山東省高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)情況調(diào)查分析

高珊

摘 要隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為滿足國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展需求，檔案信息化建設(shè)進(jìn)入了穩(wěn)步推進(jìn)階段。檔案館網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。本文對(duì)山東省高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)研分析，對(duì)網(wǎng)站的改進(jìn)建設(shè)提出了方向。

關(guān)鍵詞檔案信息化建設(shè) 山東省高校檔案館網(wǎng)站 網(wǎng)站建設(shè)

檔案館網(wǎng)站作為高校檔案信息發(fā)布及信息服務(wù)的專業(yè)平臺(tái)，是高校檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，在傳承高校傳統(tǒng)文化、守護(hù)高校記憶、服務(wù)高校主體工作方面發(fā)揮著重要作用。本文就山東高校檔案部門如何順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，建設(shè)獨(dú)具特色、功能齊備的檔案館網(wǎng)站，展開探討分析。

一、檔案館網(wǎng)站功能及內(nèi)容介紹

檔案館網(wǎng)站具有宣傳、展示、利用服務(wù)、互動(dòng)交流等方面功能。網(wǎng)站的內(nèi)容包括宣傳性、服務(wù)性、資源性、互動(dòng)交流平臺(tái)及網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航等五個(gè)方面內(nèi)容[1]。宣傳性內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)介紹、工作介紹、出訪交流及學(xué)會(huì)信息等;服務(wù)性內(nèi)容包括業(yè)務(wù)指導(dǎo)、服務(wù)指南、網(wǎng)上辦事（網(wǎng)上預(yù)約、歸檔、檔案查詢等）;資源性內(nèi)容包括檔案目錄、檔案原文、檔案編研成果展示等，體現(xiàn)了網(wǎng)站在信息資源整合方面的功能;互動(dòng)交流平臺(tái)包括：聯(lián)系電話、郵箱、微博、論壇、微信公眾號(hào)、QQ等，為檔案工作者、愛好者提供學(xué)術(shù)交流、信息共享的渠道;網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航包括：全站檢索、網(wǎng)站地圖、友情鏈接及外文版等[1]，便于訪問者快速找到相關(guān)內(nèi)容。

二、山東省高校檔案館網(wǎng)站現(xiàn)狀分析

1.網(wǎng)站設(shè)置方面。通過對(duì)山東省145所高校的（本科78所、?？?7所）檔案管理方面的網(wǎng)頁進(jìn)行訪問，得知具有獨(dú)立檔案館網(wǎng)站的高校28所，僅占19.31%。檔案管理業(yè)務(wù)掛靠校辦、院辦、校史辦、教務(wù)處的高校117所，占80.69%。僅中國石油大學(xué)（華東）一所高校檔案館網(wǎng)站設(shè)有英文版，占0.69%。

2.網(wǎng)站內(nèi)容方面。28個(gè)獨(dú)立檔案館網(wǎng)站中有2個(gè)網(wǎng)站鏈接打不開，現(xiàn)對(duì)能正常訪問的26個(gè)獨(dú)立網(wǎng)站進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)：100%高校設(shè)有機(jī)構(gòu)介紹、工作介紹、出訪交流等欄目，內(nèi)容比例有所差別。部分高校設(shè)有檔案學(xué)會(huì)欄目，展示山東省檔案學(xué)會(huì)章程、歷屆理事會(huì)工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)信息，便于訪問者系統(tǒng)了解山東省檔案學(xué)會(huì)情況，例如棗莊學(xué)院檔案館網(wǎng)站。

3.服務(wù)性內(nèi)容建設(shè)方面。100%高校網(wǎng)站設(shè)有檔案法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、服務(wù)指南等相關(guān)內(nèi)容，體現(xiàn)了高校檔案館以用戶為中心的工作理念，以制度建設(shè)為保障、檔案服務(wù)為目的工作思路。部分高校開通了遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)，查檔者登記相關(guān)信息后便可查詢到業(yè)務(wù)辦理情況，通過快遞便能收到檔案，且設(shè)置了反饋信息查看欄目，將評(píng)價(jià)公布于網(wǎng)上。例如，山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案資料中心開通了預(yù)約查檔系統(tǒng)。

