事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理探討

孫浩

【摘要】從原則上分析，檔案管理工作本身就具備很強的保密性與服務(wù)性，因此，從多個方面受到限制與制約。檔案管理工作不但是事業(yè)單位的重要工作之一，更是我國檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)與前提條件。在發(fā)展的重要階段，需要不斷提升科學(xué)化與標(biāo)準(zhǔn)化，困難面前，檔案管理工作人員需要認(rèn)識到自身工作的重要性，積極創(chuàng)新科學(xué)化的工作方法，使檔案管理工作的效率與服務(wù)水平更上一層樓。

【關(guān)鍵詞】規(guī)范化管理;檔案管理;加強

標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的重要目標(biāo)，也是實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的前提基礎(chǔ)，由于檔案管理工作的內(nèi)容比較復(fù)雜與繁瑣，因此在諸多方面還需要一定的充實與改善，這對于檔案管理工作的進一步發(fā)展有著千絲萬縷的關(guān)聯(lián)，因此，本文作者針對當(dāng)前的一系列現(xiàn)象作了重要的論述，希望能為檔案管理工作的新措施帶來一定的參考價值，為事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展提供便利的途徑。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

（一）檔案管理設(shè)備比較落后。近幾年來，事業(yè)單位對于資金的投入有著一定的限制和要求，這對于檔案事業(yè)的開展無疑會造成一定的困擾與阻礙，由于資金的限制與設(shè)定，從而導(dǎo)致了檔案設(shè)備的落后與缺失，有關(guān)部門缺乏資金，所以很難引進先進的計算機電子產(chǎn)品與一些高科技的辦公產(chǎn)品，工作人員在平時的工作非常繁瑣，這樣的結(jié)果只會導(dǎo)致檔案管理工作的效率無法得到提升與增加，而內(nèi)部的管理程序也會出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。近幾年來，計算機技術(shù)已經(jīng)遍布人們的生活與工作中，被廣泛認(rèn)知與使用，事業(yè)單位更是需要計算機提升工作質(zhì)量與工作效率，事業(yè)單位應(yīng)該明確認(rèn)識到這一點并重視，檔案管理設(shè)備是工作的基礎(chǔ)與保障，如果不能得到有力的保證，那么勢必會在工作過程中出現(xiàn)疏漏與流失的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的開展與進步，這對于事業(yè)單位的長遠發(fā)展有百害而無一利。

（二）檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提高。從事檔案管理工作的專業(yè)人員應(yīng)該知道，事業(yè)單位的檔案管理工作本身存在著一定的專業(yè)性與復(fù)雜性，如果工作人員專業(yè)水平不夠，對工作的態(tài)度不夠認(rèn)真細(xì)致，再加上缺乏一定的工作經(jīng)驗，勢必會影響檔案管理工作的開展，這對于事業(yè)單位的長遠發(fā)展會產(chǎn)生一定的阻礙。因此，在事業(yè)單位運用信息化技術(shù)開展工作的同時，務(wù)必要將工作人員的綜合素養(yǎng)快速提升起來，要使他們明白，檔案管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)著非常重要的地位，與各部門之間都有非常緊密的關(guān)聯(lián)，因此，在工作崗位方便，需要穩(wěn)定長久的人員從事這一工作，人員的流動性會對檔案管理工作造成很多的負(fù)面影響，對于工作人員的定期培訓(xùn)更需要嚴(yán)抓。

（三）檔案管理制度還需建立并落實。建立一套完整性科學(xué)化的管理制度，是有序開展檔案管理工作的前提條件與基礎(chǔ)，從當(dāng)前來看，部分事業(yè)單位的檔案管理制度并不完善，其中存在諸多問題，沒有得到合理解決，檔案管理工作人員沒有按照制度開展工作，導(dǎo)致檔案資料的混亂與漏失現(xiàn)象屢有發(fā)生，這與檔案制度的不統(tǒng)一有著直接的關(guān)系，因此，這個問題是當(dāng)前比較重要的一項任務(wù)，需要盡快解決并落實下去。

