淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題和對(duì)策

王麗華

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，檔案信息化管理是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中不可獲取的重要組成部分?，F(xiàn)代化檔案管理工作逐步引入信息化技術(shù)。不斷提升對(duì)檔案的管理水平。在辦公效率不斷發(fā)展的時(shí)期，企業(yè)不斷探索信息化建設(shè)的同時(shí)，提高檔案規(guī)范性管理模式，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理的工作效率。本文圍繞信息時(shí)代企業(yè)開(kāi)展檔案信息管理面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題和企業(yè)開(kāi)展檔案信息化管理的路徑探析，從兩個(gè)維度出發(fā)，對(duì)企業(yè)如何做好檔案信息化管理展開(kāi)深入解讀。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問(wèn)題及對(duì)策

檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成原始材料。檔案具有時(shí)效性、價(jià)值性和系統(tǒng)性的特征。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

一、信息時(shí)代企業(yè)開(kāi)展檔案信息管理面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，伴隨著企業(yè)改制活動(dòng)的深入推行，做好檔案管理工作是取得企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵所在。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理數(shù)量的不斷增加，加速檔案信息化管理進(jìn)程實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理尤為重要。但在深入了解中，不少企業(yè)在檔案管理工作存在諸多問(wèn)題。

（一）缺乏信息化、數(shù)字化檔案管理水平

在檔案管理過(guò)程中經(jīng)歷傳統(tǒng)人工存檔、人工與計(jì)算機(jī)統(tǒng)籌管理和依靠信息化大數(shù)據(jù)管理檔案的歷史演進(jìn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)對(duì)檔案管理貫穿于整個(gè)管理過(guò)程，現(xiàn)代化檔案管理工作，不僅需要對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行有效保管，還需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)鑒定、識(shí)別歸檔和定時(shí)儲(chǔ)備等多項(xiàng)功能管控。部分企業(yè)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，但是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開(kāi)展檔案信息化管理水平較低。檔案管理部門(mén)對(duì)儲(chǔ)存分類(lèi)、更新保存和備份存儲(chǔ)容易出現(xiàn)丟失和損壞等情況[1]。

（二）檔案管理人員工作效率有待提升

在企業(yè)中不少檔案管理人員安排即將退休或文憑較低的職工管理，檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合水平較低，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，無(wú)法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化智能管理手段在檔案管理工作中的應(yīng)用。長(zhǎng)此以往，由于缺乏思想上的督導(dǎo)和管理上的指導(dǎo)，檔案管理工作出現(xiàn)遺失、漏寸及丟失等不良情況發(fā)生。

二、企業(yè)開(kāi)展檔案信息化管理的路徑探析

就企業(yè)發(fā)展而言，開(kāi)展信息化管理系統(tǒng)的目的是實(shí)現(xiàn)多種業(yè)務(wù)的綜合性管理，在根本上提升運(yùn)行狀況，改善管理效率。

（一）提升數(shù)字化檔案管理的水平

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，開(kāi)展檔案管理工作的目的是實(shí)現(xiàn)多種業(yè)務(wù)的綜合性管理，在根本上提升科技指引發(fā)展，改善現(xiàn)階段檔案管理工作效率。單位在生產(chǎn)活動(dòng)中，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)。對(duì)基礎(chǔ)文件進(jìn)行保存的基礎(chǔ)上，提高對(duì)更新替代文件的保持。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開(kāi)展檔案信息化管理。管理部門(mén)對(duì)儲(chǔ)存分類(lèi)、更新保存和備份存儲(chǔ)等內(nèi)容集中管理，避免出現(xiàn)丟失和損壞等情況。還要對(duì)檔案保存周期和使用權(quán)限做好定期維護(hù)工作。

將紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入等方法，將信息存儲(chǔ)到專(zhuān)門(mén)的檔案管理計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以實(shí)現(xiàn)快捷檢索、同步備份、具有存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全可靠等特點(diǎn)。檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理，應(yīng)注重選擇安全可開(kāi)的檔案管理軟件。因?yàn)?，質(zhì)量?jī)?yōu)異的檔案管理軟件，是協(xié)助檔案管理工作者開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作的重要保障，在提高經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，還可以大大增加辦公效率[2]。

（二）構(gòu)建統(tǒng)一的電子檔案信息管理體制

企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)中，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)。對(duì)基礎(chǔ)文件進(jìn)行保存的基礎(chǔ)上，提高對(duì)更新替代文件的保持。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開(kāi)展檔案信息化管理。管理部門(mén)對(duì)儲(chǔ)存分類(lèi)、更新保存和備份存儲(chǔ)等內(nèi)容集中管理，避免出現(xiàn)丟失和損壞等情況。還要對(duì)檔案保存周期和使用權(quán)限做好定期維護(hù)工作。從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的角度，加大對(duì)電子檔案信息管理人員的工資待遇及硬件基礎(chǔ)購(gòu)置，同時(shí)，加強(qiáng)電子檔案的管理相關(guān)工作的部署，從整體上提升對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作的重視，對(duì)檔案的儲(chǔ)存分類(lèi)、更新保存及備份儲(chǔ)存等工作加強(qiáng)管理和監(jiān)督[3]。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)的人員培訓(xùn)

企業(yè)在選用檔案管理部門(mén)人員時(shí)，需要考慮管理人員的綜合素質(zhì)。選拔積極優(yōu)秀且富有責(zé)任意識(shí)的專(zhuān)業(yè)人員開(kāi)展檔案管理工作。同時(shí)，不斷學(xué)習(xí)基礎(chǔ)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的技能外，還全面提升計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、檔案軟件使用水平和恪守職業(yè)道德等方面培訓(xùn)。

新形勢(shì)下，做好檔案信息化建設(shè)，從管理入手。嚴(yán)格執(zhí)行職業(yè)上崗制度，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)考評(píng)工作。建立完善的檔案信息化管理制度。積極配合檔案信息工作的開(kāi)展。充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性，從而更好地開(kāi)展檔案管理工作。

（四）循序漸進(jìn)的加強(qiáng)檔案管理

企業(yè)的檔案信息化管理具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，保障安全管理的情況下，循序漸進(jìn)地開(kāi)展建設(shè)工作。檔案管理工作內(nèi)容全面豐富，為此加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，除了要構(gòu)建統(tǒng)一的管理平臺(tái)外，還要重視對(duì)原始資料的保存。結(jié)合企業(yè)的自身發(fā)展?fàn)顩r，強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)。

加強(qiáng)檔案管理中重要的基礎(chǔ)是保障運(yùn)行系統(tǒng)安全，這就需要加強(qiáng)對(duì)來(lái)往資料的可靠性監(jiān)督。保障檔案共享人員的登陸狀態(tài)、處理狀態(tài)的安全。借助數(shù)據(jù)備份、拷貝下載權(quán)限的管理，提升檔案使用的安全性。合理設(shè)置跟蹤機(jī)構(gòu)，對(duì)數(shù)據(jù)傳輸穩(wěn)定分析和安全掃描加密等處理。降低信息和關(guān)鍵技術(shù)泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。

網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程日益發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)也要與時(shí)俱進(jìn)。依托前端的信息處理資源開(kāi)展檔案管理工作。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理重要的重要性，將系統(tǒng)復(fù)雜的檔案管理工作通過(guò)信息化、數(shù)字化的有效途徑提升上來(lái)。在安全和共享的環(huán)境下服務(wù)我國(guó)的事業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 李滿(mǎn).信息時(shí)代文書(shū)檔案管理工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].科技風(fēng)，2020（5）：105.

[2] 任富霞.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（2）：117-118.

[3] 楊杰.淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題和對(duì)策[J].中外企業(yè)家，2020（1）：129.