4.資源性內(nèi)容建設(shè)方面。部分高校能夠深入挖掘?qū)W校所藏的檔案資源，進(jìn)行二次開發(fā)與編研，形成專題檔案、科研檔案、名人檔案等匯編成果，通過設(shè)置檔案編研、檔案展覽、檔案百科等欄目，將可開放的成果上傳到網(wǎng)站。山東大學(xué)檔案館設(shè)置了數(shù)字檔案、山大校史欄目，展示山大校報(bào)、獲獎(jiǎng)查詢、校史沿革等信息，部分校外IP資源需通過VPN登錄方可獲取。部分高校能夠采用圖片、視頻、動(dòng)畫等多媒體方式，“有聲有色”展示學(xué)校特色及館藏特點(diǎn)，提高學(xué)校文化影響力。例如，中國海洋大學(xué)檔案館網(wǎng)站首頁右側(cè)設(shè)置了數(shù)字校史館欄目，點(diǎn)擊數(shù)字校史館圖片即可呈現(xiàn)學(xué)校95周年的波瀾壯闊的發(fā)展歷程。

5.互動(dòng)交流建設(shè)方面。山東省高校能夠正常訪問的26家獨(dú)立檔案館網(wǎng)站中，24所高校留有聯(lián)系電話、地址等，占比92.31%。設(shè)置郵箱的高校13所，占比50%。8所高校在上方標(biāo)題欄設(shè)置了“聯(lián)系我們”欄目，占比30.77%。20所高校在頁面底部設(shè)置聯(lián)系信息，占比76.92%。14所高校在首頁設(shè)置了2處聯(lián)系方式，占比53.85%。2所高校提供了詳細(xì)的檔案館微地圖，為廣大校友提供了詳細(xì)的線路導(dǎo)航[2]。完整的反饋評(píng)價(jià)體系鮮有建立，僅個(gè)別高校能夠打破以往的“等待式”被瀏覽模式，設(shè)置論壇、微信公眾號(hào)、QQ等溝通平臺(tái)。

6.網(wǎng)站檢索導(dǎo)航建設(shè)方面。設(shè)置全站搜索的高校11所，占42.31%，網(wǎng)站地圖鮮有設(shè)置，25所高校設(shè)置了友情鏈接欄目，占比96.15%，鏈接至國家、各地市檔案局或高校檔案館。

三、山東省高校檔案館網(wǎng)站存在的問題

現(xiàn)對(duì)山東省高校能正常訪問的26個(gè)獨(dú)立檔案館網(wǎng)站進(jìn)行調(diào)研分析，發(fā)現(xiàn)存在以下問題。

1.網(wǎng)站顯示效果有待提升。網(wǎng)站整體設(shè)計(jì)應(yīng)遵循美觀性、規(guī)范性、安全性、易用性的原則[3]。調(diào)研的網(wǎng)站在色彩搭配、網(wǎng)站布局等方面設(shè)計(jì)水平參差不齊。部分高校網(wǎng)站規(guī)劃不合理，色彩搭配和諧度有待提升，層次感不強(qiáng)，二級(jí)頁面邊框不明顯，正文底色不一致。部分網(wǎng)站首頁過窄，各欄目間隔過于緊湊，經(jīng)常誤點(diǎn)擊到其他欄目，且字體重疊的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。某些網(wǎng)站一級(jí)標(biāo)題字體過小，小于正文字體，且正文字體大小不統(tǒng)一。部分網(wǎng)站首頁結(jié)構(gòu)松散，內(nèi)容太少，留白過多，比例不協(xié)調(diào)。有些網(wǎng)站大圖切換圖片占用空間過多，占到首頁1/2，導(dǎo)致圖片顯示比例失調(diào)，圖片拉扯變形，嚴(yán)重影響網(wǎng)站顯示效果和訪問者的感觀體驗(yàn)。