（四）檔案管理方式還需進一步規(guī)范化。檔案規(guī)范化管理能夠較好地推動事業(yè)單位實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，提高單位的工作效率和工作質(zhì)量。當(dāng)前部分事業(yè)單位缺乏對檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識，忽視檔案管理規(guī)范化。甚至有些單位認(rèn)為檔案管理規(guī)范化不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益而忽視其重要性，并且單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不會關(guān)注。還有一些事業(yè)單位在人力財力等方面存在不足，造成檔案規(guī)范化管理工作無法得到有效貫徹。當(dāng)前很多事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度不足，并且在管理的方式上十分落后，將紙質(zhì)檔案進行分類后放到指定的場所。在需要相關(guān)文件時進行查閱，效率比較低。這種管理方式是以往檔案管理采取的主要方式。隨著社會的發(fā)展和進步，工作的內(nèi)容逐漸精細(xì)化，檔案的數(shù)量也明顯提升，傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低下，這會對整個單位的工作效率產(chǎn)生較大的影響。因此事業(yè)單位檔案管理的方式要堅持與時俱進，不能夠停滯不前，因此需要實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，以此來提升檔案化管理的實際效率。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的方式方法分析

（一）需要科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)。新形勢下，加快檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型是新時代賦予我們的新使命。對此，我們應(yīng)將信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有機結(jié)合：一是對紙質(zhì)檔案進行掃描后再加工，形成“原件數(shù)字檔案”。二是直接以數(shù)字模式形成數(shù)字信息檔案，通過靈活的方式對事業(yè)單位的檔案資料進行存儲管理。三是要增加對檔案管理的資金投入，更新硬件設(shè)備與軟件設(shè)備，為檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型奠定可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。四是檔案管理人員要更新自身觀念，提升自己的計算機使用水平，從根本上提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

（二）工作人員的專業(yè)技能與素養(yǎng)需要提升。首先，加強對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的教育，使之熟練掌握專業(yè)化的檔案管理知識與技能，并了解相關(guān)法律制度，能夠按規(guī)章制度辦事，在各種規(guī)章制度的指導(dǎo)下規(guī)范、認(rèn)真、細(xì)致地開展檔案管理工作。其次，加強對檔案管理人員職業(yè)道德的教育，使其具有較高的思想道德素質(zhì)和責(zé)任感。再次，要加強對檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，使之掌握計算機專業(yè)的知識，促進事業(yè)單位檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型。

（三）檔案管理制度需要進一步完善。檔案管理制度在檔案管理工作中非常重要，如何形成一套完善的管理制度以及完整的管理流程是當(dāng)下比較重要的一個問題，因此，對于檔案資料的收集與管理都需要有條理性進行，明確上級部門的規(guī)定與要求，根據(jù)實際情況進行操作與安排，將管理制度不斷進行實踐與創(chuàng)新，通過不同的形式與內(nèi)容調(diào)整管理制度，明確檔案管理規(guī)范化的重要性，對檔案管理人員嚴(yán)格要求并定期進行相關(guān)的培訓(xùn)，促進管理工作效率的提升。另外，事業(yè)單位還要根據(jù)自身的實際情況因地制宜，把人民的服務(wù)當(dāng)成工作的重點與核心目標(biāo)，更好地為大眾提供便利的服務(wù)。

（四）管理層需要高度重視。在事業(yè)單位中，管理層與基層工作人員都要清醒地認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，以及在事業(yè)單位長久發(fā)展中起到的重要作用，要積極推廣檔案管理工作的創(chuàng)新力度，不斷尋找更適合的新方法與新模式，將檔案管理的創(chuàng)新目標(biāo)提上日程。檔案管理工作是事業(yè)單位的前提基礎(chǔ)與保障，對于人才支持有著重要的促進作用，因此，提高檔案管理工作的效率刻不容緩，事業(yè)單位要利用好信息化技術(shù)，從多方面改善工作人員對傳統(tǒng)管理方法的舊觀念。

三、結(jié)束語

從整體上來看，檔案管理工作正在進一步提升與創(chuàng)新，未來的主要趨勢就是檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化與規(guī)范化的發(fā)展，事業(yè)單位更要清醒地意識到這一點，加大創(chuàng)新力度，進一步提升檔案管理水平與整體質(zhì)量?？偠灾?，在當(dāng)代社會大背景下，事業(yè)單位發(fā)生了不同程度的變化，若想將檔案管理工作充分發(fā)揮其職能與作用，必須要與信息化技術(shù)相結(jié)合去落實操作，加快實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的步伐，將檔案管理工作全面提升與完善，為事業(yè)單位的整體發(fā)展做出鋪墊。

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