息技術，成為了當前亟待解決的問題。本文淺析信息時代檔案管理工作中存在的問題，并提出了解決信息時代檔案管理問題的對策。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;幾點思考

一、信息時代對檔案管理的新要求

信息化時代的快速發(fā)展給我國檔案管理工作提出了一系列新要求，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1逐步實現(xiàn)檔案管理文件的電子化和信息化

為了實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，必須提前做好相關檔案文件的信息化工作。一方面要將過去的紙質文件通過信息化設備來將其電子化，在實現(xiàn)電子化的過程中要切實保證各項資料的真實性;另一方面要做好當前各項電子資料的收集和整理，及時對電子檔案庫進行相應的更新。

1.2及時做好各項電子檔案的整理和歸檔工作

首先要根據(jù)檔案管理工作的要求對相應的電子檔案進行相應的編碼和排序，通過編排可以使相關電子檔案利落整齊，一看到相關編號就能知道是哪一年的檔案，方便后期的歸檔和利用。其次要做好歸檔工作，相關的電子檔案要按照要求進行歸檔，并詳細地做好記錄工作，方便檔案的查找和應用。最后要嚴格制定科學的電子檔案管理制度，確保電子檔案機制能夠得到很好的應用[1]。

1.3根據(jù)檔案管理信息化的工作要求做好相應的信息化工作

一方面要及時購買相應的信息化設備，比如計算機、打印機、掃描儀等等，順利完成檔案電子化的相關工作。二是建立檔案管理信息化的相關搜索和數(shù)據(jù)庫的工作，搜索引擎的建立是為了后期信息化檔案的利用，更充分完成檔案管理的信息化，才能切實提高檔案管理效率。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1電子檔案管理工作的安全性存在問題

信息時代下的檔案管理工作不同于以往，信息化檔案管理模式更快捷、高效，但同時也為檔案管理工作帶來了新的安全問題，在使用電子科技進行檔案管理工作室，有心之人可以利用其計算機技術竊取檔案文件中的信息和數(shù)據(jù)，造成損失。另外。電子檔案文件的存儲特性，使得一旦計算機出現(xiàn)故障，很容易造成信息不可恢復，對電子檔案造成破壞，影響電子檔案的安全性。

2.2信息化檔案管理統(tǒng)一性不高

要實現(xiàn)檔案管理工作的時效性、高效性，就要對檔案管理工作進行統(tǒng)一、規(guī)范的管理，從而實現(xiàn)管理工作的標準化、科學化。但在時間建設過程中，很多檔案管理工作之間存在嚴重的差異，形成了孤島現(xiàn)象，無法實現(xiàn)檔案管理工作的資源共享。各單位系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一、檔案存儲模式不統(tǒng)一，使得互相之間的檔案管理工作不兼容，導致大量資源的浪費，無法形成檔案自動化、統(tǒng)一化、標準化、科學化，這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的整合發(fā)展。

2.3檔案管理工作人員綜合素質沒有得到提升

信息化時代下的檔案管理工作需要更規(guī)范化的檔案管理手段和具有更高綜合素質的檔案管理人員。在實際檔案管理工作中，一部分工作人員的綜合素質沒有跟上信息時代發(fā)展的步伐，對信息技術在檔案管理工作中的應用不夠熟練，影響了檔案管理工作的效率和質量[2]。

三、措施分析

3.1構建信息化檔案管理模式

信息時代，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展離不開信息化檔案管理模式的構建。管理人員在樹立信息化工作理念、深入了解信息化技術與手段的基礎上，還需再次學習先進管理理念，確保自身能力符合信息時代檔案管理工作要求。妥善落實檔案信息備份工作，樹立數(shù)字檔案操作安全意識也是重要內(nèi)容。為數(shù)字檔案提供安全保障，避免檔案信息被刪除、篡改等情況的出現(xiàn)，需要管理人員做好電子檔案儲存工作。

3.2建立健全檔案管理信息保障體系

信息化時代的來臨，數(shù)字技術、信息技術的應用是大勢所趨。隨著檔案管理工作的電子化、數(shù)字化進程推進，也對檔案管理工作的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。要在信息時代不斷提升檔案管理的安全性、可靠性和保密性，就要建立健全檔案信息保障體系。加強檔案管理人員管理觀念，加強電子文件的歸檔管理，注意保存和保護統(tǒng)一的檔案工作密碼，定期進行更換，大量的檔案文件電子轉化、接收、處置和存儲工作采用標準的、科學的、統(tǒng)一的數(shù)字化技術手段。保證轉化后的電子檔案能夠準確表現(xiàn)、保護原始信息。在檔案管理工作中盡量隔離內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，定期做好備份工作，建設電子檔案的存儲、查看和定期維護的制度。注意對電腦設置防火墻，及時、定時進行殺毒，保證電子檔案的安全性、可靠性和保密性。

3.3構建檔案資源共享平臺

信息時代，檔案管理工作開展需立足于縱向與橫向兩個層面，不斷增強各個部門間的聯(lián)系。信息時代進一步增加了社會資源與信息資源的數(shù)量，僅憑單一的部門根本無法將檔案資源管理工作順利完成。這就要求各個部門之間密切聯(lián)系，共享檔案信息，通過信息共享平臺共享信息資源，進一步完善檔案管理體系。依托信息化技術能夠自動化管理電子檔案、自動上傳檔案信息，實現(xiàn)檔案利用效率的提升。完善信息化網(wǎng)絡平臺，增強電子檔案自動化管理措施，促使電子檔案價值提升。傳統(tǒng)檔案管理工作，基本都是以人工的方式查詢、搜索檔案，耗時長，嚴重影響檔案管理工作的效率。信息時代的檔案信息管理工作，可以通過相應信息化平臺的構建，實現(xiàn)檔案信息的快捷、迅速查詢與搜索，從而提升檔案管理服務質量與水平[3]。

3.4加強檔案管理人員的綜合素質

在實際檔案管理工作中，要確保信息化檔案管理工作，就要加強檔案管理工作人員的綜合素質，不僅需要檔案管理工作人員熟練掌握檔案知識，還需要檔案管理工作人員掌握一定的信息技術、計算機技術、數(shù)字技術。同時還需要檔案管理工作人員具有一定的大局觀和時代意識，對于信息化時代檔案管理工作人員的使命有著清醒的認識。要加強對于檔案管理工作人員的培訓，定期組織檔案管理人員的交流活動，使其互相交流信息化時代檔案管理工作中的先進經(jīng)驗，定期組織管理人員參加學習，使得檔案管理工作人員熟練掌握信息化時代的檔案管理方式。

四、結束語

綜上所示，面對這些挑戰(zhàn)，應當加強檔案管理信息建設、建立健全檔案管理信息保障體系、加強檔案管理人員的綜合素質，以推動檔案管理現(xiàn)代化、信息化、科學化的實現(xiàn)。

參考文獻：

[1]李麗敏.淺析信息時代檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].價值工程，2018（33）.