2.網(wǎng)站安全性有待提升，維護(hù)更新不及時(shí)。檔案館網(wǎng)站作為信息化建設(shè)成果的展示平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)信息的查詢平臺(tái)，保障網(wǎng)站安全是重中之重。網(wǎng)站安全維護(hù)包括技術(shù)維護(hù)和信息安全維護(hù)。若管理人員未能及時(shí)修補(bǔ)漏洞、升級(jí)殺毒軟件、設(shè)置防火墻，網(wǎng)站可能處于裸機(jī)運(yùn)行狀態(tài)，極易受黑客及病毒攻擊。調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)2個(gè)獨(dú)立檔案館網(wǎng)站打不開，占比7.1%。

部分網(wǎng)站更新不及時(shí)，一級(jí)標(biāo)題中，例如榮譽(yù)展示、蘭臺(tái)聚焦、校史研究等欄目點(diǎn)不開或顯示正在建設(shè)中。6所高校友情鏈接欄目存在空鏈接，12所高校友情鏈接欄目存在錯(cuò)誤鏈接。例如，某檔案館友情鏈接至中國海洋大學(xué)檔案館，實(shí)際鏈接至中國海洋大學(xué)教務(wù)綜合信息集成服務(wù)平臺(tái)。網(wǎng)站未能及時(shí)維護(hù)更新，嚴(yán)重阻礙了檔案館網(wǎng)站宣傳、展示、服務(wù)功能的正常發(fā)揮。

3.信息資源整合力度不強(qiáng)，網(wǎng)站內(nèi)容缺乏自身特色。高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的基礎(chǔ)和核心是檔案信息資源建設(shè)[4]。山東高校信息資源建設(shè)正穩(wěn)步推進(jìn)。很多高校館藏資源中已數(shù)字化的可開放的檔案資源，展示學(xué)校文化和特色的檔案內(nèi)容在網(wǎng)站上顯示不多，網(wǎng)站同質(zhì)化程度過高。網(wǎng)站信息資源不豐富，檔案學(xué)術(shù)信息資源建設(shè)有待加強(qiáng)，檔案編研成果展示不多，檔案在線展覽內(nèi)容和形式有待擴(kuò)充、完善。多數(shù)高校網(wǎng)上校史、名人檔案通過簡單文字、圖片進(jìn)行展示，視頻、動(dòng)畫等多媒體網(wǎng)站上應(yīng)用不多，對(duì)瀏覽者缺乏吸引力。網(wǎng)站友情鏈接大多鏈接到檔案局或高校檔案館網(wǎng)站，很少鏈接至當(dāng)?shù)夭┪镳^、美術(shù)館、藝術(shù)館，體現(xiàn)了信息資源整合力度有待加強(qiáng)。

4.功能服務(wù)方面網(wǎng)站檢索導(dǎo)航、交流反饋功能有待完善。檢索能力是衡量一個(gè)網(wǎng)站服務(wù)質(zhì)量高低的重要標(biāo)準(zhǔn)。調(diào)研的網(wǎng)站雖42.31%在首頁設(shè)置了全站檢索，但大多停留在基礎(chǔ)檢索階段，無法為用戶進(jìn)行信息的訂制和跟蹤[5]，未能給用戶提供個(gè)性化的訪問體驗(yàn)。用戶檢索后再次登錄時(shí)，網(wǎng)站無法根據(jù)前次檢索記錄進(jìn)行相關(guān)信息的推送，檢索后未留有檢索痕跡。網(wǎng)站地圖上放置了搜索引擎抓取的所有頁面的鏈接，當(dāng)用戶找不到相關(guān)信息時(shí)，會(huì)想到網(wǎng)站地圖這一補(bǔ)救措施，但調(diào)研的網(wǎng)站中均未設(shè)置網(wǎng)站地圖。大多網(wǎng)站采用傳統(tǒng)交流工具，即留有聯(lián)系電話、地址等信息的方式，交流方式較為單一，未能與時(shí)俱進(jìn)打破傳統(tǒng)的被瀏覽模式，設(shè)立微博、論壇、檔案專業(yè)APP等多種溝通方式。

