智慧校園環(huán)境下民辦高校檔案工作創(chuàng)新研究

金冬梅

摘 要隨著新一代信息技術(shù)的發(fā)展，民辦高?？焖龠m應(yīng)時代發(fā)展要求。通過在民辦高校智慧校園背景下智慧檔案館建設(shè)的提出，簡要闡述了智慧校園建設(shè)為民辦學(xué)校檔案發(fā)展創(chuàng)造的機遇，以及在智慧校園環(huán)境下智慧檔案館的創(chuàng)新服務(wù)表現(xiàn)和智慧檔案館創(chuàng)新建設(shè)策略，實現(xiàn)學(xué)校檔案建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞智慧校園 智慧檔案館 創(chuàng)新服務(wù) 建設(shè)策略

隨著社會的發(fā)展進步，新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)革命已到來，大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)、新應(yīng)用的發(fā)展，為互聯(lián)網(wǎng)帶來了更廣闊的發(fā)展空間。以教育信息化帶動教育現(xiàn)代化，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，不斷改革創(chuàng)新培育人才。在此背景下，民辦高校智慧校園建設(shè)應(yīng)運而生，同時也對高校的檔案工作提出了更高的要求，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云服務(wù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)提升檔案管理工作，積極探索走出一條具有民辦高校自身特色的智慧檔案館創(chuàng)新之路。

一、智慧校園背景下智慧檔案館的提出

2017年1月，《國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》頒布，“十三五”規(guī)劃中指出：支持各級各類學(xué)校建設(shè)智慧校園，綜合利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和虛擬現(xiàn)實技術(shù)探索未來教育教學(xué)新模式?；ヂ?lián)網(wǎng)時代的高等教育，尤其是民辦高校正面臨著重大的轉(zhuǎn)型和挑戰(zhàn)。民辦學(xué)校建立智慧校園作為改革發(fā)展的戰(zhàn)略目標，有利于獲得競爭優(yōu)勢，提升核心競爭力[1]101。隨著智慧校園的建設(shè)，對民辦高校的檔案工作提出了更加精準、專業(yè)的要求，檔案工作要想求得發(fā)展和創(chuàng)新，必須緊跟學(xué)校的發(fā)展步伐，以自動化、智能化為目標，提升檔案工作科學(xué)技術(shù)管理水平，以智慧服務(wù)技術(shù)為依托，借助網(wǎng)絡(luò)載體，實現(xiàn)智能化服務(wù)轉(zhuǎn)變，構(gòu)建新時代背景下的智慧檔案館。

二、智慧校園建設(shè)為民辦學(xué)校檔案發(fā)展創(chuàng)造機遇

智慧校園的建設(shè)是一個全方位的智慧教育系統(tǒng)的建設(shè)，融合大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、智能控制等先進技術(shù)，建立教育教學(xué)、智能管理、生活服務(wù)、互動互聯(lián)等網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)全網(wǎng)絡(luò)智能化管理的智慧校園[2]205-206。智慧校園的建設(shè)和發(fā)展，為學(xué)校檔案告別傳統(tǒng)的“圍墻”式管理模式創(chuàng)造了條件，檔案人員要抓住發(fā)展機遇，更新觀念和知識結(jié)構(gòu)，利用智慧校園實現(xiàn)學(xué)校檔案工作的改革和創(chuàng)新。

1.智慧校園建設(shè)解決檔案建設(shè)經(jīng)費不足的問題。民辦學(xué)校受其辦學(xué)條件的制約，對檔案工作經(jīng)費投入非常有限。檔案部門在經(jīng)費不足的情況下想發(fā)展檔案的信息化，對檔案工作進行改革創(chuàng)新更是難上加難。在智慧校園建設(shè)中無論從基礎(chǔ)設(shè)施配置，還是網(wǎng)絡(luò)空間搭建都已做好了規(guī)劃與投入，檔案建設(shè)只需納入到學(xué)校智慧校園建設(shè)中同步進行，為智慧校園平臺提供有價值的檔案信息資源。

