探討新形勢下的企業(yè)檔案管理策略

袁金會

摘 要：新形勢下，市場競爭更加激烈，企業(yè)的經營環(huán)境也隨之發(fā)生變化，這種變化也要求企業(yè)必須改進檔案管理工作。檔案是企業(yè)經營發(fā)展的真實記錄，做好檔案管理工作，有利于企業(yè)制定科學的經營決策，從而提高經營管理水平，推動企業(yè)的更好發(fā)展。本文就新形勢下企業(yè)檔案管理策略作了相關分析。

關鍵詞：新形勢;企業(yè);檔案管理;策略

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)檔案管理工作的好壞直接影響到了企業(yè)經營發(fā)展水平。現階段來看，我國許多企業(yè)看重的依然是如何創(chuàng)造更多的經濟效益，對檔案管理工作尚未引起應有的重視，以至于企業(yè)許多檔案信息歸檔不及時。企業(yè)檔案是企業(yè)經營發(fā)展的真實記錄，如果檔案信息不完整，就會阻礙企業(yè)經營發(fā)展。新形勢下，企業(yè)經營環(huán)境變得更加復雜，探索企業(yè)檔案管理工作的現代化發(fā)展之路已成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重中之重。為此，企業(yè)要革新觀念，重視起檔案管理工作，采取有效的策略，提高檔案管理實效。

1 新形勢下企業(yè)檔案管理工作暴露的問題

1.1 企業(yè)檔案管理意識不高

企業(yè)檔案是指企業(yè)籌建以來各項活動中形成的對本公司以及國家、社會具有利用、保存價值的各種不同載體形式的歷史記錄。就目前來看，我國許多企業(yè)對檔案管理工作的重視度還不夠高，普遍人為檔案管理工作不僅不能給企業(yè)創(chuàng)造直接的經濟效益，反而會增加且經營負擔和成本。由于企業(yè)對檔案管理工作不重視，就會造成企業(yè)許多檔案信息無法及時歸檔，進而阻礙企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 企業(yè)檔案管理方式落后

目前來看，我國許多企業(yè)檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)模式下，檔案信息的收集、存儲及調用等還是靠人力來完成，而隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，企業(yè)檔案數量也會不斷增多，這種傳統(tǒng)的工作方式不僅效率低，而且很容易造成檔案信息的失真，進而不利于檔案管理工作的有效開展，會嚴重阻礙企業(yè)的發(fā)展。

1.3 檔案管理人員業(yè)務能力有待提升

企業(yè)檔案管理工作比較專業(yè)，對檔案管理人員有著較高的要求，這種要求不僅體現在專業(yè)領域上，也要求檔案管理人員具備良好的服務意識和崇高的職業(yè)素養(yǎng)。但是就目前來看，企業(yè)檔案管理人員不夠專業(yè)，大多為兼職人員，他們在具體工作中僅局限于檔案信息的收集和歸檔，缺乏工作主動性。另外，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，企業(yè)檔案數量也日益增多，檔案管理難度也不斷增多，許多企業(yè)未能結合企業(yè)發(fā)展形勢配備專業(yè)的檔案管理人員，以至于檔案管理質量一直上不去。

1.4 檔案管理制度不完善

企業(yè)檔案管理工作涉及檔案的收集、歸檔、銷毀、調用等多個環(huán)節(jié)，而每一個環(huán)節(jié)都需要相應的規(guī)章制度來約束和規(guī)范。但是就目前來看，企業(yè)檔案管理制度還不夠完善，只是從整體上對檔案管理工作作出了相關規(guī)定，對檔案收集、歸檔、銷毀、調用等環(huán)節(jié)的具體操作尚未作出明確規(guī)定，以至于檔案工作難以有序進行。另外，檔案管理工作相關責任沒有落到實處，以至于一些檔案管理人員在工作崗位中馬虎大意，嚴重影響到了檔案管理質量。