四、山東省高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)改進(jìn)方向

1.重視檔案館網(wǎng)站建設(shè)，做好網(wǎng)站更新工作。檔案館網(wǎng)站作為傳播高校文化、提供檔案信息服務(wù)的平臺(tái)，是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享、打造校園內(nèi)全時(shí)空公共數(shù)字文化服務(wù)體系的重要方式，是檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。2019年，中共山東省委書記劉家義在省網(wǎng)信辦會(huì)議上指出“山東是互聯(lián)網(wǎng)大省，網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)省建設(shè)任重道遠(yuǎn)，必須樹立更高標(biāo)準(zhǔn)、作出更大努力?！鄙綎|高校145所，僅28所高校建立了獨(dú)立檔案館網(wǎng)站，發(fā)布檔案方面信息并提供專業(yè)服務(wù)，其余117所高校檔案管理頁面內(nèi)嵌于校辦、院辦、教務(wù)部門等網(wǎng)頁中，需至少點(diǎn)擊三次以上方可找到。為更好地服務(wù)于國家和山東省的信息化建設(shè)戰(zhàn)略，建議相關(guān)高校在條件成熟的情況下建立獨(dú)立檔案網(wǎng)站。

網(wǎng)站設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)明確網(wǎng)站定位，把握規(guī)范性、易用性、安全性原則。做到網(wǎng)站框架結(jié)構(gòu)合理、主內(nèi)頁結(jié)構(gòu)一致、色彩搭配和諧、文字背景統(tǒng)一等，從而達(dá)到層次分明、主題突出，整體風(fēng)格突顯的效果。應(yīng)配備專業(yè)人員對(duì)網(wǎng)站內(nèi)容及形式進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，及時(shí)發(fā)布最新信息，清理過期信息，完整空鏈接內(nèi)容，更正無效及錯(cuò)誤鏈接，實(shí)時(shí)保障網(wǎng)站信息新鮮度及準(zhǔn)確度。

2.加強(qiáng)網(wǎng)站安全性建設(shè)，應(yīng)用新技術(shù)呈現(xiàn)最佳展示效果。做好網(wǎng)站信息安全維護(hù)和技術(shù)維護(hù)工作。信息安全維護(hù)方面，檔案涉及保密，應(yīng)把握好信息開放和保密的尺度[6]，只在網(wǎng)站上傳可開放的信息，應(yīng)定期對(duì)網(wǎng)站內(nèi)容進(jìn)行安全檢查，以防信息泄露事件發(fā)生。技術(shù)維護(hù)方面，應(yīng)做好運(yùn)行服務(wù)器定期安全檢測(cè)、相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)備份、升級(jí)病毒庫查殺病毒、設(shè)置防火墻、審查日志記錄文件等工作。目前，部分高校建立了站群系統(tǒng)，站群系統(tǒng)可視為是對(duì)高?，F(xiàn)有網(wǎng)站進(jìn)行的一次系統(tǒng)的、全新的、完整的建設(shè)，通過設(shè)置統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及接口將各二級(jí)單位的站點(diǎn)連為一體，消除“信息黑洞”和“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)對(duì)全部站點(diǎn)的統(tǒng)一管理。站群系統(tǒng)建設(shè)平臺(tái)支持虛擬機(jī)、熱備部署、支持文件夾及多級(jí)目錄文件的篡改保護(hù)，具備監(jiān)控、報(bào)警、跟蹤、自動(dòng)恢復(fù)等功能。站群系統(tǒng)外配備了網(wǎng)站監(jiān)控系統(tǒng)、數(shù)據(jù)防火墻、出口防火墻、堡壘機(jī)、漏洞檢測(cè)、日志審計(jì)系統(tǒng)等安全保障體系。因此，建議在條件具備的情況下將檔案館網(wǎng)站納入到學(xué)校站群系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案館網(wǎng)站全托管，增強(qiáng)安全防護(hù)能力[7]。