2.智慧校園建設(shè)解決檔案技術(shù)開發(fā)難的問題。民辦學(xué)校檔案專業(yè)技術(shù)人員配備不足，一人身兼數(shù)職，至于懂得計算機編程又掌握檔案信息化的現(xiàn)代高端技術(shù)人才更是稀缺。學(xué)校的技術(shù)開發(fā)人員由于工作任務(wù)重再加之對檔案管理工作不了解，也使檔案技術(shù)開發(fā)遇到瓶頸。在智慧校園建設(shè)中，會聘請專業(yè)的技術(shù)團隊專門進行開發(fā)管理，這樣既解決了檔案技術(shù)開發(fā)難的問題，又解決了檔案和技術(shù)人員配備不足的問題。

3.智慧校園建設(shè)解決檔案數(shù)據(jù)庫資源的問題。在學(xué)校的業(yè)務(wù)發(fā)展過程中，各部門根據(jù)工作需要各自開發(fā)了相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，像教務(wù)部開發(fā)了教務(wù)管理系統(tǒng);科研部開發(fā)了科研管理系統(tǒng);人力資源部開發(fā)了人事管理系統(tǒng)。各個系統(tǒng)相對獨立且接口不同。檔案工作是一個全校性的基礎(chǔ)工作，單靠檔案部門的力量把各個部門的數(shù)據(jù)資源整合起來并不容易。在智慧校園的背景下，檔案部門可以與各業(yè)務(wù)部門無縫對接，直接利用信息技術(shù)進行整合，獲得更多的資源，對于有價值的信息進行歸檔，不斷地完善數(shù)據(jù)庫資源[3]68-69。

三、智慧校園環(huán)境下智慧檔案館創(chuàng)新服務(wù)表現(xiàn)

智慧檔案館的建設(shè)是為了更好地服務(wù)于智慧校園，服務(wù)于學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展。新時代社會大眾對檔案服務(wù)的需求，促使檔案管理不斷改變固有模式，不斷創(chuàng)新，向智慧化檔案館邁進。

1.檔案資源增值服務(wù)創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)僅能提供單一的檔案信息。智慧檔案館充分利用云計算、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，收集、整理、利用大量數(shù)據(jù)庫，對信息進行全面過濾，根據(jù)信息內(nèi)在的聯(lián)系和特征價值進行鑒定、編選、關(guān)聯(lián)、組合，將各類檔案數(shù)據(jù)庫通過深度加工，使原有扁平式的檔案資源共享整合成360度立體空間化資源，變被動查詢服務(wù)為主動增值服務(wù)，發(fā)揮檔案的最大價值[4]274。

2.為用戶提供多元服務(wù)創(chuàng)新。智慧檔案館服務(wù)的本質(zhì)是以用戶智慧需求為導(dǎo)向，為用戶開展智慧服務(wù)[5]230。教師可通過智慧檔案館整合的科研、教學(xué)、人事、圖書、獲獎等系統(tǒng)，從海量的碎片化信息資源中通過某一個共有的字段進行超鏈接，快速而精準地定位所需檔案信息，實現(xiàn)以點帶面的信息檢索模式。學(xué)生（包括在校生和畢業(yè)生）亦可通過智慧檔案館透過感知空間、虛擬空間及共享空間獲得所需的教學(xué)、培訓(xùn)、活動、生活等數(shù)據(jù)服務(wù)。外部公司通過權(quán)限設(shè)置在智慧檔案館中可全面了解師生在校期間的表現(xiàn)，職稱職務(wù)、學(xué)籍學(xué)位等基本信息的核查。

3.個性化訂制服務(wù)。個性化訂制服務(wù)是依托智慧檔案館的智慧環(huán)境向用戶提供個性化的檔案服務(wù)，拓展檔案服務(wù)時空，提升用戶的服務(wù)體驗。以信息庫為基礎(chǔ)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，跟蹤用戶反饋信息，分析用戶興趣和偏好，聯(lián)想猜測用戶潛在需求。根據(jù)用戶定制選擇，推送用戶感興趣的最新信息及動態(tài)。利用移動功能使檔案服務(wù)范圍、服務(wù)水平更高更強，最大限度地滿足用戶個性化需求。