2 新形勢下企業(yè)檔案管理策略

2.1 樹立正確的檔案管理觀念

企業(yè)檔案管理工作事關企業(yè)的長遠發(fā)展，面對經濟新形勢給企業(yè)帶來的沖擊，企業(yè)應當正確認識檔案管理工作，將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度，因為企業(yè)只有重視起檔案管理工作，企業(yè)經營發(fā)展過程中產生的檔案信息才能得以有效利用，進而獲得更好發(fā)展。一方面，企業(yè)要從思想上引起重視，明確檔案管理工作在企業(yè)經營發(fā)展中的作用和地位;另一方面，要設立專門的部門負責檔案管理工作，從而有針對性地做好檔案管理工作[1]。

2.2 推進檔案管理信息化

檔案管理信息化是企業(yè)檔案管理現代化發(fā)展的重要舉措，以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，可以大大提高檔案管理效率和質量，更好地服務企業(yè)。作為企業(yè)，要認識到檔案管理信息化的重要性，加大檔案信息化的投入[2]。首先，要結合企業(yè)檔案管理工作的需要，構建統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)，全面實現紙質檔案向電子檔案的轉變;其次，結合不同類別檔案的要求，在檔案信息化系統(tǒng)中建立相應的子系統(tǒng)，并完善檢索窗口，以便使用者可以快速調用相關檔案信息;再者，要明確檔案信息化標準，按照規(guī)范的技術標準來推進檔案工作的有序開展。另外，在推進檔案管理信息化的過程中，要做好檔案信息安全管理，防止檔案信息遭受惡意攻擊和竊取，確保檔案信息完整、真實。

2.3 強化檔案管理人員的培訓

作為檔案管理工作的主體，只有不斷提高檔案管理人員的能力水平和職業(yè)素養(yǎng)，才能更好地保障檔案管理質量。因此，企業(yè)要強化檔案管理人員的培訓。首先，強化檔案管理人員業(yè)務培訓，使其熟悉檔案管理相關規(guī)章制度，能夠按照相關要求來管理檔案;其次，強化檔案管理人員能力的培訓，包括組織能力、管理能力、信息化應用能力，確保檔案管理人員能夠勝任新形勢下企業(yè)檔案管理工作的需要;再者，結合企業(yè)檔案管理的需要，對外引進專業(yè)的檔案管理人員，壯大檔案管理隊伍[3]。作為檔案管理人員，更要主動去學習新知識、新方法、新技術，使自己能夠勝任檔案管理工作。

2.4 完善企業(yè)檔案管理制度

制度是企業(yè)管理工作順利進行的保障，只有完善檔案管理制度，才能更好地約束和規(guī)范檔案管理工作。因此，企業(yè)要結合實際，完善檔案管理制度[4]。首先，企業(yè)要按照國家有關檔案管理建設標準和規(guī)范，完善電子文件的形成、流轉、處置和監(jiān)控制度以及收集、歸檔、鑒定以及銷毀制度，從制度層面對檔案管理工作作出全面的規(guī)定，從而推動檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展;其次，完善檔案監(jiān)督機制，對檔案工作全過程進行有效的監(jiān)督，確保各項工作有序進行;再者，落實審查機制，對檔案信息進行全面核查，確保歸檔的檔案信息完整、真實。

3 結語

綜上，企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)自身發(fā)展密切相關，企業(yè)要想穩(wěn)定地發(fā)展下去，就必須做好檔案管理工作。新形勢下，企業(yè)要正確認識檔案管理工作，不僅要完善檔案管理制度，更要強化檔案管理人員的培訓，加快檔案管理信息化建設，從而推動檔案管理工作的有序開展，提高檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案在企業(yè)經營發(fā)展中的作用。

參考文獻

[1]陳霞.新形勢下企業(yè)檔案管理問題探究[J].智庫時代，2020（10）：44-45.

[2]蘇瑞婷，楊寧.對新形勢下做好企業(yè)檔案管理工作的研究與創(chuàng)新[J].機電兵船檔案，2020（01）：44-45.

[3]李惠俊.新形勢下加強電力企業(yè)檔案現代化管理的思考[J].技術與市場，2019，26（12）：217-218.

[4]王志平.新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設研究[J].產業(yè)與科技論壇，2019，18（23）：260-261.