網(wǎng)頁設(shè)計(jì)方面，建議將Web3D技術(shù)、360全景技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)（VR技術(shù)）[2]運(yùn)用于在線瀏覽頁面，用戶可在網(wǎng)上瀏覽以三維形式表現(xiàn)出來的物體，并進(jìn)行交互式操作，體驗(yàn)身臨其境的感受。引入CGI技術(shù)提供完備的數(shù)據(jù)資料的檢索利用功能，運(yùn)用ASP、JSP、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)開發(fā)動(dòng)態(tài)頁面，實(shí)現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，將檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)在經(jīng)過嚴(yán)格保密審查后發(fā)布于檔案館網(wǎng)站上，從而將網(wǎng)站集成為更為專業(yè)的檔案信息管理及服務(wù)平臺(tái)。

3.加大信息資源整合力度，注重特色展示。網(wǎng)站建設(shè)要與檔案信息資源開發(fā)、數(shù)字檔案館建設(shè)相結(jié)合[8]，拓寬檔案資源的收集渠道，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)堅(jiān)持“用戶至上”的原則，將可公開、利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，上傳可開放的數(shù)字化檔案信息，豐富網(wǎng)站資源。注重對(duì)檔案的編研開發(fā)，制作不同形式的特色檔案專題于網(wǎng)站中發(fā)布，突顯學(xué)校文化特色及館藏特點(diǎn)，傳承學(xué)校文化、沉淀學(xué)校歷史精華。增設(shè)具有人文特色的檔案信息內(nèi)容，如檔案百科、檔案資訊等欄目，向公眾科普檔案專業(yè)知識(shí)，強(qiáng)化公眾檔案資源保護(hù)及利用意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作影響力。豐富展示形式，加大動(dòng)畫、視頻等多媒體信息比例，為用戶提供更多的生動(dòng)、鮮活的信息，提高檔案文化吸引力。增加與圖書館、藝術(shù)館、博物館等的鏈接，打造零距離、全時(shí)空數(shù)字資源共用、共享體系，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效利用。

4.完善網(wǎng)站功能服務(wù)。樹立“以人為本”的服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，充分發(fā)揮網(wǎng)站的遠(yuǎn)程服務(wù)功能和優(yōu)勢(shì)，推出個(gè)性化的利用服務(wù)及人性化的咨詢服務(wù)[9]，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站建設(shè)的定位由展示型向互動(dòng)型轉(zhuǎn)變。植入Cookie技術(shù)，自動(dòng)識(shí)別已注冊(cè)或經(jīng)常來訪的用戶[5]，通過RSS訂閱實(shí)現(xiàn)個(gè)性化信息的定制與推送，全面提升網(wǎng)站檢索服務(wù)水平。設(shè)置網(wǎng)站地圖，方便用戶輕松找到所需信息。設(shè)置反饋欄、評(píng)價(jià)欄，對(duì)用戶的需求及評(píng)價(jià)進(jìn)行合理分析，“有則改正之，無則加勉”，提升檔案服務(wù)水平。開通多種互動(dòng)交流方式，建立微博、論壇、微信公眾號(hào)等交流平臺(tái)，擴(kuò)大受眾面，配備專人做好交流和互動(dòng)，不斷提升社會(huì)對(duì)檔案工作的認(rèn)可度。

“山東是互聯(lián)網(wǎng)大省，網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)省任重而道遠(yuǎn)”。省內(nèi)高校應(yīng)清楚認(rèn)識(shí)到檔案館網(wǎng)站建設(shè)的重要性，加大人力和物力投入，完善檔案館網(wǎng)站功能，以更好地傳承歷史記憶，提升檔案信息服務(wù)水平。