4.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。智慧檔案館是一個綜合性的處理平臺，是實體檔案館與虛擬檔案館相融合的檔案服務(wù)環(huán)境。通過云計算、自動化控制技術(shù)、自動化處理及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，調(diào)用各種資源來支持用戶對知識的獲取需求。動態(tài)監(jiān)測用戶需求，對檔案數(shù)據(jù)進行進一步挖掘，通過數(shù)據(jù)的拓展分析和對比，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

四、智慧校園環(huán)境下智慧檔案館創(chuàng)新建設(shè)策略

1.以數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，推進智慧檔案館建設(shè)。智慧檔案館建設(shè)的核心在于檔案數(shù)字資源的積累與深度加工、各智能數(shù)據(jù)庫建設(shè)接口對接、協(xié)同合作及整合共享[6]17。其中，檔案數(shù)字資源的積累與加工正是數(shù)字檔案館建設(shè)的目標。所以數(shù)字檔案館所積累的資源正是智慧檔案館的基礎(chǔ)，也是最為關(guān)鍵、最重要的一個環(huán)節(jié)。從學(xué)校實際工作出發(fā)，現(xiàn)階段需要把傳統(tǒng)檔案管理抓好、抓實，從數(shù)字檔案館發(fā)展建設(shè)入手，逐步把物聯(lián)網(wǎng)等先進技術(shù)引入檔案實際管理中，扎實基礎(chǔ)，做好向智慧檔案館建設(shè)的過渡。

2.依托智慧校園大數(shù)據(jù)平臺，推進智慧檔案館建設(shè)。利用大數(shù)據(jù)平臺信息資源，不斷充實完善數(shù)字檔案館，提高檔案管理各個層面的科學(xué)性、系統(tǒng)性。按照智慧校園的基本要求，做好檔案系統(tǒng)與學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成對接，實現(xiàn)資源的高度融合共享，更好地支持學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各方面業(yè)務(wù)，持續(xù)推進智慧檔案館建設(shè)。

3.加強制度規(guī)范建設(shè)，建立智慧檔案館保障體系。完善各項規(guī)章制度和標準，構(gòu)建檔案信息資源的安全體系保障。無規(guī)矩不成方圓。網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)更需要數(shù)據(jù)操作的規(guī)范化、標準化。健全大數(shù)據(jù)安全保障體系，制定包括數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲、處理、利用、共享等各層面的規(guī)則流程制度，完善高校電子文件管理相關(guān)制度，制定安全防控應(yīng)急預(yù)案，實現(xiàn)檔案標準體系管理[7]59。

4.增強網(wǎng)絡(luò)安全意識，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護。無論是智慧校園還是智慧檔案館建設(shè)，都是以互聯(lián)網(wǎng)為載體進行構(gòu)建開發(fā)的。人們對互聯(lián)網(wǎng)的依賴程度越高，安全防范的要求也就相應(yīng)提高。技術(shù)服務(wù)大眾的同時，它也是一把“雙刃劍”，保證網(wǎng)絡(luò)信息安全既是防線，又是底線。在安全設(shè)計方面，從底層的服務(wù)器系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)層面，統(tǒng)一部署保證基本的訪問安全、防病毒、安全審計等環(huán)境。在管理系統(tǒng)層面，設(shè)計身份認證、權(quán)限管理、日志審計、脫機文件管控等安全管理措施。通過系統(tǒng)實時監(jiān)測，構(gòu)建安全、開放、合作的網(wǎng)絡(luò)空間，保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全，完善隱私數(shù)據(jù)保護。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)在已經(jīng)進入智能互聯(lián)的新時代。在智慧校園背景下，檔案工作也要主動迎接現(xiàn)代化技術(shù)革新的挑戰(zhàn)，以數(shù)字化檔案館為基礎(chǔ)，現(xiàn)代化技術(shù)手段為保障，智慧服務(wù)大眾為根本，跨域智能創(chuàng)新為目標建設(shè)智慧檔案館。因此，檔案管理人員也要不斷更新知識結(jié)構(gòu)體系，立足自身工作實際，參考學(xué)習國內(nèi)外檔案管理先進經(jīng)驗，擴展工作思路，通過云計算和大數(shù)據(jù)，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)智慧化路徑，實現(xiàn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。